1 Themenübersicht
In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwendung „Projektaktivitäten“ beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie einem Projektschritt neue Aktivitäten zuordnen. Sie werden außerdem über mögliche Voraussetzungen und Auswirkungen informiert.
Die Beschreibung der Anwendung „Projektaktivitäten“, die unter anderem auch Feld- und Aktions-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Dokumentation „Projektaktivitäten“.
2 Vorgehensweisen für Notizen
Unter dem Karteireiter „Notizen“ werden die Notizen angezeigt, die für die Projektbasis oder den Projektschritt in der Anwendung „Projekte“ erfasst wurden. Zusätzlich können Sie weitere Notizen im HTML-Format erfassen.
Hinweis:
Sie können die Notizen nur für freigegebene Projekte erfassen und bearbeiten. Der Projektschrittstatus wird dabei nicht berücksichtigt.
2.1 Notiz erfassen
- Öffnen Sie die Anwendung „Projektaktivitäten“.
- Lassen Sie sich die Daten des Projektschritts anzeigen, für den Sie eine Notiz erfassen möchten.
- Öffnen Sie den Karteireiter „Notizen“.
- Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste den Button „Hinzufügen“.
- Ein Dialogfenster öffnet sich.
- Wenn das Framework „Dokumenten-Management“ aktiviert ist, können Sie für die Notiz eine Dokument-Vorlage und eine Bezeichnung angeben. Außerdem können Sie auf dem Karteireiter „Weitere Felder“ weitere Daten zu der Notiz erfassen, wenn in der Dokumentart weitere Felder angelegt worden sind.
- Erfassen Sie in dem Textfeld den Text der Notiz.
- Drücken Sie den Button „Übernehmen“
- Die Notiz wird in der Liste angezeigt.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Die Notiz wurde für den Projektschritt gespeichert.
2.2 Notiz bearbeiten
- Öffnen Sie die Anwendung „Projektaktivitäten“.
- Lassen Sie sich die Daten des Projektschritts anzeigen, dessen Notiz Sie bearbeiten möchten.
- Öffnen Sie den Karteireiter „Notizen“.
- Markieren Sie die Zeile mit der Notiz, die Sie bearbeiten möchten.
- Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste den Button „Bearbeiten“.
- Ein Dialogfenster öffnet sich.
- Bearbeiten Sie die Notiz.
- Drücken Sie den Button „Übernehmen“
- Die Notiz wird in der Liste angezeigt.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Die Notiz wurde für den Projektschritt gespeichert.
2.3 Notiz löschen
- Öffnen Sie die Anwendung „Projektaktivitäten“.
- Lassen Sie sich die Daten des Projektschritts anzeigen, dessen Notiz Sie löschen möchten.
- Öffnen Sie den Karteireiter „Notizen“.
- Markieren Sie die Zeile mit der Notiz, die Sie löschen möchten.
- Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste den Button „Löschkennzeichen setzen/entfernen“.
- Die Notiz erhält ein Löschkennzeichen.
Hinweis:
Drücken Sie erneut den Button „Löschkennzeichen setzen/entfernen“, um das Löschkennzeichen zu entfernen.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Die Notiz wurde gelöscht. Sie ist auch im Dokumenten-Management nicht mehr verfügbar.
3 Vorgehensweisen für Aktivitäten
Die Aufgaben zu den Aktivitäten werden in einer Liste angezeigt, in der die Daten nicht bearbeitet werden können. Über die Buttons in der Kopfzeile der Liste können Sie ein Dialogfenster aufrufen, in dem Sie neue Aktivitäten erfassen oder die Aufgaben zu vorhandenen Aktivitäten bearbeiten können. Sie können vorhandenen, bereits gespeicherten Aktivitäten den Status „Unbearbeitet erledigt“ zuweisen. Wenn eine Aktivität noch nicht gespeichert wurde, kann sie auch gelöscht werden.
Hinweis:
Sie können die Aktivitäten nur für freigegebene Projekte erfassen und bearbeiten. Der Projektschrittstatus wird dabei nicht berücksichtigt.
3.1 Projektaktivität erfassen
- Öffnen Sie die Anwendung „Projektaktivitäten“.
- Lassen Sie sich die Daten des Projektschritts anzeigen, für den Sie eine Projektaktivität erfassen möchten.
- Drücken Sie im Arbeitsbereich auf dem Karteireiter „Aktivitäten“ in der Symbolleiste der Liste den Button „Hinzufügen“.
- Ein Dialogfenster öffnet sich.
- Geben Sie die erforderlichen Daten an.
- Drücken Sie den Button „Übernehmen“.
Hinweis:
Fehlerhafte Eingaben werden noch nicht beim Übernehmen, sondern erst beim Speichern oder Prüfen der Vertriebsaussicht angezeigt.
- Die Projektaktivität wird erzeugt. Zeitgleich wird zusätzlich eine Workflow-Aktivität erzeugt. Für jeden Benutzer, der dem zuständigen Bearbeiter in den Partner-Stammdaten zugeordnet ist, wird eine Aufgabe erzeugt. Diese Aufgaben werden in der Liste angezeigt. Die Position in der Liste ergibt sich aus der Sortierreihenfolge. Die Aufgaben werden nach ihrem Beginn-Datum absteigend sortiert, d. h. das späteste Datum ist an erster Stelle.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Die Projektaktivität und die zugehörigen Aufgaben wurden für den Projektschritt gespeichert.
3.2 Daten der Aufgabe bearbeiten
Hinweis:
Den Status der Aufgaben, die aus den Projektaktivitäten erzeugt werden, können Sie z. B. auf dem Karteireiter „Aufgaben suchen“ im Navigationsbereich oder in der Anwendung „Workflowcockpit“ bearbeiten.
- Öffnen Sie die Anwendung „Projektaktivitäten“.
- Lassen Sie sich die Daten des Projektschritts anzeigen, dessen Aufgabe Sie bearbeiten möchten.
- Markieren Sie auf dem Karteireiter „Aktivitäten“ die Aufgabe, deren Daten Sie bearbeiten möchten.
- Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste den Button „Bearbeiten“.
- Ein Dialogfenster öffnet sich.
- Bearbeiten Sie die Daten der Aufgabe. Die Aktivitätsart und den zuständigen Bearbeiter können Sie nicht ändern.
- Drücken Sie den Button „Übernehmen“.
- Die Aufgabe wird in der Liste angezeigt.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Die Aufgaben wurden für den Projektschritt gespeichert.
3.3 Projektaktivität unbearbeitet erledigen
Sie können einer Projektaktivität über den Button „Löschen“ den Status „unbearbeitet erledigt“ zuweisen. Alle Aufgaben, die zu einer Aktivität im Status „unbearbeitet erledigt“ gehören, werden nicht mehr in der Liste angezeigt.
Voraussetzung
- Die Projektaktivität ist gespeichert. Zu dieser Aktivität existieren bereits eine oder mehrere Workflow-Aufgaben, die in der Liste angezeigt werden.
- Sie sind der Erfasser oder zuständige Bearbeiter der Aktivität oder besitzen die Berechtigung zum Ändern von Aktivitäten anderer Benutzer.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Projektaktivitäten“.
- Lassen Sie sich die Daten des Projektschritts anzeigen, dessen Projektaktivität Sie unbearbeitet erledigen möchten.
- Markieren Sie auf dem Karteireiter „Aktivitäten“ die Aufgabe, deren zugehörige Projektaktivität Sie unbearbeitet erledigen möchten.
- Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste den Button „Löschkennzeichen setzen/entfernen“.
- Die Zeile erhält ein Löschkennzeichen.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Das System setzt den Status der Projektaktivität auf „unbearbeitet erledigt“. Alle Aufgaben zu dieser Aktivität werden nicht mehr in der Liste angezeigt.
3.4 Projektaktivität löschen
Eine Aktivität können Sie nur dann löschen, wenn sie noch nicht gespeichert wurde. Sobald sie gespeichert ist und daraus eine Workflow-Aufgabe erzeugt wurde, kann die Aktivität nicht mehr gelöscht werden. Dann wird die Aktivität über den Button „Löschen“ in den Status „unbearbeitet erledigt“ gesetzt.
Voraussetzung
- Die Projektaktivität ist noch nicht gespeichert. Zu dieser Aktivität existiert keine Workflow-Aufgabe.
- Sie sind der Erfasser oder zuständige Bearbeiter der Aktivität oder besitzen die Berechtigung zum Ändern von Aktivitäten anderer Benutzer.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Projektaktivitäten“.
- Lassen Sie sich die Daten des Projektschritts anzeigen, dessen Projektaktivität Sie löschen möchten.
- Markieren Sie auf dem Karteireiter „Aktivitäten“ die Projektaktivität, die Sie löschen möchten.
- Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste den Button „Löschkennzeichen setzen/entfernen“.
- Die Zeile erhält ein Löschkennzeichen.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Die Projektaktivität wird gelöscht.