1                     Themenübersicht

In dieser Dokumentation wird die Vorgehensweise für den Umgang mit der Anwen­dung „Daten importieren“ bezogen auf Vertriebsanfragen beschrieben. Diese Vorgehensweisen ent­hal­ten allgemeine Anleitungsschritte und welche Besonderheiten zu berücksichtigen sind. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Daten importieren“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Doku­men­tation „Daten importieren“.

2                     Allgemeines

Der Import einer Vertriebsanfrage basiert im Wesentlichen auf dem aktuellen Datenmodell, welches in der Repository-Datenbank hinterlegt ist. Für den Datenexport stehen mehr Attribute als für den Datenimport zur Verfügung. Deshalb ist sinnvoll, für den Export und Import separate Filter festzulegen.

1:1-Beziehungen basieren im Datenmodell in der Regel auf einem technischen GUID-Attribut. Je nach Anwendungsfall kann beim Import entweder das technische GUID-Attribut verwendet werden oder der fachliche Schlüssel aus dem Ziel-Objekt (meist code oder number). Bei einigen Business Objects ist für die Umwandlung fachlicher Schlüssel zu technischem Schlüssel eine Organisation notwendig. Die jeweils relevante Organisation steht im Normalfall nicht direkt in der Import-Quelle, sondern ist über den Belegkontext vorgegeben. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel „Übersicht: Attribute“.

Sowohl in der Basis als auch in der Position einer Vertriebsanfrage werden Hash-Code-Business-Objects referenziert. Das sind fachlich zusammengehörende Attributgruppen, die für viele Belege immer wieder gleich sind und deren Wiederverwendung einigen Speicherplatz in der Datenbank und im Hauptspeicher spart. Über eine spezielle Konvertierung stellen sich die Hash-Code-Business-Objects für den Export bzw. Import wie Parts dar.

Bestimmte Daten der Vertriebsanfragen wie interne Hilfsattribute können nicht importiert werden.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches das geeignete Format der Importdatei ist, dann gehen Sie wie folgt vor: Erfassen Sie über die Anwendung „Vertriebsanfragen“ einen Beispiel-Beleg und exportieren Sie diesen mit dem Filter für den Import im gewünschten Format mit den gewünschten Attributen. Die so entstehende Beispieldatei lässt sich als Vorlage für die zu erzeugenden Importdateien verwenden.

Beim Import gelten die gleichen Regeln wie bei der Bearbeitung über die Anwendung. Zum Beispiel kann in einer gespeicherten Position der Artikel nicht mehr nachträglich geändert werden. Attributwerte werden ignoriert, wenn sie im aktuellen Kontext nicht übernommen werden können. Ebenso wird bei der Vorschlagswertermittlung die gleiche Logik durchlaufen, sodass sich Import und Anwendung identisch verhalten. Gleiches gilt für die Prüfungen.

Hinweis:

Bestehende Vertriebsanfragen können durch den Import zusätzlicher Daten erweitert werden. Die bestehenden Daten werden sofern möglich durch die Importdaten ersetzt.

3                     Vorgehensweise: Vertriebsanfragen importieren

1. Öffnen Sie die Anwendung „Daten importieren“.
2. Lassen Sie sich den bzw. einen Filter für dieses Business Object anzeigen: cisag.app.sales.obj.RequestForProposal

• Der Filter für den Import von Vertriebsanfragen wird geöffnet.

3. Duplizieren oder erfassen Sie bei Bedarf einen neuen Filter für dieses Business Object.
4. Ändern Sie bei Bedarf die bereits ausgewählten Attribute des Filters.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Daten importieren“.

• Das Dialogfenster „Daten importieren“ wird geöffnet.

6. Im Dialogfenster „Daten importieren“ können Sie Einstellungen für die Import­datei vornehmen. Eine Beschreibung der Felder finden Sie in der Dokumen­tation „Daten importieren“.
7. Drücken Sie einen der Buttons „Im Hintergrund“ oder „Sofort“.

• Der Import wird ausgeführt.

4                     Neue Vertriebsanfragen erzeugen

Die minimal notwendigen Attribute pro Basisobjekt:

Optional können Sie mithilfe des Imports auch die Nummer (number) übergeben. In diesem Fall wird die über den Nummernkreis gemäß Art ermittelte Nummer ignoriert. Zudem muss über geeignete Konventionen dafür gesorgt werden, dass die über den Import vergebene Nummer nicht mit einer bereits vergebenen oder zukünftig automatisch zu vergebenen übereinstimmt.

Die minimal notwendigen Attribute pro Positionsobjekt:

Optional können Sie bei einer neuen Position auch eine Nummer (number) mitgeben.

Ein entsprechendes Minimal-XML mit fachlichen Attributen und zwei Positionen hat z. B. den folgenden Inhalt:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>

<semiramis xmlns=”com.cisag.app.sales.obj.RequestForProposal” xsi:schemaLocation=”com.cisag.app.sales.obj.RequestForProposal RequestForProposal.xsd” created=” 2006-11-13T13:30:43.618Z” locale=”en-US-XMLSchemaCompliant” xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance nlsMode=”MULTI_LANGUAGE” dateTimeMode=”COMPACT”>

<RequestForProposal xmlns=”com.cisag.app.sales.obj.

RequestForProposal”>

<invoicingPartyData>

<Partner>00000</Partner>

</invoicingPartyData>

<customerData>

<CustomerPartner>10020</CustomerPartner>

</customerData>

<Type>100</Type>

<Details>

<Item>4711</Item>

<totalQuantity>

<amount>10</amount>

<Uom>St.</Uom>

</totalQuantity>

</Details>

<Details>

<Item>4712</Item>

<totalQuantity>

<amount>20</amount>

<Uom>St.</Uom>

</totalQuantity>

</Details>

</ RequestForProposal>

</semiramis>

Die restlichen Attribute werden in diesem Beispiel über die Vorschlagswerte gemäß Stammdaten etc. hinzugefügt.

Sie können darüber hinaus weitere Werte importieren und statt der fachlichen Attribute auch technische verwenden. Eine Auflistung der Attribute finden Sie im Kapitel „Übersicht: Attribute“.

5                     Besonderheiten bei der Bearbeitung einer Vertriebsanfrage

Bei der Bearbeitung einer bestehenden Vertriebsanfrage müssen Sie folgendes beachten: Beim Importieren von Vertriebsanfragen in Multi-Site-Systemen und Single-Site-Systemen mit aktivierten inhaltsbezogenen Berechtigungen wird zwingend eine Vertriebsorganisation benötigt. Beim Bearbeiten einer bestehenden Vertriebsanfrage ergibt sich die Vertriebsorganisation immer aus dem in der Datenbank gespeicherten Beleg. Eine evtl. abweichende Vertriebsorganisation in der Import-Quelle wird in diesem Fall ignoriert.

Für das Auffinden einer in der Datenbank gespeicherten Vertriebsanfrage wird entweder ihre technische Identifikation (RequestForProposal:guid) oder ihre  fachliche Identifikation (Type [oder type] und number) benötigt.

Wenn eine in der Datenbank gespeicherte Vertriebsanfrage bereits Positionen haben sollte, dann beachten Sie bitte, dass aktuell keinerlei Basisattribute
übernommen werden.

Bei den Positionen können sämtliche Möglichkeiten des Imports – also insbesondere auch Löschen – verwendet werden. Auch dazu wird für das Auffinden einer gespeicherten Position entweder die technische Identifikation (RequestForProposalDetail:guid) oder die fachliche Identifikation (number) benötigt.

Änderungen über den Import sind nur dann möglich, wenn keine Prüfung dies verhindert.

6                     Automatische Freigabe nach dem Import

Sofern der Import erfolgreich durchgeführt wurde, können Sie eine bearbeitete Vertriebsanfrage automatisch nach dem Import freigeben lassen. Diese Möglichkeit ist insbesondere in Kombination mit dem Eröffnungsstatus „In Bearbeitung“ (siehe Art) sinnvoll. Damit verhindern Sie, dass eine noch nicht vollständig importierte Vertriebsanfrage bereits in Folgebelegen verwendet werden kann. Während der Freigabe hat die Vertriebsanfrage den Status „Ungültig“, sodass die Vertriebsanfrage auch in diesem Schritt nicht verwendet werden kann.

Für diese Funktionalität müssen Sie für die relevante Instanz das virtuelle Basis-Attribut autoRelease auf den Wert true setzen.

Ist diese Funktion aktiviert und bestehen keine sonstigen Fehler, dann wird im Meldungsprotokoll eine zusätzliche Informationsmeldung mit dem Hinweis ausgegeben, dass die Vertriebsanfrage automatisch freigegeben wurde. War dies nicht möglich, dann wird eine Warnung ausgegeben.

7                     Tipps für die Altdatenübernahme

Stellen Sie vor dem Import sicher, dass alle referenzierten Stammdaten korrekt übernommen wurden. Damit vermeiden Sie eine unnötige Fehlerbearbeitung bei den Vertriebsanfragen.

8                     Übersicht: Attribute

Nachfolgend sind die Attribute der einzelnen Business Objects aufgeführt, die für den Import zur Verfügung stehen. Bei Fremdschlüsselattributen steht zusätzlich der entsprechende Beziehungsname dabei. Die Attribute sind Änderungen unterworfen und können durch Anpassungen erweitert werden.

Bei einigen Business Objects ist für die Umwandlung fachlicher Schlüssel zu technischem Schlüssel eine Organisation notwendig. Bei den Attributlisten ist dies über die folgenden Anmerkungen in der Spalte „Attribut“ gekennzeichnet.

• Vertriebsorganisation (immer gemäß Basis)
• Firma (immer gemäß Basis)

Die Identifikationsattribute (Key-Attribute) werden über ein (K) gekennzeichnet.

8.1               Basisdaten

8.1.1          Vertriebsanfrage (RequestForProposal)

Die Identifikation einer Vertriebsanfrage besteht aus einer Vertriebs-Anfrageart und einer Nummer aus dem bei der Art hinterlegten Nummernkreis.

8.1.2          Kundendaten (customerData, deliveryCustomerData, invoiceCustomerData)

Die Kundendaten in den folgenden Verwendungen sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export/Import als Part dar. Das gleiche gilt für die Adressdaten.

Analog zu den technischen Attributnamen wurden die folgenden Part-Namen vergeben:

• customerData Anfragesteller
• deliveryCustomerData Lieferempfänger
• invoiceCustomerData Rechnungsempfänger

Die folgenden Attribute demnach pro Verwendung jeweils einmal.

8.1.3          Lieferdaten (deliveryData)

Die Lieferdaten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export/Import als Part dar.

8.1.4          Vertriebsorganisationsdaten (invoicingPartyData)

Einige Daten der Vertriebsorganisation sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export/Import als Part dar.

8.1.5          Texte (TextAssignments)

text

Textbaustein „TXT1“, und der zweite Text enthält einen freien Fußtext für die Sprachen de und en:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?><semiramis xmlns=”com.cisag.app.sales.obj.RequestForProposal” xsi:schemaLocation=”com.cisag.app.sales.obj.RequestForProposal RequestForProposal.xsd” created=”2010-06-28T14:34:55.142Z” locale=”en-US-XMLSchemaCompliant” xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance” nlsMode=”SINGLE_LANGUAGE” dateTimeMode=”COMPACT”>  <RequestForProposal xmlns=”com.cisag.app.sales.obj.RequestForProposal”>

<customerData>

<CustomerPartner>

<number>10010</number>

</CustomerPartner>

</customerData>

<invoicingPartyData>

<Partner>

<number>90000</number>

</Partner>

</invoicingPartyData>

<Type>

<code>100</code>

</Type>

<TextAssignments>

<code>TXT1</code>

<sequence>10</sequence>

<document index=”0″>CUSTOMER_PROPOSAL</document>

<document index=”1″>ORDER_CONFIRMATION</document>

<document index=”2″>PICKING_SLIP</document>

<document index=”3″>DELIVERY_SLIP</document>

<document index=”4″>CUSTOMER_INVOICE</document>

<document index=”5″>PROFORMA_INVOICE</document>

<document index=”6″>SHIPPING_LOAD</document>

<document index=”7″>PRODUCTION_ORDER</document>

<type>HEADER</type>

</TextAssignments>

<TextAssignments>

<code/>

<sequence>20</sequence>

<document index=”0″>CUSTOMER_PROPOSAL</document>

<document index=”1″>ORDER_CONFIRMATION</document>

<document index=”2″>PICKING_SLIP</document>

<document index=”3″>DELIVERY_SLIP</document>

<document index=”4″>CUSTOMER_INVOICE</document>

<document index=”5″>PROFORMA_INVOICE</document>

<document index=”6″>SHIPPING_LOAD</document>

<document index=”7″>PRODUCTION_ORDER</document>

<type>FOOTER</type>

<text>

<language>de</language>

<text>Dies ist ein Beispieltext.</text>

<contentType>text/plain</contentType>

</text>

<text>

<language>en</language>

<text>This is an example text.</text>

<contentType>text/plain</contentType>

</text>

</TextAssignments>

</RequestForProposal>

</semiramis>

Bei den Texten können Sie auch diverse Formatierungen verwenden. Benötigen Sie Beispiele für konkrete Formatierungen, dann erfassen Sie am besten einen Musterbeleg mit den gewünschten Textformatierungen und exportieren diesen.

Hinweis:

Normalerweise werden Texte aus der Importdatei importiert und evtl. Vorschlagswerte aus den Partner-Stammdaten usw. ignoriert. Hat die Server-Property com.cisag.app.general.order.bi.applyAllwaysTextDefaults den Wert true, dann werden in jedem Fall die Vorschlagswerte ermittelt und mit den ggf. in der Importdatei vorhandenen Texten kombiniert. Hierbei ist zum einen zu beachten, dass die Nummern der Textzeilen passend gewählt sein müssen und dass zum anderen im Ergebnis nur eine Text-Zeile mit einem Artikel-text entsteht.

8.2               Vertriebsanfragepositionen (RequestForProposalDetail)