In dieser Dokumentation sind die Vorgehensweisen beschrieben, um Einbehalte im Buchungsdialog zu buchen. Die Vorgehensweisen enthalten Arbeitsschritte und Beispiele in denen Einbehalte auf unterschiedliche Arten (z. B. bei Rechnungserstellung oder Zahlung) gebucht werden.

Die Art der Buchung von Einbehalten ergibt sich aufgrund der Einstellung in den verwendeten Einbehaltstypen. Informationen zu den Einstellungen für das Buchen von Einbehalten finden Sie in der Dokumentation Einführung: Einbehalte.

Einbehalte buchen

Hier sollen Einbehalte auf die drei folgenden Arten gebucht werden:

• Der Einbehalt wird bei der Rechnungs- bzw. Gutschrifterstellung direkt auf das Einbehaltskonto gebucht.
• Der Einbehalt wird bei der Rechnungs- bzw. Gutschrifterstellung zunächst auf ein Einbehaltszwischenkonto gebucht.
• Der Einbehalt wird erst mit der Zahlung direkt auf das Einbehaltskonto gebucht.

Im Buchungsdialog ist zunächst der Rechnungs- oder Gutschriftbeleg auf dem Personenkonto zu erfassen, für das mit dem Beleg Einbehalte gebucht werden sollen. Die Vorgehensweise zur Erfassung von Rechnungen und Gutschriften finden Sie in dem Dokument Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung.

Einbehalt bei Rechnungserstellung ohne Zwischenkonto

Diesem Beispiel liegt die Eingangsrechnung des Kreditors 136405 über 11.900,00 Euro mit einem Steuersatz von 19% (1.900,00 Euro) zugrunde. Der Einbehalt soll bei der Rechnungserstellung direkt auf ein Einbehaltskonto gebucht werden. In diesem Beispiel ein Einkommensteuer-Einbehalt von 20% auf den gebuchten Nettobetrag.

Vorgehensweise

1. Rufen Sie für den erfassten und gespeicherten Rechnungsbeleg die Aktion [Beleg buchen] über die Aktionsrolle auf
   → Sofern bei dem Kreditor das Feld Kreditoren Einbehalte bestätigen im Partnerstamm aktiviert ist, erzeugt das System die Fehlermeldung, dass der letzte Stand der Einbehalte bestätigt werden muss. Gleichzeitig wird die Personenkontobuchung (Führungsbuchung) in den Positionseditor geladen und der Karteireiter Einbehalte geöffnet. Alternativ ist auch der manuelle Wechsel in den Karteireiter möglich, indem Sie die Führungsbuchung mit einem Doppelklick in den Positionseditor übernehmen und den Karteireiter Einbehalte öffnen.
2. Unter diesem Karteireiter werden die Einbehalte aus den Partnerstammdaten angezeigt, die für die Buchung vorgesehen sind. Der vorgesehene Einbehalt kann für die Buchung individuell geändert werden. Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Buchen Finanzbuchhaltung.
3. Sofern das Feld Kreditoren Einbehalte bestätigen im Partnerstamm aktiviert ist, müssen Sie nun das Feld Einbehalt bestätigen aktivieren, um die Rechnung und den Einbehalt buchen zu können. Der Einbehalt ist automatisch bestätigt, wenn das Feld im Partnerstamm deaktiviert ist.
4. Übernehmen Sie die Eingaben mit dem Pfeil-Button
   →  Sie erhalten nun die Information, dass die Änderungen für die Position übernommen wurden
5. Speichern Sie den Beleg erneut und rufen anschließend die Aktion [Beleg Buchen] auf
   → Damit wird der Beleg und auch der Einbehalt gebucht

Die erzeugten Buchungen des Belegs können Sie sich in der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung anzeigen lassen. Dazu wählen Sie in der Sicht Kontobewegungen/Buchungen die Anzeige für die Belegnummer, unter der der Beleg gebucht wurde (hier Beleg 201606SE13002).

Zusätzlich zu den Buchungen der Rechnung (hier 11.900,00 Euro brutto im Haben auf dem Kreditor 136405 und dem zugeordneten Sammelkonto 1600, 10.000,00 Euro netto im Soll auf dem Sachkonto 3400 und ein Steuerbetrag von 1.900,00 Euro im Soll auf dem Steuerkonto 1570), sind in dieser Anzeige auch die Buchungen für den Einbehalt ersichtlich.

In diesem Beispiel wurde der Einbehalt in Höhe von 2.000,00 Euro beim Buchen der Rechnung direkt auf das in der Einbehaltsart angegebene Einbehaltskonto 2750 im Haben gebucht. Auf dem Kreditor 136405 und dem zugeordneten Sammelkonto 1600 wurden jeweils 2.000,00 Euro im Soll gebucht.

Gleichzeitig wurde mit der Buchung des Einbehalts der Saldo des offenen Posten 201606SE13002 von ursprünglich 11.900,00 Euro im Haben um den Einbehalt von 2.000,00 Euro auf 9.900,00 Euro im Haben reduziert.

In diesem Beispiel wurde als Einbehaltskonto das im Partnerstamm eingerichtete Kreditorenkonto 2750 des Finanzamtes verwendet, an das der Einbehalt abzuführen ist. Dies hat zur Folge, dass auf dem Kreditor Finanzamt ein offener Posten für den Einbehalt über 2.000,00 Euro gebildet wurde, der im Rahmen des Zahlungsverkehrs reguliert werden kann.

Zahlung

Für den Kreditor 136405 wird nun ein Zahlungsausgang über 9.900,00 Euro  erfasst, um darüber den offenen Posten 201606SE13002 auszugleichen. Eine ausführliche Anleitung zur Erfassung von Zahlungen finden Sie in dem Dokument Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung.

Da der Einbehalt bereits mit der Rechnung auf das Einbehaltskonto gebucht wurde, werden durch die Buchung der Zahlung keine weiteren Buchungen für den Einbehalt erzeugt.

Einbehalt bei Rechnungserstellung mit Zwischenkonto

In diesem Beispiel soll die Eingangsrechnung des Kreditors 136405 über 11.900,00 Euro mit einem Steuersatz von 19% (1.900,00 Euro) gebucht werden. Der Einbehalt für diesen Beleg soll dabei zunächst auf ein Einbehaltszwischenkonto gebucht und erst mit der Zahlung auf das eigentliche Einbehaltskonto umgebucht werden. In diesem Beispiel ein Einkommensteuer-Einbehalt von 20% auf den gebuchten Nettobetrag.

Die Vorgehensweise dazu entspricht den Schritten 1 – 5 der Vorgehensweise im Beispiel Einbehalt bei Rechnungserstellung ohne Zwischenkonto.

Die für den Beleg erzeugten Buchungen können Sie sich in der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung anzeigen lassen. Dazu wählen Sie in der Sicht Kontobewegungen/Buchungen die Anzeige für die Belegnummer, unter der der Beleg gebucht wurde (hier Beleg 201606SE13004).

In diesem Beispiel sind zusätzlich zu den Buchungen der Rechnung auch die Buchungen für den Einbehalt in der Anzeige enthalten, wobei aber die Habenbuchung des Einbehalts in Höhe von 2.000,00 Euro auf dem in der Einbehaltsart angegeben Einbehaltszwischenkonto 1397 gebucht wurde.

Mit der Buchung des Einbehalts wurde auch der Saldo des offenen Posten 201606SE13004 von ursprünglich 11.900,00 Euro im Haben um den Einbehalt von 2.000,00 Euro auf 9.900,00 Euro im Haben reduziert.

Zahlung

Für den Kreditor 136405 soll auf den offenen Posten 201606SE13004 mit einem Saldo von 9.900,00 Euro eine Teilzahlung in Höhe von 4.950,00 Euro gebucht werden.

Dazu wird im Buchungsdialog zunächst der Zahlungsausgang über 4.950,00 Euro im Haben auf dem Bankkonto 1201 und dem Kreditor 136405 als Gegenkonto erfasst. Diesem Zahlungsbeleg wird dann der offene Posten 201606SE13004 mit dem Ausgleichsbetrag von 4.950,00 Euro ohne Berücksichtigung von Abzügen zugeordnet. Anschließend wird der Beleg gespeichert und gebucht. Eine ausführliche Anleitung zur Erfassung von Zahlungen finden Sie in dem Dokument Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung.

Die erzeugten Buchungen können Sie sich in der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung unter der Sicht Kontobewegungen/Buchungen anzeigen lassen. Wählen Sie die Anzeige für die Belegnummer, unter der der Beleg gebucht wurde (hier Beleg 201606BK13004-1).

Neben den erzeugten Buchungen für den erfassten Zahlungsbeleg in Höhe von 4.950,00 Euro ist in dieser Anzeige auch die Umbuchung über 1.000,00 Euro von dem Einbehaltszwischenkonto (hier 1397) im Soll auf das angegeben Einbehaltskonto (hier 1393) im Haben ersichtlich. In welcher Höhe die Umbuchung des Einbehalts vom Zwischenkonto auf das Einbehaltskonto erfolgt, ergibt sich anteilig aufgrund der Höhe der gebuchten Zahlung. Hier wurde die Hälfte des offenen OP-Saldos beglichen und somit auch die Hälfte des Einbehalts umgebucht.

Um nur die Buchungen auf dem Einbehaltszwischenkonto auszuwerten, geben Sie in den Auswahlfeldern der Sicht Kontobewegungen/Buchungen das entsprechende Konto (hier 1397) sowie die Belegnummer der gebuchten Rechnung und der gebuchten Zahlung (hier z. B. *13004*) ein.

In diesem Beispiel wurde mit der Buchung der Rechnung 201606SE13004 der Einbehalt von 2.000,00 Euro im Haben auf dem Einbehaltszwischenkonto 1397 gebucht. Durch die Buchung der Teilzahlung mit dem Beleg 201606BK13004-1 wurde ein Teil des Einbehalts (hier 1.000,00 Euro) auf das eigentliche Einbehaltskonto umgebucht.

Wird der offene Posten nun durch eine weitere Teilzahlung über 4.950,00 Euro ohne Berücksichtigung von Abzügen ausgeglichen, wird ebenfalls eine Umbuchung in Höhe von 1.000,00 Euro vom Einbehaltszwischenkonto auf das Einbehaltskonto vorgenommen. Mit dem vollständigen Ausgleich des offenen Posten muss auch die Summe der gebuchten Werte auf dem Einbehaltszwischenkonto Null ergeben. Der in der Rechnung angegebene Einbehaltsbetrag muss dann komplett auf dem eigentlichen Einbehaltskonto gebucht sein.

Sofern Sie beispielsweise für den offenen Posten einen Abzug von 50,00 Euro Skonto gewähren und einen Zahlbetrag von 4.900,00 Euro buchen, wird auch in diesem Fall in Summe die Hälfte des OP-Saldos beglichen und somit auch die Hälfte des Einbehalts umgebucht.

Einbehalt bei Zahlung ohne Zwischenkonto

Bei dieser Art Einbehalte zu buchen wird die Berechnung der Einbehalte von unterschiedlichen Faktoren beeinflusst. Diese Faktoren beruhen zum einen auf der Einstellung für das Feld Berechnung ohne Berücksichtigung von Abzügen in dem verwendeten Einbeltstyp. Zum anderen aber auch darauf, ob mit der Zahlung überhaupt Abzüge zu buchen sind.

Berechnung mit Berücksichtigung von Abzügen

Diesem Beispiel liegt die Eingangsrechnung des Kreditors 136405 über 11.900,00 Euro mit einem Steuersatz von 19% (1.900,00 Euro) zugrunde. Auch wenn hier der Einbehalt erst mit der Zahlung berechnet und gebucht wird, ist nach der vollständigen Erfassung der Rechnung ggf. der letzte Stand der Einbehalte zu bestätigen, um die Rechnung buchen zu können. Die Vorgehensweise dazu entspricht den Schritten 1 – 5 der Vorgehensweise im Beispiel Einbehalt bei Rechnungserstellung ohne Zwischenkonto. Der Buchung ist über den Kreditor ein Einbehaltstyp zugeordnet, in dem das Feld Berechnung ohne Berücksichtigung von Abzügen deaktiviert ist.

In der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung können Sie sich unter der Sicht Kontobewegungen/Buchungen die erzeugten Buchungen für den Rechnungsbeleg (hier 201611SE13015) anzeigen lassen.

Mit der Rechnung wurden keine Buchungen für den Einbehalt erzeugt.

Zahlung

Die zuvor gebuchte Eingangsrechnung 201611SE13015 des Kreditors 136405 soll mit dem Zahlungsausgang in Höhe von 9.543,00 Euro beglichen werden. In dieser Zahlung ist ein Abzug von 3% Skonto auf den Rechnungsbetrag und ein Einkommensteuer-Einbehalt von 20% auf den gebuchten Nettobetrag berücksichtigt.

Im Buchungsdialog wird zunächst der Zahlungsausgang über 9.543,00 Euro im Haben auf dem Bankkonto 1201 und dem Kreditor 136405 als Gegenkonto erfasst. Diesem Zahlungsbeleg wird dann der offene Posten 201611SE13015 zugeordnet.

Im Zuordnungsdialog werden für den vollständigen Ausgleich des offenen Postens der erwartete Skontoabzug von 357,00 Euro und der zu erwartende Ausgleichsbetrag von 9.543,00 Euro vorgeschlagen. Zudem weist der offene Posten hier nicht den Saldo des Rechnungsbetrages von ursprünglich 11.900,00 Euro auf, sondern einen um den Einbehalt von 2.000,00 Euro geminderten Saldo über 9.900,00 Euro.

Nach der Zuordnung wird der Beleg gespeichert und gebucht. Eine ausführliche Anleitung zur Erfassung von Zahlungen finden Sie in dem Dokument Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung.

Die erzeugten Buchungen für den Zahlungsbeleg (hier 201611BK13015) können Sie sich in der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung unter der Sicht Kontobewegungen/Buchungen anzeigen lassen.

Neben den erzeugten Buchungen für den erfassten Zahlungsbeleg über 9.543,00 Euro sind in dieser Anzeige auch die Buchungen für den Einbehalt ersichtlich. Hier wurde mit der Zahlung der Einbehalt in Höhe von 2.000,00 Euro direkt auf das in der Einbehaltsart angegeben Einbehaltskonto 1394 im Haben gebucht. Auf dem Kreditor 136405 und dem zugeordneten Sammelkonto 1600 wurden jeweils 2.000,00 Euro im Soll gebucht. Die zu buchende Summe des Einbehalts berechnet sich aus der Summe des gebuchten Zahlbetrages zuzüglich der Summe der gebuchten Abzüge.

Zusätzlich stellt diese Anzeige die Buchungen für das gewährte Skonto dar. Hier 357,00 Euro brutto auf dem Kreditor 136405 und dem zugeordneten Sammelkonto 1600 im Soll. Im Haben 300,00 Euro netto auf dem zugeordneten Skontokonto 3735 und 57,00 Euro Steuern auf dem im Vorsteuerschlüssel V01 festgelegten Steuerkonto 1570.

Erfolgt der Zahlungsausgang für die Eingangsrechnung 201611SE13015 des Kreditors 136405 erst nach Ablauf der Skontofrist, ist nur der Einbehalt im Zahlungsbetrag berücksichtigt. Die Buchungen für den Zahlungsausgang in Höhe von 9.900,00 Euro stellen sich in der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung unter der Sicht Kontobewegungen/Buchungen wie folgt dar:

Neben den erzeugten Buchungen für den erfassten Zahlungsbeleg über 9.900,00 Euro sind in dieser Anzeige auch die Buchungen für den Einbehalt ersichtlich. Die Buchungen für den Skontoabzug entfallen an dieser Stelle.

Berechnung ohne Berücksichtigung von Abzügen

Diesem Beispiel liegt die erfasste und gebuchte Eingangsrechnung 201611SE13016 des Kreditors 136406 über 11.900,00 Euro mit einem Steuersatz von 19% (1.900,00 Euro) zugrunde. Der Buchung sind über den Kreditor Einbehaltstypen zugeordnet, in denen das Feld Berechnung ohne Berücksichtigung von Abzügen aktiviert ist. Das führt dazu, dass Einbehaltswerte nur auf die Nettozahl- und Ausgleichsbeträge der offenen Posten gebucht, aber nicht auf die mit dem Ausgleich der offenen Posten zu buchenden Abzüge (z. B. Skonto) gerechnet werden.

Zahlung

Die Eingangsrechnung 201611SE13016 des Kreditors 136406 soll mit dem Zahlungsausgang in Höhe von 9.603,00 Euro beglichen werden. In dieser Zahlung ist ein Abzug von 3% Skonto auf den Rechnungsbetrag und ein Einkommensteuer-Einbehalt von 20% auf den gebuchten Nettobetrag berücksichtigt. Da hier aber der Skontoabzug nicht in die Berechnung des Einbehalts einfließen soll, ermittelt sich der Zahlbetrag aus dem Rechnungsbetrag abzüglich Einbehalt und gewährtem Skontobetrag aber zuzüglich Einbehaltsanteil für den gewährten Skontobetrag. Für das Beispiel stellt sich die Berechnung dann wie folgt dar:

11.900,00 Euro – 2.000,00 Euro – 357,00 Euro + 60,00 Euro = 9.603,00 Euro

Der Einbehaltsanteil auf das gewährte Skonto errechnet sich dabei folgendermaßen: 357,00 Euro * 2.000,00 Euro / 11.900,00 Euro = 60,00 Euro

Im Buchungsdialog wird zunächst der Zahlungsausgang über 9.603,00 Euro im Haben auf dem Bankkonto 1201 und dem Kreditor 136406 als Gegenkonto erfasst. Diesem Zahlungsbeleg wird dann der offene Posten 201611SE13016 zugeordnet.

Im Zuordnungsdialog werden für den vollständigen Ausgleich des offenen Postens der erwartete Skontoabzug von 357,00 Euro und der zu erwartende Ausgleichsbetrag von 9.603,00 Euro vorgeschlagen. Zudem weist der offene Posten hier nicht den Saldo des Rechnungsbetrages von ursprünglich 11.900,00 Euro auf, sondern einen um den Einbehalt von 1.940,00 Euro geminderten Saldo über 9.960,00 Euro.

Nach der Zuordnung wird der Beleg gespeichert und gebucht. Eine ausführliche Anleitung zur Erfassung von Zahlungen finden Sie in dem Dokument Vorgehensweisen: Buchen Finanzbuchhaltung.

Die erzeugten Buchungen für den Zahlungsbeleg (hier 201611BK13016) können Sie sich in der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung unter der Sicht Kontobewegungen/Buchungen anzeigen lassen.

Neben den erzeugten Buchungen für den erfassten Zahlungsbeleg über 9.603,00 Euro sind in dieser Anzeige auch die Buchungen für den Einbehalt ersichtlich. Hier wurde mit der Zahlung der Einbehalt in Höhe von 1.940,00 Euro direkt auf das in der Einbehaltsart angegeben Einbehaltskonto 1394 im Haben gebucht. Auf dem Kreditor 136406 und dem zugeordneten Sammelkonto 1600 wurden jeweils 1.940,00 Euro im Soll gebucht. Der Einbehalt wurde in diesem Beispiel nur für den gebuchten Zahlbetrag des offenen Postens ermittelt, da die gebuchten Abzüge für die Berechnung des Einbehalts nicht berücksichtigt werden sollten.

Zusätzlich stellt diese Anzeige die Buchungen für das gewährte Skonto dar. Hier 357,00 Euro brutto auf dem Kreditor 136405 und dem zugeordneten Sammelkonto 1600 im Soll. Im Haben 300,00 Euro netto auf dem zugeordneten Skontokonto 3735 und 57,00 Euro Steuern auf dem im Vorsteuerschlüssel V01 festgelegten Steuerkonto 1570.