Werden offene Posten gegeneinander verrechnet oder einer Zahlung zugeordnet, können sich Differenzen z. B. aufgrund ungerechtfertigter Skontoabzüge oder sonstiger Rechnungskürzungen ergeben. Solche Differenzen können Sie zur Klärung in einem Differenzschreiben an Ihren Geschäftspartner übermitteln.

Ein Differenzschreiben kann nur bei der Belegbearbeitung im Buchungsdialog erstellt werden. Es enthält neben den erforderlichen Daten der Zahlungs- bzw. OP-Verrechnungsbuchung die Textbausteine für den Kopf- und Fußtext sowie ggf. individuelle Texte zur Ergänzung.

Begriffsbestimmung

• Zahlungsdifferenzschreiben – Das Zahlungsdifferenzschreiben ist die Benachrichtigung des Zahlungsabsenders über eine Zahlungsdifferenz oder OP-Verrechnungsdifferenz.

Einstellungen

Für die Erstellung von Zahlungsdifferenzschreiben sind die folgenden Einstellungen und Stammdaten relevant.

Customizing

Für die Ausgabe von Zahlungsdifferenzschreiben sind in der Anwendung Customizing unter der Hauptfunktion Finanzbuchhaltung Einstellungen in verschiedenen Funktionen festzulegen.

In der Funktion Dokumente nehmen Sie die Einstellungen für die Ausgabe der Belegdokumente vor. Hier wird eine Belegdokument-Vorlage ausgewählt, die den Aufbau und die Ausgabe des Belegdokumentes Zahlungsdifferenzschreiben steuert, z. B. die Ausgabe per Drucker oder E-Mail. Sind für eine Belegkategorie mehrere Einstellungen eingerichtet, wird die als bevorzugt gekennzeichnete Einstellung verwendet.

In der Funktion Vorschlagswert geben Sie unter dem Karteireiter Zahlungsdifferenz die Textbausteine und Ansprechpartner an, die als Vorschlag für die Ausgabe der Zahlungsdifferenzschreiben verwendet werden sollen.

Textbausteine

In Zahlungsdifferenzschreiben werden zwei Textbausteine verwendet. Ein Textbaustein vom Typ Kopftext sowie ein Textbaustein vom Typ Fußtext. Der Kopftext wird am Anfang des Zahlungsdifferenzschreibens ausgegeben und kann somit als einleitender Text verwendet werden. Der Fußtext wird am Ende des Zahlungsdifferenzschreibens ausgegeben und stellt in der Regel die Grußformel dar.

In den Textbausteinen kann mit sogenannten Platzhaltern gearbeitet werden, die später bei der Ausgabe des Zahlungsdifferenzschreibens durch die jeweils echten Werte wie z. B. Zahlbetrag etc. ersetzt werden.

Textbausteine, die Sie für Zahlungsdifferenzschreiben verwenden wollen, legen Sie in der Anwendung Textbausteine an.

Begrüßungsformeln

Im Zahlungsdifferenzschreiben können die Empfänger über Begrüßungsformeln mit einer in der Korrespondenzsprache üblichen Anrede und Grußformel angesprochen werden. Die Begrüßungsformel setzt sich aus Text, Anrede, Titel, Namen und Namenszusätzen zusammen.

Die Texte für Begrüßungs- und Schlussformeln werden je Anrede, Kontext und Sprache in der Anwendung Begrüßungsformeln verwaltet. Eine Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Begrüßungsformeln.

Für die Textbausteine der Formulare stehen die Platzhalter {greeting} als Begrüßungsformel am Anfang und {valediction} als Schlussformel (Grußformel) am Ende zur Verfügung. Diese Platzhalter werden bei der Erstellung der Zahlungsdifferenzschreiben mit den Werten aus der Begrüßungsformel ersetzt.

Prozess Zahlungsdifferenzschreiben

In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen Prozessschritte um Zahlungsdifferenzschreiben auszugeben.

Buchungsdialog

Bei der Erfassung von Zahlungen und OP-Verrechnungen im Buchungsdialog haben Sie die Möglichkeit, ein Zahlungsdifferenzschreiben für die Buchung anzufordern. Im Buchungseditor steht dazu der Karteireiter Differenzschreiben zur Verfügung. Dieser Karteireiter ist nur in der jeweiligen Personenkontobuchung,  OP-Zuordnung, OP-Neuanlage oder allgemeinen Ausbuchung aktiv und besteht aus dem Feld Differenzschreiben bearbeiten sowie einem Texteditor.

In der Teilbuchung eines Personenkontos steuern Sie über das Feld Differenzschreiben bearbeiten, ob für die Buchung ein Zahlungsdifferenzschreiben erstellt werden soll und dafür eine Bearbeitung erforderlich ist.

Sofern Sie ein Zahlungsdifferenzschreiben angefordert haben, können Sie im Texteditor ergänzende Texte für das Differenzschreiben erfassen. Je nach Buchungsposition kann dies ein allgemeiner Text, ein Text bezogen auf den zugeordneten offenen Posten oder bezogen auf eine allgemeine Ausbuchung sein.

Das Zahlungsdifferenzschreiben wird erstellt, wenn Sie den Beleg buchen. Dabei werden die im Customizing festgelegten Angaben wie Textbausteine und Ansprechpartner im Zahlungsdifferenzschreiben vorbelegt. Der Status des Zahlungsdifferenzschreibens erhält den Wert Differenzschreiben angefordert. Die Weiterverarbeitung des Zahlungsdifferenzschreibens erfolgt dann ausschließlich über die Anwendung Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben.

Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben

Mithilfe der Abfrageanwendung Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben können Sie sich einen Überblick über alle oder einzelne Zahlungsdifferenzschreiben und deren Bearbeitungsstaus verschaffen. Abhängig vom Bearbeitungsstatus können Sie ein Zahlungsdifferenzschreiben über anwendungsbezogene Aktionen bearbeiten, ausgeben oder löschen.

Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben.

Zahlungsdifferenzschreiben bearbeiten

Zahlungsdifferenzschreiben, für die eine Bearbeitung erforderlich ist, können erst ausgegeben werden, wenn sie nach der Bearbeitung freigegeben wurden. Wählen Sie in der Anwendung Cockpit: Zahlungsdifferenzschreiben das zu bearbeitende Zahlungsdifferenzschreiben aus und wechseln Sie über die Aktion [Zahlungsdifferenzschreiben bearbeiten] in die gleichnamige Anwendung.

In dieser Anwendung können Sie das Zahlungsdifferenzschreiben bearbeiten und über anwendungsbezogene Aktionen freigeben und ausgeben.

Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Zahlungsdifferenzschreiben bearbeiten.