Das Erfassen der eingegangenen Rechnungen bildet den Abschluss des eigentlichen Beschaffungsprozesses. Auf Basis eines Beschaffungs- oder Verteilauftrags wurde ein Lieferant aufgefordert, eine Leistung zu erbringen, d. h. bestellte materielle oder immaterielle Güter zu liefern. In der Regel werden die Waren dann geliefert und der Wareneingang im Lager erfasst. Bei diesem Wareneingang im eigenen Unternehmen wird die Ware dem Bestand zugebucht.
Im Anschluss an den Wareneingang geht in der Regel eine Eingangsrechnung des Lieferanten ein, die die zu leistenden Entgelte für die gelieferten Güter aufführt. Die Eingangsrechnung kann auch schon vor dem Wareneingang eingehen.
Möglicherweise gehen auch weitere Rechnungen desselben oder eines anderen Lieferanten ein, die dieselbe Lieferung bzw. denselben Auftrag betreffen. Diese separate Zusatzkostenrechnung enthält dann Zusatzkosten, zum Beispiel für den Transport der Waren, Versicherungskosten oder Zollkosten sein. Statt in einer separaten Zusatzkostenrechnung können Zusatzkosten auch als Positionen in der Eingangsrechnung für die gelieferten Artikel mit aufgeführt sein.
Die Anwendung „Eingangsrechnungen“ dient dazu, Eingangsrechnungen zu erfassen, zu prüfen, zu buchen und die Informationen an die Finanzbuchführung zwecks Bezahlung der Rechnung weiterzuleiten. Geprüft wird dabei, ob die aufgelisteten Entgelte für gelieferte Artikel oder für zu verteilende Zusatzkosten auch zu einem vorangegangenen Geschäftsvorfall passen, also einem Beschaffungs-/Verteilauftrag bzw. einem Wareneingang. Anschließend können die Daten der Eingangsrechnung in der Finanzbuchführung, der Kostenrechnung und für das Beschaffungs-Controlling weiterverwendet werden.
In diesem Dokument wir die Bearbeitung einer Zusatzkostenrechnung beschrieben. Lesen Sie z. B., wie Sie Zusatzkostenrechnungen in der Ansicht „Zusatzkostenrechnung“ der Anwendung „Eingangsrechnungen“ und im „Beschaffungscockpit“ bearbeiten können und welche Aktionen Sie nutzen können um Beschaffungs-/Verteilauftrags- und Wareneingangspositionen einer Zusatzkostenrechnung zuzuordnen.
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen wird im Dokument Vorgehensweisen: Eingangsrechnungen beschrieben.
Die Felder der Ansicht der Ansicht „Zusatzkostenrechnung“ in der Anwendung „Eingangsrechnung“ werden im Dokument Zusatzkostenrechnungen beschrieben.
Eingangsrechnungsarten dienen zur Identifikation von Eingangsrechnungen und enthalten Einstellungen und Vorschlagswerte. Sie werden separat im Dokument Eingangsrechnungsarten beschrieben.
1 Begriffsbestimmung
Eingangsrechnung
Die Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich um einen Fremdbeleg, der auch eine Gutschrift sein kann.
Zusatzkostenrechnung
Zusatzkostenrechnungen sind gesonderte Rechnungen eines Lieferanten für Zusatzkosten, die bei einer Lieferung entstehen, aber nicht direkt in den Kaufpreis der einzelnen Artikel einfließen. Dies können z. B. Frachtkosten, Versicherungskosten oder Zollkosten sein. Die Zusatzkostenrechnung bezieht sich auf eine Lieferung. Sie kommt aber nicht unbedingt vom selben Lieferanten wie die Lieferung.
2 Standard-Aktionen
Das Erfassen, Bearbeiten und Löschen von Zusatzkostenrechnungen ist jeweils im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3 Anwendungsbezogene Aktionen
3.1 Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdaten ändern
Die Aktion „Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdaten ändern“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.2 Eingangsrechnung ausgeben
Die Aktion „Eingangsrechnung ausgeben“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.3 Eingangsrechnung buchen
Die Aktion „Eingangsrechnung buchen“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.4 Eingangsrechnung stornieren
Die Aktion „Eingangsrechnung stornieren“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.5 Eingangsrechnung korrigieren
Die Aktion „Eingangsrechnung korrigieren“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.6 Steuerdaten bearbeiten/nicht bearbeiten
Die Funktion der Schaltfläche „Steuerdaten bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Kopfzeile der Tabelle „Steuern“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.7 Zusatzkostenrechnungspositionen erfassen
Sie müssen die Zusatzkostenrechnungspositionen manuell erfassen. Anschließend können Sie jeder Position eine oder mehrere Beschaffungs- bzw. Verteilauftrags- oder Wareneingangspositionen zuordnen.
Voraussetzungen
Die Zusatzkostenrechnungsbasis wurde erfasst.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Eingangsrechnungen“.
- Öffnen Sie eine bereits erfasste Zusatzkostenrechnung, oder erfassen Sie eine neue.
- Die Daten der Zusatzkostenrechnungsbasis werden angezeigt.
- Erfassen Sie anschließend die Daten der einzelnen Positionen der Zusatzkostenrechnung im Positionseditor: Artikel und Nettowert. Als Artikel ist nur ein Verrechnungs-Artikel zulässig. Eine Menge wird für Verrechnungs-Artikel nicht erfasst.
- Erfassen Sie bei Bedarf auch die Rechnungspositionsnummer des Fremdbelegs.
- Erfassen Sie den Verteilungsschlüssel im Feld „Verteilung“. Eine Zuordnung geschieht optional. Wenn Sie eine Zuordnung vornehmen, können Sie unter folgenden Einträgen wählen:
- Menge,
- Wert,
- Gewicht,
- Volumen,
- Sonstiger Faktor.
Hinweis:
Beim Zuteilungsschlüssel „Sonstiger Faktor“ muss die Verteilung anschließend in der Positionsliste manuell erfasst werden.
Wenn Sie keine Verteilung zuordnen, kann eine Zusatzkostenrechnung ohne eine Zuordnung zu einem Beschaffungsauftrag gebucht werden. Dies gilt nicht für Zusatzkostenrechnungen für Verteilung.
- Übernehmen Sie die Daten der Zusatzkostenrechnungspositionen in die Positionsliste.
Hinweis:
Wie Sie die Daten der Positionen im Positionseditor bearbeiten und anschließend wieder in die Positionsliste übernehmen, können Sie detailliert im Bedienungsleitfaden nachlesen.
- Speichern Sie die Zusatzkostenrechnung.
Hinweis:
Anschließend ordnen Sie den Zusatzkostenrechnungspositionen über eine der Aktionen einen Bezug zu einer oder mehreren Auftragspositionen zu und verteilen dann die Nettobeträge auf die zugeordneten Positionen.
3.8 Zusatzkostenrechnungspositionen bearbeiten
Sie können die Daten in der Zusatzkostenrechnung so lange bearbeiten, bis die Zusatzkostenrechnung gebucht wurde. Nach dem Buchen können Sie die Daten der Zusatzkostenrechnung nur ansehen, aber nicht mehr ändern. Wenn Positionen aus dem Positionseditor in die Positionsliste übernommen wurden, dann kann der Artikel nicht mehr geändert werden.
Mögliche Änderungen
Folgende Änderungen sind möglich:
- Die Positionsnummer des Fremdbelegs können Sie jederzeit ergänzen. Erfassen sie diese im Positionseditor.
- Sie können weitere Zusatzkostenrechnungspositionen erfassen und diese auf Auftragspositionen verteilen.
- Sie können die Zuordnung und Verteilung der Zusatzkostenrechnungspositionen auf die Auftragspositionen ändern. Dazu können Sie einen anderen Verteilungsschlüssel auswählen oder den Nettobetrag der Zusatzkostenrechnungspositionen manuell verteilen. Dies wird im Folgenden näher beschrieben.
Beträge manuell bearbeiten
Folgende Felder können Sie bei Bedarf manuell bearbeiten:
- Den „Nettobetrag“ der Zusatzkostenrechnungspositionen können Sie in der Positionsliste und im Positionseditor frei ändern.
- Sie können den Verteilungsprozentsatz im Feld „Prozent“ und den „Nettobetrag“ der zugeordneten Auftragspositionen ändern.
Hinweis:
Das Ändern der Mengen und Nettobeträge ist z. B sinnvoll, wenn der Zusatzkostenrechnungsposition mehrere Auftragspositionen zugeordnet wurden, Sie aber die Beträge anders als vom System ermittelt verteilen möchten.
- Weitere Änderungsmöglichkeiten:
- Sie können die manuelle Zuordnung einer Rechnungsposition beliebig oft wiederholen, so lange bis der gesamte Nettobetrag der Rechnungsposition zugeordnet wurde.
- Bei Bedarf können Sie auch den Betrag oder die Zuordnung löschen und dann erneut die manuelle Zuordnung wiederholen.
3.9 Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen (Positionsliste)
Die Aktion „Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen“ steht in der Kopfzeile der Positionsliste zur Verfügung. Sie dient dazu, eine oder mehrere Wareneingangspositionen auszusuchen und dann einer bestimmten Zusatzkostenrechnungsposition zuzuordnen. Da jede Wareneingangsposition einen Bezug zu einer Beschaffungs- bzw. Verteilauftragsposition enthält, wird auch der Bezug zu einer Auftragsposition hierbei mit übernommen.
Die Aktion ruft ein Dialog-Fenster zur Auswahl und Zuordnung der Wareneingangspositionen auf. Dieses Dialog-Fenster wird in der Dokumentation Zusatzkostenrechnungen beschrieben.
Hinweise:
Einem variablen Set in der Eingangsrechnung kann nur ein Set zugeordnet werden. Einem fixen Set in der Eingansrechnung können mehrere Sets zugeordnet werden, diese müssen aber die gleiche Struktur besitzen.
Wurde in der Eingangsrechnung eine Position mit einem Setartikel erfasst, so werden beim Zuordnen die Komponenten automatisch angelegt. Die Menge dieser Setkomponenten berechnet sich anhand der eingegebenen Menge der Grundposition und nicht aus der Summe der zugeordneten Setkomponenten.
Für Naturalrabatte werden ebenfalls erst beim Zuordnen Detailpositionen erzeugt.
Voraussetzungen
Sie haben die Zusatzkostenrechnungsbasis und mindestens eine Zusatzkostenrechnungsposition manuell erfasst und gespeichert, die nun einer oder mehreren Auftragspositionen zugeordnet werden müssen. Dazu können Sie manuell Wareneingangspositionen auswählen. Jede Wareneingangsposition enthält einen Bezug zu mindestens einer Beschaffungs- bzw. Verteil-Auftragsposition, dieser Bezug wird übernommen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung Eingangsrechnungen.
- Wählen Sie die Ansicht „Zusatzkostenrechnung“.
- Öffnen Sie eine bereits erfasste Zusatzkostenrechnung, die Sie jetzt bearbeiten möchten.
- Die Daten der Basis und die Positionen werden angezeigt.
- Markieren Sie eine Zusatzkostenrechnungsposition.
- Wählen Sie die folgende Aktionen in der Kopfzeile der Positionsliste der Zusatzkostenrechnung:
- Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen
- Ein Dialogfenster wird geöffnet.
- Geben Sie hier die Suchmerkmale für die Wareneingänge ein, z. B. die Art, die das System bei der Suche berücksichtigen soll.
- Durch Wählen der Aktualisieren-Funktion aktivieren Sie die Suche von Semiramis nach entsprechenden Wareneingangspositionen.
- Anschließend listet das System im Arbeitsbereich des Dialogfensters alle gefundenen Wareneingangspositionen mit den zugeordneten Auftragspositionen auf, die den Suchmerkmalen entsprechen.
- Markieren Sie die gewünschten Wareneingangspositionen, indem Sie die Checkbox am Ende der Zeilen der jeweiligen Auftragspositionen aktivieren. Alternativ können Sie alle gefundenen Positionen markieren.
- Ordnen Sie die markierten Auftragspositionen der Zusatzkostenrechnungsposition zu, indem Sie den Button „Zuordnungen speichern“ drücken.
- Das System übernimmt die Daten der markierten Auftragspositionen in die Zusatzkostenrechnungsposition.
- Das Dialog-Fenster wird geschlossen, und Sie befinden sich wieder in der Zusatzkostenrechnung. Die übernommenen Daten der Auftragspositionen erscheinen als neue Zeile unterhalb der Zusatzkostenrechnungsposition.
- Wiederholen Sie diese Vorgehensweise ggf., bis allen Zusatzkostenrechnungspositionen mindestens eine Auftragsposition zugeordnet wurde. Alternativ können Sie die Zusatzkostenpositionen auch direkt Auftragspositionen zuordnen.
Hinweis:
Über die „Zusatzkosten erneut verteilen“ legen Sie anschließend den Betrag der Zusatzkostenposition auf alle zugeordneten Auftragspositionen um.
3.10 Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen (Positionsliste)
Die Aktion „Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen“ steht in der Kopfzeile der Positionsliste für Zusatzkostenrechnungen zur Verfügung. Sie dient dazu, eine oder mehrere Beschaffungsauftragspositionen auszusuchen und dann einer bestimmten Zusatzkostenrechnungsposition zuzuordnen.
Die Aktion ruft ein Dialog-Fenster zur Auswahl und Zuordnung der Beschaffungsauftragspositionen auf. Dieses Dialog-Fenster wird in der Dokumentation Zusatzkostenrechnungen beschrieben.
Hinweise:
Einem variablen Set in der Eingangsrechnung kann nur ein Set zugeordnet werden. Einem fixen Set in der Eingansrechnung können mehrere Sets zugeordnet werden, diese müssen aber die gleiche Struktur besitzen.
Wurde in der Eingangsrechnung eine Position mit einem Setartikel erfasst, so werden beim Zuordnen die Komponenten automatisch angelegt. Die Menge dieser Setkomponenten berechnet sich anhand der eingegebenen Menge der Grundposition und nicht aus der Summe der zugeordneten Setkomponenten.
Für Naturalrabatte werden ebenfalls erst beim Zuordnen Detailpositionen erzeugt.
Voraussetzungen
Diese Aktion steht nur für Zusatzkostenrechnungen zur Verfügung, die sich auf Beschaffungsaufträge beziehen. Für Zusatzkostenrechnungen für Verteilung steht sie hingegen nicht zur Verfügung. Sie haben die Zusatzkostenrechnungsbasis und mindestens eine Zusatzkostenrechnungsposition manuell erfasst und gespeichert, die nun einer oder mehreren Auftragspositionen zugeordnet werden müssen. Dazu können Sie manuell Auftragspositionen auswählen. Diese Vorgehensweise wird hier beschrieben.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung Eingangsrechnungen.
- Wählen Sie die Ansicht „Zusatzkostenrechnung“.
- Öffnen Sie eine bereits erfasste Zusatzkostenrechnung, die Sie jetzt bearbeiten möchten.
- Die Daten der Zusatzkostenrechnungsbasis und die Positionen werden angezeigt.
- Markieren Sie eine Zusatzkostenrechnungsposition.
- Wählen Sie die folgende Aktion in der Kopfzeile der Positionsliste der Zusatzkostenrechnung:
- Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen.
- Ein Dialogfenster wird geöffnet.
- Geben Sie hier die Suchmerkmale für die Beschaffungsaufträge ein, z. B. die Art, die das System bei der Suche berücksichtigen soll.
- Durch Drücken des Start-Buttons aktivieren Sie die Suche von Semiramis nach entsprechenden Auftragspositionen.
- Anschließend listet das System im Arbeitsbereich des Dialogfensters alle gefundenen Auftragspositionen auf, die den Suchmerkmalen entsprechen.
- Markieren Sie die gewünschten Auftragspositionen, indem Sie die Checkbox am Ende des Listeneintrags der jeweiligen Auftragsposition aktivieren. Alternativ können Sie alle gefundenen Positionen markieren.
- Ordnen Sie die markierten Auftragspositionen der Zusatzkostenrechnungsposition zu, indem Sie den Button „Zuordnungen speichern“ in der Kopfzeile der Positionsliste drücken.
- Das System übernimmt die Daten der markierten Auftragspositionen in die Zusatzkostenrechnungsposition. Dabei erzeugt es auch die Belegreferenzen.
- Das Dialog-Fenster wird geschlossen, und Sie befinden sich wieder in der Zusatzkostenrechnung. Die übernommenen Daten der Auftragspositionen erscheinen als neue Zeile unterhalb der Zusatzkostenrechnungsposition.
- Wiederholen Sie diese Vorgehensweise ggf., bis allen Zusatzkostenrechnungspositionen mindestens eine Auftragsposition zugeordnet wurde. Alternativ können Sie die Zusatzkostenpositionen auch über Wareneingangspositionen zuordnen.
Hinweis:
Über die Aktion „Zusatzkosten erneut verteilen“ legen Sie anschließend den Betrag der Zusatzkostenposition auf alle zugeordneten Auftragspositionen um.
3.11 Zusatzkosten erneut verteilen (Positionsliste)
Die Aktion „Zusatzkosten erneut verteilen“ in der Kopfzeile der Positionsliste ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.12 Kostenrechnungsdaten hinzufügen (Positionsliste)
Die Aktion „Kostenrechnungsdaten hinzufügen“ in der Kopfzeile der Positionsliste ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.13 Skonto-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten (Positionseditor)
Die Funktion der Schaltfläche „Skonto-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Symbolleiste des Positionseditors ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.