In diesem Dokument sind die Vorgehensweisen zur Erfassung von unterschiedlichen Zahlungseingängen über die Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung beschrieben.  Die Beschreibung der Vorgehensweisen erfolgt anhand von Beispielen und beschränkt sich dabei auf die jeweils notwendigen Eingaben.

Beispiel für einen Zahlungseingang

Im Folgenden soll der über den Bankauszug abgebildete Zahlungseingang erfasst werden.

Der Kunde zahlt in der ihm zustehenden Skontofrist. Alle einzelnen Rechnungsbeträge unterliegen somit laut der Zahlungsbedingung einem Skontoabzug von 3%.

Buchungen:

Vorgehensweise

1. Wählen Sie im Buchungsdialog die gewünschte Belegart vom Typ Zahlungen aus und beginnen über den Button [Neu] eine neue Buchung
2. Entnehmen Sie dem Bankbeleg die Belegnummer (Auszugnummer) und das Belegdatum und geben Sie diese in die entsprechenden Felder ein
3. Im Feld Konto erfassen Sie die Kontonummer der Bank
4. Tragen Sie in dem Feld Buchungsbetrag den Gesamtzahlbetrag ein
5. Das Soll-/Haben-Kennzeichen bezieht sich immer auf das im Feld Konto eingegebene Konto. Da es sich bei diesem Beleg um einen Zahlungseingang handelt, wird das Bankkonto im Soll gebucht.
6. Im Feld Gegenkonto geben Sie die Personenkontonummer des Kunden (Debitors) an
7. Zu diesem Zeitpunkt sind alle für die Buchung notwendigen Eingaben vorhanden. Sie können jetzt nach Wunsch zusätzliche Angaben, wie z. B. einen Buchungstext erfassen.
8. Übernehmen Sie die Buchung mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Positionstabelle
   ⇒ Das Programm wechselt in den Karteireiter OP-Zuordnung
   
9. Sofern Sie nicht automatisch, aufgrund der Einstellung in der Belegart, in den Zuordnungsdialog gelangen, öffnen Sie diesen über den Shortcut [Alt+Pfeil-nach-unten] im Feld OP-Zuordnung.
   ⇒ In dem Dialogfenster werden Ihnen alle offenen Posten des Kunden angezeigt
10. Markieren Sie die offenen Posten, die Sie dem Zahlungsbeleg zuordnen wollen
11. Über den Button [Zuordnen] übernehmen Sie die offenen Posten in die Buchungspositionstabelle des Zahlungsbeleges. Gleichzeitig wird der Zuordnungsdialog geschlossen.
12. Mit dem Buchen des Zahlungseingangs sind die zugeordneten offenen Posten ausgeglichen

Beispiel für einen Zahlungseingang mit Differenz

Im Folgenden soll der über den Bankauszug abgebildete Zahlungseingang erfasst werden. Der Kunde zahlt innerhalb der ihm zustehenden Skontofrist.

Mit dieser Zahlung soll die Ausgangsrechnung 92008 beglichen werden. Nach Abzug von 3 % Skonto bleibt ein auszugleichender Betrag in Höhe von 1.237,33 Euro.

Die Vorgehensweise zur Erfassung des Zahlbeleges entspricht zunächst der Vorgehensweise, wie sie für die Schritte 1 bis 8 unter dem Abschnitt Beispiel für einen Zahlungseingang beschrieben ist.

Weitere Vorgehensweise

1. Markieren Sie den offenen Posten, den Sie dem Zahlungsbeleg zuordnen wollen
   ⇒ Wenn Sie nach der Zuordnung des offenen Postens (hier 92008) den Zahlungsbeleg buchen, weist anschließend der zugeordnete Rechnungs-OP einen Saldo in Höhe der Differenz (hier 7,33 Euro) zwischen dem aktuellen Ausgleichsbetrag (1.275,60 – 38,27 = 1.237,33 Euro) und dem Zahlbetrag in Höhe von 1.230,00 Euro auf.

Solange der Zahlungsbeleg noch nicht gebucht ist, bietet der Buchungsdialog unterschiedliche Vorgehensweisen, um Zahlungsdifferenzen innerhalb der Belegerfassung abzuwickeln. Sie können eine Differenz auf OP-Ebene über eine OP-Ausbuchung oder auf Kontenebene über eine allgemeine Ausbuchung ausbuchen.

OP-Ausbuchung

Durch diese Funktion wird für den offenen Posten eine Ausbuchungszeile über den Differenzbetrag erfasst.

Vorgehensweise

1. Markieren Sie im Zuordnungsdialog die offenen Posten, die Sie dem Zahlungsbeleg zuordnen wollen
   ⇒ Für die markierten Posten sind die Betragsfelder Ausgleich und Abzüge zur Eingabe geöffnet
2. Ändern Sie die Beträge so, dass der Ausgleichsbetrag dem erfassten Zahlbetrag entspricht
   ⇒ Hier wurde bei dem Rechnungs-OP (92008) der Ausgleichsbetrag auf den Zahlbetrag von 1.230,00 Euro angepasst
3. Über den Button [Zuordnen] übernehmen Sie die markierten offenen Posten in den Buchungsdialog
4. Übernehmen Sie nun die Position des offenen Posten mit einem Doppelklick aus der Positionstabelle in den Buchungseditor
5. Wählen Sie in der Menüleiste des Buchungseditors über die Aktionsrolle Neue OP-Ausbuchung erfassen die Aktion [OP-Ausbuchung] aus
   ⇒ Das Programm öffnet im Buchungseditor eine neue Position und wechselt in den primären Karteireiter
6. Geben Sie im Feld Konto ein entsprechendes Aufwandskonto für den Ausbuchungsbetrag an
7. Im Feld Betrag erfassen Sie den auszubuchenden Differenzbetrag. Erfassen Sie ggf. noch den Steuerschlüssel.
8. Zu diesem Zeitpunkt sind alle für die Buchung notwendigen Eingaben vorhanden. Sie können jetzt nach Wunsch zusätzliche Angaben, wie z. B. einen Buchungstext erfassen.
9. Übernehmen Sie die Buchung mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Positionstabelle
10. Mit dem Buchen des Beleges ist der offene Posten durch die Zahlung und die Ausbuchung beglichen

Allgemine Ausbuchung

Eine allgemeine Ausbuchung erfassen Sie auf Ebene der Personenkontenposition. Dabei wird der Differenzbetrag nicht einem offenen Posten zugeordnet.

Vorgehensweise

1. Markieren Sie im Zuordnungsdialog den offenen Posten, den Sie dem Zahlungsbeleg zuordnen wollen
   ⇒ In den Beträgen für Ausgleich und Abzüge werden keine Änderungen vorgenommen
2. Über den Button [Zuordnen] übernehmen Sie den markierten offenen Posten in den Buchungsdialog
3. Übernehmen Sie nun die Position des offenen Posten mit einem Doppelklick aus der Positionstabelle in den Buchungseditor
4. Wählen Sie in der Menüleiste des Buchungseditors über die Aktionsrolle Neue OP-Ausbuchung erfassen die Aktion [Allgemeine Ausbuchung] aus
   ⇒ Das Programm öffnet im Buchungseditor eine neue Position und wechselt in den primären Karteireiter
5. Geben Sie im Feld Konto ein entsprechendes Aufwandskonto für den Ausbuchungsbetrag an
6. Im Feld Betrag wird Ihnen der auszubuchende Differenzbetrag bereits vorgeschlagen. Erfassen Sie ggf. noch den Steuerschlüssel.
7. Zu diesem Zeitpunkt sind alle für die Buchung notwendigen Eingaben vorhanden. Sie können jetzt nach Wunsch zusätzliche Angaben, wie z. B. einen Buchungstext erfassen.
8. Übernehmen Sie die Buchung mit dem Pfeil-Button oder der Eingabetaste in die Positionstabelle
9. Mit dem Buchen des Belegs wird auch die Differenz für das Personenkonto ausgebucht