1 Themenübersicht
Werden Zahlungen oder OP-Verrechnungen aus der Finanzbuchhaltung in das Controlling übertragen, können die damit gebuchten Skontobeträge und automatischen OP-Ausbuchungen auf zusätzliche optionale Dimensionen (z. B. Kunde, Artikel, Auftraggeber) aufgeteilt werden.
Hinweis:
Die Verteilung ist nicht für allgemeine Abzüge und Ausbuchungen möglich, da kein Bezug zum offenen Posten vorhanden ist.
Die Skontobeträge und OP-Ausbuchungen werden anhand der in das Controlling übertragenen Erlöse der Ausgangsrechnung oder Beschaffungskosten der Eingangsrechnungen aufgeteilt und auf die Dimensionen gebucht, die den Rechnungspositionen zugeordnet sind.
Eine Verteilung auf zusätzliche optionale Dimensionen erfolgt nur, sofern die in das Controlling übertragenen Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen fehlerfrei übernommen und gebucht wurden. Andernfalls wird durch einen eigenen Buchungsserver zu einem späteren Zeitpunkt erneut geprüft, ob eine Verteilung möglich ist.
Dieses Dokument liefert ihnen Informationen zur Verteilung von Abzügen auf zusätzliche optionale Dimensionen im Controlling. Sie erfahren, in welchen Anwendungen Einstellungen vorzunehmen sind und welche Aktionen zur Verfügung stehen. Zudem werden Sie über die Voraussetzungen informiert.
2 Anwendungen
In diesem Kapitel sind die Anwendungen aufgeführt, in denen Sie Einstellungen und Stammdaten festlegen bzw. ergänzen und Aktionen zur zusätzlichen Verteilung ausführen.
2.1 Customizing
In der Anwendung „Customizing“ steht unter der Funktion „Controlling“ der Parameter „Zusätzliche Verteilung nach ERP-Originalbelegen“ zur Verfügung. Über diesen Parameter aktivieren Sie die zusätzliche Verteilung der Rückrechnungswerte gemäß den Originalbelegen in Vertrieb und Beschaffung. Diese Festlegung gilt für die unterstützten Rückrechnungsarten „Skonto“ und „Ausbuchungen“.
2.2 Buchen Controlling
Unter dem Karteireiter „Beleginformationen“ im Buchungsdialog zeigt Ihnen das Feld „Verteilung prüfen“ an, ob der aktuell geladene Beleg zur Prüfung für die zusätzliche Verteilung aktiviert ist.
Über die anwendungsbezogene Aktion „Verteilprüfung aktivieren/deaktivieren“ können Sie einen als aktiviert gekennzeichneten Beleg auf deaktiviert setzen. Dieser Beleg wird dann bei Prüfungen zur Verteilung nicht mehr berücksichtigt.
Ebenso können Sie mit der Aktion einen zur Prüfung deaktivierten Beleg für die Prüfung aktivieren. Die Aktivierung ist aber nur dann möglich, wenn der Beleg aus der Finanzbuchhaltung erzeugt wurde und die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
- Im Customizing muss unter der Funktion „Controlling“ der Parameter „Zusätzliche Verteilung nach ERP-Originalbelegen“ aktiviert sein
- Mindestens eine Position des Belegs der Finanzbuchhaltung enthält eine Ausgangsrechnung (Vertrieb) oder eine Eingangsrechnung (Beschaffung)
- Der Beleg aus der Finanzbuchhaltung ist entweder eine Zahlung oder eine OP-Verrechnung
- Im Beleg der Finanzbuchhaltung gibt es mindestens eine Automatikbuchung vom Typ „Skonto“ bzw. „Normaler Abzug“ oder es ist eine Ausbuchung
- Der Controlling-Beleg ist kein Storno-Beleg
- Der Controlling-Beleg muss gebucht sein.
Hinweis:
Es wird zurzeit nicht geprüft ob zur Controlling-Buchung bereits eine (nicht stornierte) Verteilbuchung existiert. D.h. es liegt in der Verantwortung des Anwenders, wie viele Verteilbuchungen er für einen Beleg erzeugen will. Über die Belegkette können Sie die erzeugten Verteilbuchungen sehen.
2.3 Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling
In der Anwendung „Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling“ können Sie die anzuzeigenden Buchungen über das Feld „Verteilung prüfen“ auswählen. Dieses Feld steht zudem im Spaltenvorrat zur Aufbereitung der Sichten zur Verfügung.
Über die anwendungsbezogene Aktion „Verteilprüfung aktivieren/deaktivieren“ besteht die Möglichkeit eine Buchung für die Prüfung auf zusätzliche Verteilung zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Zu Einzelheiten siehe „Buchen Controlling“.
Hinweis:
Werden mehrere Sätze zum Ändern (aktivieren/deaktivieren) ausgewählt, werden Sätze die nicht geändert werden können, überlesen. Der Auswahlprozess wird nicht durch eine Fehlermeldung abgebrochen.
2.4 Buchungsserver
Ein eigener Buchungsserver prüft in regelmäßigen Abständen, ob es im Controlling Belege gibt, die zur Prüfung zusätzlicher Verteilungen aktiviert sind. Dieser Buchungsserver muss in der Anwendung „Buchungsserver“ eingerichtet, dem Subsystem „Zusätzliche Verteilung“ zugeordnet und aktiviert sein.
Hinweis:
Der Benutzer, der den Buchungsserver mit dem Subsystem “Zusätzliche Verteilung” gestartet hat, wird in dem Beleg für die zusätzliche Verteilung eingetragen.
2.5 Abzugsarten
In der Anwendung „Abzugsarten“ stehen unter dem Karteireiter „Kontenzuordnung“ die Felder „Kostenart für zusätzliche Verteilung“ und „Kostenklasse“ zur Verfügung. Hier ordnen Sie der Abzugsart die zu verwendende Kostenart oder Kostenklasse für eine zusätzliche Verteilung im Controlling zu.
2.6 Belegartenzuordnung
Die zu verwendende Belegart für die Verteilbuchung wird aus der Belegartenzuordnung ermittelt, die Sie in der gleichnamigen Anwendung angelegt haben.
3 Prozess „Zusätzliche Verteilung“
Bei der Erzeugung einer neuen Buchung im Controlling ist diese zunächst für eine Prüfung auf zusätzliche Verteilung deaktiviert. Sofern die Buchung aus der Finanzbuchhaltung erzeugt wurde, wird diese automatisch für die Prüfung aktiviert, wenn zudem die im Abschnitt „Buchen Controlling“ beschriebenen Voraussetzungen zur Aktivierung erfüllt sind.
Belege, die nicht zur Prüfung aktiviert sind, werden hier nicht weiter berücksichtigt. Für alle anderen Belege prüft der Buchungsserver, ob eine zusätzliche Verteilung erforderlich ist. Dies erfolgt nach den folgenden Kriterien:
- Der Originalbeleg des zugeordneten Belegs der Finanzbuchhaltung ist entweder eine Ausgangsrechnung (Vertrieb) oder eine Eingangsrechnung (Beschaffung)
- Die im Beleg der Finanzbuchhaltung zugeordnete Belegart ist entweder vom Typ „Zahlung“ oder „OP-Verrechnung“
- Im zugeordneten Beleg der Finanzbuchhaltung gibt es mindestens eine Automatikbuchung vom Typ „Skonto“ bzw. „Normaler Abzug“ oder es ist eine Ausbuchung
- Mindestens einer Position des Beleges der Finanzbuchhaltung ist über die Abzugsart eine Kostenart für zusätzliche Verteilung zugeordnet.
Ist eines dieser Kriterien nicht erfüllt, so ist eine zusätzliche Verteilung im Controlling nicht erforderlich. Die Buchung wird für weitere Prüfungen deaktiviert.
Die erforderlichen Kostenarten für die Verteilbuchungen werden aus den Abzugsarten ermittelt. Hierzu wird die Abzugsart, der Steuerschlüssel und das Leistungsdatum aus der jeweiligen Buchungsposition der Finanzbuchhaltung gelesen und aus der Abzugsart die zutreffende Kontenzuordnung ermittelt. Aus dieser Kontenzuordnung wird dann die dort eingetragene Kostenart für Verteilung in der Verteilbuchung gespeichert.
Hinweis:
Sofern in der gefundenen Kontenzuordnung keine Kostenart für eine zusätzliche Verteilung angegeben ist, erfolgt keine zusätzliche Verteilung im Controlling.
Auf diese Weise kann auch bei einer Aktivierung der zusätzlichen Verteilung im Customizing bis auf die Ebene von Abzugsart und Steuerschlüssel festgelegt werden, ob eine zusätzliche Verteilung erfolgt.
Es werden die entsprechenden Originalbelege (Ausgangsrechnung bzw. Eingangsrechnung) ermittelt und geprüft, ob diese bereits in das Controlling übertragen wurden. Die in das Controlling übertragenen Erlösbuchungen sind die Grundlage für die zusätzliche Verteilung der Skonti bzw. Ausbuchungen. Die zu buchenden optionalen Dimensionen werden dabei aus den übertragenen Erlösbuchungen ermittelt.
Wurden die Erlösbuchungen noch nicht in das Controlling übertragen, wird die Verarbeitung für den Controlling-Beleg beendet. Da der Controlling-Beleg weiterhin für die Prüfung auf zusätzliche Verteilung aktiviert ist, wird dieser durch den Buchungsserver zu einem späteren Zeitpunkt erneut geprüft.
Für jede Controlling-Buchung wird eine Verteilbuchung mit mehreren Positionen erstellt und regulär verbucht. Als Herkunft wird in der Verteilbuchung die auslösende Controlling-Buchung mit der Herkunft „Zusätzliche Verteilung“ gespeichert.
Zur Verbuchung der Verteilbuchungen werden diese an den Buchungsserver des Controllings übergeben, der gleichzeitig auch die Salden aktualisiert. Die Controlling-Buchung und deren Verteilbuchungen stehen in einem dauerhaften Bezug und können im Buchungsdialog über die Belegkette ermittelt werden.
Da es sich bei den zusätzlichen Verteilbuchungen im Controlling um reguläre Buchungen handelt, können Sie diese z. B. stornieren. Zudem ist es möglich für diese Buchungen auch eine Aufteilung nach fix und variabel sowie ggf. kalkulatorische Buchungen zu erstellen.
Ist die Verarbeitung des Controlling-Beleges fehlerfrei beendet, wird dieser für weitere Verteilungen deaktiviert.