Die Anwendung Saldenbestätigungen Kreditoren ausgeben erlaubt die Ausgabe von Saldenbestätigungen für Kreditoren. Dabei handelt es sich um eine Anwendung, um die offenen Posten innerhalb einer Buchungsperiode oder eines Buchungsdatums in Briefform auszugeben.

Die Saldenbestätigung ist ein Dokument für externe Partner und dient dazu, die Summe der Verbindlichkeiten oder Forderungen aufzulisten. Die Saldenbestätigungen sind grundsätzlich unterteilt in solche für Debitoren und Kreditoren, aber beide können auch gemischte Konten beinhalten.

Beide Saldenbestätigungen sind unabhängige Reports und gleichen den Berichtsanwendungen für die Offene-Posten-Ausgabe bei Debitoren und Kreditoren (Siehe Offene Posten Debitoren ausgeben und Offene Posten Kreditoren ausgeben). Die Auswahl für die Saldenbestätigungen ist aber weniger komplex, der Hauptunterschied besteht aber darin, dass die Saldenbestätigungen grundsätzlich Briefdokumente mit Textbausteinen innerhalb der Finanzbuchhaltung sind, die per Brief, Fax oder E-Mail versandt werden können und keine allgemeinen Berichte.

Begriffsbestimmung

• Berichtsdokument – Die Ausgabe eines Berichts auf ein Ausgabegerät, wie einem Drucker, oder in eine Datei erzeugt ein Berichtsdokument oder ein Belegdokument. Das Berichtsdokument enthält eine Liste von Objekten, beispielsweise eine Liste von Buchungen. Die Dokumente können archiviert oder zum Beispiel als Fax oder per E-Mail an einen Partner übermittelt werden.

Anwendungsbeschreibung

Nach Eingabe der gewünschten Auswahlfelder steht für die Ausgabe einer Saldenbestätigung ein Standard-Eingabefenster zur Verfügung, dass die Rubriken Parameter, Hintergrundeinstellungen und Ausgabeeinstellungen enthält. Da es sich um ein Standard Fenster handelt, wird es an dieser Stelle nicht beschrieben. Der Druck wird über das Aktions-Icon mit [Saldenbestätigungen ausgeben] gestartet.

Dieses Dokument informiert Sie insbesondere über die Parameter, mit denen Sie festlegen, was das auszugebende Berichtsdokument enthält. Außerdem finden Sie Informationen über das Ausgabeergebnis. Die möglichen Ausgabeeinstellungen in dieser Anwendung stimmen mit den Einstellmöglichkeiten im Dialogfenster für eine beliebige Ausgabe überein. Sie finden die Beschreibung der möglichen Ausgabeeinstellungen im Bedienungsleitfaden.

Die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Vorgehensweisen: Berichtsdokumente ausgeben.

Abfragebereich

Hier wird die Definition der zu verwendenden Saldenbestätigung ausgewählt.

• Definition – Der Name identifiziert die Selektion eindeutig. Die Namensvergabe ist sowohl mit Ziffern als auch mit Buchstaben möglich.
• Bezeichnung – Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Geben Sie eine aussagekräftige, einprägsame und möglichst eindeutige Bezeichnung ein, damit die Suche danach erleichtert wird. Eine gleich lautende Bezeichnung kann aber auch mehrfach existieren.

Rubrik Allgemeines

Hier werden spezifizierende Angaben zu den Salden getroffen, wie Definition des Buchungszeitraums, der Währung, der Gruppierung, ob Nullsalden ausgegeben werden, etc.

• Titel – Der Parameter Titel enthält den Titel des Berichtsdokuments. Als Vorschlagswert wird in der Regel die Bezeichnung des zugrunde liegenden Berichts angegeben. Der Titel kann individuell festgelegt werden. Geben Sie den gewünschten Titel ein oder ändern Sie den Vorschlagswert.
• Abgrenzung nach – In diesem Feld geben Sie an, wie die Saldenbestätigung zeitlich abgegrenzt werden soll. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • Buchungsperiode – Die Angabe Buchungsperiode bedeutet, dass die Saldenbestätigung per angegebene Buchungsperiode abgegrenzt wird
  • Buchungsdatum – Die Angabe Buchungsdatum bedeutet, dass die Saldenbestätigung per angegebenem Buchungsdatum abgegrenzt wird. In den meisten Ländern ist das Buchungsdatum identisch mit dem Belegdatum.
• Buchungsperiode per – In diesem Feld geben Sie die Buchungsperiode an, per der die offenen Posten für die Saldenbestätigung ausgewertet werden sollen. Die Abgrenzung erfolgt dann einschließlich dieser Buchungsperiode für die Finanzbuchhaltung.
• Buchungsdatum bis – Tragen Sie hier das Buchungsdatum ein, bis zu dem die offenen Posten für die Saldenbestätigung ausgewertet werden sollen. In den meisten Ländern ist das Buchungsdatum identisch mit dem Belegdatum.
• Währung – In diesem Feld geben Sie die Währung an, in der Sie die offenen Posten für die Saldenbestätigung auswerten wollen. Hier sind nur die für die ausgewählte Organisation angelegten internen Hauswährungen zulässig.
• Gruppe 1 – In diesem Feld kann das erste Gruppierungselement für die Ausgabe der Saldenbestätigungen ausgewählt werden. Dieses Gruppierungselement bestimmt die prinzipielle Reihenfolge der ausgewählten Personenkonten (Debitoren bzw. Kreditoren oder Verbände). Gültige Auswahlwerte sind:
  • (Leer)
  • Land
  • Partnerkonten-Klassifikation
  • Partnername
  • Partner-Suchbegriff
  • Partnerwährung
  • Postleitzahl
  • Sammelkontenprofil
  • Vertreter Rechnungswesen
  • Zuständiger Mitarbeiter
  • Zuständiger Mitarbeiter Mahnung
• Gruppe 2 – In diesem Feld kann das zweite Gruppierungselement für die Ausgabe der Saldenbestätigungen ausgewählt werden. Dieses Gruppierungselement bestimmt die Reihenfolge der ausgewählten Personenkonten (Debitoren bzw. Kreditoren oder Verbände) innerhalb der übergeordneten Gruppierungsebene. Die Auswahl für dieses Feld ist identisch mit der Auswahl im Feld Gruppe 1.
• Gruppe 3 – In diesem Feld kann das dritte Gruppierungselement für die Ausgabe der Saldenbestätigungen ausgewählt werden. Dieses Gruppierungselement bestimmt die Reihenfolge der ausgewählten Personenkonten (Debitoren bzw. Kreditoren oder Verbände) innerhalb der übergeordneten Gruppierungsebene. Die Auswahl für dieses Feld ist identisch mit der Auswahl im Feld Gruppe 1.
• Gruppe 4 – In diesem Feld kann das vierte Gruppierungselement für die Ausgabe der Saldenbestätigungen ausgewählt werden. Dieses Gruppierungselement bestimmt die Reihenfolge der ausgewählten Personenkonten (Debitoren bzw. Kreditoren oder Verbände) innerhalb der übergeordneten Gruppierungsebene. Die Auswahl für dieses Feld ist identisch mit der Auswahl im Feld Gruppe 1.
• Offene Posten sortiert nach – In diesem Feld geben Sie die Sortierreihenfolge der offenen Posten innerhalb einer Saldenbestätigung an. Gültige Auswahlwerte sind:
  • Belegdatum
  • Buchungsdatum
  • Fälligkeitsdatum
  • OP-Nummer

• Verbands-Saldenbestätigung – Über dieses Feld können Sie eine spezielle Variante der Saldenbestätigungen auswählen. Wird diese Checkbox aktiviert, so werden Saldenbestätigungen nur aus offenen Posten, die einen Verband enthalten, erzeugt. Offene Posten von Einzeldebitoren bzw. Einzelkreditoren, die keinem Verband angehören, werden nicht berücksichtigt.
• Saldenbestätigung je Währung – In diesem Feld geben Sie an, ob die offenen Posten, die in Fremdwährung ausgestellt sind, separat je Währung ausgegeben werden sollen. Ist das nicht der Fall, so werden Fremdwährungsposten ebenfalls in der ersten Hauswährung der jeweiligen Firma ausgegeben.
• Nullsalden ausgeben – In diesem Feld geben Sie an, ob auch die offenen Posten, die zum Zeitpunkt der Abgrenzung einen Nullsaldo aufweisen, in die Saldenbestätigung ausgegeben werden sollen
• Mit beglichenen Posten – In diesem Feld geben Sie an, ob auch die Posten, die zum Zeitpunkt der Abgrenzung bereits beglichenen sind, in die Saldenbestätigung ausgegeben werden sollen

Rubrik Konten

Hier werden Festlegungen getroffen, die den Empfänger der Saldenbestätigung weiter eingrenzen.

• Kreditor – Wählen Sie hier die Kreditoren aus, die verarbeitet werden sollen. Keine Angabe bedeutet, dass alle Kreditoren ausgewertet werden.
• Kreditor ausschließen – Legen Sie hier fest, ob die Angaben für das Selektionsmerkmal Kreditor aus der Auswertung ausgeschlossen werden sollen. Es werden dann offene Posten von allen Kreditoren, die nicht im Auswahlfeld Kreditor angegeben sind, in die Auswertung einbezogen.
• Mischkonten – In diesem Feld geben Sie an, ob auch Mischkonten in die Auswertung einbezogen werden sollen. Mischkonten sind Partner, die sowohl als Debitor als auch als Kreditor unter derselben Partnernummer eingerichtet sind.
• Verband – Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Partnernummern als Selektionsmerkmal für den Verband der offenen Posten. Über die Werthilfe Verband Kreditoren suchen können Sie sich die vorhandenen Kreditoren-Verbände anzeigen lassen und auswählen.
• Verband ausschließen – Legen Sie hier fest, ob die Angaben für das Selektionsmerkmal Verband aus der Auswertung ausgeschlossen werden sollen. Es werden dann offene Posten von allen Verbänden, die nicht im Auswahlfeld Verband angegeben sind, in die Auswertung einbezogen.
• Bezeichnung – Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen Partnernamen als Selektionsmerkmal für die auszuwählenden Debitoren bzw. Kreditoren oder Verbände
• Partner Suchbegriff – Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen Partner-Suchbegriff als Selektionsmerkmal für die auszuwählenden Debitoren bzw. Kreditoren oder Verbände
• Postleitzahl – Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Postleitzahlen als Selektionsmerkmal für die auszuwählenden Debitoren bzw. Kreditoren oder Verbände
• Land – Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf ein oder mehrere Länder als Selektionsmerkmal für die auszuwählenden Debitoren bzw. Kreditoren oder Verbände. Über die Werthilfe Länder suchen können Sie sich die vorhandenen Länder anzeigen lassen und auswählen.
• Sammelkontenprofil – Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf ein oder mehrere Sammelkontenprofile als Selektionsmerkmal für die auszuwählenden Kreditoren oder Verbände. Über die Werthilfe Sammelkontenprofil suchen können Sie sich die vorhandenen Sammelkontenprofile anzeigen lassen und auswählen.
• Zuständiger Mitarbeiter – Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Partnernummern als Selektionsmerkmal für den allgemein zuständigen Mitarbeiter für einen Debitor bzw. Kreditor oder Verband. Über die Werthilfe Mitarbeiter der Organisation suchen können Sie sich die vorhandenen Mitarbeiter anzeigen lassen und auswählen.
• Partner Währung – Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Währungen als Selektionsmerkmal für die auszuwählenden Debitoren bzw. Kreditoren oder Verbände. Über die Werthilfe Währungen suchen können Sie sich die vorhandenen Währungen anzeigen lassen und auswählen.
• Sachbearbeiter Mahnungen – Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Partnernummern als Selektionsmerkmal für den für Mahnungen zuständigen Mitarbeiter für einen Debitor bzw. Kreditor oder Verband. Über die Werthilfe Mitarbeiter der Organisation suchen können Sie sich die vorhandenen Mitarbeiter anzeigen lassen und auswählen.

Rubrik Buchungsdaten

Unter dieser Rubrik können Sie weitere Eingrenzungen für die Saldenbestätigung festlegen.

• Belegdatum beglichene Posten – Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf ein Datum oder einen Zeitraum als Auswahlmerkmal für die beglichenen Posten an

Rubrik Formulardaten

Hier haben Sie die Möglichkeit, aus den hinterlegten Textbausteinen einen Kopf- bzw. Fußtext für die Saldenauflistung auszuwählen.

• Textbaustein, Kopftext – Erfassen Sie in diesem Feld den Textbaustein, der auf den Saldenbestätigungen vor der OP-Aufstellung gedruckt werden soll. Über die Werthilfe Textbausteine suchen können Sie sich die vorhandenen Textbausteine anzeigen lassen und einen auswählen.
• Textbaustein, Fußtext – Erfassen Sie in diesem Feld den Textbaustein, der auf den Saldenbestätigungen hinter der OP-Aufstellung gedruckt werden soll. Über die Werthilfe Textbausteine suchen können Sie sich die vorhandenen Textbausteine anzeigen lassen und einen auswählen.
• Ansprechpartner auf Saldenbestätigung – In diesem Feld geben Sie den internen Ansprechpartner an, der auf den Saldenbestätigungen als zuständiger Mitarbeiter angedruckt werden soll. Hierzu muss der Platzhalter {contactPerson} in einem der verwendeten Textbausteine benutzt werden.
• Kontext Begrüßungsformel – Der hier angegebene Kontext wird für die Begrüßungsformel in der Saldenbestätigung verwendet.
  Ist kein Kontext angegeben, wird der Standard-Kontext aus dem Customizing verwendet.

Anwendungsbezogene Aktion

In der Anwendung Saldenbestätigungen Kreditoren ausgeben steht die Aktion [Saldenbestätigung ausgeben] zur Verfügung. Mit ihr wird ein Webseitendialog aufgerufen, bei dem Sie noch einzelne Parameter für die Ausgabe der Saldenbestätigung festlegen können:

• Belegdatum angeben
• Hintergrundeinstellungen (Warteschlange, Benachrichtigung) und
• Ausgabeeinstellungen (Drucker, Fax, E-Mail).

Einzelne Saldenbestätigungen können Sie sofort ansehen, mehrere Saldenbestätigungen erfordern immer die Angabe einer Warteschlange.

Ausgabeergebnis

Die Saldenbestätigung enthält die Anschrift des Kreditors für einen Sichtfenster-Brief mit Absenderadresse, sowie die verwendeten Textbausteine zwischen denen in tabellarischer Form die Einzelpositionen aufgelistet sind. Aufgelistet sind die Angaben für die Spalten:

• Offener Posten
• Belegdatum
• Fällig seit
• Bemerkungen
• Rechnungsbetrag
• OP-Saldo in Hauptwährung mit Soll/Haben-Kennzeichen

Business Entitys

Für die Anwendung Saldenbestätigungen Kreditoren ausgeben ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Auswahldefinition

com.sem.ext.app.fin.general.obj.SelectionDefinition

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumen­tation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Saldenbestätigungen Kreditoren ausgeben bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Damit eine Person die Anwendung Saldenbestätigungen Kreditoren ausgeben nutzen kann, muss ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet sein, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Saldenbestätigungen Kreditoren ausgeben bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Saldenbestätigungen Kreditoren ausgeben ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.