In diesem Dokument werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwendung „Mitarbeiter“ beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte, mit denen Sie z. B. einen Mitarbeiter erfassen oder bearbeiten.
Die Beschreibung der Anwendung, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in dieser Dokumentation: Mitarbeiter
1 Neuen Mitarbeiter erfassen
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Mitarbeiter“ in der Ansicht „Basis“.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Neue Person“.
- Erfassen Sie eine Identifikation im Feld „Partner“ im Identifikationsbereich.
Hinweis:
Das System ermittelt einen Vorschlagswert für eine Identifikation aus dem Nummernkreis „Sonstige“, der in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt wird. Dieser Nummernkreis wird für die Ansicht „Basis“ herangezogen. Für die weiteren Ansichten der Anwendung kann pro Ansicht ein separater Nummernkreis hinterlegt werden. Sie können alternativ eine eigene Partner-Identifikation vergeben.
- Drücken Sie auf den Rauten-Button neben dem Feld „Name“.
- Ein Dialogfenster wird geöffnet.
- Erfassen Sie im Dialogfenster die Namensbestandteile für die neue Person.
- Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie im Dialogfenster auf den Button „OK“ drücken.
- Das Dialogfenster wird geschlossen.
- Im Feld „Name“ werden die Namensbestandteile angezeigt.
- Erfassen Sie bei Bedarf einen Suchbegriff im gleichnamigen Feld.
Hinweis:
Wenn Sie keinen Suchbegriff angeben, dann erzeugt das System während des Speichervorgangs einen Begriff. Wie dieser zusammengesetzt wird, kann in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Basis“, Feld „Partnersuchbegriff-Vorschlagswert“ eingestellt werden. Ist dort vom Standard nichts Abweichendes ausgewählt, dann wird der Begriff aus der Angabe des ersten Namensbestandteils (Name 1) aus dem Feld „Name“ und der Angabe des Ortes aus dem Feld „Adresse“ zusammengesetzt.
Hinweis:
Für Partner des Typs „Person“ ist die Angabe einer Adresse nicht notwendig, um die Daten speichern zu können.
- Drücken Sie auf den Rauten-Button neben dem Feld „Adresse“.
- Ein Dialogfenster wird geöffnet.
- Erfassen Sie im Dialogfenster die Adresse der neuen Person.
- Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie im Dialogfenster auf den Button „OK“ drücken.
- Das Dialogfenster wird geschlossen.
- Die Adressdaten werden im Feld „Adresse“ angezeigt.
- Erfassen Sie im Arbeitsbereich unter dem Karteireiter „Mitarbeiterdaten“ einen Arbeitgeber in dem gleichnamigen Feld.
- Füllen Sie nach Bedarf die anderen Felder mit den gewünschten Daten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.
2 Mitarbeiter löschen
Mitarbeiter werden nicht direkt gelöscht, sondern werden zunächst mit einem Löschkennzeichen versehen. Nur Versionen des Mitarbeiters, deren Gültigkeitszeitraum vollständig in der Zukunft liegt, können direkt gelöscht werden, da sie noch nicht verwendet werden.
2.1 Löschkennzeichen für einen Mitarbeiter setzen
Voraussetzungen
Der Mitarbeiter hat noch kein Löschkennzeichen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Mitarbeiter“ und wechseln Sie in die Ansicht „Mitarbeiter“.
- Öffnen Sie den Mitarbeiter, der ein Löschkennzeichen erhalten soll.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschkennzeichen setzen“.
Achtung:
Erscheint ein Dialogfenster mit einer Warnung, dann sind mehr als die aktuell geöffneten Daten betroffen. Das ist immer dann der Fall, wenn mehrere Organisationen betroffen sind. Die Aktion „Löschkennzeichen entfernen“ entfernt das Löschkennzeichen nicht komplett für alle betroffenen Daten.
- Sind mehr als die geöffneten Mitarbeiterdaten von der Aktion betroffen, dann erscheint ein Dialogfenster mit einer Warnung.
- Bestätigen Sie die Warnung, wenn Sie den Mitarbeiter wirklich zum Löschen kennzeichnen möchten.
- Der Mitarbeiter wird mit einem Löschkennzeichen versehen und gespeichert.
Hinweis:
Der Mitarbeiter erhält in allen Versionen ein Löschkennzeichen. Ist in einer Multi-Site-Umgebung der Mandant ausgewählt, dann erhält der Mitarbeiter für alle Organisationen ein Löschkennzeichen.
2.2 Löschkennzeichen für einen Mitarbeiter entfernen
Voraussetzungen
Der Mitarbeiter hat ein Löschkennzeichen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Mitarbeiter“ und wechseln Sie in die Ansicht „Mitarbeiter“.
- Öffnen Sie den Mitarbeiter, dessen Löschkennzeichen Sie entfernen möchten.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschkennzeichen entfernen“.
- Das Löschkennzeichen des Mitarbeiters wird entfernt.
Hinweis:
In einer Multi-Site-Umgebung gilt: Auch wenn die gewählte Organisation der Mandant ist, wird das Löschkennzeichen nur für die gewählte Organisation entfernt.
2.3 Mitarbeiter-Version löschen
Voraussetzungen
Eine erst in der Zukunft gültige Mitarbeiter-Version existiert.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Mitarbeiter“ und wechseln Sie in die Ansicht „Mitarbeiter“.
- Öffnen Sie den Mitarbeiter, dessen zukünftige Version Sie löschen möchten.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
- Wechseln Sie im Feld „Gültig ab“ mithilfe der Buttons „Weiter“ und „Zurück“ auf eine zukünftige Version des Mitarbeiters, die Sie löschen möchten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschen“.
- Die gewählte Version des Mitarbeiters wird gelöscht.
Hinweis:
Durch das Löschen einer zukünftigen Version wird der Gültigkeitszeitraum der Vorgängerversion entsprechend verlängert.
3 Neue Version eines Mitarbeiters erfassen
- Öffnen Sie die Anwendung „Mitarbeiter“ und wechseln Sie in die Ansicht „Mitarbeiter“.
- Öffnen Sie den Mitarbeiter, von dem Sie eine neue Version erfassen möchten.
- Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Mitarbeiter bearbeiten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Neue Version“.
- Eine neue Version des Mitarbeiters wird erzeugt.
- Geben Sie in dem Feld „Gültig ab“ ein Datum in der Zukunft an, ab welchem der Mitarbeiter gültig ist.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
- Die neue Version des Mitarbeiters wird gespeichert.