Diese Dokumentation beschreibt, wie Workflowrollen im System abgebildet sind und wie die gleichnamige Anwendung aufgebaut ist. Erfahren Sie, in welcher Beziehung eine Workflowrolle zu anderen Anwendungen und Business Entitys stehen kann und wie sie in die Prozesse des Workflow-Managements eingebunden ist.

Begriffsbestimmung

• Aktivitäten – Eine Aktivität beschreibt eine Tätigkeit, die durch einen oder mehrere Benutzer bearbeitet werden kann. Die Bearbeitung der Tätigkeit durch die Benutzer erfolgt aufgrund einer oder mehrerer Aufgaben, in denen die entsprechende Tätigkeit für jeden Benutzer beschrieben ist. Eine Aktivität bildet also eine Klammer um die daraus entstandenen Aufgaben und enthält erforderliche Informationen über die Aufgaben. Aktivitäten entstehen im Rahmen des Workflow-Managements oder des Beziehungs-Managements und sind Teil des Workflows.
• Entwicklungsobjekt – Ein Entwicklungsobjekt ist ein in Comarch ERP Enterprise definiertes Objekt, mit welchem Anwendungsentwickler andere Objekte entwickeln. Alle Entwicklungsobjekte werden in der Repository-Datenbank archiviert. Sie können mit der Anwendung Entwicklungsobjekte angelegt, geändert und gelöscht werden.
• Exportpräfix – Jedes Comarch-ERP-Enterprise-System besitzt ein Exportpräfix. Das Exportpräfix ist beim Transport von Softwareaktualisierungen vom Entwicklungssystem bis hin zum Produktivsystem eindeutig. Im Workflow-Management wird über das Exportpräfix einer Aktivitätsdefinition entschieden, in welchem System die Aktivitätsdefinition verändert und aktiviert werden darf. Nur Aktivitätsdefinitionen und Workflowrollen mit einem Exportpräfix, das dem Exportpräfix des jeweils gewählten Systems entspricht, können geändert werden. Beim Erfassen von neuen Aktivitätsdefinitionen und Workflowrollen erhält die neue Definition oder Rolle das Präfix des zum Zeitpunkt des Erfassens gewählten Systems.
• Workflowrolle – Workflowrollen sind eine Abstraktionsebene, um die vom Workflow verwendete Ablauforganisation abzubilden. Einer Workflowrolle müssen Inhaber zugeordnet werden, damit diese sinnvoll verwendet werden kann. Inhaber können Benutzer, Personen, Stellen oder Organisationen sein. Die Zuordnung der Inhaber einer Workflowrolle ist datenbankspezifisch, weil bei der Zuordnung nur Objekte in dieser Datenbank benutzt werden können. In unterschiedlichen Datenbanken hat eine Rolle im Allgemeinen unterschiedliche Inhaber. Workflowrollen können anstatt über zugeordnete Inhaber auch durch einen Ausdruck definiert werden, ähnlich wie eine Funktion. Bei der Auflösung dieser Rollen werden die Inhaber durch den Ausdruck berechnet.
• Workflowrolleninhaber – Der Workflowrolleninhaber ist Teil des Workflows. Er ist eine Person oder eine Personengruppe, die einer Workflowrolle in einer Datenbank zugeordnet wurde. Inhaber können z. B. Benutzer, Personen, Organisationen oder Stellen sein. Wenn beim Erzeugen einer Aktivität kein gültiger Benutzer aus den Workflowrolleninhabern ermittelt werden kann, wird die Workflowrolle cis.WorkflowAdminOLTP bzw. cis.WorkflowAdminRepository für die Ermittlung benutzt. Wenn diese Rolle keinen gültigen Benutzer hat, dann wird die Aufgabe dem Benutzer Administrator zugeordnet.

Anwendungsbeschreibung

Mithilfe der Workflowrollen werden im Rahmen einer Ablauforganisation die Bearbeiter von Aufgaben ermittelt. Mit der Anwendung Workflowrollen erfassen oder bearbeiten Sie Workflowrollen und ordnen diesen Inhaber zu.

Die Anwendung Workflowrollen besteht aus einem Identifi­kations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Der Identifikationsbereich enthält die Felder, die die Workflowrolle eindeutig identifizieren.

Die Felder im Einzelnen:

• Vorlage – Mit diesem Feld können Sie einstellen, ob die Workflowrolle eine Vorlage ist. Workflowrollen-Vorlagen haben eine Versionierung, die im Feld Version angezeigt wird. Abhängig davon, ob es sich bei der Workflowrolle um eine Vorlage handelt, werden im Arbeitsbereich unter dem Karteireiter Vorlageneinstellungen unterschiedliche Felder angezeigt.
• Version – Dieses Feld zeigt die Versionsnummer der geöffneten Version des Entwicklungsobjektes an. Ist kein Entwicklungsobjekt geöffnet, dann ist die Anzeige leer. Die Wertehilfe zeigt alle Versionen zu einem Entwicklungsobjekt an. Über die Auswahl wird eine bestimmte Version aus dem Archiv geöffnet.
• Workflowrolle – Das Feld Workflowrolle ist zweigeteilt. Sie erfassen in den Feldern die Identifikation einer Workflowrolle innerhalb einer Datenbank. Diese Identifikation besteht aus zwei Angaben: der Zuordnung zu einem Datenbanktyp im ersten Eingabefeld und der frei wählbaren Zeichenkette im zweiten Eingabefeld. Nach dem ersten Speichern einer neuen Workflowrolle können die Identifikationsangaben nicht mehr geändert werden.
  • Datenbanktyp – Wählen Sie, für welchen Datentyp die Workflowrolle gelten soll. Der Datentyp entscheidet darüber, welche Workflowrolle innerhalb eines Prozesses auf OLTP-Daten oder auf Repository-Daten zugreifen darf. Folgende Datentypen stehen zur Auswahl:
    • Repository-Daten
    • OLTP-Daten
  • Zeichenkette – Erfassen Sie in diesem Feld eine Zeichenkette für die Workflowrolle. Sie kann aus Zahlen, Buchstaben oder einer Zahlen-Buchstaben-Kombination bestehen und ist frei wählbar.

  Der Datenbanktyp und die gewählte Zeichenkette identifizieren eine Workflowrolle innerhalb der Datenbank, in der sie erfasst wurde. Um sie auch außerhalb dieser Datenbank identifizieren zu können, wird das Exportpräfix verwendet, welches im Feld Exportpräfix erfasst wird. Die eindeutige Identifizierung einer Workflowrolle ist damit dreigeteilt.

• Exportpräfix – Das Exportpräfix ist ein Teil der eindeutigen Identifikation einer Workflowrolle. Mithilfe des Exportpräfixes wird festgelegt, auf welchem System eine Workflowrolle erfasst wurde. Dadurch ist eine Workflowrolle auch außerhalb der Datenbank, auf der sie erfasst wurde, eindeutig identifizierbar.
  Hinweis

  Sind das Exportpräfix der geöffneten Workflowrolle und das Exportpräfix des aktuellen Systems unterschiedlich, dann muss die Workflowrolle erst in das aktuelle System übernommen werden, bevor Sie verwendet werden kann. Bei der Übernahme wird eine Kopie der Workflowrolle mit dem Exportpräfix des aktuellen Systems erzeugt.
• Bezeichnung – Die Bezeichnung ist neben der Identifikation ein zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Erfassen Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung, damit die Suche danach erleichtert wird.

Arbeitsbereich

Karteireiter Allgemeines

Die Felder im Einzelnen:

• Ziel-Server für Verknüpfungen – Sie können optional angeben, welcher Application-Server für Verknüpfungen verwendet werden soll, die in E-Mails an die Workflowrolleninhaber ausgegeben werden.
  Hinweis

  Ist ein Benutzer mehreren Workflowrollen als Workflowrolleninhaber zugeordnet und sind diesen Workflowrollen unterschiedliche Ziel-Server für Verknüpfungen zugeordnet, dann wählt das System einen der Ziel-Server aus.
  Beispiel

  Werden für Workflowrollen aus Produktion und Vertrieb unterschiedliche Ziel-Server angegeben und ist ein Benutzer beiden zugeordnet, dann wird einer der beiden Ziel-Server für die Verknüpfungen ausgewählt. Verknüpfungen aus dem Vertriebskontext zeigen dann u. U. auf den Ziel-Server, der für die Produktion bestimmt ist.
  Andererseits kann mit dieser Angabe festgelegt werden, dass ein Benutzer nur auf einem Application-Server arbeitet.
• Typ – Einer Workflowrolle werden ein oder mehrere Workflowrolleninhaber zugeordnet. Das können z. B. Benutzer, Personen, Organisationen oder Stellen sein. Das Feld Typ informiert darüber, wie diese Workflowrolleninhaber ermittelt werden.
  • Standard – Der Eintrag Standard bedeutet, dass die Workflowrolleninhaber gemäß der in der Workflowrolle erfassten Inhaber ermittelt werden.
  • Ausdruck – In früheren Releases konnte der Workflowrolleninhaber mithilfe eines Ausdrucks bestimmt werden. Für diese älteren Workflowrollen wird der Eintrag Ausdruck und zusätzlich das Feld Ausdruck angezeigt.

  Für neue Workflowrollen ist das Feld nicht mehr editierbar, da die Inhaber aus den mit der Workflowrolle erfassten Inhabern ermittelt werden, sodass ausschließlich der Eintrag Standard angezeigt wird. Für ältere Workflowrollen, für die der Typ Ausdruck festgelegt ist, kann der Eintrag auf Standard geändert werden.

• Ausdruck – Bei Workflowrollen vom Typ Ausdruck werden die Workflowrolleninhaber ähnlich einer Funktion durch einen Ausdruck in der System-Skriptsprache festgelegt. Bei der Auflösung dieser Rollen ermittelt das System die Inhaber durch den Ausdruck. Workflowrollen vom Typ Ausdruck können nur in Aktivitätsdefinitionen verwendet werden, die in der System-Skriptsprache erfasst sind. Bei anderen Skriptsprachen können Fehler auftreten.
  Hinweis

  Dieses Feld ist nur für Workflowrollen sichtbar, für die der Typ Ausdruck festgelegt ist.

Tabelle der Workflowrolleninhaber

Die Felder im Einzelnen:

• Inhabertyp – In dieser Spalte ist der Typ eines Inhabers einer Workflowrolle festgelegt. Vom Inhabertyp hängt ab, wie die möglichen Bearbeiter einer Aktivität ermittelt werden.Folgende Inhabertypen stehen zur Auswahl:
  • Stelle
  • Multi-Site-Organisation
  • Person
  • Benutzer
  • Benutzergruppe
  • Organisation

  Für Workflowrollen des Datenbanktyps Repository-Daten sowie für Workflowrollen-Vorlagen stehen ausschließlich die Inhabertypen Benutzer und Benutzergruppe zur Verfügung. Weitere Informationen zu den Inhabertypen und den möglichen Bearbeitern einer Aktivität finden Sie in der Dokumentation Aktivitäten.

• Inhaber – In dieser Spalte erfassen Sie die Identifikation des Inhabers passend zum gewählten Inhabertyp. Je nach gewähltem Inhabertyp sind ein oder zwei Angaben für den Inhaber erforderlich. Beispielsweise ist für den Inhabertyp Stelle zunächst eine Identifikation für ein Unternehmen und danach eine Identifikation für eine Stelle auszuwählen, die für das gewählte Unternehmen in der Anwendung Stellen erfasst wurde. Die Zuordnung von Inhabern zu Workflowrollen ist datenbankspezifisch. Deswegen muss bei der Erfassung der Workflowrolle angegeben werden, ob sie für die Repository-Datenbank oder für eine OLTP-Datenbanken gelten soll. Workflowrollen eines bestimmten Datenbanktyps können nur in Aktivitäten bzw. Aktivitätsdefinitionen des gleichen Datenbanktyps als Bearbeiter verwendet werden. Weitere Informationen zu den Inhabertypen und den möglichen Bearbeitern einer Aktivität finden Sie in der Dokumentation Aktivitäten.
  Wählen Sie folgende Daten in Abhängigkeit des Inhabertyps:
  • Stelle – Wählen Sie das Unternehmen und die zugeordnete Stelle.
  • Multi-Site-Organisation – Wählen Sie die Identifikation eines Partners des Typs Organisation, der auch in der Anwendung Organisationen in eine Multi-Site-Struktur eingebunden ist.
  • Person – Wählen Sie die Identifikation eines Partners vom Typ Person.
  • Benutzer – Wählen Sie eine Benutzer-Identifikation.
  • Benutzergruppe – Wählen Sie eine Benutzergruppen-Identifikation.
  • Organisation – Wählen Sie eine übergeordnete und untergeordnete Organisation oder alternativ in beiden Feldern dieselbe Organisation.
• Gültig ab – Die Zuordnung eines Inhabers zu einer Workflowrolle ist zeitabhängig. Jede Zuordnung eines Inhabers besitzt ein Gültigkeitsintervall. In dieser Spalte erfassen Sie den ersten Tag, an dem die Zuordnung gültig sein soll. Nur wenn der geplante Beginn-Zeitpunkt der Aktivität innerhalb dieses Intervalls liegt, wird die Zuordnung beim Ermitteln der möglichen Bearbeiter dieser Workflowrolle berücksichtigt.
• Gültig bis – Die Zuordnung eines Inhabers zu einer Workflowrolle ist zeitabhängig. Jede Zuordnung eines Inhabers besitzt ein Gültigkeitsintervall. In dieser Spalte erfassen Sie den letzten Tag, an dem die Zuordnung gültig sein soll. Nur wenn der geplante Beginn-Zeitpunkt der Aktivität innerhalb dieses Intervalls liegt, wird die Zuordnung beim Ermitteln der möglichen Bearbeiter dieser Workflowrolle berücksichtigt.

Karteireiter Vorlageneinstellungen

Unter diesem Karteireiter finden Sie Informationen zu den Vorlageneinstellungen. Die Anzeige variiert für Workflowrollen und Workflowrollen-Vorlagen.

Vorlageneinstellungen für eine Workflowrolle

Für geöffnete Workflowrollen werden folgende Daten angezeigt:

• Vorlage – Ist die Workflowrolle aus einer Workflowrollen-Vorlage entstanden, dann wird der Name der Vorlage in diesem Feld angezeigt.
• Automatisch aktualisieren aktiviert – Ist die Workflowrolle aus einer Vorlage entstanden, dann wird sie beim Import einer neuen Version der Workflowrollen-Vorlage automatisch aktualisiert, wenn diese Funktion aktiviert ist. Für die Workflowrolle ist dies eine Information über die festgelegte Einstellung.

Vorlageneinstellungen für eine Workflowrollen-Vorlage

Für geöffnete Workflowrollen-Vorlagen werden folgende Daten angezeigt:

• Entwicklungsaufgabe – Die Entwicklungsaufgabe wird über eine im System eindeutige Nummer identifiziert. Die Nummer ist auf fünf Stellen begrenzt. Die ersten Stellen werden mit Nullen aufgefüllt. Bei einer Neuanlage wird automatisch eine Aufgabennummer vom System vorgegeben. Dafür wird die im System höchste vergebene Aufgabennummer um eins erhöht. Die Nummer darf nicht geändert werden. Solange die Aufgabe nicht das erste Mal gespeichert ist, vergibt das System diese Aufgabennummer auch bei weiteren Neuanlagen. Beim Speichern wird geprüft, ob die gezogene Aufgabennummer bereits vergeben ist. Ist das der Fall, wird automatisch eine neue Aufgabennummer ermittelt und gespeichert.

Die Spalten der Tabelle Workflowrollen im Einzelnen:

• Workflowrolle – In dieser Spalte wird die Identifikation der Workflowrolle angezeigt, die aus der Vorlage erzeugt wurde.
• Automatisch aktualisieren aktiviert – Ist die Workflowrolle aus einer Vorlage entstanden, dann wird sie beim Import einer neuen Version der Workflowrollen-Vorlage automatisch aktualisiert, wenn diese Funktion aktiviert ist. Für die Workflowrolle ist dies eine Information über die festgelegte Einstellung.

Anwendungsbezogene Aktionen

In der Anwendung Workflowrollen stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Aktion Workflowrolle übernehmen
• Aktion Gemäß Vorlage erzeugen oder aktualisieren…
• Aktion Als Vorlage speichern…

Aktion Workflowrolle übernehmen

Mithilfe dieser Aktion übernehmen Sie eine Workflowrolle, die aus einem anderen System importiert wurde und bei der das zugehörige Exportpräfix vom Exportpräfix des geöffneten Systems abweicht. In einem System können nur solche Workflowrollen verwendet werden, deren Exportpräfix mit dem des Systems übereinstimmt.

Beim Übernehmen der Workflowrolle wird die geöffnete Workflowrolle dupliziert und mit dem Exportpräfix des Systems gespeichert.

Aktion Gemäß Vorlage erzeugen oder aktualisieren…

Mithilfe der Aktion [Gemäß Vorlage erzeugen oder aktualisieren…] kann aus einer Workflowrollen-Vorlage eine neue Workflowrolle erzeugt werden. Dabei entsteht aus dem Entwicklungsobjekt vom Typ Workflowrollen-Vorlage eine neue Workflowrolle, die für die Festlegung der möglichen Bearbeiter von Aktivitäten verwendet werden kann.

Aktion Als Vorlage speichern…

Mithilfe der Aktion [Als Vorlage speichern…] kann aus einer Workflowrolle eine neue Workflowrollen-Vorlage erzeugt werden. Dabei entsteht aus der Workflowrolle ein neues Entwicklungsobjekt vom Typ Workflowrollen-Vorlage.

Customizing

Für die Anwendung Workflowrollen sind in der Anwendung Custo­mizing keine Einstellungen festzulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Workflowrollen ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Workflowrolle

com.cisag.sys.workflow.obj.WorkflowRole

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

Workflowobjekte im Repository

com.cisag.sys.workflow.RepositoryWorkflowObjects

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumen­tation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Workflowrollen bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Für die Anwendung Workflowrollen ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.

Besonderheiten

Für die Anwendung Workflowrollen bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Workflowrollen ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.