Vorgehensweisen: Bestellbestätigungen

In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwen­dung „Bestellbestätigungen“ beschrieben. Die Vorgehensweisen ent­hal­ten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie eine Bestellbestätigung erfas­sen oder bearbeiten. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Bestellbestätigungen“, die unter ande­rem auch Feld- und Aktionsbeschreibungen enthält, finden Sie in der Doku­mentation „Bestellbestätigungen“ bzw. „Bestellbestätigungen: Aktionen“.

1                     Standardaktionen

Die Vorgehensweisen zu den Standardaktionen „Aktualisieren“, „Prüfen“, „Speichern“, „Löschen“ sowie das Zusammenspiel zwischen Positionsliste und Positionseditor sind in dem Dokument „Vorgehensweisen: Beleg-Anwendungen“ beschrieben.

2                     Aus Bestellung erzeugen

Mithilfe der Aktion „Aus Bestellung erzeugen…“ wird eine Bestellbestätigung erzeugt, die sich immer auf eine Bestellung bezieht und darauf basiert. Die Bestellbestätigung ist die Rückmeldung des Lieferanten und kann Bestätigungen, Ablehnungen und Änderungsvorschläge enthalten.

Aufgrund des Bezugs zur Bestellung besteht auch immer der Bezug zum zugehörigen Beschaffungsauftrag. Aus der sich daraus ergebenden Beschaffungs-Auftragsart wird ein Nummernkreis für die zu erzeugende Bestätigung herangezogen.

Damit eine Bestellbestätigung erzeugt werden kann, darf keine weitere Bestellbestätigung zum selben Beschaffungsauftrag in Bearbeitung sein.

Voraussetzungen
  • Die Bestellung/Bestelländerung, für die eine Rückmeldung erfolgen soll, hat den Status „Erledigt“. Dieser sagt aus, dass sie vollständig erzeugt wurde.
  • Zum Beschaffungsauftrag ist keine andere Bestellbestätigung in Bearbeitung.
  • In der Beschaffungs-Auftragsart ist im Feld „Bestellbestätigungs-Nummernkreis“ ein Nummernkreis eingetragen.

Hinweis:

Abweichend zum Beschaffungsauftrag muss für die Erzeugung einer neuen Bestellbestätigung weder eine Beschaffungsorganisation noch eine Beschaffungs-Auftragsart ausgewählt werden. Beide Daten ergeben sich aus der ausgewählten Bestellbasis.

Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Bestellbestätigungen“.
  2. Drücken Sie auf den Button „Aus Bestellung erzeugen“ in der Standard-Symbolleiste.
    • Das Dialogfenster „Bestätigung aus Bestellung erzeugen“ wird geöffnet.

Hinweis:

Wenn Sie im Dialogfenster auf „Abbrechen“ drücken, dann wird der Vorgang abgebrochen, ohne eine Bestellbestätigung zu erzeugen.

  1. Erfassen Sie in diesem Dialogfenster die Daten für die Pflichtfelder und ändern Sie bei Bedarf die Vorschlagswerte.

Hinweis:

Wenn Sie nicht alle Bestellpositionen übernehmen möchten oder die Positionen noch ändern möchten, dann aktivieren Sie die Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“. Beachten Sie bitte hierbei zudem, dass Sie über die Funktion „Nur Basis übernehmen“ und die Einstellung im Feld „Bestätigungsstatus“ in der Rubrik „Positionsübernahme“ steuern können, ob Positionen übernommen werden sollen und welche. Verwenden Sie die Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“, dann können Sie übersprungene Positionen nachträglich mit der Aktion „Positionen hinzufügen“ einfügen.

  1. Drücken Sie „OK“, damit das System die Bestellbestätigung erzeugen kann.
  • Das Dialogfenster schließt sich.
  • Sofern alle Angaben zulässig sind, erzeugt das System eine neue Bestellbestätigung auf der Basis der aus­gewählten Bestellung/Bestelländerung und den im Dialogfenster angegebenen Einstellungen. Sofern zu der gleichen Bestellung bereits eine vorhergehende Bestätigung besteht, werden deren Werte in die Bestätigungsbasis und alle erzeugten Bestätigungspositionen als Vorschlagswerte übernommen.
    • Sofern Sie nicht die Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“ aktiviert haben und keine Fehler auftreten, wird die Bestellbestätigung automatisch gespeichert.
  1. Ändern und ergänzen Sie die Vorschlagswerte bei Bedarf.
  2. Ändern oder ergänzen Sie die Bestätigungspositionen bei Bedarf. Erfassen oder ändern Sie z. B. die Preise.
  3. Speichern Sie die neue Bestätigung.
  • Der Bestätigungsstatus der übernommen Bestellpositionen und der Bestellbasis werden aktualisiert. In diesem Zuge werden auch die Belegkettenbeziehungen zwischen Beschaffungsauftrag, Bestellung und Bestellbestätigung erzeugt.

3                     Liefertermin verschieben…

Eine Beschreibung der Aktion „Liefertermin verschieben“ finden Sie in der Dokumentation „Aktionen: Wiedervorlage-, Versand-, Liefer- und Wunschtermin verschieben“.

4                     Positionen stornieren, Stornierung aufheben

Bestellbestätigungspositionen können entweder das Storno einer Bestellposition bestätigen, das Storno einer Bestellposition ablehnen, eine nicht stornierte Bestellposition ablehnen oder die Lieferung einer Bestellposition grundsätzlich zusagen, wobei im letzten Fall ggf. Änderungsvorschläge zu den anderen Daten vorhanden sein können.

4.1               Positionen stornieren

Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Bestellbestätigungen“.
  2. Öffnen Sie den Beleg, für den Sie eine Position stornieren möchten.
  3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Button „Liefertermine und Status bearbeiten“ die Aktion „Positionen stornieren“.
    • Ein Dialogfenster wird geöffnet, welches alle Positionen aufführt, die storniert werden können.
  4. Wählen Sie die Positionen aus, die Sie stornieren möchten.
  5. Drücken Sie „OK“, um die ausgewählten Positionen zu stornieren.
    • Das System storniert die ausgewählten Positionen. Der Beleg wird automatisch gespeichert.

4.2               Stornierung von Positionen aufheben

Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Bestellbestätigungen“.
  2. Öffnen Sie den Beleg, für den Sie einen Positionsstorno aufheben möchten.
  3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Button „Liefertermine und Status bearbeiten“ die Aktion „Stornierung der Positionen aufheben“.
    • Ein Dialogfenster wird geöffnet, welches alle Positionen aufführt, deren Stornierung aufgehoben werden kann.
  4. Wählen Sie die Positionen aus, bei denen Sie die Stornierung aufheben möchten.
  5. Drücken Sie „OK“ um die Stornierung der ausgewählten Positionen aufzuheben.
    • Das System hebt die Stornierung der ausgewählten Positionen auf. Der Beleg wird automatisch gespeichert.

5                     Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…

Eine Beschreibung der Vorgehensweise zu den Aktionen „Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern“ in der Standard-Symbolleiste und „Pseudo-Artikelbezeichnung ändern“ in der Symbolleiste des Positionseditors finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Pseudo-Artikelbezeichnung(en) ändern.

6                     Erledigung vorbereiten

Die Aktion „Erledigung vorbereiten“ unterstützt Sie bei der Erledigung der Bestellbestätigung bezüglich der Festlegung des Wertes bei der Einstellung „Auftrag bei Erledigung ändern“ in der Basis und den Positionen.

Voraussetzungen
  • Alle gewünschten Daten sind in der Bestellbestätigung erfasst.
  • Der Beleg ist gespeichert und die Anwendung ist im Modus „Anzeigen“.
  • Die Bestellbestätigung ist nicht erledigt.
Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Bestellbestätigungen“.
  2. Öffnen Sie die Bestellbestätigung, die Sie für die Erledigung vorbereiten möchten.
  3. Drücken Sie auf die Aktion „Erledigung vorbereiten“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste.
    • Das System verarbeitet die Daten und gibt Meldungen dazu aus.

7                     Auftragsänderungsfestlegung ändern…

Mit der Aktion „Auftragsänderungsfestlegung ändern…“ können Sie gleichzeitig sowohl für die Basis als auch die Positionen einen Eintrag für die Einstellung „Auftrag bei Erledigung ändern“ festlegen. Ein Dialogfenster öffnet sich dazu, in dem Sie die Positionen auswählen und die Einstellung festlegen können.

Voraussetzungen
  • Der Beleg ist gespeichert und die Anwendung ist im Modus „Anzeigen“.
  • Die Bestellbestätigung ist nicht erledigt.
Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Bestellbestätigungen“.
  2. Öffnen Sie die Bestellbestätigung, für die Sie die Einstellung „Auftrag bei Erledigung ändern“ festlegen möchten.
  3. Drücken Sie auf die Aktion „Auftragsänderungsfestlegung ändern…“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste.
  • Ein Dialogfenster wird geöffnet.
  1. Im Feld „Auftragsänderungsfestlegung der Basis“ wird die aktuelle Einstellung in der Basis der Bestellbestätigung angezeigt.
  2. Ändern Sie bei Bedarf die Auswahlmerkmale für die Positionsliste im Feld „Auftragsänderungsfestlegung der Position“ und drücken Sie den „Aktualisieren“-Button in der Symbolleiste der Positionsliste, um diese entsprechend der gewählten Auswahlmerkmale zu aktualisieren.
    • Die Positionsliste wird entsprechend der Auswahlmerkmale aktualisiert.
  3. Wählen Sie die Positionen mithilfe der Checkbox in der Spalte „Auswahl“ der Positionsliste aus, für die Sie eine Auftragsänderung festlegen möchten.
  4. Wählen Sie im Feld „Festlegung für Auftragsänderung“ den Eintrag aus, den Sie für die Positionen festlegen möchten.

Hinweis:

Für die erneute Ausführung der Aktion „Erledigung vorbereiten“ kann auch sinnvoll sein, wenn Sie den leeren Eintrag auswählen.

  1. Legen Sie mit der Funktion „Auftragsänderungsfestlegung in Basis übernehmen“ fest, ob auch der eingestellte Eintrag für die Basis der Bestellbestätigung geändert werden soll.
  2. Drücken Sie „OK“, damit das System die neuen Festlegungen verarbeiten kann.
  • Das Dialogfenster schließt sich.
    • Die Festlegung für „Auftrag bei Erledigung ändern“ wird in der Bestellbestätigung entsprechend geändert und der Beleg gespeichert.

8                     Bestellbestätigung erledigen…

Mithilfe der Aktion „Bestellbestätigung erledigen…“ erledigen Sie die Bestellbestätigunge und geben ihr den Status „Erledigt“.

Beachten Sie, dass zu einem Beschaffungsauftrag nur eine nicht erledigte Bestellbestätigung bestehen kann. Solange diese nichte erledigt ist, kann keine weitere neue Bestellbestätigung erzeugt werden. Zudem ist die Erzeugung einer Bestelländerung für den referenzierten Beschaffungsauftrag nicht möglich.

Voraussetzungen
  • Alle gewünschten Daten sind in der Bestellbestätigung erfasst.
  • Der Beleg ist gespeichert und die Anwendung ist im Modus „Anzeigen“.
  • Die Bestellbestätigung ist nicht erledigt.
Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Bestellbestätigungen“.
  2. Öffnen Sie die Bestellbestätigung, die Sie erledigen möchten.
  3. Drücken Sie auf die Aktion „Bestellbestätigung erledigen…“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste.
    • Die Bestellbestätigung erhält den Status „Erledigt“.

9                     Positionen hinzufügen… (Positionsliste)

Mithilfe der Aktion „Positionen hinzufügen…“ können Sie der Bestätigung die Bestellpositionen hinzufügen, die gemäß zugehöriger Bestellung in der Bestätigung fehlen. Drücken Sie auf diesen Button, dann öffnet sich ein Dialogfenster für die Auswahl der gewünschten Positionen. Ihnen werden nur jene Positionen zu Auswahl angeboten, die mit dem referenzierten Beleg bestellt wurden und nicht in der Bestätigung aufgeführt sind.

Voraussetzungen
  • Der Beleg ist gespeichert und die Anwendung ist im Modus „Anzeigen“.
  • Die Bestellbestätigung ist nicht erledigt.
Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Bestellbestätigungen“.
  2. Öffnen Sie die Bestellbestätigung, der Sie Positionen hinzufügen möchten.
  3. Drücken Sie „Positionen hinzufügen…“ in der Symbolleiste der Positionsliste.
  • Ein Dialogfenster wird angezeigt.
  1. Optimieren Sie bei Bedarf die Positionsliste, indem Sie
  • Suchmerkmale in den Abfragefeldern erfassen oder Status auswählen.
  • Drücken Sie anschließend auf den Button „Aktualisieren“ in der Symbolleiste des Dialogfensters, damit das System die erfassten Merkmale auswerten und die Positionsliste aktualisieren kann.
    • Die Positionsliste wird entsprechend der festgelegten Suchmerkmale aktualisiert.
  1. Wählen Sie die hinzuzufügenden Positionen mithilfe der Checkbox in der Spalte „Auswahl“ in der Positionsliste.
  2. Legen Sie in der Rubrik „Positionsübernahme“ die Einstellungen in den Feldern „Liefertermin Positionen“ (ggf. „Liefertermin“) und „Vorschlagswerte für Mengen“ fest.
  3. Drücken Sie bei Bedarf auf den Button „Prüfen“ in der Symbolleiste des Dialogfensters, um schon vor der Übernahme zu prüfen, ob die festgelegten Einstellungen zu Meldungen führen, die eine Übernahme verhindern.
    • Die Daten werden geprüft und bei Bedarf Meldungen ausgegeben.
  4. Wählen Sie über die Buttons eine dieser Aktionen:
  • Gesamt übernehmen
  • Einzeln übernehmen
    • Das System fügt die ausgewählten Positionen dem Beleg hinzu. Bei der Aktion „Einzeln übernehmen“ werden die neuen Positionen nacheinander in den Positionseditor übernommen und können dort bearbeitet werden. Bei der Aktion „Gesamt übernehmen“ werden die Positionen in einem Schritt übernommen und der Zielbeleg sofort gespeichert. Treten Fehler auf, dann wechselt das System automatisch zur Übernahme mithilfe des Positionseditors.

10                Detailposition erfassen

Für eine Bestätigungsgrundposition können Sie mit der Aktion „Detailposition erfassen“ in der Symbolleiste des Positionseditors eine neue Detailposition erfassen. Mit einer Detailposition können Sie von der Bestellung abweichende Artikel verwenden. Sobald die Detailposition gespeichert wird, können Sie den Artikel nicht mehr ändern.

Voraussetzungen
  • Der Beleg ist gespeichert und die Anwendung ist im Modus „Anzeigen“.
  • Die Bestellbestätigung ist nicht erledigt.
Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Bestellbestätigungen“.
  2. Öffnen Sie die Bestellbestätigung, zu der Sie eine Detailposition erfassen möchten.
  3. Drücken Sie in der Symbolleiste der Positionsliste auf den Button „Detailpositionen“, um Detailpositionen in der Positionsliste anzuzeigen.

Hinweis:

Ist der Button „Detailpositionen“ nicht gedrückt und werden somit die Detailpositionen nicht in der Positionsliste angezeigt, dann wird auch eine im Positionseditor neu erfasste und in die Positionsliste übernommene Detailposition nicht angezeigt.

  1. Öffnen Sie im Positionseditor zur gewünschten Bestätigungsgrundposition die Bestellgrundposition, zu der Sie eine Detailposition erfassen möchten.
  2. Drücken Sie auf den Button „Detailposition erfassen“ in der Symbolleiste des Positions­editors.
  • Der Positionseditor wird für das Erfassen einer Detailposition vorbereitet. Dazu wird eine Detailpositionsnummer vergeben und werden die Felder geleert bzw. mit Vorschlagswerten gefüllt, die Sie bearbeiten können.
  1. Erfassen Sie die Daten zur Detailposition.
  2. Drücken Sie „Übernehmen“ in der Symbolleiste des Positionseditors.
    • Die neue Detailposition wird der Positionsliste hinzugefügt. Sie wird nur dann angezeigt, wenn der Button „Detailpositionen“ gedrückt ist.
  3. Drücken Sie auf den Speichern-Button in der Standard-Symbolleiste.
    • Die Bestellbestätigung wird gespeichert.

Hinweis:

Die hinzugefügten Detailpositionen werden in abhängigen Belegen, insbesondere dem Beschaffungsauftrag, erst dann hinzugefügt, wenn die Bestellbestätigung den Status „Erledigt“ hat.

11                Pseudo-Artikelbezeichnung ändern…

Die Vorgehensweise zur Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnung ändern…“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Pseudo-Artikelbezeichnung(en) ändern.

12                Alternative Variante…

Bei der Neuerfassung einer Detailposition steht Ihnen für im Feld „Artikel“ erfasste Referenz-Artikel die Aktion „Alternative Variante…“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors zur Verfügung, um einen geeigneten Varianten-Artikel auszuwählen.

Weitere Informationen zur Vorgehensweise entnehmen Sie bitte dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel auswählen.

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