Vorkasse ist eine Zahlungsvereinbarung die den Käufer zur Vorleistung des Kaufpreises verpflichtet. Insbesondere im Onlinehandel gilt Vorkasse als eine übliche Zahlungsvereinbarung. Ist bei einem Kaufvertrag Vorkasse vereinbart, erfolgt die Lieferung der Ware erst nach Zahlungseingang des vereinbarten Kaufpreises.
Vorkassegeschäfte werden durch übergreifende Arbeitsabläufe in Comarch ERP Enterprise und Comarch Financials Enterprise abgebildet. Die Funktion Vorkasse stellt automatische Abläufe für folgende Anwendungssituationen zur Verfügung:
- Eingehende Zahlungen werden einem Personenkonto durch Akontostellung gutgeschrieben – In diesem Fall wird die Zahlung, unter Bezugnahme auf den erstellten Akonto-Posten und unter Verwendung ggf. angegebener Auftragsnummern des Kunden, an Comarch ERP Enterprise weitergeleitet. Sofern dies gewünscht ist, erfolgt dort nach Prüfung eines vorgegebenen Regelwerks, automatisch die Freigabe der betroffenen Aufträge zur Lieferung.
- Prüfung freier Beträge bei der Verrechnung von offenen Posten in der Finanzbuchhaltung – Bei allen in der Finanzbuchhaltung erfassten Verrechnungen für offene Posten wird geprüft, ob es sich hierbei um akontogestellte Geldmittel handelt, die bereits einem Auftrag in Comarch ERP Enterprise zugeordnet sind. Ist dies der Fall, kann eine Verrechnung nur in der Höhe des noch nicht zu Aufträgen zugeordneten Betrages erfolgen.
- Verrechnung von Rechnung mit geleisteten Zahlungen in der Finanzbuchhaltung – Bei der Buchung von Rechnungen aus Comarch ERP Enterprise, die einen Bezug zu Vorkasseaufträgen besitzen, erfolgt automatisch die Verrechnung der bereits in der Finanzbuchhaltung gebuchten Zahlungen mit der erstellten Rechnung. Hierbei können ggf. auch Ausbuchungen von Zahlungsdifferenzen automatisch erfolgen, sofern dies im Vorfeld festgelegt wurde.
Begriffsbestimmung
- Vorkasse – Eine die Zahlung betreffende Vertragsbedingung bei Kaufverträgen. Wenn bei einem Kaufvertrag Vorkasse vereinbart wurde, dann erfolgt die Lieferung der Ware erst nach Zahlungseingang des vereinbarten Kaufpreises.
Einstellungen
In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen über notwendige Einstellungen für die Funktion Vorkasse.
Customizing
Zur Abwicklung von Vorkassegeschäften aktivieren Sie in der Anwendung Customizing die Funktion Vorkasse unter der Hauptfunktion Vertrieb. Für die Funktion Vorkasse können dann weitere Einstellungen bezüglich der zulässigen Über- oder Unterschreitung des Rechnungsbetrages bei der Zahlung vorgenommen werden.
Ausführliche Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Customizing: Funktion: Vertrieb.
Zahlungsbedingungen
Die Erfassung von Vorkasseaufträgen erfolgt mit einer Zahlungsbedingung vom Typ Vorkasse. In der Anwendung Zahlungsbedingungen legen Sie eine Zahlungsbedingung an, der Sie den Typ Vorkasse zuordnen. Bei Zahlungsbedingungen vom Typ Vorkasse ist nur das Feld Rechnungsvalutadatum relevant, für das die Einstellung Rechnungsdatum fest vorgegeben ist.
Vertriebs-Auftragsarten
Für Vorkasseaufträge sind Vertriebsauftragsarten vom Typ Kundenauftrag erforderlich, in denen das Feld Per Vorkasse bezahlen aktiviert ist. Darüber hinaus muss der Eröffnungsstatus den Wert In Bearbeitung haben.
Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie in der Dokumentation Vertriebs-Auftragsarten.
Ausbuchungsprofile
Für automatische Ausbuchungen von Zahlungsdifferenzen bei einem Vorkasseauftrag ist in der Anwendung Ausbuchungsprofile ein Ausbuchungsprofil für Debitoren erforderlich. In diesem Ausbuchungsprofil wird über einen Prozentsatz und einen Betrag die Grenze bestimmt, bis zu der automatische Ausbuchungen von Differenzen bei Unterzahlungen vorgenommen werden können.
Weitere Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Ausbuchungsprofile.
Abzugsarten
In der Anwendung Abzugsarten muss dann eine Abzugsart vom Typ Ausbuchung Unterzahlung eingerichtet werden. In dieser Abzugsart nehmen Sie z. B. unter dem Karteireiter Kontenzuordnung die für die Buchung der Ausbuchungsbeträge erforderlichen Kontierungen vor.
Eine Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Abzugsarten.
Abzugsprofile
Die für einen Debitor gültigen Abzugsarten für automatische Ausbuchungen müssen in dem Abzugsprofil festgelegt sein, das dem Debitor direkt oder über das Standardabzugsprofil aus dem Customizing zugeordnet wird. Unter dem Karteireiter Ausbuchungs-Abzugsarten in der Anwendung Abzugsprofile geben Sie die Abzugsarten für Unterzahlungen an, die in diesem Abzugsprofil verwendet werden dürfen.
Weitere Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Abzugsprofile.
Vorkasse Prozess
Bei Vorkassegeschäften erfolgt die komplette Bezahlung der gekauften Artikel immer vor ihrer Lieferung. Im Prozess verhindert dabei die noch ausstehende Zahlung eine Lieferung der Artikel. Sobald die Zahlung eingeht wird der Auftrag zur Lieferung freigegeben.
In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen Prozessschritte zur Abwicklung von Vorkassegeschäften.
Vorkasseaufträge erfassen
Ausgangspunkt für die Abwicklung von Vorkassegeschäften ist die Anwendung Vertriebsaufträge unter dem Comarch ERP Enterprise Framework Vertrieb. In dieser Anwendung erfassen Sie die für einen Auftrag relevanten Daten. Ein Vertriebsauftrag wird dabei durch eine Vertriebsauftragsart vom Typ Vorkasse als Vorkasseauftrag gekennzeichnet. Darüber hinaus können Sie bei einem Vorkasseauftrag unter dem Karteireiter Rechnungskonditionen nur eine Zahlungsbedingung vom Typ Vorkasse angeben.
Für einen Vorkasseauftrag ist zur Weiterverarbeitung eine Auftragsbestätigung erforderlich, die Sie über die Aktion [Auftragsbestätigung erzeugen und ausgeben] erstellen. Mit dieser Aktion wird u. a. der zu zahlende Betrag ermittelt.
Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung Vertriebsaufträge finden Sie in der Dokumentation Vertriebsaufträge.
Sofern die Auftragsbestätigung erzeugt wurde, können Sie sich den Vorkasseauftrag in der Anwendung Vorkasse-Zahlungen zuordnen unter der Ansicht Aufträge ansehen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Vorkasse-Zahlungen zuordnen.
Zahlungseingang
Im nächsten Schritt wird der Zahlungseingang für den Vorkasseauftrag in der Finanzbuchhaltung gebucht. Das kann im Rahmen des automatischen Bankenbuchens (ABB) oder manuell über den Buchungsdialog erfolgen. Die Zuordnung der Zahlung zum Vorkasseauftrag wird über die Auftragsnummer vorgenommen. Die Buchung der Zahlung legt auf dem betroffenen Personenkonto einen Akonto-Posten in Höhe des gezahlten Betrages an. Dabei ist die Buchung einer Akonto-Zahlung auf den Vorkasseauftrag nur möglich, wenn die Währung der Buchung mit der Währung des Vorkasseauftrages übereinstimmt.
In der Anwendung Vorkasse-Zahlungen zuordnen können Sie sich die gebuchte Zahlung unter der Ansicht Zahlungen ansehen. Hier zeigt z. B. der Status der Zahlung, ob diese einem Vorkasseauftrag nicht, teilweise oder komplett zugeordnet ist. Eine Ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Vorkasse-Zahlungen zuordnen.
Zahlungseingang im Rahmen des ABB
In der Auszugsdatei werden bei Zahlungen zu einem Vorkasseauftrag die Auftragsart und die Auftragsnummer des Vertriebsauftrages im Verwendungszweck übermittelt. Dabei muss zwischen der Auftragsart und der Auftragsnummer ein Bindestrich angegeben sein. Der Import der Zahlung erfolgt über die Anwendung Automatische Bankbuchungen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Automatische Bankbuchungen.
Aufgrund der Angaben im Verwendungszweck wird beim Import der Auszugsdatei das Personenkonto aus dem Vertriebsauftrag ermittelt. Zur eindeutigen Identifizierung sollten dazu in der Anwendung Schlüsselwörter entsprechende Suchbegriffe für die Auftragsnummer festgelegt sein. Informationen zu Schlüsselwörtern finden Sie in der Dokumentation Schlüsselwörter.
Die Buchung der Zahlung erstellt auf dem ermittelten Personenkonto einen offenen Posten in Höhe des Zahlbetrages. Gleichzeitig wird bei eindeutiger Identifizierung des Vorkasseauftrages dieser in Comarch ERP Enterprise automatisch als bezahlt gekennzeichnet, wenn damit der Mindestzahlbetrag des Auftrags erreicht ist. Ist dies nicht der Fall, hat der Vorkasseauftrag den Status Teilweise bezahlt. Eine ausführliche Beschreibung der Statusinformationen finden Sie in der Dokumentation Vorkasse-Zahlungen zuordnen.
Zahlungseingang über den Buchungsdialog
In der Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung erfassen Sie den Zahlungseingang zu einem Vorkasseauftrag ohne dabei offene Posten zuzuordnen. In der Dokumentation Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung finden Sie die allgemeine Vorgehensweise zur Erfassung von Zahlungen.
Bei einem Zahlungseingang zu einem Vorkasseauftrag können Sie bereits in der Führungsbuchung im Feld OP-Nummer die Auftragsnummer des Vorkasseauftrages erfassen, auf den sich die Zahlung bezieht. Aufgrund dieser Zuordnung wird das Personenkonto aus dem Vorkasseauftrag ermittelt und unter der angegebenen OP-Nummer ein offener Posten auf dem Personenkonto angelegt. Für diesen automatischen Vorgang muss in der Anwendung Schlüsselwörter ein entsprechender Suchbegriff für das Schlüsselwort Auftragsnummer angelegt sein.
Beim Buchen des Zahlungsbeleges wird der zugeordnete Vorkasseauftrag in Comarch ERP Enterprise automatisch als bezahlt gekennzeichnet, wenn damit der Mindestzahlbetrag des Auftrags erreicht ist. Ist dies nicht der Fall, hat der Vorkasseauftrag den Status Teilweise bezahlt. Eine ausführliche Beschreibung der Statusinformationen finden Sie in der Dokumentation Vorkasse-Zahlungen zuordnen.
Soll die Zahlung nicht automatisch einem Vorkasseauftrag zugeordnet werden, lassen Sie das Feld OP-Nummer leer und erfassen auf dem angegebenen Personenkonto eine OP-Anlage.
Vorgehensweise
- Um für den Zahlungseingang die OP-Anlage auf dem Personenkonto zu erfassen, übernehmen Sie die Position des Personenkontos mit einem Doppelklick aus der Positionstabelle in den Buchungseditor.
- Wählen Sie in der Menüleiste des Buchungseditors über die Aktionsrolle [Neue OP-Zuordnung erfassen] die Aktion [OP erzeugen] aus
⇒ Das Programm öffnet im Buchungseditor eine neue Position und wechselt in den primären Karteireiter - Zur besseren Identifizierung des offenen Postens können Sie im Feld Externe Belegnummer die Auftragsnummer des Vertriebsauftrages eintragen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit unter dem Karteireiter Erweiterte OP-Zuordnungen Angaben aus dem Vertriebsauftrag (z. B. eine Fremdbelegnummer) über Fremdschlüssel im offenen Posten zu speichern.
- Übernehmen Sie die Position mit dem grünen Pfeil oder der Eingabetaste in die Positionstabelle und buchen den Beleg.
Die Zuordnung der gebuchten Zahlung zu dem entsprechenden Vorkasseauftrag muss anschließend manuell vorgenommen werden.
Zahlung manuell zuordnen
In der Anwendung Vorkasse-Zahlungen zuordnen werden Ihnen die gebuchten Zahlungen unter der Ansicht Zahlungen angezeigt. Über die Aktion [Aufträge zuordnen] können Sie der zuvor markierten Zahlung den Vertriebsauftrag zuordnen, der damit als bezahlt gekennzeichnet wird, wenn der Mindestzahlbetrag des Auftrags erreicht ist.
Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Vorkasse-Zahlungen zuordnen.
Vorkasseauftrag freigeben
Vorkasseaufträge, die den Status Bezahlt haben, müssen zur Weiterverarbeitung freigegeben werden. Die Freigabe kann über die Aktionen [Bezahlte Vertriebsaufträge freigeben…] und [Vertriebsaufträge außerhalb der Zahlungstoleranz freigeben …] in der Anwendung Vorkasse-Zahlungen zuordnen vorgenommen werden. Die Beschreibung dieser Aktionen finden Sie in der Dokumentation Vorkasse-Zahlungen zuordnen.
Alternativ können Sie bezahlte Vorkasseaufträge auch in der Anwendung Vertriebsaufträge freigeben. In dieser Anwendung kann dann über Aktionen für einen freigegebenen Vorkasseauftrag auch die Lieferung veranlasst und die Ausgangsrechnung erzeugt werden. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Vertriebsaufträge.
Ausgangsrechnung buchen
Über die Anwendung Cockpit: Ausgangsrechnungen übertragen Sie ausgewählte Ausgangsrechnungen aus Comarch ERP Enterprise zur Weiterverarbeitung an die Finanzbuchhaltung. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Ausgangsrechnungen.
Die übertragenen Ausgangsrechnungen stehen anschließend unter einem Buchungslauf in der Anwendung Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Hier werden durch die Aktion [Übernehmen und buchen] die in dem ausgewählten Buchungslauf enthaltenen Ausgangsrechnungen in der Finanzbuchhaltung gebucht. Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung.
Handelt es sich um Rechnungen mit einem Bezug zu Vorkasseaufträgen, erfolgt automatisch die Verrechnung der bereits gebuchten Zahlung mit der erstellten Rechnung. Dabei werden geringfügige Zahlungsdifferenzen automatisch ausgebucht, sofern diese sich innerhalb der festgelegten Grenzen für Unterzahlungen befinden. Informationen zum Ausbuchen geringfügiger Zahlungsdifferenzen finden Sie in der Dokumentation Automatische Ausbuchungen.