In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwendung „Beschaffungsangebote“ beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie ein Beschaffungsangebot erfassen oder bearbeiten. Sie werden außerdem über mögliche Voraussetzungen und Auswirkungen informiert.
Die Beschreibung der Anwendung „Beschaffungsangebote“ finden Sie in dieser Dokumentation: Beschaffungsangebote
Die Aktionen zur Bearbeitung eines Beschaffungsangebotes sind in dieser Dokumentation beschrieben: Beschaffungsangebote: Aktionen
1 Standardaktionen
Die Vorgehensweisen zu den Standardaktionen „Neu“, „Basis duplizieren“, „Aktualisieren“, „Prüfen“, „Speichern“, „Löschen“ sowie das Zusammenspiel zwischen Positionstabelle und Positionseditor sind in dieser Dokumentation beschrieben: Vorgehensweisen: Beleg-Anwendungen
2 Aus Anfrage erzeugen
Haben Sie eine Beschaffungsanfrage vorliegen und möchten ein daraufhin eingegangenes Angebot im System erfassen, dann können Sie dazu die Aktion „Aus Anfrage erzeugen“ nutzen. Das erspart Ihnen das Erfassen der Daten im Angebot.
Voraussetzungen
- Beschaffungs-Angebotsart
- bestehende, freigegebene Beschaffungsanfrage
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsangebote“.
- Wählen Sie in einem Multi-Site-System bei Bedarf in der Titelleiste der Anwendung die gewünschte Organisation, für die ein Beschaffungsangebot erzeugt werden soll.
Hinweis:
In Single-Site-Systemen ohne inhaltsbezogene Berechtigungen wird als Organisation immer der Mandant verwendet.
- Erfassen Sie im ersten Feld „Nummer“ die Identifikation einer Beschaffungs-Angebotsart.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Menü „Neu“ auf die Aktion „Aus Anfrage erzeugen“.
- Ein Dialogfenster wird geöffnet. Weitere Informationen zum Dialogfenster finden Sie in diesem Kapitel: Dialogfenster „Aus Anfrage erzeugen“
- Erfassen Sie in im Dialogfenster den Anfrageempfänger und die Art und Nummer der gewünschten Anfrage, auf dessen Basis ein Beschaffungsangebot erzeugt werden soll. Erfassen Sie einen Gültigkeitszeitraum für das zu erzeugende Angebot. Wenn Sie nicht alle Anfragepositionen übernehmen oder die Positionen ändern möchten, dann aktivieren Sie die Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“.
- Drücken Sie auf den „OK“-Button.
- Das System erzeugt einen neues Beschaffungsangebot auf der Basis der erfassten Anfrageidentifikation für den erfassten Anfrageempfänger. Der Anfrageempfänger ist der Lieferant des Angebots. Aus der Anfrage werden viele Daten der Basis sowie die gewünschten Positionen in das Angebot übernommen. Fehlende Daten werden aus der Beschaffungs-Angebotsart, den Lieferanten- oder Artikel-Stammdaten herangezogen. Die in der Titelleiste ausgewählte Organisation wird als Beschaffungsorganisation übernommen.
- Sofern Sie die Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“ nicht aktiviert haben und keine Fehler auftreten, wird das Beschaffungsangebot automatisch gespeichert.
- Ändern und ergänzen Sie die Vorschlagswerte bei Bedarf.
- Ändern oder ergänzen Sie die Angebotspositionen bei Bedarf im Positionseditor. Erfassen oder ändern Sie z. B. die Preise.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Speichern-Button.
- Belegkettenbeziehungen zwischen Beschaffungsanfrage und Beschaffungsangebot werden erzeugt.
- Der Angebotsstatus der übernommen Anfragepositionen und der Anfragebasis wird aktualisiert.
- Der Beleg wird gespeichert.
Dialogfenster „Aus Anfrage erzeugen“
Vor der Ausführung der Aktion wird ein Dialogfenster geöffnet, worin Sie z. B. einen Gültigkeitszeitraum für das zu erzeugende Beschaffungsangebot festlegen.
Im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Anfrageempfänger | Erfassen Sie den Anfrageempfänger der Anfrage, für den das Beschaffungsangebot erzeugt werden soll.
Der Anfrageempfänger der Anfrage wird Lieferant des Angebots. |
| Anfrage | Erfassen Sie in diesem Feld die Beschaffungsanfrage, aus der ein Beschaffungsangebot erzeugt werden soll. Die Beschaffungsanfrage wird eindeutig durch die Beschaffungs-Anfrageart im ersten Eingabefeld und durch die Beschaffungsanfragenummer im zweiten Eingabefeld identifiziert. |
| Gültigkeitszeitraum | In diesen Feldern legen Sie den Gültigkeitszeitraum des Angebots fest. Im ersten Feld erfassen Sie den Zeitpunkt, ab dem das Angebot gültig ist. Vom System wird das aktuelle Datum vorgeschlagen. Im zweiten Feld erfassen Sie die Bindungsfrist, also den Zeitpunkt, bis zu dem das Angebot gültig sein soll.
Diese Festlegungen werden in die Basis des zu erzeugenden Angebots übernommen. |
| Positionen mithilfe des Editors übernehmen
(Checkbox) |
Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann wird jede Position des Vorbelegs als neue Position des zu erzeugenden Belegs nacheinander einzeln in den Positionseditor übernommen und kann dort bearbeitet werden.
Ist die Funktion deaktiviert, dann wird eine Position nur dann in den Positionseditor übernommen, wenn ein Fehler auftritt. Die Positionen werden bei deaktivierter Funktion automatisch in die Positionstabelle übernommen und gespeichert, wenn kein Fehler auftritt. |
3 Beschaffungsangebot mit Beschaffungsanfrage verbinden
Eine Verbindung zwischen einer Beschaffungsanfrage und einem Beschaffungsangebot ist notwendig, damit Sie Beschaffungsangebote miteinander vergleichen können. Denn beim Vergleich der Beschaffungsangebote werden nur die Angebotspositionen angezeigt, die mit der Beschaffungsanfrage über eine Belegreferenz verbunden sind. Diese Belegreferenz ist ein Eintrag im Beschaffungsangebot, der sich auf die Beschaffungsanfrage bezieht. Die Belegreferenz muss sowohl auf der Ebene der Basis als auch auf der Ebene der einzelnen Positionen vorhanden sein.
Wenn Sie das Beschaffungsangebot über die Aktion „Aus Anfrage erzeugen“ erzeugt haben, dann verbindet das System jede einzelne Angebotsposition automatisch mit der entsprechenden Anfrageposition.
Voraussetzungen
- Das Beschaffungsangebot hat keine Positionen.
- Die zu referenzierende Beschaffungsanfrage und die zu referenzierende Anfrageposition sind mit dem Status „Freigegeben“ gekennzeichnet.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsangebote“.
- Öffnen Sie das Beschaffungsangebot, das Sie mit einer Beschaffungsanfrage verbinden möchten.
- Erfassen Sie unter dem Karteireiter „Beschaffungsorganisation“ im Feld „Anfrage“ die Beschaffungs-Anfrageart und Nummer der Beschaffungsanfrage.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Button „Speichern“.
- Eine Referenz wird zwischen der Angebotsbasis und der Anfragebasis erzeugt.
- Der Beleg wird gespeichert.
- Erfassen Sie die einzelnen Angebotspositionen mit der Belegreferenz auf die Beschaffungsanfrageposition, indem Sie die Anfragepositionsnummer im Feld „Anfrageposition“ erfassen.
- Übernehmen Sie die Angebotsposition in die Positionstabelle.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Button „Speichern“.
- Eine Referenz wird zwischen der Angebotsposition und der Anfrageposition erzeugt.
- Der Beleg wird gespeichert.
4 Termine verschieben
Die Beschreibung zu den Aktionen „Liefertermin verschieben“ und „Wunschtermin verschieben“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Wiedervorlage-, Versand-, Liefer- und Wunschtermin verschieben
5 Lieferpartner-Daten ändern…
Mithilfe der Aktion „Lieferpartner-Daten ändern…“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste ändern Sie die Lieferpartner-Daten (Name, Adresse, Ansprechpartner) eines Lieferpartners für mehrere Positionen gleichzeitig.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Lieferempfänger/Lieferpartner-Daten ändern
6 Lieferkonditionen ändern…
Mithilfe der Aktion „Lieferkonditionen ändern…“ können Sie die Lieferbedingung, die Versandbedingung sowie den Spediteur in den Positionen und der Basis eines bereits gespeicherten Belegs ändern. Falls notwendig, werden dabei auch die Frachtkosten aktualisiert.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Lieferkonditionen ändern
7 Rechnungskonditionen ändern…
Mithilfe der Aktion „Rechnungskonditionen ändern…“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie sich auf einen Blick die gültigen Rechnungskonditionen in einem Dialogfenster anzeigen lassen. Bei Bedarf können Sie die angezeigten Rechnungskonditionen manuell bearbeiten, auch wenn bereits Positionen bestehen. Diese Bearbeitung ist unabhängig vom Status des Beleges und der Belegpositionen. Auch die Rechnungskonditionen für gesperrte Belege können bearbeitet werden.
Mit den geänderten Rechnungskonditionen werden nach dem Bestätigen der Aktion die Preise und Beträge neu ermittelt.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Rechnungskonditionen ändern
8 Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…
Mit der Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…“ in der Standard-Symbolleiste und der Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnung ändern…“ im Positionseditor können Sie für Pseudo-Artikel abweichende Bezeichnungen in den Positionen hinterlegen.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Pseudo-Artikelbezeichnung ändern
9 Pseudo-Artikel austauschen…
In den Beleg-Anwendungen „Beschaffungsangebote“ und „Vertriebsangebote“ können Sie einen für eine Position erfassten Pseudo-Artikel gegen einen anderen Artikel austauschen. Dies ist immer dann notwendig, wenn aus dem Angebot ein Auftrag erzeugt werden soll und die Funktion „In Aufträgen verwenden“ in den Artikel-Stammdaten des Pseudo-Artikels nicht aktiviert ist.
Diese Aktion steht sowohl in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button für eine im Positionseditor geöffnete Position zur Verfügung als auch in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button, um für mehrere Positionen diese Aktion gleichzeitig ausführen zu können.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Pseudo-Artikel austauschen
10 Allgemeinen Status ändern
Die Beschreibung zu den Aktionen „Freigeben“, „Positionen freigeben“, „Sperren“, „Positionen sperren“ und „Positionen erledigen“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen
In diesem Dokument werden auch die Aktionen „Freigeben“ und „Sperren“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors beschrieben.
11 Neu berechnen
Mithilfe der Aktion „Neu berechnen“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste lassen Sie bei Bedarf die Beträge eines Beleges neu berechnen. Die Neuberechnung findet normalerweise automatisch beim Speichern statt, sofern Auftragswertrabatte oder positionsübergreifende Rabatte aktiviert sind.
Hinweis:
Beachten Sie, dass keine neue Preisermittlung durchgeführt wird, sondern nur z. B. eventuell geänderte Wechselkurse für die Umrechnung der Hauswährungen berücksichtigt werden.
Möchten Sie alle Beschaffungsangebote, Beschaffungsaufträge, Vertriebsangebote, Vertriebsaufträge und Verteilaufträge neu berechnen lassen, dann steht Ihnen dazu diese Hintergrund-Anwendung zur Verfügung: Angebote und Aufträge neu berechnen
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsangebote“.
- Öffnen Sie ein Beschaffungsangebot, für das Sie die Preise und Beträge neu berechnen lassen möchten.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button auf die Aktion „Neu berechnen“.
- Die Preise und Beträge des Angebots werden neu berechnet. Die Änderungen werden sofort gespeichert.
12 Positionen suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)
In diversen Beleg-Anwendungen, wie z. B. in Beschaffungsanfragen, -angeboten, -aufträgen oder Vertriebsaufträgen, Verteilaufträgen usw., können Sie mithilfe der Aktion „Positionen suchen und hinzufügen…“ geeignete Positionen aus anderen Belegen suchen und diese dem Zielbeleg hinzufügen. Der Ursprungsbeleg, in dem die Position gesucht wird, kann den gleichen Belegtyp haben wie der Zielbeleg. Zusätzlich stehen auch andere Belegtypen als Quelle zur Verfügung.
Anders als bei der Funktion „Duplizieren“ im Positionseditor, werden bei der Übernahme einer Position aus einem Ursprungsbeleg nur ausgewählte Daten wie beispielsweise die Artikelidentifikation und Menge aus der Ursprungsbelegposition übernommen.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Positionen suchen und hinzufügen
13 Artikel suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)
Mit der Aktion „Artikel suchen und hinzufügen…“ in der Symbolleiste der Positionstabelle können Sie mithilfe der Suche nach Beschaffungs-Artikeln, Lieferanten-Artikeln oder ggf. Artikelmerkmalen neue Positionen zu dem Beschaffungsangebot hinzufügen.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Artikel suchen und hinzufügen
14 Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)
Mithilfe der Aktion „Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen…“ in der Symbolleiste der Positionstabelle wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie nach Varianten-Artikeln zu einem Referenz-Artikel suchen und für die gewünschten Varianten-Artikel jeweils eine Gesamtmenge erfassen. Wählen Sie anschließend die Aktion „Gesamt übernehmen“, dann werden automatisch neue Grundpositionen für die Positionstabelle des Beleges erzeugt und gespeichert, wenn keine Meldungen das Speichern verhindern. Im Fall auftretender Meldungen erfolgt die Übernahme mithilfe des Positionseditors.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen
15 Alternative Variante… (Positionseditor)
Mithilfe der Aktion „Alternative Variante…“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors wählen Sie für einen im Positionseditor geöffneten Referenz-Artikel einen Varianten-Artikel. Ist bereits ein Varianten-Artikel geöffnet, dann wählen Sie einen alternativen Varianten-Artikel.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel auswählen
16 Preisherkunft… (Positionseditor)
Mithilfe der Aktion „Preisherkunft…“ in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button werden Ihnen die Herkunft und das Zustandekommen der gefundenen und automatisch ermittelten Preise sowie einige dazugehörige Werte angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Preisherkunft
17 Kontierungsdaten aktualisieren (Positionseditor)
Voraussetzung
- Der aktuelle Benutzer ist ein Mitarbeiter des eigenen Unternehmens.
- Der Beleg kann bearbeitet werden.
- Für die Position ist kein Löschkennzeichen gesetzt.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsangebote“.
- Öffnen Sie das entsprechende Beschaffungsangebot oder erfassen Sie ein neues Beschaffungsangebot.
- Öffnen Sie eine vorhandene Position zur Bearbeitung im Positionseditor oder erfassen Sie eine neue Position.
- Wählen Sie in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button die Aktion „Kontierungsdaten aktualisieren“.
- Die Werte für die Felder „Kostenstelle“ und „Kostenträger“ werden aus den Stammdaten ermittelt und in die jeweiligen Felder eingefügt.