Muster-Folgebuchungen bilden die Basis, um automatische Folgebuchungen zu erstellen. Dieses Dokument enthält die allgemeinen Voraussetzungen und Vorgehensweisen, um Muster-Folgebuchungen zu erfassen, zu bearbeiten und zu aktivieren. Eine ausführliche Beschreibung zu automatischen Folgebuchungen finden Sie in der Dokumentation Einführung: Automatische Folgebuchungen.
Allgemeine Voraussetzungen
Muster-Folgebuchungen können nur mit einer Belegart erfasst werden, welcher der Belegtyp Hauptbuch Buchungen, Rechnungen oder Gutschrift zugeordnet ist. In dieser Belegart muss zudem ein Nummernkreis speziell für automatische Folgebuchungen eingetragen sein.
Darüber hinaus muss der Benutzer über die Berechtigung verfügen, Muster-Folgebuchungen zu erfassen und zu bearbeiten. Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Buchen Finanzbuchhaltung.
Muster-Folgebuchung erfassen
Vorgehensweise
- Wählen Sie im Buchungsdialog die gewünschte Belegart vom Typ Hauptbuch Buchungen, Rechnungen oder Gutschrift aus und beginnen Sie über das Menü der Funktion Neu mit der Aktion [Neue Muster-Folgebuchung] eine neue Buchung.
- Erfassen Sie in den verfügbaren Feldern des Buchungseditors die für die Muster-Folgebuchung erforderlichen Werte wie Belegnummer, Belegdatum, Konto, Gegenkonto Betrag usw.
- Übernehmen Sie die Buchung mit dem Button [Übernehmen] oder der Eingabetaste in die Buchungspositionstabelle
→ Bevor diese Buchung verbucht wird, müssen Sie noch weitere Angaben z. B. zur Auswahl der Basisbelege, zum Abrufzeitraum und zur Betragsgrundlage erfassen - Wechseln Sie dazu in den Karteireiter Muster-Folgebuchung
- Erfassen Sie in den verfügbaren Feldern des Karteireiters die entsprechenden Werte. Eine ausführliche Beschreibung der Felder finden Sie im Dokument Buchen Finanzbuchhaltung.
- Wenn alle Angaben erfasst sind, speichern Sie die Buchung um diese anschließend für die Verwendung zu aktivieren.
Muster-Folgebuchung duplizieren
Sie können eine neue Muster-Folgebuchung aus einer bestehenden Muster-Folgebuchung duplizieren, wenn in der neuen Buchung nur einzelne Angaben zu ändern sind.
Vorgehensweise
- Öffnen Sie die Muster-Folgebuchung die Sie duplizieren wollen.
- Wählen Sie über das Menü der Funktion Neu die Aktion
- [Duplizieren], um aus einer bestehenden Buchung eine neue Buchung mit der gleichen Belegart zu duplizieren
- [Duplizieren erweitert], um aus einer bestehenden Buchung eine neue Buchung mit einer anderen Belegart des gleichen Belegtyps zu duplizieren. Bei dieser Funktion öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Belegart angeben, in die die bestehende Buchung dupliziert werden soll.
- Übernehmen Sie die zu bearbeitende Buchungsposition aus der Buchungspositionstabelle mit einem Doppelklick in den Buchungseditor
- Ändern oder ergänzen Sie die Daten entsprechend der Vorgaben für die neue Muster-Folgebuchung
- Übernehmen Sie die neue Buchung in die Buchungspositionstabelle mit dem Button [Übernehmen] oder der Eingabetaste
- Sind alle Daten vollständig erfasst (auch die Daten unter dem Karteireiter Muster-Folgebuchungen), speichern Sie die neue Muster-Folgebuchung um diese anschließend für die Verwendung zu aktivieren.
Muster-Folgebuchung bearbeiten
In einer Muster-Folgebuchung können nachträglich Änderungen vorgenommen werden, um beispielsweise eine andere Kostenstelle zuzuordnen oder unter dem Karteireiter Muster-Folgebuchungen den Verrechnungsanteil anzupassen. Änderungen in einer Muster-Folgebuchung sind nur möglich, solange diese noch in Erfassung ist oder aus der bereits aktivierten oder erledigten Muster-Folgebuchung noch keine automatischen Folgebuchungen entstanden sind.
Vorgehensweise
- Öffnen Sie die Muster-Folgebuchung, die Sie bearbeiten möchten
→ In der Buchungspositionstabelle wird Ihnen die Buchung angezeigt - Wählen Sie über die Aktionsrolle die Aktion [Muster-Folgebuchung bearbeiten] aus
→ Der Status einer aktiven oder erledigten Muster-Folgebuchung bekommt wieder den Wert Muster-Folgebuchung in Erfassung zugewiesen - Wählen Sie die zu bearbeitende Buchungsposition durch Doppelklick in den Buchungseditor oder erfassen Sie dort eine neue Buchungsposition. Über den Button [Löschen] in der Menü-Leiste des Buchungseditors können Sie die ausgewählte Position löschen.
- Übernehmen Sie die Änderungen der bestehenden Buchungsposition bzw. die neu erfasste Buchungsposition in die Positionstabelle. Betätigen Sie dazu den Button [Übernehmen] oder die Eingabetaste.
- Sind alle Änderungen vorgenommen, speichern Sie die Muster-Folgebuchung
Muster-Folgebuchung aktivieren
Automatische Folgebuchungen können nur über aktive Muster-Folgebuchungen erstellt werden.
Vorgehensweise
- Öffnen Sie die Muster-Folgebuchung, die Sie aktivieren möchten
- Wählen Sie über die Aktionsrolle die Aktion [Muster-Folgebuchung aktivieren]
→ Mit dieser Aktion wird der Status der Muster-Folgebuchung auf den Wert Aktive Muster-Folgebuchung geändert
Muster-Folgebuchung erledigen
Eine aktive Muster-Folgebuchung die bei der Erstellung automatischer Folgebuchungen nicht mehr verwendet werden soll, können Sie als erledigt kennzeichnen.
Vorgehensweise
- Öffnen Sie die Muster-Folgebuchung, die nicht mehr verwendet werden soll
- Wählen Sie über die Aktionsrolle die Aktion [Muster-Folgebuchung auf erledigt setzen]
→ Mit dieser Aktion wird der Status der Muster-Folgebuchung auf den Wert Erledigte Muster-Folgebuchung geändert
Muster-Folgebuchung löschen
Die Aktion [Löschen] ist nur für eine Muster-Folgebuchung aktiv, die den Status Muster-Folgebuchung in Erfassung aufweist.
Vorgehensweise
- Öffnen Sie die Muster-Folgebuchung, die gelöscht werden soll
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf [Löschen]
→ Ein Dialog-Fenster öffnet sich - Beantworten Sie die Frage, ob Sie wirklich löschen wollen, indem Sie auf [Ja] drücken. Wenn Sie auf [Nein] drücken, wird der Löschvorgang abgebrochen.
→ Die Muster-Folgebuchung wird gelöscht und aus der Anzeige entfernt