1              Themenübersicht

RIBA ist eine spezielle Form der Firmenlastschrift in Italien, in der Lastschriftanfragen an eine Bank gegeben und von dieser an den Schuldner (Debitoren) weitergereicht werden. Der Schuldner kann vor Belastung entscheiden, ob er zahlt oder nicht. Der Gläubiger (Kreditor) bekommt anschließend die abgewiesenen und angenommenen Lastschriften vor deren Fälligkeit mitgeteilt.

In diesem Dokument ist die Anwendung „RIBA für Lieferanten“ beschrieben. Die Anwendung ermöglicht es Ihnen, die von der Hausbank gelieferten RIBA Lastschriftanfragen als RIBA-Datei einzulesen, zu verwalten und wieder an die Hausbank auszugeben.

2              Anwendungsbeschreibung

In der Anwendung „RIBA für Lieferanten“ wählen Sie eine RIBA Lastschriftanfrage zur Anzeige und Bearbeitung aus. Zu einer ausgewählten Lastschriftanfrage werden verschiedene Kopfinformationen wie z. B. akzeptierte und abgelehnte Umsätze dargestellt, die Sie ein- oder ausblenden können.  Anhand von Statusinformationen ist ersichtlich, in welchem Buchungs- und Prüfzustand sich die Lastschriftanfrage aktuell befindet.

Die in einer Lastschriftanfrage enthaltenen Lastschriften können Sie zur Anzeige bzw. Bearbeitung in den Positionseditor laden. Je nach Verarbeitungszustand der Lastschriftposition sind hier die von den Banken übermittelten Informationen, die Daten der zugeordneten Buchungsdefinition und die aufgrund der Buchungsdefinition ermittelten Buchungen verfügbar.

Zur Verarbeitung der RIBA Lastschriftanfrage bietet die Anwendung verschiedene Aktionen über die Aktionsrolle an, die abhängig vom Verarbeitungsstatus der Lastschriftanfrage aufgerufen werden können. Es stehen z. B. Aktionen zur Verfügung, um RIBA Lastschriftanfragen zu importieren und zu vervollständigen, akzeptierte und abgelehnte Lastschriften für die Übermittlung an die Hausbank bereitzustellen und Buchungen für akzeptierte Lastschriften zu erstellen.

Die Anwendung „RIBA für Lieferanten“ besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

2.1        Identifikationsbereich

Im Identifikationsbereich der Anwendung geben Sie die Daten an, die eine RIBA Lastschriftanfrage eindeutig identifizieren.

2.2        Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich der Anwendung „RIBA für Lieferanten“ besteht aus einer Positionstabelle, einem Positionseditor und Feldern, in denen Informationen aus dem Anfragekopf dargestellt werden. Des Weiteren wird der Prüf- und Buchungsstatus der gewählten Anfrage angezeigt.

2.2.1    Kopfinformationen

Im Arbeitsbereich der Anwendung werden verschiedene Kopfinformationen zu einer RIBA Lastschriftanfrage dargestellt. die ein- oder ausgeblendet werden können. Bei Aufruf der Anwendung sind diese Informationen zu Gunsten der Darstellung einer erhöhten Anzahl von Anfragepositionen ausgeblendet.

2.2.1.1      Karteireiter „Allgemeines“

Unter diesem Karteireiter werden Ihnen Summen zu Aktionen und Umsätzen angezeigt, wie beispielsweise die Summe der akzeptierten und die Summe der abgelehnten Umsätze. Über den Button „Summen neu berechnen“ oberhalb des Karteireiters können Sie die angezeigten Summen neu ermitteln.

2.2.1.2      Karteireiter „Status“

Unter diesem Karteireiter werden Ihnen für verschiedene Statuskategorien  die derzeit aktuellen Statuswerte der RIBA Lastschriftanfrage dargestellt.

2.2.2    Positionstabelle

Die Positionstabelle stellt alle in der RIBA Lastschriftanfrage enthaltenen Lastschriftpositionen dar. Die Bearbeitung der Positionen erfolgt über den Positionseditor. Einzelne Aktionen, wie der Aufruf der Anwendungen „Buchungsdefinitionen“ und „Buchen Finanzbuchhaltung“, können direkt aus der Positionszeile über das entsprechende Feld ausgeführt werden.

Die Auswahl der Lastschriftpositionen für die Darstellung in der Positionstabelle kann über die Einstellungen in den Feldern  „geprüft“, „Buchbar“ und „Status“ gezielt eingeschränkt werden.

Die Spalten der Positionstabelle im Einzelnen:

2.2.3    Positionseditor

Im Positionseditor können Sie  einzelne Lastschriftpositionen anzeigen bzw. bearbeiten. Dazu stehen Ihnen die Karteireiter „Allgemeines“, „Gebühren“, „Daten laut Buchungsdefinition“ und „Ermittelte Buchung“ zur Verfügung. Die Bearbeitung der Lastschriftpositionen ist nur möglich, solange die RIBA Lastschriftanfrage noch nicht gebucht ist.

2.2.3.1      Karteireiter „Allgemeines“

Unter diesem Karteireiter können Sie sich weitere Informationen für die Lastschriftposition anzeigen lassen oder die Hausbank ändern.

Die Felder im Einzelnen:

2.2.3.2      Karteireiter „Gebühren“

Unter diesem Karteireiter werden Informationen zu den Gebühren der Lastschriftposition angezeigt.

Die Felder im Einzelnen:

2.2.3.3      Karteireiter „Daten laut Buchungsdefinition“

Ist der Lastschriftposition eine Buchungsdefinition zugeordnet, werden unter diesem Karteireiter Informationen aus der Buchungsdefinition angezeigt. Diese Informationen beziehen sich z. B. auf den Geschäftsvorfallcode, die Identifikation der Buchungsdefinition, die Rechnungsnummer unter der der offene Posten gespeichert ist oder darauf, wie die Partnerzuordnung gefunden wurde.

Zudem enthält der Karteireiter eine Positionstabelle. In dieser Tabelle werden alle offenen Posten angezeigt, die der Lastschriftposition zugeordnet sind.

2.2.3.4      Karteireiter „Ermittelte Buchung“

Unter diesem Karteireiter werden die Buchungen dargestellt, die aufgrund der Buchungsdefinition aus der Lastschriftposition erstellt wurden. Sofern offene Posten zugeordnet sind, werden diese hier ebenfalls dargestellt.

Die Buchungen werden Ihnen in einer Tabelle zur Verfügung gestellt. Die Felder dieser Positionstabelle sind nicht eingebbar und dienen somit nur der Information.

2.3        Anwendungsbezogene Aktionen

In der Anwendung „RIBA für Lieferanten“ stehen über die Aktionsrolle folgende anwendungsbezogene Aktionen zur Verfügung:

• RIBA importieren
• Daten zuordnen
• Alle Daten zuordnen
• Akzeptieren
• Ablehnen
• Akzeptierte Daten bereitstellen
• Abgelehnte Daten bereitstellen
• Buchungsdialog
• Buchungen erzeugen
• Buchungen stornieren

2.3.1    RIBA importieren

Mit der Aktion „RIBA importieren“ werden die von den Banken bereitgestellten RIBA Lastschriftanfragen für die Anwendung „RIBA für Lieferanten“ eingelesen. Während des Importes werden Lieferanten und zugehörige offene Posten zugeordnet.

Bei Aufruf dieser Aktion öffnet sich das Dialogfenster „RIBA Import“. Neben den angezeigten Parametern sind hier folgende Angaben für den Import erforderlich.

Um die Aktion „RIBA importieren“ auszuführen, ändern Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen und wählen den Button „Im Hintergrund“.

Durch den Import werden die Buchungsdefinition, Konten und offenen Posten zugeordnet und die Buchbarkeit der Belege kontrolliert.

Abhängig von der Einstellung im Feld „Importdatei umbenennen/löschen“ der verwendeten Hausbank, wird die Importdatei nach dem Import gelöscht oder automatisch in den Backup-Ordner des Importverzeichnisses verschoben. Soll die Datei dabei umbenannt werden, erfolgt dies durch eine Erweiterung des Dateinamen mit der Hausbank und dem Zeitstempel (Datum + Uhrzeit) des Imports. Dabei werden gleichnamige bereits bestehende Dateien vorher mit einer 4-stelligen Zahl beginnend mit 1 ergänzt.

2.3.2    Daten zuordnen

Mit dieser Aktion können Sie einzelnen Positionen einer Lastschriftanfrage Daten wie Buchungsdefinition, Konto usw. zuordnen. Dazu markieren Sie die Lastschriftposition, der die Daten zugeordnet werden soll und wählen in der Aktionsrolle die Aktion „Daten zuordnen“. Wählen Sie diese Aktion für eine Position, der bereits eine Buchungsdefinition, ein Konto oder offene Posten zugeordnet sind,  werden diese Zuordnungen gelöscht.

Für die markierte Position werden die in der RIBA Lastschriftanfrage übermittelten Daten (z. B. Steuernummer, Anfragedatum, Verwendungszweck usw.) analysiert und darüber die Buchungsdefinition, der Kreditor und die offenen Posten zugeordnet. Über die Einstellungen in der Buchungsdefinition wird eine gezielte Zuordnung des Kreditors und insbesondere der offenen Posten ermöglicht. Information zur Kontenfindung und Zuordnung offener Posten finden Sie in der Dokumentation „Einführung: RIBA für Lieferanten.

Darüber hinaus wird mit der Aktion „Daten zuordnen“ die Buchbarkeit der Belege kontrolliert. Es wird z. B. geprüft, ob der Position eine Buchungsdefinition, der richtige Kreditor und die entsprechenden offenen Posten zugeordnet sind.

Wird ein Fehler festgestellt, erhalten Sie in der Positionszeile über die Spalte „Geprüft“ einen entsprechenden Hinweis. Aus diesem Hinweis ist ersichtlich, welcher Fehler bei der Prüfung festgestellt wurde. Konnte z. B. kein OP zugeordnet werden, steht in dieser Spalte „OP nicht gefunden“.

Sind der Lastschriftposition offene Posten zugeordnet, muss der Betrag der Lastschriftposition mit der Summe der Beträge aller zugeordneten offenen Posten übereinstimmen.

Die Aktion „Daten zuordnen“ kann wiederholt ausgeführt werden, um beispielsweise für eine erfolgreiche Ermittlung der offenen Posten Änderungen in der Buchungsdefinition zu nutzen.

2.3.3    Alle Daten zuordnen

Mit dieser Aktion werden die Daten für alle Lastschriftpositionen einer RIBA Lastschriftanfrage zugeordnet und geprüft. Hier wird auf die gleiche Weise verfahren, wie bei der Aktion „Daten zuordnen“. D. h. bei jeder Lastschriftposition werden eventuell vorhandene Zuordnungen erst gelöscht.

2.3.4    Akzeptieren

Über diese Aktion können Sie die Anfrage für eine markierte Lastschriftposition akzeptieren. Dem Status der akzeptierten Lastschriftposition wird der Wert „Akzeptiert“ zugewiesen.

2.3.5    Ablehnen

Über diese Aktion können Sie die Anfrage für eine markierte Lastschriftposition ablehnen. Dem Status der abgelehnten Lastschriftposition wird der Wert „Abgelehnt“ zugewiesen.

2.3.6    Akzeptierte Daten bereitstellen

Mit dieser Aktion können Sie die akzeptierten RIBA-Lastschriftanfragen in einer Datei zur Übermittlung an die Hausbank bereitstellen.

Bei Aufruf dieser Aktion öffnet sich das Dialogfenster „Akzeptierte Daten bereitstellen“. Neben den informatorisch angezeigten Parametern ist folgende Angabe relevant.

Über den Button „Im Hintergrund“ starten Sie den Verarbeitungsauftrag, der die Daten bereitstellt. Dabei werden alle Lastschriftpositionen der RIBA Lastschriftanfrage berücksichtigt, denen der Status „Akzeptiert“ zugewiesen ist.

Diese Aktion muss ausgeführt werden, bevor die akzeptierten Lastschriftpositionen gebucht werden können.

2.3.7    Abgelehnte Daten bereitstellen

Mit dieser Aktion können Sie die abgelehnten RIBA-Lastschriftanfragen in einer Datei zur Übermittlung an die Hausbank bereitstellen.

Bei Aufruf dieser Aktion öffnet sich das Dialogfenster „Abgelehnte Daten bereitstellen“. Neben den informatorisch angezeigten Parametern ist folgende Angabe relevant.

Über den Button „Im Hintergrund“ starten Sie den Verarbeitungsauftrag, der die Daten bereitstellt. Dabei werden alle Lastschriftpositionen der RIBA Lastschriftanfrage berücksichtigt, denen der Status „abgelehnt“ zugewiesen ist.

Auch wenn keine abgelehnten Lastschriftpositionen vorhanden sind, muss diese Aktion muss ausgeführt werden, bevor die akzeptierten Lastschriftpositionen gebucht werden können.

2.3.8    Buchungsdialog

Für diese Aktion markieren Sie eine Lastschriftposition oder erfasste Buchung und wählen in der Aktionsrolle die Aktion „Buchungsdialog“ aus. Damit öffnen Sie die Anwendung „Buchen Finanzbuchhaltung“. In dieser Anwendung können Sie die aus der Lastschriftposition erzeugte Buchung bearbeiten. Das Buchen dieser Buchung ist im Buchungsdialog nicht möglich, da immer die komplette RIBA Lastschriftanfrage gebucht wird.

2.3.9    Buchungen erzeugen

Wurden für eine RIBA Lastschriftanfrage alle Prüfungen fehlerfrei durchgeführt, alle Anfragen akzeptiert oder abgelehnt, die Dateien bereitgestellt sowie die Buchungen erzeugt und gegebenenfalls bearbeitet, kann die RIBA Lastschriftanfrage gebucht werden. Wählen Sie dazu über die Aktionsrolle die Aktion „Buchungen erzeugen“ aus. Mit dieser Aktion starten Sie den Verarbeitungsauftrag, der die Buchungen erstellt. Dabei werden alle Buchungen die dieser RIBA Lastschriftanfrage zugeordnet sind auf „buchbar“ gestellt.

2.3.10       Buchungen stornieren

Diese Aktion steht nur für RIBA Lastschriftanfragen zur Verfügung, denen der Buchungsstatus „Gebucht“ zugewiesen ist. Mit Aufruf der Aktion werden alle Buchungen der RIBA Lastschriftanfrage storniert.

3              Customizing

Im Customizing sind für die Anwendung „RIBA für Lieferanten“ keine Angaben vorzunehmen.

4              Business Entitys

Für die Anwendung „RIBA für Lieferanten“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben oder
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten.

RIBA Auszugskopf

com.sem.ext.app.fin4it.financialaccounting.riba.obj.RibaRequestHeader

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

com.sem.ext.app.fin4it.financialaccounting.riba.OrderData

5              Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.

5.1        Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung „RIBA für Lieferanten“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

5.2        Organisations-Zuordnungen

Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung „RIBA für Lieferanten“ nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

5.3        Besonderheiten

Für die Anwendung „RIBA für Lieferanten“ bestehen keine Besonderheiten.

5.4        Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung „RIBA für Lieferanten“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.