In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwen­dung „Beschaffungsanfragen“ beschrieben. Die Vorgehensweisen ent­hal­ten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie einen „Beschaffungsanfragen“ erfas­sen oder bearbeiten. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Beschaffungsanfragen“ finden Sie in dieser Doku­mentation: Beschaffungsanfragen

Die Aktionen zur Bearbeitung einer Beschaffungsanfrage sind in dieser Dokumentation beschrieben: Beschaffungsanfragen: Aktionen

1                  Standardaktionen

Die Vorgehensweisen zu den Standardaktionen „Neu“, „Basis duplizieren“, „Aktualisieren“, „Prüfen“, „Speichern“, „Löschen“ sowie das Zusammenspiel zwischen Positionstabelle und Positionseditor sind in diesem Dokument beschrieben: Vorgehensweisen: Beleg-Anwendungen

2                  Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…

Mit der Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…“ in der Standard-Symbolleiste und der Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnung ändern…“ im Positionseditor können Sie für Pseudo-Artikel abweichende Bezeichnungen in den Positionen hinterlegen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Pseudo-Artikelbezeichnung ändern

3                  Allgemeinen Status ändern

Die Beschreibung zu den Aktionen „Freigeben“, „Positionen freigeben“, „Sperren“, „Positionen sperren“ und „Positionen erledigen“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen

In diesem Dokument werden auch die Aktionen „Freigeben“ und „Sperren“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors beschrieben.

4                  Anfragen ausgeben…

In der Anwendung „Beschaffungsanfragen“ können Sie mithilfe der Aktion „Anfragen ausgeben…“ das Belegdokument „Beschaffungsanfrage“ ausgeben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsanfragen“.
2. Öffnen Sie die Beschaffungsanfrage, zu der Sie das Belegdokument ausgeben möchten.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button auf die Aktion „Anfragen ausgeben…“.

• Ein Dialogfenster wird geöffnet.

4. Legen Sie unter dem Karteireiter „Parameter“ fest, welches Belegdatum verwendet werden soll, und bei Bedarf das Belegdatum fest.
5. Erfassen Sie bei Bedarf die Partner-Identifikationen eines oder mehrerer Anfrageempfänger. Wenn Sie das Feld „Anfrageempfänger“ leer lassen, wird die Anfrage für alle hinterlegten Anfrageempfänger ausgegeben.
6. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen und Ausgabeeinstellungen.
7. Drücken Sie auf einen der Buttons für die Ausgabe:

• Ausgeben
• Anzeigen
• Das System erzeugt, in Abhängigkeit des gewählten Ausgabebuttons sofort oder verzögert, für jeden relevanten Anfrageempfänger ein Belegdokument „Beschaffungsanfrage“ und gibt das Belegdokument auf den ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedien und mit den Formaten gemäß hinterlegter bzw. gewählter Belegdokument-Vorlagen aus.

5                  Positionen suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)

In diversen Beleg-Anwendungen, wie z. B. in Beschaffungsanfragen, -angeboten, -aufträgen oder Vertriebsaufträgen, Verteilaufträgen usw., können Sie mithilfe der Aktion „Positionen suchen und hinzufügen…“ geeignete Positionen aus anderen Belegen suchen und diese dem Zielbeleg hinzufügen. Der Ursprungsbeleg, in dem die Position gesucht wird, kann den gleichen Belegtyp haben wie der Zielbeleg. Zusätzlich stehen auch andere Belegtypen als Quelle zur Verfügung.

Anders als bei der Funktion „Duplizieren“ im Positionseditor, werden bei der Übernahme einer Position aus einem Ursprungsbeleg nur ausgewählte Daten wie beispielsweise die Artikelidentifikation und Menge aus der Ursprungsbelegposition übernommen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Positionen suchen und hinzufügen

6                  Artikel suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)

Mit der Aktion „Artikel suchen und hinzufügen…“ in der Symbolleiste der Positionstabelle können Sie mithilfe der Suche nach Beschaffungs-Artikeln, Lieferanten-Artikeln oder ggf. Artikelmerkmalen neue Positionen zu der Beschaffungsanfrage hinzufügen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Artikel suchen und hinzufügen

7                  Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)

Mithilfe der Aktion „Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen…“ in der Symbolleiste der Positionstabelle wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie nach Varianten-Artikeln zu einem Referenz-Artikel suchen und für die gewünschten Varianten-Artikel jeweils eine Gesamtmenge erfassen. Wählen Sie anschließend die Aktion „Gesamt übernehmen“, dann werden automatisch neue Grundpositionen für die Positionstabelle des Beleges erzeugt und gespeichert, wenn keine Meldungen das Speichern verhindern. Im Fall auftretender Meldungen erfolgt die Übernahme mithilfe des Positionseditors.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen

8                  Alternative Variante… (Positionseditor)

Mithilfe der Aktion „Alternative Variante…“ in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button wählen Sie für einen im Positionseditor geöffneten Referenz-Artikel einen Varianten-Artikel. Ist bereits ein Varianten-Artikel geöffnet, dann wählen Sie einen alternativen Varianten-Artikel.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel auswählen

9                  Kontierungsdaten aktualisieren(Positionseditor)

Voraussetzung

• Der aktuelle Benutzer ist ein Mitarbeiter des eigenen Unternehmens.
• Der Beleg kann bearbeitet werden.
• Für die Position ist kein Löschkennzeichen gesetzt.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsanfragen“.
2. Öffnen Sie die entsprechende Beschaffungsanfrage oder erfassen Sie eine neue Beschaffungsanfrage.
3. Öffnen Sie eine vorhandene Position zur Bearbeitung im Positionseditor oder erfassen Sie eine neue Position.
4. Drücken Sie in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button auf die Aktion „Kontierungsdaten aktualisieren“.

• Die Werte für die Felder „Kostenstelle“ und „Kostenträger“ werden aus den Stammdaten ermittelt und in die jeweiligen Felder eingefügt.