Eine Person kann jederzeit der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck zustimmen oder die Verarbeitung ablehnen. Für die Dokumentation solch einer Erklärung steht die Anwendung „Erklärungen“ zur Verfügung. Einer Erklärung werden Verarbeitungszwecke zugeordnet und für diese ein Verarbeitungsrecht sowie die Gültigkeit des Verarbeitungsrechts festgelegt.
Um feststellen zu können, zu welchen Verarbeitungszwecken eine Person die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zugestimmt oder abgelehnt hat, steht Ihnen die Anwendung „Verarbeitungszweck-Zuordnungen abfragen“ zur Verfügung. Nachfolgend finden Sie die Beschreibung dieser Anwendung mit seinen Abfragefeldern und Anzeigespalten.
1 Begriffsbestimmung
Erklärungen
Eine Erklärung fast schriftlich den Willen einer Person zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zusammen. Erklärungen können sowohl Einwilligungen als auch Widerrufe sein.
2 Anwendungsbeschreibung
Mithilfe der Anwendung „Verarbeitungszweck-Zuordnungen abfragen“ können Sie abfragen, welche Verarbeitungszwecke zu welchem Zeitpunkt einer Erklärung zugeordnet sind. Dazu können Sie sowohl unterbundene als auch erlaubte Verarbeitungszwecke abfragen.
2.1 Abfragebereich
Im Abfragebereich finden Sie die Felder, mit denen Sie die gewünschten Verarbeitungszweck-Zuordnungen abfragen können.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Person | Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf eine Partneridentifikation als Suchmerkmal für die Person, deren Erklärung und darin zugeordnete Verarbeitungszwecke Sie abfragen möchten. |
| Zeitpunkt | In diesem Feld wird der aktuelle Zeitpunkt als Suchmerkmal vorgeschlagen. Ändern Sie bei Bedarf den Eintrag auf den Zeitpunkt, zu dem Sie abfragen möchten, ob eine Verarbeitungszweck-Zuordnung besteht.
Die Abfrage ist an einen Zeitpunkt gebunden, sodass dieses Suchmerkmal erfasst werden muss. |
| Firma | Eine Erklärung wird immer für eine Firma abgegeben. Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf eine Partneridentifikation als Suchmerkmal für die Firma, für die eine Person eine Erklärung abgegeben hat, um die darin zugeordneten Verarbeitungszwecke und deren Festlegungen abzufragen. |
| Verarbeitungszweck | Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen Verarbeitungszweck als Suchmerkmal, dessen Zuordnung Sie abfragen möchten. |
| Verarbeitungsrecht | Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf ein Verarbeitungsrecht als Suchmerkmal für die abzufragenden Verarbeitungszweck-Zuordnungen. Sie können nach Verarbeitungszwecken suchen, die sowohl erlaubt als auch unterbunden sind. Wählen Sie dazu aus den folgenden Einträgen:
· Alle · Erlaubt Unterbunden |
2.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich der Anwendung „Verarbeitungszweck-Zuordnungen abfragen“ werden in einer anpassbaren Tabelle die Ergebnisse gemäß den erfassten Suchmerkmalen angezeigt.
Die Spalten der Tabelle im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Person | In dieser Spalte wird die Partneridentifikation der Person und deren Name angezeigt, die eine Erklärung abgegeben hat. |
| Firma | In dieser Spalte wird die Partneridentifikation der Firma und deren Name angezeigt, für die eine Person eine Erklärung abgegeben hat. |
| Verarbeitungszweck | In dieser Spalte wird der einer Erklärung zugeordnete Verarbeitungszweck angezeigt. |
| Gültig ab | In dieser Spalte wird das Gültig-ab-Datum angezeigt, ab dem das festgelegte Verarbeitungsrecht für den Verarbeitungszweck gültig ist. |
| Gültig bis | In dieser Spalte wird das Gültig-bis-Datum angezeigt, bis zu dem das festgelegte Verarbeitungsrecht für den Verarbeitungszweck gültig ist. |
| Verarbeitungsrecht | In dieser Spalte wird angezeigt, welches Verarbeitungsrecht die betroffene Person zum Verarbeitungszweck erklärt hat. Folgende Einträge können angezeigt werden:
· Erlaubt · Unterbunden |
| Erklärung | In dieser Spalte wird die Identifikation der Erklärung angezeigt, in welcher der Verarbeitungszweck zugeordnet ist. |
| Typ | In dieser Spalte wird der Typ der Erklärung angezeigt, in welcher der Verarbeitungszweck zugeordnet ist. Folgende Typen werden angezeigt:
· Einwilligung · Widerruf |
| Freigegeben am | In dieser Spalte wird der Zeitpunkt angezeigt, zu dem die Erklärung freigegeben wurde. |
Der anpassbaren Tabelle können weitere Spalten im Designmodus hinzugefügt werden. Weitere Informationen zur Anpassung finden Sie in der Dokumentation „Anpassbare Oberfläche“.
3 Customizing
Für die Anwendung „Verarbeitungszweck-Zuordnungen abfragen“ sind in der Anwendung „Customizing“ keine Einstellungen festzulegen.
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Verarbeitungszweck-Zuordnungen abfragen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Erklärungsposition
com.cisag.app.compliance.obj.ConsentFormDetail
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Verarbeitungszweck-Zuordnungen abfragen“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung „Verarbeitungszweck-Zuordnungen abfragen“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Mandant
- Rechnungswesen
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Verarbeitungszweck-Zuordnungen abfragen“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Verarbeitungszweck-Zuordnungen abfragen“ ist für Geschäftspartner vom Typ „Vertreter“ freigegeben. Vertreter dürfen alle Erklärungen öffnen und bearbeiten, die zur der Firma gehören, die sich aus der Vertriebsorganisation ergibt, die dem Vertreter zugeordnet wurde. Die Vertriebsorganisation wird dem Vertreter in der Anwendung „Vertreter-Anmeldeberechtigungen“ zugeordnet.