In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwen­dung „Organisationen“ beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte und Sie werden über Voraussetzungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Organisationen“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Doku­mentation „Organisationen“.

1                     Organisationsdaten öffnen und bearbeiten

Organisationsdaten können Sie auf folgende Weisen öffnen:

• Über den Identifikationsbereich und mithilfe des Buttons „Aktualisieren“ in der Standard-Symbolleiste
• Über das andockbare Fenster „Organisationsstruktur“

1.1               Organisationen über den Identifikationsbereich öffnen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Organisationen“.
2. Öffnen Sie die gewünschte Organisation, indem Sie im Identifikationsbereich in das Feld „Organisation“ eine entsprechende Identifikation eingeben.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste „Aktualisieren“.

• Die Organisation mit ihren Daten für die Organisationsstrukturen wird angezeigt.

1.2               Organisationen über das andockbare Fenster „Organisationsstrukturen“ öffnen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Organisationen“.
2. Öffnen Sie das andockbare Fenster „Organisationsstruktur“.
3. Wählen Sie die gewünschte Organisation aus dem Baum aus.

• Die Organisation mit ihren Daten für die Organisationsstrukturen wird angezeigt.

2                     Organisationsdaten bearbeiten

Auch wenn die Organisationsdaten bereits verwendet werden, können die Bezeichnung und andere Daten geändert werden.

1. Öffnen Sie die Anwendung „Organisationen“.
2. Öffnen Sie die Organisation, die sie bearbeiten möchten.
3. Ändern Sie die Daten der Organisationsstrukturen.
4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.

• Die geänderten Daten werden gespeichert.

3                     Neue Organisationsdaten erfassen

Voraussetzung

Die Partner-Stammdaten für die Organisation, die Sie einer Organisationsstruktur zuordnen und für die Sie weitere Organisationsdaten erfassen möchten, müssen bereits bestehen. Die Partner-Stammdaten einer Organisation erfassen Sie in der Anwendung „Partner“.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Organisationen“.
2. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste „Neu“.

• Das Dialogfenster „Partner suchen“ wird geöffnet.

3. Suchen Sie den Partner heraus, zu dem Sie Organisationsdaten erfassen möchten und übernehmen Sie ihn.

• Die Identifikation der Organisation wird in das Feld „Organisation“ übernommen.

4. Ordnen Sie die Organisation mindestens einer Organisationsstruktur zu. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Kapitel: Organisation einer Organisationsstruktur zuordnen
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.

• Die geänderten Daten werden gespeichert.

Hinweis:

Die Ausführung der Aktion „Daten aktualisieren“ kann einmalig nach Durchführung aller Änderungen in der Anwendung „Organisationen“ erfolgen. Im Zeitraum zwischen den Änderungen und der Ausführung darf mit den geänderten Organisationen nicht gearbeitet werden. Insbesondere dürfen keine Klassifikationen, Artikel, Kunden und Lieferanten bearbeitet oder neu erfasst werden. Beachten Sie die Hinweise zur Aktion in deren Direkthilfe.

6. Drücken Sie auf die Aktion „Daten aktualisieren“ in der Standard-Symbolleiste.

• Fehlende Daten organisationsabhängiger Business Entitys werden entsprechend der festgelegten Vererbungsstruktur erzeugt.

4                     Organisationsdaten duplizieren

Voraussetzung

Die Partner-Stammdaten für die Organisation, für die Sie Organisationsdaten einer anderen Organisation duplizieren möchten, müssen bereits bestehen. Die Partner-Stammdaten einer Organisation erfassen Sie in der Anwendung „Partner“.

Die Organisation, die ein Duplikat der Organisationsdaten erhalten soll, darf noch keiner Organisationsstruktur zugeordnet sein.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Organisationen“.
2. Öffnen Sie die Organisation, deren Organisationsdaten Sie duplizieren möchten.
3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste „Duplizieren“.

• Das Dialogfenster „Partner suchen“ wird angezeigt.

4. Suchen Sie den Partner heraus, zu dem Sie die Organisationsdaten der zuvor geöffneten Organisation duplizieren möchten und übernehmen Sie ihn.

• Die Anwendung wechselt in den Neu-Modus.
• Die Identifikation der Organisation wird in das Feld „Organisation“ übernommen und diese erhält die duplizierten Daten.

5. Ändern Sie die duplizierten Daten bei Bedarf.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.

• Die geänderten Daten werden gespeichert.

Hinweis:

Die Ausführung der Aktion „Daten aktualisieren“ kann einmalig nach Durchführung aller Änderungen in der Anwendung „Organisationen“ erfolgen. Im Zeitraum zwischen den Änderungen und der Ausführung darf mit den geänderten Organisationen nicht gearbeitet werden. Insbesondere dürfen keine Klassifikationen, Artikel, Kunden und Lieferanten bearbeitet oder neu erfasst werden. Beachten Sie die Hinweise zur Aktion in deren Direkthilfe.

7. Drücken Sie auf die Aktion „Daten aktualisieren“ in der Standard-Symbolleiste.

• Fehlende Daten organisationsabhängiger Business Entitys werden entsprechend der festgelegten Vererbungsstruktur erzeugt.

5                     Organisationsdaten löschen

Voraussetzung

Sie können Organisationsdaten nicht löschen, wenn diese in den Partner- und Artikel-Stammdaten verwendet werden. Das ist der Fall, wenn Sie nach dem Erfassen der Organisationsdaten entweder die Aktion „Daten aktualisieren“ ausführen oder einen Partner, eine neue Partnerrolle, einen neuen Artikel oder eine neue Artikelverwendung erfassen.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Organisationen“.
2. Öffnen Sie die Organisation, deren Daten Sie löschen möchten.
3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste „Löschen“.

• Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie aufgefordert werden den Prozess zu bestätigen.

4. Beantworten Sie die Frage, ob die Organisationsdaten wirklich gelöscht werden sollen, indem Sie auf „Ja“ drücken.

• Die Daten werden gelöscht.

6                     Organisation einer Organisationsstruktur zuordnen

Organisationsdaten können den Organisationsstrukturen „Beschaffung“, „Lagerlogistik“, „Vertrieb“ und „Rechnungswesen“ zugeordnet werden.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Organisationen“.
2. Öffnen Sie die Organisation, die Sie einer Organisationsstruktur zuordnen möchten.
3. Wechseln Sie zum Karteireiter der gewünschten Organisationsstruktur, in die Sie die Organisation einordnen möchten.
4. Wählen Sie in den folgenden Feldern den Eintrag „Ja“, wenn Sie die geöffnete Organisation als solche in den Organisationsstrukturen verwenden möchten:

• Beschaffungsorganisation
• Lagerlogistikorganisation
• Vertriebsorganisation
• Firma
• Ein entsprechendes Symbol erscheint im Feld „Typ“ im Identifikationsbereich.

5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.

• Die geänderten Daten werden gespeichert.

Hinweis:

Die Ausführung der Aktion „Daten aktualisieren“ kann einmalig nach Durchführung aller Änderungen in der Anwendung „Organisationen“ erfolgen. Im Zeitraum zwischen den Änderungen und der Ausführung darf mit den geänderten Organisationen nicht gearbeitet werden. Insbesondere dürfen keine Klassifikationen, Artikel, Kunden und Lieferanten bearbeitet oder neu erfasst werden. Beachten Sie die Hinweise zur Aktion in deren Direkthilfe.

6. Drücken Sie auf die Aktion „Daten aktualisieren“ in der Standard-Symbolleiste.

• Fehlende Daten organisationsabhängiger Business Entitys werden entsprechend der festgelegten Vererbungsstruktur erzeugt.

7                     Organisation aus einer Organisationsstruktur entfernen

Voraussetzung

Sie können Organisationen nicht aus einer Organisationsstruktur entfernen, wenn diese in den Partner- und Artikel-Stammdaten verwendet werden. Das ist der Fall, wenn Sie nach dem Erfassen der Organisationsdaten entweder die Aktion „Daten aktualisieren“ ausführen oder einen Partner, eine neue Partnerrolle, einen neuen Artikel oder eine neue Artikelverwendung erfassen.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Organisationen“.
2. Öffnen Sie die Organisation, die Sie aus einer Organisationsstruktur entfernen möchten.
3. Wechseln Sie zum Karteireiter der gewünschten Organisationsstruktur, aus der Sie die Organisation entfernen möchten.
4. Wählen Sie in den folgenden Feldern den Eintrag „Nein“, wenn Sie die geöffnete Organisation als solche aus den Organisationsstrukturen entfernen möchten:

• Beschaffungsorganisation
• Lagerlogistikorganisation
• Vertriebsorganisation
• Firma
• Das entsprechende Symbol wird im Feld „Typ“ im Identifikationsbereich nicht mehr angezeigt.

5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.

• Die geänderten Daten werden gespeichert.

Hinweis:

Die Ausführung der Aktion „Daten aktualisieren“ kann einmalig nach Durchführung aller Änderungen in der Anwendung „Organisationen“ erfolgen. Im Zeitraum zwischen den Änderungen und der Ausführung darf mit den geänderten Organisationen nicht gearbeitet werden. Insbesondere dürfen keine Klassifikationen, Artikel, Kunden und Lieferanten bearbeitet oder neu erfasst werden. Beachten Sie die Hinweise zur Aktion in deren Direkthilfe.

6. Drücken Sie auf die Aktion „Daten aktualisieren“ in der Standard-Symbolleiste.

• Fehlende Daten organisationsabhängiger Business Entitys werden entsprechend der festgelegten Vererbungsstruktur erzeugt.

8                     Partnerdaten-Sichtbarkeit aktualisieren

Haben Sie für eine Firma die Sichtbarkeit ihrer Partnerdaten geändert, dann werden diese aktiv, wenn Sie die Aktion „Sichtbarkeit von Partnerdaten aktualisieren…“ ausführen. Dabei können Sie entscheiden, ob Sie die die Partnerdaten-Sichtbarkeit auch für andere Firmen aktualisieren möchten.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Organisationen“.

Hinweis:

Sie aktualisieren die Sichtbarkeitsdaten für die Datenbank in Abhängigkeit der gewählten Parameter-Einstellungen. Deshalb muss keine Firma in der Anwendung geöffnet sein.

2. Drücken Sie auf die Aktion „Sichtbarkeit von Partnerdaten aktualisieren…“ in der Standard-Symbolleiste.
   • Das Dialogfenster „Sichtbarkeit von Partnerdaten aktualisieren“ wird geöffnet.
3. Legen Sie unter dem Karteireiter „Einstellungen“ die Parameter fest.

Die Parameter im Einzelnen:

4. Legen Sie unter dem Karteireiter „Hintergrundeinstellungen“ die notwendigen Daten für die Hintergrundverarbeitung fest. In der Regel wählen Sie mindestens eine Verarbeitungs-Warteschlange.
5. Drücken Sie auf den Button „Im Hintergrund“.
   • Das Dialogfenster schließt sich und die Hintergrundverarbeitung wird gestartet.