1              Themenübersicht

In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwen­dung „Debitoren-Guthaben“ beschrieben. Die Vorgehensweisen ent­hal­ten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie ein Debitoren-Guthaben erfas­sen oder bearbeiten. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Debitoren-Guthaben“, die unter ande­rem auch Feld- und Aktionsbeschreibungen enthält, finden Sie in der Doku­mentation „Debitoren-Guthaben“.

2                     Standardaktionen

Die Vorgehensweisen zur Anwendung „Debitoren-Guthaben“ entsprechen allgemeinen Vorgehensweisen für Beleg-Anwendungen, die Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Beleg-Anwendungen“ finden.

3                     Anwendungsbezogene Aktionen

3.1               Anzahlungsbestätigung erzeugen und ausgeben…

Mithilfe dieser Aktion wird für ein Debitoren-Guthaben des Typs „Anzahlung“ das Belegdokument „Anzahlungsbestätigung“ erzeugt und ausgegeben. Im Dialogfenster für die Ausführung dieser Aktion stehen Ihnen die Parameter „Einstellung Ausgabedatum“ und „Ausgabedatum“ zur Verfügung. Diese Aktion wird Ihnen nur dann angeboten, wenn das Debitoren-Guthaben des Typs „Anzahlung“ sowohl im Status „Freigegeben“ als auch im Status „Nicht ausgegeben“ ist.

Voraussetzungen

• Der Beleg ist gespeichert und freigegeben.
• Für „Guthabentyp“ ist „Anzahlung“ eingestellt.
• Der Beleg wurde bisher nicht erzeugt und ausgegeben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Debitoren-Guthaben“.
2. Öffnen Sie das Debitoren-Guthaben, für das Sie eine Anzahlungsbestätigung erzeugen und ausgeben möchten.
3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Anzahlungsbestätigung erzeugen und ausgeben…“.
   • Ein Dialogfenster wird geöffnet.
4. Ändern Sie bei Bedarf unter dem Karteireiter „Parameter“ die Einstellung für das Ausgabedatum und das Ausgabedatum.
5. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrund- und Ausgabeeinstellungen.
6. Drücken Sie auf einen der Buttons für die Ausführung der Aktion.
   • Das System erzeugt verzögert oder sofort das Belegdokument „Anzahlungsbestätigung“ und gibt es auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format gemäß hinterlegter bzw. gewählter Belegdokument-Vorlage aus.

3.2               Anzahlungsbestätigungskopie ausgeben…

Mithilfe dieser Aktion wird für ein Debitoren-Guthaben des Typs „Anzahlung“, für das bereits das Belegdokument „Anzahlungsbestätigung“ erzeugt und ausgegeben wurde, eine Anzahlungsbestätigungskopie ausgegeben. Diese Aktion wird Ihnen nur dann angeboten, wenn das Debitoren-Guthaben des Typs „Anzahlung“ im Status „Ausgegeben“ ist.

Voraussetzungen

• Der Beleg ist gespeichert und freigegeben.
• Für „Guthabentyp“ ist „Anzahlung“ eingestellt.
• Der Beleg wurde bereits erzeugt und ausgegeben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Debitoren-Guthaben“.
2. Öffnen Sie das Debitoren-Guthaben, für das Sie eine Kopie der Anzahlungsbestätigung ausgeben möchten.
3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Anzahlungsbestätigungskopie ausgeben…“.
   • Ein Dialogfenster wird geöffnet.
4. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrund- und Ausgabeeinstellungen.
5. Drücken Sie auf einen der Buttons für die Ausführung der Aktion.
   • Das System erzeugt verzögert oder sofort eine Kopie des Belegdokuments „Anzahlungsbestätigung“ und gibt es auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format gemäß hinterlegter bzw. gewählter Belegdokument-Vorlage aus.

3.3               Guthabenbestätigung erzeugen und ausgeben…

Mithilfe dieser Aktion wird für ein Debitoren-Guthaben des Typs „Sonstige“ das Belegdokument „Guthabenbestätigung“ erzeugt und ausgegeben. Im Dialogfenster für die Ausführung dieser Aktion stehen Ihnen die Parameter „Einstellung Ausgabedatum“ und „Ausgabedatum“ zur Verfügung. Diese Aktion wird Ihnen nur dann angeboten, wenn das Debitoren-Guthaben des Typs „Sonstige“ sowohl im Status „Freigegeben“ als auch im Status „Nicht ausgegeben“ ist.

Voraussetzungen

• Der Beleg ist gespeichert und freigegeben.
• Für „Guthabentyp“ ist „Sonstige“ eingestellt.
• Der Beleg wurde bisher nicht erzeugt und ausgegeben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Debitoren-Guthaben“.
2. Öffnen Sie das Debitoren-Guthaben, für das Sie eine Guthabenbestätigung erzeugen und ausgeben möchten.
3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Guthabenbestätigung erzeugen und ausgeben…“.
   • Ein Dialogfenster wird geöffnet.
4. Ändern Sie bei Bedarf unter dem Karteireiter „Parameter“ die Einstellung für das Ausgabedatum und das Ausgabedatum.
5. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrund- und Ausgabeeinstellungen.
6. Drücken Sie auf einen der Buttons für die Ausführung der Aktion.
   • Das System erzeugt verzögert oder sofort das Belegdokument „Guthabenbestätigung“ und gibt es auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format gemäß hinterlegter bzw. gewählter Belegdokument-Vorlage aus.

3.4               Guthabenbestätigungskopie ausgeben…

Mithilfe dieser Aktion wird für ein Debitoren-Guthaben des Typs „Sonstige“, für das bereits das Belegdokument „Guthabenbestätigung“ erzeugt und ausgegeben wurde, eine Guthabenbestätigungskopie ausgegeben. Diese Aktion wird Ihnen nur dann angeboten, wenn das Debitoren-Guthaben des Typs „Sonstige“ im Status „Ausgegeben“ ist.

Voraussetzungen

• Der Beleg ist gespeichert und freigegeben.
• Für „Guthabentyp“ ist „Sonstige“ eingestellt.
• Der Beleg wurde bereits erzeugt und ausgegeben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Debitoren-Guthaben“.
2. Öffnen Sie das Debitoren-Guthaben, für das Sie eine Kopie der Guthabenbestätigung ausgeben möchten.
3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Guthabenbestätigungskopie ausgeben…“.
   • Ein Dialogfenster wird geöffnet.
4. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrund- und Ausgabeeinstellungen.
5. Drücken Sie auf einen der Buttons für die Ausführung der Aktion.
   • Das System erzeugt verzögert oder sofort eine Kopie des Belegdokuments „Guthabenbestätigung“ und gibt es auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format gemäß hinterlegter bzw. gewählter Belegdokument-Vorlage aus.

3.5               Automatisch reservieren…

Mithilfe der Aktion „Automatisch reservieren…“ können automatisch Reservierungen für ein Debitoren-Guthaben erzeugt werden, das sich im Status „In Bearbeitung“ oder „Freigegeben“ befindet und für das noch keine Reservierungen bestehen. Voraussetzung ist, dass ein Vertriebsauftrag oder eine –position referenziert wird, die entweder auf Basis einer Anzahlungsanforderung oder eines Kassenbeleges erzeugt wurde. Für diese wird der volle Debitoren-Guthabenbetrag reserviert.

Voraussetzungen

• Der Beleg ist gespeichert und hat einen der Status „In Bearbeitung“ oder „Freigegeben“.
• Für das Debitoren-Guthaben bestehen keine Reservierungen.
• Der Beleg referenziert einen Vertriebsauftrag oder eine -position, welche auf Basis einer Anzahlungsanforderung oder eines Kassenbeleges erzeugt wurden.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Debitoren-Guthaben“.
2. Öffnen Sie das Debitoren-Guthaben, für das Sie automatisch Reservierungen erzeugen möchten.
3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Automatisch reservieren…“.
   • Ein Dialogfenster wird geöffnet.
4. Ändern Sie bei Bedarf unter dem Karteireiter „Parameter“ die Einstellung „Warnungen automatisch bestätigen“.
5. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen.
6. Drücken Sie auf einen der Buttons für die Ausführung der Aktion.
   • Das System erzeugt verzögert oder sofort die Reservierungen für das Debitoren-Guthaben.

3.6               Nicht zugeteilte Guthabenreservierungen reduzieren…

• Mithilfe der Anwendung „Nicht zugeteilte Guthabenreservierungen reduzieren…“ können Sie reservierte Guthaben reduzieren, die nicht zugeteilt wurden. Das System prüft vorab, ob der zugeordnete Beleg, z. B. ein Vertriebsauftrag, mit dem Status „Erledigt“ gekennzeichnet ist. Nur in diesem Fall wird Folgendes ausgeführt:
• Das reservierte Guthaben wird bis zum zugeteilten Guthaben reduziert, wenn es darüber liegen sollte.
• Das reservierte Guthaben wird auf Null reduziert, wenn nichts zugeteilt wurde.

Ist zusätzlich die Funktion „Guthabenreservierungen löschen“ aktiviert, dann wird eine Guthabenreservierung unter folgenden Bedingungen gelöscht:

• Das reservierte Guthaben wurde auf den Betrag Null reduziert oder war bereits Null.
• Das reservierte Guthaben hat weder Zuteilungen noch Zuteilungsstornierungen.

Voraussetzungen

• Der Beleg ist gespeichert und hat einen der Status „In Bearbeitung“ oder „Freigegeben“.
• Für das Debitoren-Guthaben bestehen Reservierungen.
• Der zugeordnete Beleg (z. B. ein Vertriebsauftrag) hat den Status „Erledigt“.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Debitoren-Guthaben“.
2. Öffnen Sie das Debitoren-Guthaben, für das Sie Guthabenreservierungen reduzieren möchten.
3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Nicht zugeteilte Guthabenreservierungen reduzieren…“.
   • Ein Dialogfenster wird geöffnet.
4. Ändern Sie bei Bedarf unter dem Karteireiter „Parameter“ die Einstellung für die Funktion „Guthabenreservierungen löschen“.
5. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrund- und Ausgabeeinstellungen.
6. Drücken Sie auf einen der Buttons für die Ausführung der Aktion.
   • Das System reduziert verzögert oder sofort die nicht zugeteilten Guthabenreservierungen.