An vielen Stellen im System können kurze Texte hinterlegt werden, unter anderem in den Anwendungen der Frameworks „Basis“, „Beschaffung“, „Lagerlogistik“, „Produktion“ und „Vertrieb“. Texte werden vor allem für die Belege verwendet, um die Belegdokumente mit weiteren Informationen und Texten zu ergänzen, die sich nicht aus den eigentlichen Daten des Belegs ergeben, wie den Auftragsbedingungen, den Partnerdaten und den einzelnen Belegpositionsdaten. Ergänzend können Texte auch zur zusätzlichen Dokumentation oder Erläuterung dienen, indem z. B. zu einem Partner oder Artikel ein freier Text erfasst wird. Texte können als Textbausteine oder als individuelle Texte erfasst werden. Alternativ können Dateien angehängt und per E-Mail versandt werden.
Diese Dokumentation beschreibt, wie Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge in den Belegen und in verschiedenen Stammdaten verwendet werden können. Erfahren Sie, welche Texttypen dabei unterschieden werden und welche Rolle diese Texttypen für die weitere Verwendung und Bearbeitung der Texte spielen. Die Karteireiter „Texte“ und „Datei-Anhänge/Texte“ werden im Allgemeinen beschrieben. Der Texteditor, der zum Erfassen, Formatieren und Bearbeiten der Texte und Textbausteine dient, wird ebenfalls erläutert.
Die Dokumentation „Textbausteine“ stellt dar, wie die Anwendung „Textbausteine“ aufgebaut ist.
Anleitungen für den Umgang mit Textbausteinen, z. B. wie Sie Textbausteine erfassen oder bearbeiten, finden Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Textbausteine“.
1 Begriffsbestimmung
Anhangtyp
Ergänzend zu den Texten können einem Belegdokument Dateien angehängt werden. Mit dem Anhangtyp wird festgelegt, wie ein Text einem Belegdokument angehängt werden kann.
Textbausteine
Wiederverwendbare Texte und Textfragmente können als Textbausteine hinterlegt werden. Textbausteine werden einmal erfasst und stehen dann für viele weitere Verwendungen zur Verfügung. Textbausteine werden z. B. in den Belegen oder in den Stammdaten zugeordnet, und die enthaltenen Texte werden anschließend in den Belegdokumenten ausgegeben.
Texte
Texte können als individuelle Texte oder als Textbausteine in den Belegen oder in einigen Stammdaten, z. B. Partner und Artikel, erfasst oder zugeordnet werden. Die hinterlegten Texte dienen in erster Linie dazu, Belegdokumente mit weiteren Informationen und Texten zu ergänzen, die sich nicht schon aus den eigentlichen Daten des Belegs ergeben, wie den Auftragsbedingungen, den Partnerdaten oder den Artikeldaten. Ergänzend können Texte auch zur zusätzlichen Erläuterung oder Dokumentation dienen, indem z. B. zu einem Artikel ein freier Text erfasst wird, der den Artikel beschreibt.
Texttyp
Jedem Text wird ein Texttyp zugewiesen. Der Texttyp legt fest, wo und wie ein Text verwendet werden kann und an welcher Stelle im Belegdokument die erfassten bzw. zugeordneten Texte erscheinen. Texttypen werden unterschieden in Kopf-, Fuß- und Positionstexte.
2 Arbeiten mit Texten
Das System unterscheidet zwischen freien Texten und Belegtexten, also Texten, die in Belegen verwendet werden.
2.1 Freie Texte
Für viele Stammdaten können freie Texte erfasst werden. Freie Texte dienen zur ergänzenden Dokumentation oder Erläuterung. Sie werden mit dem Texteditor erfasst und können formatiert werden. Auch Grafiken können ggf. hinzugefügt werden. Wenn das System für mehrere Sprachen eingerichtet wurde, können freie Texte in mehreren Sprachen erfasst werden.
Freie Texte können überall dort erfasst werden, wo unter einem Karteireiter direkt ein Texteditor angeboten wird. Der Texteditor und seine Bedienung werden im Kapitel „Texteditor“ beschrieben.
Framework „Produktion“
In vielen Anwendungen im Framework „Produktion“ können zusätzliche erläuternde Texte erfasst werden. Einige dieser Texte dienen wie freie Texte nur zur Erläuterung. Viele dieser Texte können aber auch unter bestimmten Umständen als Belegtexte verwendet werden. Diese Texte sind in der folgenden Tabelle gekennzeichnet.
Weitere Informationen dazu siehe im Kapitel „Mögliche Belegtexte in der Produktion“ sowie „Verwendung der Belegtexte in der Produktion“.
| Anwendung | Texte | Auch als Belegtexte verwendbar? |
| Arbeitsgänge | Übergreifender Text im Identifikationsbereich für den gesamten Arbeitsgang | Ja |
| Positionstexte für Arbeitsgangpositionen (Ressourcen und Ressourcenlisten) | Ja | |
| Arbeitsgangvorlagen | Übergreifender Text im Identifikationsbereich | Ja |
| Positionstexte für Arbeitsgangpositionen (Ressourcen und Ressourcenlisten) als Vorschlagswerte für Arbeitsgänge, die aus der Vorlage erzeugt werden | Ja | |
| Arbeitspläne | Übergreifender Text im Identifikationsbereich für den gesamten Plan | Ja |
| Positionstexte für Arbeitsplanpositionen (Arbeitsgänge, Fremdfertigungsarbeitsgänge, Arbeitspläne) | Ja | |
| Produktionspläne | Übergreifender Text im Identifikationsbereich für den gesamten Plan | Ja |
| Ressourcen | Übergreifender Text im Arbeitsbereich für Ressource | Ja |
| Ressourcengruppen | Übergreifender Text im Arbeitsbereich für Ressourcengruppe | Nein |
| Ressourcenlisten | Übergreifender Text im Identifikationsbereich für die gesamte Ressourcenliste | Nein |
| Positionstexte für Ressourcenlistenpositionen (Ressourcen/Ressourcenlisten) | Ja | |
| Stücklisten | Übergreifender Text im Identifikationsbereich für die gesamte Stückliste | Ja |
| Positionstexte für Stücklistenpositionen (Material, Stücklisten, Kuppelprodukte) | Ja |
Einen Sonderfall bildet die Anwendung „Produktkonfigurationsregeln“: In dieser Anwendung werden Texte erfasst, die anschließend als Überschriften für die einzelnen Konfigurationsmerkmale dienen. Zusätzlich können weitere freie Texte zur Erläuterung der Konfigurationsschritte erfasst werden. Siehe auch die Dokumentationen „Produktkonfigurationsregeln“.
2.2 Belegtexte
Texte in Belegen werden verwendet, um Belegdokumente mit weiteren Informationen und Texten zu ergänzen, die sich nicht aus den eigentlichen Daten des Belegs ergeben, wie den Auftragsbedingungen, den Partnerdaten und den einzelnen Belegpositionsdaten. Sie können beispielsweise einen Werbetext erfassen, um damit auf ein neues Produkt oder auf einen Messeauftritt hinzuweisen. Dieser Werbetext wird dann auf einem oder allen Vertriebsauftragsdokumenten mit ausgegeben.
Texte in Belegen werden einem Texttyp oder einem Datei-Anhangtyp zugeordnet. Mit dem gewählten Typ wird die weitere Verwendbarkeit eines Textes oder Datei-Anhangs festlegt. Sind in einem Beleg Texte gespeichert oder Datei-Anhänge zugeordnet, dann wird darauf in der Basis und dem Positionseditor jeweils durch ein Notiz-Icon auf dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ hingewiesen.
In der Positionstabelle werden die Positionen entsprechend in der Spalte „Texthinweis“ durch ein Notiz-Icon gekennzeichnet.
2.2.1 Ursprung der Belegtexte
Texte und Datei-Anhänge in Belegen können wie folgt entstehen:
- Texte können als Textbausteine erfasst und dann Belegen zugeordnet werden.
- Texte können in den Belegen als belegindividuelle, freie Texte erfasst werden.
- Datei-Anhänge können in den Belegen als belegindividuelle Datei-Anhänge zugeordnet werden.
- Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge können in der Anwendung „Customizing“, in den Lieferanten- bzw. Kunden-Stammdaten eines Partners sowie in den Artikel-Stammdaten hinterlegt werden. Die hinterlegten freien Texte und Textbausteine für Kopf-, Fuß- oder Positionstexte sowie Datei-Anhänge werden als Vorschlagswerte in alle Belege übernommen, die den Partner bzw. den Artikel betreffen.
In einigen Belegen, vor allem des Frameworks „Produktion“, können Sie nur freie Texte erfassen. Die Funktionen für Textbausteine und Datei-Anhänge stehen dort nicht zur Verfügung.
Die freien Texte und Textbausteine für Belege können mithilfe des Texteditors formatiert und ggf. mehrsprachig erfasst werden.
2.2.2 Typen der Texte und Datei-Anhänge
Wo und wie ein Text verwendet werden kann und an welcher Stelle im Belegdokument die erfassten bzw. zugeordneten Texte erscheinen sollen, wird mit dem Texttyp festgelegt. Folgende Texttypen stehen zur Verfügung:
- Kopftext
- Fußtext
- Positionstext
Welchem Belegdokument welche Datei-Anhänge beigefügt werden, wird mit dem Datei-Anhangtyp festgelegt. Folgender Datei-Anhangtyp steht zur Verfügung:
Datei-Anhang E-Mail
2.2.3 Einstellungen in „Basis“ und „Positionen“ für Belegtexte und deren Auswirkungen
In den Belegen können Sie Folgendes für Texte und Datei-Anhänge einstellen:
Einstellungen in der Belegbasis:
- Kopftexte, Fußtexte:
In der Belegbasis können Sie belegbezogene Texte als Kopf- bzw. Fußtexte frei erfassen. Diese erscheinen dann in der Regel am Anfang (im Kopf) bzw. am Ende (im Fuß) der entsprechenden Belegdokumente. Die genaue Position wird über die Belegdokument-Vorlagen festgelegt.
- Positionstext und Datei-Anhang gemäß Artikel:
Sie können in der Belegbasis festlegen, dass für neue Belegpositionen die Positionstexte bzw. Datei-Anhänge gemäß den Artikel-Stammdaten vorgeschlagen werden. Damit werden für eine neue Position automatisch unter dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ entsprechend die Zeilen mit dem Text- und Datei-Anhangtyp „Positionstext gemäß Artikel“ bzw. „Datei-Anhang gemäß Artikel“ eingefügt.
- Datei-Anhang E-Mail
Sie können in der Belegbasis einen Datei-Anhang hinzufügen, der beim Versenden des jeweiligen Belegdokuments beigefügt wird. Dieser Typ bezieht sich dabei nur auf das Versenden per E-Mail.
Hinweis:
Vorschlagswerte für die Belegbasis können in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt werden.
Texte und Einstellungen für die Belegposition:
- Positionstext:
In den Belegpositionen können Sie belegindividuelle Texte als Positionstexte für die einzelnen Belegpositionen erfassen. Nutzen Sie dazu die Textbausteine oder freien Text. Diese Texte erscheinen dann in den Belegdokumenten bei den einzelnen Positionen. Zum Erfassen der freien Texte steht Ihnen der Texteditor zur Verfügung.
- Positionstext und Datei-Anhang gemäß Artikel:
Für die einzelnen Positionen können die Positionstexte und Datei-Anhänge aus den Artikel-Stammdaten herangezogen werden. Dabei werden die erfassten Texte und Anhänge berücksichtigt, die in der jeweilig relevanten Ansicht erfasst wurden. Diese Positionstexte und Datei-Anhänge sind in der Belegposition nicht änderbar. Sie werden so wie in den Artikel-Stammdaten erfasst in die Belegdokumente übernommen.
- Datei-Anhang E-Mail:
In den Belegpositionen können Sie belegindividuelle Datei-Anhänge für die einzelnen Belegpositionen erfassen. Die Anhänge werden einer E-Mail angehängt, wenn das entsprechende Belegdokument per E-Mail versandt wird.
Hinweis:
Vorschlagswerte für die Belegpositionen stammen aus der Belegbasis, den Artikel- und Partner-Stammdaten sowie aus der Anwendung „Customizing“.
Die Beschreibung der Tabelle für das Erfassen der Belegtexte finden Sie im Kapitel „Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte““.
In einigen Belegen, vor allem des Frameworks „Produktion“, stehen Ihnen nicht alle Texttypen zur Verfügung. Dort werden die Texte in der Belegbasis als Kopftexte und die Texte in den Positionen als Positionstexte in die entsprechenden Belegdokumente übernommen.
2.2.4 Mögliche Belegtexte für bestimmte Belegdokumenttypen
In den nachfolgend genannten Anwendungen können Sie für die aufgeführten Belegdokumenttypen zusätzliche Texte als Texte oder Textbausteine und Datei-Anhänge hinterlegen.
2.2.4.1 Mögliche Belegtexte in der Beschaffung
| Anwendung | Belegdokumenttyp | Textsorte | Datei-Anhang-/ Texttypen |
| Partner bzw. Lieferanten, Ansicht „Lieferant“ | · Kontrakt
· Anfrage · Bestellung · Bestätigungsmahnung · Liefermahnung · Warenrücklieferschein · Abholschein · Lieferschein für externes Streckengeschäft |
Texte und Textbausteine | · Kopftext
· Fußtext · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel |
| Beschaffungsanfragen | · Anfrage
· Bestellung · Liefermahnung · Warenrücklieferschein |
Texte und Textbausteine | Belegbasis:
· Kopftext, · Fußtext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel Positionen: · Positionstext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel |
| Beschaffungsangebote | · Bestellung
· Liefermahnung · Warenrücklieferschein |
Texte und Textbausteine | Belegbasis:
· Kopftext, · Fußtext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel Positionen: · Positionstext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel |
| Beschaffungsaufträge | · Bestellung
· Bestätigungsmahnung · Liefermahnung · Warenrücklieferschein |
Texte und Textbausteine | Belegbasis:
· Kopftext, · Fußtext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel Positionen: · Positionstext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel |
| Beschaffungskontrakte | Kontrakt | Texte und Textbausteine | Belegbasis:
· Kopftext, · Fußtext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel Positionen: · Positionstext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel |
| Bestellbestätigungen | Hinweis:
Die Texte in den Bestellbestätigungen dienen rein zu Informationszwecken und haben keine weiteren Auswirkungen. |
Texte |
2.2.4.2 Mögliche Belegtexte im Vertrieb
| Anwendung | Belegdokumenttyp | Textsorte | Datei-Anhang-/ Texttypen |
| Partner bzw. Kunden, Ansicht Kunde | · Kontrakt
· Angebot · Auftragsbestätigung · Kommissionsschein · Lieferschein · Ausgangsrechnung · Pro-forma-Rechnung · Versanddokumente · Verteilauftrag · Produktionsauftrag |
Texte und Textbausteine | · Kopftext
· Fußtext · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel |
| Vertriebsanfragen | · Angebot
· Produktionsauftrag · Auftragsbestätigung · Kommissionsschein · Lieferschein · Versanddokumente · Pro-forma-Rechnung · Ausgangsrechnung |
Texte und Textbausteine | Belegbasis:
· Kopftext, · Fußtext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel Positionen: · Positionstext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel |
| Vertriebsangebote | · Angebot
· Produktionsauftrag · Auftragsbestätigung · Kommissionsschein · Lieferschein · Pro-forma-Rechnung · Ausgangsrechnung |
Texte und Textbausteine | Belegbasis:
· Kopftext, · Fußtext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel Positionen: · Positionstext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel |
| Vertriebsaufträge | · Produktionsauftrag
· Auftragsbestätigung · Kommissionsschein · Lieferschein · Versanddokumente · Pro-forma-Rechnung · Ausgangsrechnung |
Texte und Textbausteine | Belegbasis:
· Kopftext, · Fußtext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel Positionen: · Positionstext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel |
| Vertriebskontrakte | Kontrakt | Texte und Textbausteine | Belegbasis:
· Kopftext, · Fußtext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel Positionen: · Positionstext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel |
| Verteilaufträge | · Verteilauftrag
· Pro-forma-Rechnung · Lieferschein · Versanddokumente · Ausgangsrechnung |
Texte und Textbausteine | Belegbasis:
· Kopftext, · Fußtext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel Positionen: · Positionstext, · Positionstext gemäß Artikel · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel |
2.2.4.3 Mögliche Belegtexte in der Lagerlogistik
Hinweis:
Die in Vertriebsbelegen hinterlegten Texte werden ggf. in die Belegdokumente zu den Lieferaufträgen übernommen.
| Anwendung | Belegdokumenttyp | Textsorte | Datei-Anhang-/ Texttypen |
| Lieferaufträge | · Lieferschein
· Lieferschein für externes Streckengeschäft · Abholschein · Packliste |
Texte und Textbausteine | Belegbasis:
· Kopftext · Fußtext · Positionstext gemäß Artikel[1] · Positionstext · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel1 Positionen: · Positionstext · Positionstext gemäß Artikel1 · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel1 |
| Anwendung | Belegdokumenttyp | Textsorte | Datei-Anhang-/ Texttypen |
| Kommission | Kommissionsschein | Texte und Textbausteine | Belegbasis:
· Kopftext · Fußtext · Positionstext gemäß Artikel[2] · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel1 Positionen: · Positionstext · Positionstext gemäß Artikel1 · Datei-Anhang E-Mail · Datei-Anhang gemäß Artikel1 |
| Wareneingänge | Hinweis:
Die Texte in den Wareneingängen dienen rein zu Informationszwecken und haben keine weiteren Auswirkungen. |
Texte und Textbausteine | Belegbasis:
· Kopftext · Fußtext Positionen: · Positionstext |
2.2.4.4 Mögliche Belegtexte in der Produktion
In der Produktion können Sie in der Anwendung „Produktionsaufträge“ Texte für die folgenden Belege (Belegdokumente) hinterlegen:
| Anwendung | Belegdokumenttyp | Textsorte | Texttypen |
| Produktionsaufträge | Je nach Einstellung in der Anwendung „Customizing“ für die folgenden Produktionsbelege:
· Produktionsauftragsbelege – Produktionsbeleg – Laufkarte · Arbeitsschein/ · Materialschein/ · Kommissionsschein |
nur Texte | · In der Auftragsbasis: nur Kopftext
· In den Auftragspositionen: nur Positionstexte |
Ergänzend können Sie in weiteren Anwendungen Texte hinterlegen, die ggf. in die Produktionsaufträge übernommen werden und dann dort für die Belegdokumente relevant sind. Die folgenden Texte können in den aufgelisteten Anwendungen hinterlegt und ggf. in die genannten Produktionsbelege (Belegdokumente) übernommen werden.
Die weitere Verwendung der Texte und die genauen Bedingungen werden in den Dokumentationen zu den entsprechenden Anwendungen in der Produktion erläutert.
| Anwendung | Erläuterung | Belegdokumenttyp | Textsorte | Texttypen |
| Arbeitsgänge | Die für Arbeitsgänge erfassten Positionstexte werden in Produktionsauftragspositionen (Ressourcenpositionen) übernommen.
Wenn in den Arbeitsgangpositionen keine Texte erfasst werden, dann werden die Ressourcentexte in den Produktionsauftrag übernommen. |
· Arbeitsschein/ -liste · Laufkarte/Produktionsbeleg |
nur Texte | Nur als Positionstexte für Auftragspositionen |
| Arbeitsgang-Vorlagen | Die für Arbeitsgang-Vorlagen erfassten Positionstexte werden als Vorschlagswerte in die aus ihnen entstandenen Arbeitsgänge übernommen, und von dort ggf. in Produktionsauftragspositionen. | · Arbeitsschein/ -liste · Laufkarte/Produktionsbeleg |
nur Texte | Nur als Positionstexte für Auftragspositionen |
| Arbeitspläne | Beim Erfassen des Produktionsauftrags wird ggf. der Text der Arbeitsplanbasis als Text der Produktionsauftragsbasis übernommen. Die in den Arbeitsplänen für Arbeitsgänge erfassten Positionstexte werden in Produktionsauftragspositionen übernommen. Wenn jedoch keine Positionstexte erfasst sind, dann werden die Arbeitsgangbasistexte in die Produktionsaufträge übernommen. | · Arbeitsschein/ -liste · Laufkarte/Produktionsbeleg |
nur Texte | · Belegbasistext: als Kopftext des Auftrags
· Texte der Positionen: als Positionstexte für Auftragspositionen |
| Produktionspläne | Beim Erfassen des Produktionsauftrags wird ggf. der Text der Produktionsplanbasis als Text der Produktionsauftragsbasis übernommen.
Wenn im Produktionsplan kein Belegbasistext erfasst ist, dann wird der Belegbasistext des zugrunde liegenden Arbeitsplanes in den Produktionsauftrag übernommen. |
Laufkarte/ Produktionsbeleg |
nur Texte | Belegbasistext: als Kopftext des Auftrags |
| Ressourcen | Die für Ressourcen erfassten Texte werden dann in Produktionsauftragspositionen übernommen, wenn in den Arbeitsgangpositionen keine Positionstexte erfasst wurden. | · Arbeitsschein/ -liste · Laufkarte/Produktionsbeleg |
nur Texte | Nur als Positionstexte für Auftragspositionen |
| Stücklisten | Beim Erfassen des Produktionsauftrags wird ggf. der Text der Stücklistenbasis als Text der Produktionsauftragsbasis übernommen, wenn nur mit Stücklisten produziert wird.
Die für Stücklistenpositionen erfassten Texte werden in Produktionsauftragspositionen übernommen. |
· Materialschein/ -liste · Laufkarte |
nur Texte | · Belegbasistext: als Kopftext des Auftrags
· Positionstexte: als Positionstexte für Auftragspositionen |
2.2.5 Belegtexte in Stammdaten
In den folgenden Stammdaten-Anwendungen können Belegtexte hinterlegt werden.
2.2.5.1 Partner-Stammdaten, Ansicht „Kunde“
In den Kunden-Stammdaten können Texte sowie Einstellungen für Texte und Datei-Anhänge für Belege hinterlegt werden. Dazu stehen die Anwendungen „Partner“ und „Kunden“, Ansicht „Kunde“, Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ zur Verfügung.
Auf gespeicherte Texte wird durch ein Notiz-Icon hingewiesen, das auf dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ der Ansicht und beim entsprechenden Rollen-Icon der Ansicht zu finden ist.
Beispiel:
Diese Texte und Einstellungen in den Partner-Stammdaten des Kunden werden als Vorschlagswerte in alle Vertriebsbelege übernommen, in denen dieser Kunde der relevante Partner ist, im Vertriebsauftrag also z. B. der Auftraggeber. Die übernommenen Texte, Datei-Anhänge und Einstellungen aus den Partner-Stammdaten können in den Vertriebsbelegen geändert werden.
In den Kundendaten kann im Einzelnen Folgendes hinterlegt werden:
- Für die Belegpositionen kann festgelegt werden, dass die Positionstexte aus den Artikel-Stammdaten immer übernommen werden. Dieses kann in jedem Vertriebsbeleg individuell geändert werden, d. h. Sie können die aus den Kundendaten übernommene Einstellung in den Vertriebsbelegen ändern.
- Sie können partnerindividuelle Texte, Textbausteine oder Datei-Anhänge hinterlegen, die dann als Vorschlagswerte z. B. für Kopf- oder Fußtexte in die Vertriebsbelege übernommen werden.
2.2.5.2 Partner-Stammdaten, Ansicht „Lieferant“
In den Lieferanten-Stammdaten können Texte sowie Einstellungen für Texte und Datei-Anhänge für Belege hinterlegt werden. Dazu stehen die Anwendungen „Partner“ und „Lieferanten“, Ansicht „Lieferant“, Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ zur Verfügung.
Auf gespeicherte Texte wird durch ein Notiz-Icon hingewiesen, das auf dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ der Ansicht und beim entsprechenden Rollen-Icon der Ansicht zu finden ist.
Beispiel:
Diese Texte und Einstellungen in den Partner-Stammdaten des Lieferanten werden als Vorschlagswerte in alle Beschaffungsbelege übernommen, in denen dieser Lieferant der relevante Partner ist, im Beschaffungsauftrag also z. B. der Auftragnehmer. Die übernommenen Texte, Datei-Anhänge und Einstellungen aus den Lieferanten-Stammdaten können in den Beschaffungsbelegen geändert werden.
In den Lieferanten-Stammdaten kann im Einzelnen Folgendes hinterlegt werden:
- Für die Positionen kann festgelegt werden, dass die Positionstexte aus den Artikel-Stammdaten immer übernommen werden. Dieses kann in jedem Beschaffungsbeleg individuell geändert werden, d. h. Sie können die aus den Lieferantendaten übernommene Einstellung in den Beschaffungsbelegen ändern.
- Sie können partnerindividuelle Texte, Textbausteine oder Datei-Anhänge hinterlegen, die dann als Vorschlagswerte z. B. für Kopf- oder Fußtexte in die Beschaffungsbelege übernommen werden
2.2.5.3 Artikel-Stammdaten
In den Artikel-Stammdaten können jeweils unter dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge für die Artikel hinterlegt werden. Unter einigen Ansichten können nur freie Texte unter dem Karteireiter „Texte“ erfasst werden.
Auf gespeicherte Texte und Datei-Anhänge wird durch ein Notiz-Icon hingewiesen, das auf dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ der jeweiligen Ansicht und beim entsprechenden Rollen-Icon der Ansicht zu finden ist (siehe Tabelle).
Die in den Artikel-Stammdaten erfassten Texte und zugeordneten Datei-Anhänge werden in die jeweiligen Belege als Vorschlagswerte übernommen.
In der Anwendung „Artikel“ können in den folgenden Ansichten ggf. für die folgenden Belege (und Belegdokumente) Texte bzw. Datei-Anhänge hinterlegt werden:
| Ansicht | Texte bzw. Datei-Anhänge können in folgende Belege (Belegdokumente) übernommen werden |
| Lagerlogistik | Kommission (Kommissionsschein), wenn im Ursprungsbeleg die Einstellung „Positionstext gemäß Artikel“ festgelegt wurde.
Hinweis: In der Anwendung „Artikel“ sind dazu ausschließlich freie Texte erfassbar. Datei-Anhänge können nicht hinzugefügt werden. |
| Beschaffung | Beschaffungsbelege (Beschaffungsbelegdokumente) |
| Lieferanten | Beschaffungsbelege (Beschaffungsbelegdokumente) |
| Vertrieb | Vertriebsbelege (Vertriebsbelegdokumente), Lieferaufträge (Lieferschein, Packliste) |
| Kunden-Klassifikation | Vertriebsbelege (Vertriebsbelegdokumente) |
| Kunden | Vertriebsbelege (Vertriebsbelegdokumente) |
| Produktion | Der Artikeltext für Produktions-Artikel kann als Belegbasistext des Produktionsauftrags übernommen und dann ggf. in den Produktionsauftragsbelegen ausgegeben werden, wenn bei der Produktionsstruktur „Stückliste“ kein Belegbasistext für die Stückliste erfasst wurde.
Hinweis: In der Anwendung „Artikel“ sind dazu ausschließlich freie Texte erfassbar. Datei-Anhänge können nicht hinzugefügt werden. |
2.2.6 Verwendung der Belegtexte im Vertrieb
Beim Erfassen eines Belegs wird zuerst die Belegbasis mit den Vorschlagswerten erstellt. Die Vorschlagswerte stammen entweder aus der Anwendung „Customizing“ oder aus den Partner-Stammdaten, wenn dort welche hinterlegt sind
Für die Vertriebsbelege wird nach Texten und Datei-Anhängen in folgenden Anwendungen und Ansichten mit Stammdaten gesucht:
- Anwendung „Partner“, Ansicht „Kunde“,
- Anwendung „Artikel“, Ansicht „Kunden“
- Anwendung „Artikel“, Ansicht „Kunden-Klassifikation“
- Anwendung „Artikel“, Ansicht „Vertrieb“
Beim Erfassen einer Position werden immer die Daten der Belegbasis in die Position übernommen. Dabei werden keine Referenzen erzeugt, sondern Kopien. Werden die Daten in der Belegbasis geändert, dann werden diese veränderten Daten nur für danach neu erfasste Positionen übernommen. Bereits bestehende Positionen werden nicht aktualisiert.
Vorschlagswerte
Die kundenbezogenen Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge, die zuvor in der Anwendung „Partner“, bzw. „Kunden“, in der Ansicht „Kunde“ hinterlegt wurden, werden als Vorschlagswerte in die Vertriebsbelege übernommen. Sie können unverändert übernommen, wieder gelöscht oder speziell für einen Beleg geändert werden. Die Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge werden als Kopie, ggf. mit den Änderungen, im Beleg gespeichert.
Einstellungen
Innerhalb eines Vertriebsbelegs gilt Folgendes:
- Die Korrespondenzsprache, und somit auch die Sprache der Texte, Textbausteine und der zugeordneten Datei-Anhänge, wird aus den Partner-Stammdaten des relevanten Kunden übernommen; sie kann noch geändert werden.
Einschränkung:
Wenn das aktuelle System nicht für diese Korrespondenzsprache eingerichtet ist, dann gilt für die Ausgabe der Belegdokumente Folgendes:
Das Belegdokument wird in der Originalsprache der Belegdokument-Vorlage ausgegeben. Die Texte im Belegdokument werden in der Primärsprache der aktuellen OLTP-Datenbank ausgegeben.
- Wenn Sie einen Beleg duplizieren, dann werden die Texte für die Belegbasis ebenfalls dupliziert. Diese können geändert werden.
- Wenn Sie im Positionseditor die Aktion „Positionen suchen und hinzufügen“ verwenden und die Option „Texte duplizieren“ ausgewählt wurde, dann werden dabei auch die für diese Position im Ursprungsbeleg hinterlegten Texte und Datei-Anhänge übernommen. Diese können geändert werden. Diese Übernahme der Positionstexte funktioniert z. B. beim Einfügen von Angebotspositionen in Vertriebsangebote und -aufträge sowie von Auftragspositionen in Vertriebsangebote und -aufträge. Auch für Verteilaufträge und Vertriebsschnellerfassungsbelege steht die Aktion zur Verfügung. Die Aktion „Positionen suchen und hinzufügen“ steht für Vertriebskontrakte nicht zur Verfügung.
2.2.7 Verwendung der Belegtexte in der Beschaffung
Beim Erfassen eines Belegs wird zuerst die Belegbasis mit den Vorschlagswerten erstellt. Die Vorschlagswerte stammen entweder aus der Anwendung „Customizing“ oder aus den Partner-Stammdaten, wenn dort welche hinterlegt sind
Für die Beschaffungsbelege wird nach Texten und Datei-Anhängen in folgenden Anwendungen und Ansichten mit Stammdaten gesucht:
- Anwendung „Partner“, Ansicht „Lieferant“,
- Anwendung „Artikel“, Ansicht „Lieferanten“,
- Anwendung „Artikel“, Ansicht „Beschaffung“
Beim Erfassen einer Position werden immer die Daten der Belegbasis in die Position übernommen. Dabei werden keine Referenzen erzeugt, sondern Kopien. Werden die Daten in der Belegbasis geändert, dann werden diese veränderten Daten nur für danach neu erfasste Positionen übernommen. Bereits bestehende Positionen werden nicht aktualisiert.
Vorschlagswerte
Die lieferantenbezogenen Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge, die zuvor in der Anwendung „Partner“ bzw.“ Lieferanten“ in der Ansicht „Lieferant“ hinterlegt wurden, werden als Vorschlagswerte in die Beschaffungsbelege übernommen. Sie können unverändert übernommen, wieder gelöscht oder speziell für einen Beleg geändert werden. Die Texte und Textbausteine werden als Kopie, ggf. mit den Änderungen, im Beleg gespeichert.
Einstellungen
Im Ursprungsbeleg, z. B. dem Beschaffungsauftrag, besteht die letzte Möglichkeit festzulegen, auf welchen Belegdokumenten, die zu einem Auftrag entstehen können, die erfassten Texte erscheinen sollen. In den Folgebelegen bzw. Belegdokumenten, z. B. Liefermahnung und Warenrücklieferschein, kann diese Einstellung für die Ausgabe der Texte nicht mehr geändert werden.
Innerhalb eines Beschaffungsbelegs gilt Folgendes:
- Die Korrespondenzsprache, und somit auch die Sprache der Texte, Textbausteine und zugeordneten Datei-Anhänge, wird aus den Partner-Stammdaten des relevanten Lieferanten übernommen; sie kann noch geändert werden.
Einschränkung:
Wenn das aktuelle System nicht für diese Korrespondenzsprache eingerichtet ist, dann gilt für die Ausgabe der Belegdokumente Folgendes:
Das Belegdokument wird in der Originalsprache der Belegdokument-Vorlage ausgegeben. Die Texte im Belegdokument werden in der Primärsprache der aktuellen OLTP-Datenbank ausgegeben.
- Wenn Sie einen Beleg duplizieren, dann werden die Texte für die Belegbasis ebenfalls dupliziert. Diese können geändert werden.
- Wenn Sie im Positionseditor die Aktion „Positionen suchen und hinzufügen“ verwenden und die Option „Texte duplizieren“ ausgewählt wurde, dann werden dabei auch die für diese Position im Ursprungsbeleg hinterlegten Texte übernommen. Die übernommenen Texte können geändert werden. Diese Übernahme der Positionstexte funktioniert z. B. beim Einfügen von Angebotspositionen in Angebote und Aufträge sowie von Auftragspositionen in Angebote und Aufträge. Die Aktion „Positionen suchen und hinzufügen“ steht für Beschaffungskontrakte nicht zur Verfügung.
2.2.8 Verwendung der Belegtexte in der Lagerlogistik
Für die Lagerlogistikbelege werden die Texte und Datei-Anhänge aus den Ursprungsbelegen übernommen aus denen sie entstanden sind.
Vorschlagswerte für Lieferaufträge
Die Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge, die in den Ursprungsbelegen hinterlegt wurden, aus denen ein Lieferauftrag entstanden ist, werden in den Lieferauftrag übernommen. Ursprungsbelege können unter anderem die Vertriebsbelege sein. Die Kopf- und Fußtexte werden als Vorschlagswerte in die Basis des Lieferauftrags übernommen. Sie können dort unverändert bleiben, wieder gelöscht oder geändert werden. Die Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge werden als Kopie, ggf. mit den Änderungen, im Lieferauftrag gespeichert.
Die Positionstexte, die in den Ursprungsbelegen hinterlegt wurden, werden in die Lieferaufträge übernommen. Wurde in einem Ursprungsbeleg aus dem Framework Vertrieb festgelegt, dass die Positionstexte gemäß Artikel verwendet werden sollen, dann werden die Positionstexte aus der Anwendung „Artikel“, Ansicht „Vertrieb“ berücksichtigt.
Vorschlagswerte für Kommissionen
Für Kommissionen werden die Artikeltexte, die für die entsprechenden Artikel in der Anwendung „Artikel“, Ansicht „Lagerlogistik“ erfasst wurden, als Texte der einzelnen Positionen übernommen. Sie werden in den Positionen nicht angezeigt und können dort nicht verändert werden. Ggf. werden außerdem aus dem Ursprungsbeleg, aus dem eine Kommission entstanden ist, die Positionstexte übernommen.
Vorschlagswerte für Wareneingänge
Für Wareneingänge werden Texte aus vorgelagerten Belegen oder Stammdaten nicht übernommen. Somit können keine Vorschlagswerte angezeigt werden.
Bearbeitung
In den Lieferaufträgen können Sie neue Kopf- und Fußtexte als Texte oder Textbausteine hinterlegen oder vorhandene Kopf- und Fußtexte bearbeiten.
Siehe auch unter „Karteireiter „Texte“.
In den Kommissionen können Sie die Texte und Einstellungen für die Texte nicht ändern. Die Texte werden unverändert aus den Ursprungsbelegen in die Kommissionen übernommen und auf dem Kommissionsschein mit ausgegeben.
Für Lieferaufträge können in der Anwendung „Kommissionen“ Texte als Liefer- und Versandtexte hinzugefügt werden.
In Wareneingängen können Sie neue Kopf- und Fußtexte als Texte oder Textbausteine hinterlegen.
Einstellungen
Alle Liefertexte, die zu einem Lieferauftrag hinterlegt sind, werden auf jedem Lieferschein zu diesem Lieferauftrag mit ausgegeben. Die Versandtexte eines Lieferauftrages werden auf der Packliste ausgegeben.
Ebenso werden zu einer Kommission alle hinterlegten bzw. heranziehbaren Texte berücksichtigt und auf dem Kommissionsschein mit ausgegeben.
Außerdem gilt Folgendes:
- Lieferaufträge
Die Korrespondenzsprache, und somit auch die Sprache der Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge, wird aus den Partner-Stammdaten des relevanten Lieferempfängers übernommen.
Einschränkung:
Wenn das aktuelle System nicht für diese Korrespondenzsprache eingerichtet ist, dann gilt für die Ausgabe der Belegdokumente Folgendes:
Das Belegdokument wird in der Originalsprache der Belegdokument-Vorlage ausgegeben. Die Texte im Belegdokument werden in der Primärsprache der aktuellen OLTP-Datenbank ausgegeben.
- Ladungslisten
Für die Ladungsliste werden die Versandtexte des Lieferauftrages bei der Ausgabe berücksichtigt.
- Wareneingänge
Die Korrespondenzsprache, und somit auch die Sprache der Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge, wird aus den Partner-Stammdaten des relevanten Standortes übernommen.
2.2.9 Verwendung der Belegtexte in der Produktion
In Produktionsaufträgen können Texte für diverse Belegdokumente hinterlegt werden. Die Texte können auch aus anderen Anwendungen stammen. Diese sind somit Vorschlagswerte für Produktionsaufträge.
Vorschlagswerte für die Produktionsauftragsbasis
Als Text der Produktionsauftragsbasis werden die folgenden Texte als Vorschlagswerte beim Erfassen übernommen:
| Produktionsstruktur | Übernommen aus | Ausgegeben mit |
| Stückliste | Text der Stücklistenbasis; wenn nicht vorhanden, der Text des Produktions-Artikels |
· Produktionsbeleg
· Laufkarte |
| Stückliste + Arbeitsplan | Text der Arbeitsplanbasis; wenn nicht vorhanden, dann der Text der Stücklistenbasis; ¯ |
· Produktionsbeleg
· Laufkarte |
| Produktionsplan | Text der Produktionsplanbasis; wenn nicht vorhanden, dann der Text der Arbeitsplanbasis; ¯ wenn nicht vorhanden, dann der Text der Stücklistenbasis; wenn nicht vorhanden, der Text des Produktions-Artikels |
· Produktionsbeleg
· Laufkarte |
Voraussetzung für die in der Tabelle aufgelistete Vorschlagswertermittlung ist, dass die Funktion „Produktionsverfahren“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert wurde.
Wird ohne Produktionsverfahren gearbeitet, erfolgt ebenfalls eine Vorschlagswertermittlung auf der Basis der im Produktions-Artikel festgelegten Standardkombination. Wechselt man die Kombination, wird keine erneute Vorschlagswertermittlung durchgeführt.
Für die auftragsbezogene Produktion gilt:
Werden Produktionsaufträge aus einem Vertriebsauftrag erzeugt, dann wird der Vorschlagswert für den Basistext des Produktionsauftrages entweder aus der Vertriebsauftragsbasis oder, wenn dieser dort nicht vorhanden ist, aus der Vertriebsauftragsposition übernommen. Voraussetzung ist, dass der Positionstext für den Beleg „Produktionsauftrag“ aktiviert wurde.
Übernommen wird ausschließlich der erste Text aus der Vertriebsauftragsposition. Weitere Texte und Datei-Anhänge werden ignoriert.
Ermittlung des Vorschlagswertes:
- Ist der Text in der Vertriebsauftragsposition vom Texttyp „Positionstext gemäß Artikel“, dann wird der Artikeltext als Vorschlagswert verwendet, der für die Kombination „Artikel, Kunde und Vertriebsorganisation“ ermittelt wird.
- Ist der Text in der Vertriebsauftragsposition vom Texttyp „Positionstext“, dann wird der Text aus der Vertriebsauftragsposition direkt als Vorschlagswert verwendet.
- Umfasst die Vertriebsauftragsposition keinen Text für den Beleg „Produktionsauftrag“, dann kann aus der Vertriebsauftragsposition kein Vorschlagswert ermittelt werden. Infolgedessen werden die Vorschlagswerte wie in der Tabelle angegeben ermittelt.
Vorschlagswerte für die Produktionsauftragsposition
Als Text der Produktionsauftragspositionen werden die folgenden Texte als Vorschlagswerte beim Einlasten eines Produktionsauftrages oder beim manuellen Erfassen einer Produktionsauftragsposition übernommen:
| Positionstyp | Übernommen aus | Übernommen beim | Ausgegeben mit |
| Arbeitsgang-Reservierung | Arbeitsgangbasis (kann wiederum aus Arbeitsgang-Vorlage übernommen sein). | manuellen Erfassen | · Produktionsbeleg, Laufkarte · Arbeitsliste, Arbeitsschein |
| Arbeitsgang-Reservierung | Arbeitsplanposition, wenn dort nicht vorhanden: aus Arbeitsgangbasis (kann wiederum aus Arbeitsgang-Vorlage übernommen sein). | Einlasten | · Produktionsbeleg, Laufkarte · Arbeitsliste, Arbeitsschein |
| Beistellmaterial-Reservierung | Stücklistenposition | Einlasten | Produktionsbeleg |
| Fremdfertigungs-Arbeitsgang | Arbeitsgangbasis (Typ „Fremdfertigungs-Arbeitsgang“). | manuellen Erfassen | Produktionsbeleg |
| Fremdfertigungs-Arbeitsgang | Arbeitsplanposition; wenn dort nicht vorhanden: aus Arbeitsgangbasis (Typ „Fremdfertigungs-Arbeitsgang“). | Einlasten | Produktionsbeleg |
| Kuppelproduktposition | Stücklistenposition (Kuppelprodukt) | · manuellen Erfassen
· Einlasten |
Produktionsbeleg |
| Material-Reservierung | Stücklistenposition (Artikel des Typs „Material“) | Einlasten | · Materialliste, Materialschein
· Produktionsbeleg, |
| Ressourcen-Reservierung | Arbeitsgangbasis;
wenn dort nicht vorhanden, aus dem Text der Ressource. |
wird beim manuellen Erfassen der Arbeitsgang-Reservierung automatisch erstellt | · Produktionsbeleg, Laufkarte · Arbeitsliste, Arbeitsschein |
| Ressourcen-Reservierung | Arbeitsgangposition (Ressource oder Ressourcengruppe).
Wenn dort nicht vorhanden, aus dem Text der Ressource bzw. der Ressourcenliste. |
Einlasten | · Produktionsbeleg, Laufkarte · Arbeitsliste, Arbeitsschein |
Bearbeitung
Alle aus anderen Anwendungen übernommenen Texte können im Produktionsauftrag noch bearbeitet werden. Die Texte können unverändert übernommen, geändert oder gelöscht werden.
Weiterverwendung
Der im Produktionsauftrag in der Auftragsbasis erfasste Text wird generell als Basistext in den entsprechenden Belegdokumenten ausgegeben. Die Positionstexte werden generell als Positionstexte in den entsprechenden Belegdokumenten ausgegeben. Welche Belegdokumente ausgegeben werden können, hängt unter anderem von den Einstellungen in der Anwendung „Customizing“ sowie der gewählten Produktionsstruktur ab. Möglich sind:
- Produktionsauftragsbelege
- Produktionsbeleg
- Laufkarte
- Arbeitsbelege: Arbeitsschein/-liste
- Materialbelege: Materialschein/-liste
- Kommissionsscheine
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation „Dokumente in der Produktion“.
3 Texteditor
Der Texteditor bietet allgemeine Funktionalitäten eines Textverarbeitungsprogramms. Er steht unter anderem in der Anwendung „Textbausteine“ im Arbeitsbereich sowie in einigen Stammdaten-Anwendungen unter dem Karteireiter „Text“ oder „Texte“ zur Verfügung.
Texteditor im Arbeitsbereich der Anwendung „Textbausteine“.
Anwendungsbezogene Aktion: Kopftext-Feld maximieren/
minimieren
In einigen Anwendungen wird im Identifikationsbereich unter „Text“ ein weiterer Button in der Symbolleiste des Texteditors angezeigt: „Kopftext-Feld maximieren/minimieren“ , . Damit können Sie das Eingabefeld für den Text vergrößern, um die Texte besser bearbeiten zu können. Über diesen Button werden, außer dem Texteditor, alle weiteren Felder und Bereiche im Arbeitsbereich ausgeblendet bzw. wieder eingeblendet.
Formatauswahl
In der Symbolleiste des Texteditors kann auf der rechten Seite das Auswahlfeld „Format“ verfügbar sein. Das Feld ist für den Benutzer nur dann sichtbar, wenn in der Programmierschnittstelle die Auswahl für den Benutzer generell erlaubt wurde. Das Feld hat keine Feldbezeichnung.
| Feld | Erläuterung |
| Format
(Tooltip) |
Ein Text kann in zwei Formaten erfasst oder bearbeitet werden. Wählen Sie dazu im Feld „Format“ eines der folgenden Formate:
· HTML Nutzen Sie das HTML-Format um Ihren Text zu formatieren und entsprechend auszugeben. · Nur Text Nutzen Sie das Text-Format, wenn Sie Ihren Text unformatiert lassen möchten, um ihn beispielsweise stets mit anderen Systemen austauschen zu können. Hinweis: Sollten Sie zwischen den beiden Formaten umschalten, dann berücksichtigen Sie bitte, dass der Inhalt nicht konvertiert wird (z. B. automatisches Entfernen oder Hinzufügen von HTML-Tags). Nur die Darstellung des Textes ändert sich. Sie sehen also beispielsweise einen HTML-Text als Quell-Text in der Nur-Text-Ansicht. |
Beispiel eines HTML-Textes in der Ansicht „nur Text“
Sprachauswahl
Das Menü des Texteditors enthält ein Feld „Sprache“, über das Texte in mehreren Sprachen erfasst und bearbeitet werden können. Nur wenn das System für mehrere Sprachen eingerichtet wurde, können Texte in mehreren Sprachen erfasst werden. Das Feld hat keine Feldbezeichnung.
| Feld | Erläuterung |
| Sprache
(Tooltip) |
Ein Text kann in mehreren Sprachen erfasst und bearbeitet werden. Wählen Sie im Feld „Sprache“ die Sprache, in der Sie den Textbaustein erfassen oder bearbeiten möchten, über das entsprechende Kürzel der Sprache, z. B. „de“ für deutsch oder „en“ für englisch. Zur Auswahl stehen die Primärsprache sowie die Nebensprachen, die für die aktuelle OLTP-Datenbank eingerichtet sind.
Ist bereits ein Text in der jeweiligen Sprache vorhanden, dann wird hinter dem Kürzel der Sprache ein hochgestelltes Stern-Symbol (*) angezeigt. Anschließend wird der Text des Textbausteins in der gewählten Sprache angezeigt. Sonst ist das Feld im Arbeitsbereich leer, und Sie können einen neuen Text erfassen. |
Formatierungsmöglichkeiten
Die folgenden Formatierungsmöglichkeiten für Texte stehen im Texteditor zur Verfügung:
| Symbolleiste | Format | Icon | Erläuterung |
| Schriftart | Wählen Sie eine der hinterlegten Schriftarten. | ||
| Schriftgröße | Geben Sie die gewünschte Schriftgröße in HTML-Notation an: von 1 (sehr klein) bis 7 (sehr groß). 3 entspricht etwa 10 Punkt. | ||
| Zeichenformate | B für bold = fett | ||
| I für italics = kursiv | |||
| U für underline = unterstrichen | |||
| Copy & Paste | Schere: Text oder Textfragmente ausschneiden | ||
| Text kopieren | |||
| Text einfügen (kopierten oder ausgeschnittenen Text) | |||
| Absatzausrichtung | Absatz linksbündig | ||
| Absatz zentriert | |||
| Absatz rechtsbündig | |||
| Einzug vergrößern | Absatz einen Schritt nach rechts einrücken (kann beliebig oft weiter eingerückt werden) | ||
| Einzug verkleinern | Absatzeinrückung um einen Schritt wieder aufheben | ||
| Farben | Schriftfarbe festlegen.
Wählen Sie jeweils eine der angebotenen, verfügbaren Farben. |
Hinweis:
Die im Texteditor festgelegten Formatierungen werden ggf. nicht alle bei der Ausgabe der Texte berücksichtigt. Welche Formatierungen berücksichtigt werden, ist abhängig von der Belegdokument-Vorlage, dem festgelegten Ausgabemedium und dem Programm, mit dem die Belegdokumente erzeugt werden.
Grafiken
In den Texteditor lassen sich auch Grafiken wie folgt einfügen.
- Legen Sie die gewünschte Grafik im Knowledge Store ab.
- Öffnen Sie die dort abgelegte Grafik aus dem Knowledge Store heraus im Internet Explorer.
- Im Internet Explorer öffnen Sie durch rechten Mausklick auf die Grafik das Kontextmenü.
- Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Kopieren aus.
- Setzen Sie die Einfügemarke in den Texteditor. Anschließend fügen Sie die Grafik mithilfe des Einfügen-Buttons bzw. der Tastenkombination Strg+V an die gewünschte Stelle des Textes ein.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass die so eingefügten Grafiken nicht gedruckt werden können. Auch Transparenzen in den Grafiken können nicht transparent dargestellt werden.
4 Karteireiter „Texte“
Texte können in vielen Anwendungen unter dem Karteireiter „Texte“ bzw. „Text“ erfasst und bearbeitet. Sind Texte unter dem Karteireiter gespeichert, wird dies durch ein Notiz-Icon auf dem Karteireiter visualisiert.
Der Karteireiter „Texte“ bzw. „Text“ im Identifikations- und/oder im Arbeitsbereich dieser Anwendungen wird im Folgenden zusammenfassend für alle Anwendungen beschrieben:
Unter dem Karteireiter kann freier Text mithilfe des Texteditors erfasst werden. Diese Texte dienen in der Regel zu Informationszwecken und werden nur in einigen Fällen für Belegtexte verwendet, wie z. B. in der Produktion oder Lagerlogisitik.
Karteireiter „Texte“ in der Anwendung „Artikel“, Ansicht „Basis“.
Der Texteditor wird im Kapitel „Texteditor“ beschrieben.
5 Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“
In vielen Beleg-Anwendungen steht Ihnen unter dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ eine Tabelle für Belegtexte zur Verfügung, in der für die auszugebenden Belegdokumente ergänzende Texte erfasst, Textbausteine und Datei-Anhänge zugeordnet werden können.
Unter dem Karteireiter werden eine Symbolleiste sowie eine Tabelle angezeigt. In der Tabelle kann pro Zeile ein Text, Textbaustein oder Datei-Anhang hinterlegt und bearbeitet werden. Sie können die angezeigten Werte in den Feldern direkt bearbeiten oder ein Bearbeitungsdialog-Fenster aufrufen.
5.1 Tabellenbeschreibung
Die folgenden Daten werden pro Text, Textbaustein oder Datei-Anhang in einer Zeile unter den angegebenen Spaltenüberschriften angezeigt:
| Spalte | Erläuterung |
| Nummer | Wenn der Beleg mehrere Texte oder Datei-Anhänge desselben Anhang- oder Texttyps enthält, dann werden diese in den Belegdokumenten gemäß der in diesem Feld gewählten Nummer sortiert. Für Texte und Datei-Anhänge verschiedener Anhang- oder Texttypen hat die Nummer keine Auswirkung auf die Anordnung in den Belegdokumenten. Das System vergibt für neue Zeilen automatisch eine Nummer in Zehnerschritten als Vorschlagswert, also „10, 20, usw.“. Ändern Sie bei Bedarf diesen Vorschlagswert. |
| Belegdokument | Über die angegebenen Belegdokumente können Sie festlegen, auf welchen Belegdokumenten die in dieser Zeile hinterlegten Texte und Textbausteine mit ausgegeben oder Datei-Anhänge mit versandt werden sollen. Sie können je nach Beleg ggf. einen, mehrere oder alle der zur Auswahl stehenden Belegdokumente wählen.
Welche Belegdokumente im Einzelnen zur Auswahl stehen, können Sie dem Kapitel „Mögliche Belegtexte für bestimmte Belegdokumenttypen“ entnehmen. |
| Anhang-/Texttyp | In der Spalte „Anhang-/Texttyp“ wird der Anhang oder Texttyp festgelegt. Wählen Sie eine der angebotenen Typen:
· In der Belegbasis (Identifikationsbereich) bzw. in der Anwendung „Partner“: – Kopftext – Fußtext – Positionstext gemäß Artikel – Datei-Anhang E-Mail – Datei-Anhang gemäß Artikel · In Belegpositionen im Arbeitsbereich: – Positionstext – Positionstext gemäß Artikel – Datei-Anhang E-Mail – Datei-Anhang gemäß Artikel Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Belegtexte“. |
| Textbaustein | Wenn Sie einen Textbaustein zuordnen möchten, geben Sie in dieser Spalte die Identifikation eines bereits im System vorhandenen Textbausteins an. Der zugehörige Text wird dann in der Spalte „Anhang/ Text“ angezeigt. Nachdem Sie bei Bedarf den Text des Textbausteins bearbeitet haben, wird der geänderte Text als beleg- bzw. partnerindividueller Text gespeichert. Die zuvor angezeigte Identifikation in dieser Spalte wird dann vom System wieder gelöscht.
Siehe auch Beschreibung der Anwendung „Textbausteine“. |
| Anhang/Text | In dieser Spalte wird je nach gewähltem Anhang-/ Texttyp Unterschiedliches angezeigt: · Für „Positionstext“ und einem zugeordnetem Textbaustein wird der Text des Textbausteins angezeigt. · Für „Positionstext“, ohne Textbausteinzuordnung wird der frei erfasste Text angezeigt. · Für „Positionstext gemäß Artikel“ wird in eckigen Klammern die Anzahl der Positionstexte aus den Artikel-Stammdaten angezeigt. Danach wird der erste infrage kommende Positionstext angezeigt, ggf. gefolgt von drei Punkten, wenn mehr als ein Positionstext vorhanden ist. · Für „Datei-Anhang E-Mail“ wird der Pfad zur ausgewählten Datei angezeigt. Um einen Pfad hinzufügen zu können, drücken Sie den Bearbeiten-Button in der Symbolleiste der Tabelle. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Dateien nur dann referenziert werden können, wenn Sie im zur Datenbank zugehörigen Knowledge Store unterhalb eines Ordners, z. B. „Documents“, abgelegt sind. Alle im entsprechenden Knowledge-Store-Ordner abgelegten Dateien können referenziert werden. Beispielpfad: https://kauftreu.com/kstore/kauftreu/Documents · Für „Datei-Anhang gemäß Artikel“ wird in eckigen Klammern die Anzahl der Datei-Anhänge aus den Artikel-Stammdaten angezeigt. Danach wird der Pfad zur ersten Datei angezeigt, gefolgt von drei Punkten, wenn mehr als ein Datei-Anhang vorhanden ist. In dieser Spalte können Sie den Text in einfacher Form erfassen oder bearbeiten. Umfangreiche Bearbeitungs- und Formatierungsmöglichkeiten stehen Ihnen in einem separaten Dialog-Fenster mit einem Texteditor zur Verfügung. Öffnen Sie das Dialog-Fenster bei Bedarf, indem Sie auf den Button „Bearbeiten“ in der Symbolleiste der Tabelle drücken oder indem Sie auf die Zelle doppelklicken. Weitere Informationen zum Erfassen und Bearbeiten der Texte finden Sie im Kapitel „Texteditor“. Nachdem Sie bei Bedarf einen Textbaustein bearbeitet haben, wird der geänderte Text als beleg- bzw. partnerindividueller Text im Beleg bzw. in den Partner-Stammdaten gespeichert. Die zuvor angezeigte Identifikation des Textbausteins wird dann vom System wieder gelöscht. |
5.2 Aktionen
Über die Buttons in der Symbolleiste der Tabelle können die Zeilen der Tabelle bearbeitet werden. Die folgenden Standard-Aktionen, die über die Buttons ausgeführt werden, sind im Bedienungsleitfaden beschrieben:
- Neue Zeile
- Duplizieren
- Löschkennzeichen setzen/entfernen
- Bereits angezeigte Seiten in Datei ausgeben
- Vor- und Zurückblättern
Siehe Dokumentation „Bedienungsleitfaden“.
Zusätzlich stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
- Aktion „Bearbeiten“
- Aktion „Anhang/Text in alle Sprachen übernehmen, wenn leer“
- Aktion „Anhang/Text in alle Sprachen übernehmen“
- Aktion „Sprache ändern“
5.2.1 Aktion „Bearbeiten“
Sie können mithilfe der Aktion „Bearbeiten“ eine bestehende Zeile bearbeiten. Nachdem Sie die Aktion ausgeführt haben wird ein Dialog-Fenster für die Bearbeitung geöffnet. In Abhängigkeit des ausgewählten Anhang-/Texttyps wird eines der folgenden Dialog-Fenster geöffnet:
- Dialog-Fenster „Text bearbeiten“ mit dem Texteditor für folgende Texttypen:
- Kopftext
- Fußtext
- Positionstext
- Dialog-Fenster „Datei auswählen“ für folgenden Anhangtyp:
Datei-Anhang E-Mail
5.2.2 Aktion „Anhang/Text in alle Sprachen übernehmen, wenn leer“
Mit der Aktion „Anhang/Text in alle Sprachen übernehmen, wenn leer“ wird die ausgewählte Zeile für alle anderen Sprachen dupliziert, die im Auswahlfeld „Sprache“ angeboten werden. Dabei bleiben bereits bestehende Einträge in einer Sprache erhalten und werden nicht geändert.
Diese Aktion wird für folgende Anhang-/Texttypen angeboten:
- Datei-Anhang E-Mail
- Kopftext
- Fußtext
- Positionstext
5.2.3 Aktion „Anhang/Text in alle Sprachen übernehmen“
Mit der Aktion „Anhang/Text in alle Sprachen übernehmen“ wird die ausgewählte Zeile für alle anderen Sprachen dupliziert, die im Auswahlfeld „Sprache“ angeboten werden. Dabei werden auch bereits bestehende Einträge in einer Sprache geändert.
Diese Aktion wird für folgende Anhang-/Texttypen angeboten:
- Datei-Anhang E-Mail
- Kopftext
- Fußtext
- Positionstext
5.2.4 Aktion „Sprache ändern“
Ein Text oder Datei-Anhang kann in mehreren Sprachen erfasst und bearbeitet werden. Dazu enthält die Symbolleiste ein Auswahlfeld „Sprache“, über das die Sprache gewählt werden kann, z. B. „de“ für Deutsch oder „en“ für Englisch. Zur Auswahl stehen die Primärsprache sowie die Nebensprachen, die für die aktuelle OLTP-Datenbank eingerichtet sind. Nur wenn das System für mehrere Sprachen eingerichtet wurde, können Texte und Datei-Anhänge in mehreren Sprachen erfasst werden.
5.3 Vorgehensweisen
Über die Buttons in der Symbolleiste können Sie Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge in den einzelnen Zeilen pro ausgewählter Sprache bearbeiten oder neue Zeilen hinzufügen:
- Sie fügen einen neuen Belegtext hinzu, indem Sie den Button „Neu“ drücken. Dadurch wird der Tabelle eine neue leere Zeile hinzugefügt.
- Eine Zeile der Tabelle duplizieren Sie, indem Sie die gewünschte Zeile markieren und den Button „Duplizieren“ drücken.
- Eine Zeile löschen Sie, indem Sie die gewünschte Zeile markieren und anschließend den Button „Löschkennzeichnen setzen/entfernen“ drücken. Die Zeile wird in der Tabelle mit einem Löschkennzeichen versehen und beim Speichern des Beleges gelöscht.
- Zur Bearbeitung der Texte und Datei-Anhänge stehen zwei unterschiedliche Dialog-Fenster zur Verfügung, die Sie über den Bearbeiten-Button oder per Doppelklick mit der Maus auf die entsprechende Tabellenzeile erreichen. Sie können den Text pro Zeile auch direkt in der entsprechenden Spalte der Tabelle bearbeiten, dann stehen Ihnen allerdings keine Formatierungsbefehle zur Verfügung. Auch der Pfad zum Datei-Anhang kann direkt in der entsprechenden Spalte direkt geändert werden.
Wenn Sie in der Tabelle die Einstellung „Positionstext gemäß Artikel“ auf „Positionstext“ ändern, dann wird Folgendes ausgeführt:
- In der Spalte „Anhang/Text“ wird der Text angezeigt, der in der Anwendung „Artikel“ zum gewählten Belegdokument erfasst wurde. Dabei wird die Reihenfolge der erfassten Positionstexte aus der Anwendung „Artikel“ berücksichtigt und somit der erste relevante Text angezeigt.
- Sind mehr als ein Positionstext in den Artikel-Stammdaten vorhanden, dann werden weitere Zeilen mit den gleichen Einstellungen für „Belegdokument“ und „Anhang-/Texttyp“ der Tabelle hinzugefügt. In der Spalte „Anhang/Text“ wird der jeweilige Text angezeigt.
Für den Anhangtyp „Datei-Anhang gemäß Artikel“ wird bei Änderung auf „Datei-Anhang E-Mail“ gleichermaßen vorgegangen wie bei Positionstexten.
Weitere Informationen zum Erfassen und Bearbeiten der Texte finden Sie im Kapitel „Texteditor“.
6 Customizing
Für Texte sind in der Anwendung „Customizing“ keine Einstellungen festzulegen. Sie können jedoch in einigen Customizing-Funktionen Vorschlagswerte erfassen. Ziehen Sie beispielsweise folgende Dokumentationen zurate:
- „Customizing: Vertrieb“, Funktion „Dokumente“
- „Customizing: Beschaffung“, Funktion „Dokumente“
7 Berechtigungen
Die Berechtigungen der einzelnen Anwendungen, in denen Texte und Datei-Anhänge verwendet werden, werden in den jeweiligen Anwendungsdokumentationen erläutert.
[1] Hinweis:
Für Ursprungsbelege aus dem Framework „Vertrieb“ werden die Positionstexte und Datei-Anhänge gemäß Artikel aus der Ansicht „Vertrieb“ der Anwendung „Artikel“ berücksichtigt. Die Positionstexte aus der Ansicht „Lagerlogistik“ werden nur für die Kommission verwendet.
[2] Hinweis:
Für Ursprungsbelege aus dem Framework „Vertrieb“ werden die Positionstexte und Datei-Anhänge gemäß Artikel aus der Ansicht „Vertrieb“ der Anwendung „Artikel“ berücksichtigt. Die Positionstexte aus der Ansicht „Lagerlogistik“ werden nur für die Kommission verwendet.