In diesem Dokument werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwendung „Lieferanten“ beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte, mit denen Sie z. B. einen Lieferanten erfassen oder bearbeiten.

Die Beschreibung der Anwendung, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in dieser Dokumentation: Lieferanten

1                     Neuen Lieferanten erfassen

Voraussetzungen

In einer Multi-Site-Umgebung oder in einer Single-Site-Umgebung mit aktivierten „Inhaltsbezogenen Berechtigungen“ muss die gewählte Organisation eine Beschaffungsorganisation sein. Nur die Benutzer, die der zuständigen Organisation des Partners zugeordnet sind, dürfen neue Rollen eines Partners erzeugen.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Lieferanten“ und wechseln Sie in die Ansicht „Lieferant“.
2. Öffnen Sie den Partner, den Sie als Lieferanten erfassen möchten.
3. Ändern Sie bei Bedarf im Arbeitsbereich unter dem Karteireiter „Lieferantendaten“ den Verwendungsstatus des Lieferanten, indem Sie zwischen „Freigegeben“ und „Gesperrt“ wählen.
4. Wählen Sie in dem Feld „Klassifikation 1“ eine Klassifikation des Typs „Lieferanten-Klassifikation 1“ aus.
5. Wählen Sie unter der Rubrik „Lieferdaten“ eine Lieferbedingung in dem gleichnamigen Feld aus.
6. Füllen Sie nach Bedarf die anderen Felder mit den gewünschten Daten.
7. Überprüfen Sie unter dem Karteireiter „Belegdokument-Vorlagen“ die Einstellungen in der Tabelle zur Belegdokumentausgabe.
8. Wechseln Sie bei Bedarf in die Ansicht „Basis“.
9. Geben Sie bei Bedarf die Daten für die Kommunikationsverbindungen in der Ansicht „Basis“ unter der gleichnamigen Überschrift an.

Hinweis:
Wenn Sie die Eingaben über die Standard-Symbolleiste prüfen, sehen Sie anhand der Markierung mit den roten Ecken, für welche Felder Daten in der Ansicht „Basis“ eventuell nachgetragen werden müssen. In der Regel fehlen die Angaben zu den ausgewählten E-Mail-Adressen, Telefax- und Telefonnummern.

10. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.

2                     Lieferanten löschen

Lieferanten werden nicht direkt gelöscht, sondern werden zunächst mit einem Löschkennzeichen versehen. Nur Versionen des Lieferanten, deren Gültigkeitszeitraum vollständig in der Zukunft liegt, können direkt gelöscht werden, da sie noch nicht verwendet werden.

2.1               Löschkennzeichen für einen Lieferanten setzen

Voraussetzungen

Der Lieferant hat noch kein Löschkennzeichen.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Lieferanten“ und wechseln Sie in die Ansicht „Lieferant“.
2. Öffnen Sie den Lieferanten, der ein Löschkennzeichen erhalten soll.
3. Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschkennzeichen setzen“.

Achtung:

Erscheint ein Dialogfenster mit einer Warnung, dann sind mehr als die aktuell geöffneten Daten betroffen. Das ist immer dann der Fall, wenn mehrere Organisationen betroffen sind. Die Aktion „Löschkennzeichen entfernen“ entfernt das Löschkennzeichen nicht komplett für alle betroffenen Daten.

• Sind mehr als die geöffneten Lieferantendaten von der Aktion betroffen, dann erscheint ein Dialogfenster mit einer Warnung.

5. Bestätigen Sie die Warnung, wenn Sie den Lieferanten wirklich zum Löschen kennzeichnen möchten.

Der Lieferant wurde mit einem Löschkennzeichen versehen und gespeichert.

Hinweis:

Der Lieferant erhält in allen Versionen ein Löschkennzeichen. Ist in einer Multi-Site-Umgebung der Mandant ausgewählt, dann erhält der Lieferant für alle Organisationen ein Löschkennzeichen.

2.2               Löschkennzeichen für einen Lieferanten entfernen

Voraussetzungen

Der Lieferant hat ein Löschkennzeichen.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Lieferanten“ und wechseln Sie in die Ansicht „Lieferant“.
2. Öffnen Sie den Lieferanten, dessen Löschkennzeichen Sie entfernen möchten.
3. Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschkennzeichen entfernen“.

Das Löschkennzeichen des Lieferanten wird entfernt.

Hinweis:

In einer Multi-Site-Umgebung gilt: Auch wenn die gewählte Organisation der Mandant ist, wird das Löschkennzeichen nur für die gewählte Organisation entfernt.

2.3               Lieferanten-Version löschen

Voraussetzungen

Eine erst in der Zukunft gültige Lieferanten-Version existiert.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Lieferanten“ und wechseln Sie in die Ansicht „Lieferant“.
2. Öffnen Sie den Lieferanten, dessen zukünftige Version Sie löschen möchten.
3. Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
4. Wechseln Sie im Feld „Gültig ab“ mithilfe der Buttons „Weiter“ und „Zurück“ auf eine zukünftige Version des Lieferanten, die Sie löschen möchten.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschen“.

Die gewählte Version des Lieferanten wird gelöscht.

Hinweis:

Durch das Löschen einer zukünftigen Version wird der Gültigkeitszeitraum der Vorgängerversion entsprechend erweitert.

3              Neue Version eines Lieferanten erfassen

Voraussetzung

Um eine neue Version erzeugen zu können, wird vorausgesetzt, dass der Partner bereits ein Lieferant ist. In einer Multi-Site-Umgebung muss die ausgewählte Organisation die Datenbearbeitung übernommen haben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Lieferanten“ und wechseln Sie in die Ansicht „Lieferant“.
2. Öffnen Sie den Partner, von dem Sie eine neue Version erfassen möchten.
3. Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Neue Version“.
   • Eine neue Version des Lieferanten wird erzeugt.
5. Geben Sie in dem Feld „Gültig ab“ ein Datum in der Zukunft an, ab welchem der Lieferant gültig ist.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.

Die neue Version des Lieferanten wird gespeichert.

4              Verwendungsstatus eines Lieferanten ändern

Sie können den Verwendungsstatus eines Lieferanten ändern, indem Sie den Lieferanten freigeben oder sperren.

Hinweis:

In einer Multi-Site-Umgebung oder einer Single-Site-Umgebung mit aktivierten inhaltsbezogenen Berechtigungen ist eine für den Mandanten gesetzte Sperre für alle Organisationen gültig.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Lieferanten“ und wechseln Sie in die Ansicht „Lieferant“.
2. Öffnen Sie den Lieferanten, dessen Verwendungsstatus Sie verändern möchten.
3. Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
4. Ändern Sie den Wert des Feldes „Status“ auf „Freigegeben“ oder „Gesperrt“.
5. Geben Sie im Falle einer Sperre in das Feld „Gesperrt bis“ ein Datum in der Zukunft ein, bis zu dem der Lieferant nicht verwendet werden kann.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.

Hinweis:

Ist ein Lieferant gesperrt, obwohl der Verwendungsstatus freigegeben ist, dann prüfen Sie bitte für die zugeordneten Rechnungssteller in der Ansicht „Rechnungswesen“ ob die Checkbox „Kreditor“ aktiviert ist. In einer Multi-Site-Umgebung sind die Rechnungswesendaten der Firma zu prüfen, die für die gewählte Organisation zuständig ist.

5              Lieferanten für die ausgewählte Organisation übernehmen

Voraussetzung

Diese Funktionalität existiert nur in einer Multi-Site-Umgebung oder wenn in einer Single-Site-Umgebung „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ aktiviert sind.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Lieferanten“ und wechseln Sie in die Ansicht „Lieferant“.
2. Öffnen Sie den Partner, dessen Lieferantendaten Sie übernehmen möchten.
3. Wählen Sie die Organisation aus, für die Sie den Lieferanten übernehmen möchten.
4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Daten für die ausgewählte Organisation übernehmen“.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.

Die Lieferantendaten werden für die gewählte Organisation übernommen.

6              Datenbearbeitung für die ausgewählte Organisation übernehmen

Hinweis:

Diese Aktion steht nur in einer Multi-Site-Umgebung zur Verfügung. Für die ausgewählte Organisation müssen eigene Stammdaten erlaubt sein.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Lieferanten“ und wechseln Sie in die Ansicht „Lieferant“.
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie die Bearbeitung der Lieferantendaten übernehmen möchten.
3. Wählen Sie die Organisation aus, für die Sie den Lieferanten übernehmen möchten.
4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Datenbearbeitung für die ausgewählte Organisation übernehmen“.

Die Lieferantendaten können für die gewählte Organisation  bearbeitet werden.

5. Ändern Sie bei Bedarf die Daten.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.

7                     Belegdokument-Vorlagen

Unter dem Karteireiter „Belegdokument-Vorlagen“ werden zunächst die Belegdokument-Vorlagen angezeigt, die für das entsprechende Framework in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt sind. Für diese Belegdokument-Vorlagen wird in dem Feld „Belegtyp“ der Tooltip „Datenherkunft: Customizing“ angezeigt. Diese Belegdokument-Vorlagen können Sie nicht löschen. Wenn Sie die Werte einer solchen Belegdokument-Vorlage ändern, dann wird sie als eine partnerspezifische Belegdokument-Vorlage gespeichert.

Sie können neue Belegdokument-Vorlagen erfassen, wenn die Kombination aus „Belegtyp“ und „Medium“ noch nicht existiert.

7.1               Belegdokument-Vorlage ändern

1. Öffnen Sie die Anwendung „Lieferanten“ und wechseln Sie in die gewünschte Ansicht.
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie eine Belegdokument-Vorlage ändern möchten.
3. Öffnen Sie den Karteireiter „Belegdokument-Vorlagen“.
4. Ändern Sie die Werte der betreffenden Belegdokument-Vorlage.

Hinweis:

Für die Belegdokument-Vorlagen, die in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt sind, können Sie die Werte in den Spalten „Belegtyp“ und „Medium“ nicht ändern.

5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Handelt es sich um eine partnerspezifische Belegdokument-Vorlage, dann werden die Änderungen gespeichert.

Handelt es sich um eine Belegdokument-Vorlage, die in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt ist, dann wird diese als eine partnerspezifische Belegdokument-Vorlage gespeichert. Falls in der Tabelle für denselben Belegtyp weitere Belegdokument-Vorlagen angezeigt werden, die in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt sind, dann werden auch diese automatisch partnerspezifisch gespeichert.

7.2               Belegdokument-Vorlage erfassen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Lieferanten“ und wechseln Sie in die gewünschte Ansicht.
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie eine Belegdokument-Vorlage erfassen möchten.
3. Öffnen Sie den Karteireiter „Belegdokument-Vorlagen“.
4. Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle den Button „Neu“.
   • Eine neue Belegdokument-Vorlage wird vorbereitet.
5. Wählen Sie Belegtyp, Medium und Belegdokument-Vorlage in den gleichnamigen Feldern aus. Wählen Sie gegebenenfalls eine Empfänger-Adressierung und aktivieren Sie die Funktion „Bevorzugt“, wenn notwendig.

Hinweis:

Die Kombination aus Belegtyp und Medium darf in der Tabelle nur einmal vorkommen.

6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Die partnerspezifische Belegdokument-Vorlage wird gespeichert.

7.3               Belegdokument-Vorlage löschen

Voraussetzung

Für den Partner sind eigene Belegdokument-Vorlagen gespeichert. Belegdokument-Vorlagen, die in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt sind, können nicht gelöscht werden.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Lieferanten“ und wechseln Sie in die gewünschte Ansicht.
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie eine Belegdokument-Vorlage löschen möchten.
3. Öffnen Sie den Karteireiter „Belegdokument-Vorlagen“.
4. Markieren Sie die Zeile mit der zu löschenden Belegdokument-Vorlage.
5. Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle den Button „Löschen“.
   • Die Zeile erhält ein Löschkennzeichen.

Zeilen mit Belegdokument-Vorlagen, deren Datenherkunft die Anwendung „Customizing“ ist, erhalten kein Löschkennzeichen, da sie nicht gelöscht werden können.

6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Die Belegdokument-Vorlage wurde gelöscht.

Hinweis:

Wird die letzte partnerspezifische Belegdokument-Vorlage zu einem Belegtyp gelöscht, so werden wieder alle Belegdokument-Vorlagen hinzugefügt, die für das betreffende Framework in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt sind.