Diese Dokumentation beschreibt, wie Wartungsverträge im System abgebildet sind und wie die gleichnamige Anwendung aufgebaut ist. Erfahren Sie, in welcher Beziehung ein Wartungsvertrag zu anderen Anwendungen und Business Entitys stehen kann und wie er in die Service-Prozesse eingebunden ist.
Welche Rolle Wartungsvertragsarten dabei spielen und wie sie erfasst werden, lesen Sie in der Dokumentation „Wartungsvertragsarten“.
Anleitungen für den Umgang mit Wartungsverträgen, z. B. wie Sie Wartungsverträge erfassen oder bearbeiten, finden Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Wartungsverträge“.
1 Begriffsbestimmung
Wartungsvertrag
In einem Wartungsvertrag werden die Konditionen (z.B. Termine) der Wartung eines Serviceobjektes bearbeitet. Ein Wartungsvertrag beinhaltet außerdem die Leistungen und die Kosten der Wartung.
2 Anwendungsbeschreibung
Mit der Anwendung „Wartungsverträge“ erfassen oder bearbeiten Sie Wartungsverträge für die Serviceobjekte Ihrer Servicekunden. Sie legen z. B. die Laufzeit des Wartungsvertrags fest und ordnen Verrechnungs-Artikel und Serviceaufgaben zu.
Die Anwendung „Wartungsverträge“ besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.
2.1 Identifikationsbereich
Der Identifikationsbereich enthält die Felder, die den Wartungsvertrag eindeutig identifizieren, sowie die für den Wartungsvertrag allgemeingültigen Basisdaten.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Nummer | Im Feld „Nummer“ wird die eindeutige Identifikation des Wartungsvertrags angezeigt. Sie besteht aus zwei Angaben: der Wartungsvertragsart im ersten Eingabefeld und der Wartungsvertragsnummer im zweiten Eingabefeld. Die verwendete Wartungsvertragsart dient gemeinsam mit der Wartungsvertragsnummer zur Identifizierung des Wartungsvertrags.
· Wartungsvertragsart Wählen Sie eine Wartungsvertragsart für den Wartungsvertrag, den Sie erfassen oder bearbeiten möchten. Nach dem Speichern eines neuen Wartungsvertrags kann die Art nicht mehr geändert werden. · Wartungsvertragsnummer Die Wartungsvertragsnummer wird automatisch vom System auf der Basis des Nummernkreises erzeugt, der in der Wartungsvertragsart festgelegt wurde. Sie kann nicht manuell vergeben werden. Geben Sie bei Bedarf als Auswahlmerkmal die Nummer des Wartungsvertrags an, den Sie bearbeiten möchten. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Geben Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung ein, damit die Suche danach erleichtert wird. |
| Serviceobjekt | Geben Sie das Serviceobjekt an, für das der Wartungsvertrag gilt. Für das Serviceobjekt muss in der Anwendung „Serviceobjekte“ ein Kunde angegeben sein. |
| Ansprechpartner | Geben Sie einen Mitarbeiter als Ansprechpartner für den Wartungsvertrag an.
Der angegebene Mitarbeiter wird als zuständiger Mitarbeiter in das Vertriebsangebot und den Vertriebsauftrag übernommen. |
| Servicekunde | Geben Sie einen Kunden an, mit dem der Wartungsvertrag geschlossen wird. |
| Vertragsbeginn | Geben Sie das Datum ein, ab dem der Wartungsvertrag gilt. |
| Laufzeit | Geben Sie die Dauer des Wartungsvertrags ein. |
| Unterzeichnung | In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem der Vertrag mit der Aktion „Vertrag unterzeichnen“ unterzeichnet wurde. |
| Verlängerung | Geben Sie die Dauer ein, um die der Wartungsvertrag verlängert werden soll. Wenn Sie die Aktion „Vertrag verlängern…“ ausführen, wird dieser Wert als Vorschlagswert für eine Verlängerung verwendet. |
| Vertragsende | In diesem Feld wird das Ende des Wartungsvertrags angezeigt. Sie können das Vertragsende ändern, indem Sie den Vertrag verlängern, kündigen oder seine Laufzeit verändern. |
| Kündigungsfrist | Geben Sie die Frist zum Vertragende ein, innerhalb derer der Wartungsvertrag nicht gekündigt werden kann. |
| Kündigungstermin | In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem der Wartungsvertrag gekündigt wurde.
Mit der gleichnamigen Aktion können Sie die Kündigung zurücknehmen. |
Im Aufklappbereich des Identifikationsbereichs stehen weitere Felder zur Verfügung:
| Feld | Erläuterung |
| Rechnungsempfänger | Geben Sie einen Rechnungsempfänger ein, der in das Vertriebsangebot und den Vertriebsauftrag übernommen wird. |
| Zahlungsbedingung | Geben Sie eine Zahlungsbedingung ein, die in das Vertriebsangebot und den Vertriebsauftrag übernommen wird. |
| Abrechnungstyp | Legen Sie fest, wie die Positionen des Wartungsvertrags bei der Erzeugung der Vertriebsaufträge berücksichtigt werden.
Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen: · Positionen einzeln Für jede Position des Wartungsvertrags wird jeweils ein Vertriebsauftrag erzeugt. · Gesamt Für alle Positionen des Wartungsvertrags wird insgesamt nur ein Vertriebsauftrag erzeugt. |
| Abrechnungszeitraum | Geben Sie die Dauer des Abrechnungszeitraums ein. Die Verrechnungs-Artikel werden pro angegebene Dauer einmal abgerechnet. |
| Abrechnungsmethode | Legen Sie fest, wann der Wartungsvertrag abgerechnet wird.
Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen: · Im Voraus · Rückwirkend |
| Verlängerungstyp | Legen Sie fest, wie der Wartungsvertrag verlängert werden soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen:
· Automatisch Wenn das Ende des Wartungsvertrags erreicht ist, wird er automatisch um die im Wartungsvertrag im Feld „Verlängerung“ angegebene Dauer oder bis zum Jahresende verlängert. · Manuell Der Wartungsvertrag muss manuell mit Hilfe der Aktion „Vertrag verlängern…“ verlängert werden. |
| Erstverlängerung | Legen Sie fest, wie lange der Wartungsvertrag bei der ersten Vertragsverlängerung verlängert werden soll, wenn die Verlängerung automatisch erfolgt. Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen:
· Verlängerungsdauer · Jahresende |
| Folgeverlängerung | Legen Sie fest, wie lange der Wartungsvertrag Art ab der zweiten Vertragsverlängerung verlängert werden soll, wenn die Verlängerung automatisch erfolgt. Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen:
· Verlängerungsdauer · Jahresende |
| Laufzeit bei Kündigung anpassen (Checkbox) |
Mit dieser Checkbox legen Sie fest, ob die Laufzeit des Wartungsvertrags automatisch angepasst wird, wenn der Vertrag gekündigt wird. |
| Untergeordnete Serviceobjekte einschließen (Checkbox) |
Mit dieser Checkbox legen Sie fest, ob der Wartungsvertrag auch für die Serviceobjekte gilt, die in der Serviceobjekt-Struktur unterhalb des angegebenen Serviceobjekts positioniert sind. |
2.2 Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich der Anwendung enthält zwei Karteireiter, auf denen die Verrechnungs-Artikel und Serviceaufgaben des Wartungsvertrags in Positionslisten angezeigt werden. Mit dem Positionseditor erfassen und bearbeiten Sie Verrechnungs-Artikel und Serviceaufgaben.
2.2.1 Karteireiter „Verrechnungs-Artikel“
Der Karteireiter „Verrechnungs-Artikel“ enthält die Verrechnungs-Artikel zur Verrechnung des Wartungsvertrags.
2.2.1.1 Positionsliste für Verrechnungs-Artikel
In der Positionsliste werden die erfassten Positionen für Verrechnungs-Artikel angezeigt. Sie können die Werte in den Eingabefeldern der Positionsliste ändern.
Sie dürfen Positionen für Verrechnungs-Artikel nur dann löschen, wenn der Artikel nicht in einem verknüpften Vertriebsauftrag oder einem Vertriebsangebot verwendet wird.
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Position | In dieser Spalte wird die Positionsnummer des Verrechnungs-Artikels angezeigt. |
| Artikel | In dieser Spalte wird der Verrechnungs-Artikel angezeigt. |
| Menge | In dieser Spalte wird die verwendete Menge des Verrechnungs-Artikels in der Basiseinheit des Artikels angezeigt. |
| Preisherkunft | In dieser Spalte wird angezeigt, ob der Preis des Verrechnungs-Artikels aus einer Preisliste ermittelt oder manuell erfasst wird. |
| Gültig von | In dieser Spalte wird das Beginndatum des Gültigkeitszeitraums angezeigt. |
| Verrechnet bis | In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, bis zu dem der Artikel durch ein Vertriebsangebot oder einen Vertriebsauftrag verrechnet wurde.
Vor Ablauf dieses Datums kann kein weiteres Vertriebsangebot und kein weiterer Vertriebsauftrag für den Verrechnungs-Artikel erzeugt werden. Wenn Ihrem Benutzer die erforderliche Berechtigung zugeordnet sind, dann können Sie das Datum mithilfe der entsprechenden Aktion in der Symbolleiste der Positionsliste ändern. |
| Letzte Verrechnung | In dieser Spalte wird das Datum der letzten Verrechnung angezeigt. Das Datum wird aktualisiert, wenn ein Vertriebsauftrag mit dem Artikel erzeugt wird. |
| Preis | In dieser Spalte wird der manuell erfasste Preis angezeigt. Wird der Preis aus der Preisliste ermittelt, dann ist das Feld nicht relevant. |
| Gültig bis | In dieser Spalte wird das Enddatum des Gültigkeitszeitraums angezeigt. |
Aktion: „Verrechnet bis“-Datum ändern
Mit dieser Aktion ändern Sie das Datum in der Spalte „Verrechnet bis“. Dies ist beispielsweise dann erforderlich, wenn Sie einen weiteren Vertriebsauftrag für einen Verrechnungs-Artikel erzeugen möchten und das aktuelle „Verrechnet bis“-Datum in der Zukunft liegt, sodass Sie den Beleg nicht erzeugen dürfen. In diesem Fall müssen Sie das Datum so ändern, dass es in der Vergangenheit liegt, damit Sie den Beleg erzeugen können.
Die Aktion steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Ihrem Benutzer die folgende Fähigkeit zugeordnet ist:
“Verrechnet bis”-Datum für Verrechnungs-Artikel ändern
com.sem.ext.app.service.servicing.contract.ui.ChangeChargedUntilDate
2.2.1.2 Positionseditor für Verrechnungs-Artikel
Im Positionseditor für Verrechnungs-Artikel ordnen Sie dem Wartungsvertrag Verrechnungs-Artikel mit einer Menge und einem Preis zu. Nach dem Erfassen können Sie die Daten im Positionseditor oder in der Positionsliste bearbeiten.
Hinweis:
Wie Sie die Daten der Positionen im Positionseditor bearbeiten und anschließend wieder in die Positionsliste übernehmen, können Sie im Bedienungsleitfaden nachlesen.
Karteireiter „Allgemeines“
| Feld | Erläuterung |
| Artikel | Geben Sie einen Verrechnungs-Artikel an. |
| Menge | Geben Sie die benötigte Menge des Verrechnungs-Artikels in der Basiseinheit des Artikels ein. |
| Preisherkunft | Legen Sie fest, ob der Preis für den Verrechnungs-Artikel über eine Preisliste ermittelt oder manuell erfasst wird. |
| Preis | Geben Sie den Preis für die Gesamtmenge des Verrechnungs-Artikels ein. Das Feld steht nur zur Verfügung, wenn Sie als Preisherkunft „Manuell“ gewählt haben. |
| Gültigkeitszeitraum | Geben Sie den Zeitraum ein, in dem die Position gilt. |
| Verrechnet bis | In diesem Feld wird das Datum angezeigt, bis zu dem der Artikel verrechnet wurde. |
| Letzte Verrechnung | In diesem Feld wird das Datum der letzten Verrechnung des Artikels angezeigt. |
Karteireiter „Texte“
Sie können ergänzende Texte für die einzelnen Verrechnungs-Artikel erfassen. Weitere Details zum Erfassen der Texte finden Sie im Bedienungsleitfaden unter „Texteditor“.
2.2.2 Karteireiter „Serviceaufgaben“
Der Karteireiter „Serviceaufgaben“ enthält die Serviceaufgaben, die als Leistungen im Wartungsvertrag enthalten sind.
2.2.2.1 Serviceaufgaben-Positionsliste
In der Positionsliste werden die erfassten Serviceaufgaben-Positionen angezeigt. Sie können die Werte in den Eingabefeldern der Positionsliste ändern.
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Position | In dieser Spalte wird die Nummer der Serviceaufgaben-Position angezeigt. |
| Serviceaufgabe | In dieser Spalte wird die Serviceaufgabe angezeigt. |
| Verrechnungstyp | In dieser Spalte wird der Verrrechnungstyp für die Serviceaufgabe angezeigt. |
| Gültig von | In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, ab dem die Position gilt. |
| Preislistung | In dieser Spalte wird die Vertriebspreis-Listung angezeigt, die zur Preisermittlung herangezogen wird. |
| Gültig bis | In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, bis zu dem die Position gilt. |
2.2.2.2 Serviceaufgaben-Positionseditor
Im Serviceaufgaben-Positionseditor ordnen Sie dem Wartungsvertrag Serviceaufgaben mit Daten zur Preisermittlung zu. Nach dem Erfassen können Sie die Daten im Positionseditor oder in der Positionsliste bearbeiten.
Hinweis:
Wie Sie die Daten der Positionen im Positionseditor bearbeiten und anschließend wieder in die Positionsliste übernehmen, können Sie im Bedienungsleitfaden nachlesen.
Karteireiter „Allgemeines“
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Serviceaufgabe | Geben Sie eine Serviceaufgabe an, die dem Wartungsvertrag zugeordnet werden soll. |
| Verrechnungstyp | Legen Sie fest, wie die Serviceaufgabe verrechnet werden soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
· Aus Subpositionen · Garantie · Gewährleistung · Kulanz · Manueller Preis · Nach Aufwand · Nicht verrechenbar · Nicht zugeordnet · Pauschal · Wartung · Nicht eindeutig Der Verrechnungstyp kann in der Anwendung „Servicemeldungen“ geändert werden. |
| Gültigkeitszeitraum | Geben Sie den Zeitraum ein, in dem die Position gilt. Der Zeitraum wird zur Preisermittlung verwendet. |
| Preislistung | Geben Sie die Vertriebspreis-Listung an, die zur Preisermittlung verwendet werden soll. |
Karteireiter „Texte“
Sie können ergänzende Texte für die einzelnen Serviceaufgabenpositionen erfassen. Diese werden in der Regel für die Belegausgabe benutzt, um die Belegdokumente mit Texten zu ergänzen.
Weitere Details zum Erfassen der Texte finden Sie Bedienungsleitfaden unter „Texteditor“.
2.3 Anwendungsbezogene Aktionen
Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung „Wartungsverträge“ zur Verfügung:
- Aktion „Vertriebsangebot erzeugen“
- Aktion „Vertriebsauftrag erzeugen“
- Aktion „Vertrag unterzeichnen…“
- Aktion „Vertrag freigeben“
- Aktion „Vertrag verlängern…“
- Aktion „Vertrag kündigen…“
- Aktion „Vertragskündigung zurücknehmen“
2.3.1 Aktion „Vertriebsangebot erzeugen“
Mit dieser Aktion erzeugen Sie ein Vertriebsangebot über die im Wartungsvertrag enthaltenen Verrechnungs-Artikel und Serviceaufgaben. Einige Daten, z. B. Kundendaten und Preise, werden aus dem Wartungsvertrag in das Angebot übernommen.
2.3.2 Aktion „Vertriebsauftrag erzeugen“
Mit dieser Aktion erzeugen Sie einen Vertriebsauftrag über die im Wartungsvertrag enthaltenen Verrechnungs-Artikel und Serviceaufgaben. Einige Daten, z. B. Kundendaten und Preise, werden aus dem Wartungsvertrag in den Auftrag übernommen.
Beispiel:
Der Wartungsvertrag läuft 12 Monate und der Abrechnungszeitraum umfasst 2 Monate. Der Wartungsvertrag enthält einen Verrechnungs-Artikel mit einem Preis von 100 Euro und der Menge 2. Wird der Wartungsvertrag nun im Voraus abgerechnet, so wird der Bruttobetrag im erzeugten Vertriebsauftrag wie folgt ermittelt: die Anzahl der Abrechnungszeiträume innerhalb der Vertragslaufzeit wird mit der Menge und dem Preis multipliziert. Der Bruttobetrag ist demnach 1200 Euro (6 Abrechnungszeiträume x 100 Euro x Menge 2).
2.3.3 Aktion „Vertrag unterzeichnen…“
Mit dieser Aktion kennzeichnen Sie, dass der Wartungsvertrag zwischen Ihrem Unternehmen und dem Kunden unterzeichnet worden ist. Im folgenden Dialog geben Sie das Datum der Vertragsunterzeichnung ein. Der Dialog enthält das folgende Feld:
| Feld | Erläuterung |
| Unterzeichnung | Geben Sie das Datum der Vertragsunterzeichnung ein. Dieses Datum wird in das Feld „Unterzeichnung“ des Wartungsvertrags übernommen. |
2.3.4 Aktion „Vertrag freigeben“
Mit dieser Aktion geben Sie den Wartungsvertrag frei. Dadurch kennzeichnen Sie, dass die Bearbeitung des Wartungsvertrags abgeschlossen ist und der Wartungsvertrag verwendet werden kann.
2.3.5 Aktion „Vertrag verlängern…“
Mit dieser Aktion verlängern Sie den Wartungsvertrag. Im folgenden Dialog geben Sie an, um wie viel Zeit Sie den Wartungsvertrag verlängern. Sie können nur freigegebene Wartungsverträge verlängern.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Methode | Legen Sie fest, wie das neue Vertragsende festgelegt werden soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen:
· Verlängerungsdauer Der Wartungsvertrag wird um die im Feld „Verlängerung“ angegebene Zeit verlängert. · Neues Vertragsende Sie legen das neue Ende des Wartungsvertrags fest. |
| Aktuelles Vertragsende | In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem der Wartungsvertrag aktuell endet. |
| Verlängerung | Geben Sie ein, um wie viel Zeit der Wartungsvertrag verlängert werden soll. Der Vorschlagswert wird aus dem Feld „Verlängerung“ im Identifikationsbereich übernommen.
Das Feld ist nur eingabebereit, wenn Sie als Methode „Verlängerungsdauer“ gewählt haben. |
| Neues Vertragsende | Geben Sie ein Datum als neues Vertragsende ein. Der Vorschlagswert ergibt sich aus dem aktuellen Vertragsende und der Laufzeit des Wartungsvertrags.
Das Feld ist nur eingabebereit, wenn Sie als Methode „Neues Vertragsende“ gewählt haben. |
2.3.6 Aktion „Vertrag kündigen…“
Mit dieser Aktion beenden Sie den Wartungsvertrag vor Ablauf seiner Laufzeit. Im folgenden Dialog geben Sie das Datum an, an dem Sie den Wartungsvertrag kündigen. Sie können nur freigegebene Wartungsverträge kündigen.
Der Dialog enthält das folgende Feld:
| Feld | Erläuterung |
| Kündigungstermin | Geben Sie das Datum ein, an dem Sie den Wartungsvertrag kündigen. Das Datum muss außerhalb der Kündigungsfrist zum Vertragsende liegen. Dieses Datum wird in das Feld „Kündigungstermin“ des Wartungsvertrags übernommen. |
2.3.7 Aktion „Vertragskündigung zurücknehmen“
Mit dieser Aktion nehmen Sie die Kündigung des Wartungsvertrags zurück. Das Feld „Kündigungstermin“ wird geleert. Der Status des Wartungsvertrags wird auf „In Bearbeitung“ gesetzt.
2.4 Status und Statusänderungen
Die Wartungsverträge können folgende Status aufweisen:
- In Bearbeitung
Neu erfasste und nicht freigegebene Wartungsverträge besitzen den Status „In Bearbeitung“. Wird der Wartungsvertrag nach seiner Freigabe geändert, wird er wieder in diesen Anfangsstatus versetzt.
- Freigegeben
Wartungsverträge können mit der gleichnamigen Aktion freigegeben werden. Wird ein Wartungsvertrag nach seiner Freigabe geändert, erhält er den Status „In Bearbeitung“ und muss erneut freigegeben werden.
- Gekündigt
Wurde die Aktion „Vertrag kündigen…“ ausgeführt, erhält der Wartungsvertrag den Status „Gekündigt“. Wird ein Wartungsvertrag nach seiner Kündigung geändert, erhält er den Status „In Bearbeitung“. Lediglich das Datum im Feld „Kündigungstermin“ weist dann auf die Kündigung hin.
- Abgelaufen
Wurde das Vertragsende erreicht, erhält der Wartungsvertrag den Status „Abgelaufen“.
3 Customizing
Für die Anwendung „Wartungsverträge“ sind in der Anwendung „Customizing“ keine Einstellungen festzulegen.
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Wartungsverträge“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Wartungsvertrag
com.sem.ext.app.service.servicing.obj.ServiceContract
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.sem.ext.app.service.servicing.OrderData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Wartungsverträge“ besteht folgende spezielle Fähigkeit:
“Verrechnet bis”-Datum für Verrechnungs-Artikel in Wartungsverträgen ändern
com.sem.ext.app.service.servicing.contract.ui.ChangeChargedUntilDate
Wenn einem Benutzer diese Fähigkeit zugeordnet ist, dann steht ihmauf dem Karteireiter “Verrechnungs-Artikel” in der Symbolleiste der Positionsliste eine Aktion zur Verfügung, mit der das Datum in der Spalte “Verrechnet bis” geändert werden kann.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung „Wartungsverträge“ nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Lagerlogistik
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Wartungsverträge“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Wartungsverträge“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.