1 Themenübersicht
In diesem Dokument lesen Sie, wie die Anwendung „Rechnungskorrekturen“ aufgebaut ist. Die Bereiche der Anwendung und die Eingabefelder werden detailliert beschrieben. Unter anderem wird pro Feld erläutert, was das Feld bedeutet, welche Werte oder Daten Sie eingeben können oder woher ggf. automatisch angezeigte Vorschlagswerte und Standard-Einstellungen übernommen werden.
Anleitungen für den Umgang mit Rechnungskorrekturen, z. B. wie Sie Rechnungskorrektur erzeugen oder bearbeiten, finden Sie im Dokument „Vorgehensweisen: Rechnungskorrekturen“.
Rechnungskorrekturarten sind Teil der Identifikation von Rechnungskorrekturen und enthalten Einstellungen. Sie werden im Dokument „Rechnungskorrekturarten“ beschrieben.
Einen Überblick über die verschiedenen betriebswirtschaftlichen Prozesse im Vertrieb erhalten Sie in der Dokumentation „Einführung: Vertrieb“.
2 Begriffsbestimmung
Rechnungskorrekturen
Eine Rechnungskorrektur ist ein Beleg, mit dem eine Ausgangsrechnung korrigiert werden kann. Korrigiert werden Mengen bzw. Werte der Positionen. Der Rechnungskorrekturbeleg enthält alle Positionen der Ausgangsrechnung, die korrigiert werden soll, und jeweils eine zugehörige Korrekturposition. Das trifft auch dann zu, wenn eine Position nicht korrigiert wird.
Die Ausgangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Die Ausgangsrechnung ist ein Beleg, der auch eine Gutschrift sein kann
3 Anwendungsbeschreibung
Mithilfe der Anwendung „Rechnungskorrekturen“ korrigieren Sie Werte und/oder Mengen in Ausgangsrechnungen. Sie können Ausgangsrechnungen korrigieren, die aus Vertriebsaufträgen, Verteilaufträgen oder Rechnungskorrekturen entstanden sind.
Aus der Rechnungskorrektur erzeugen Sie eine neue Ausgangsrechnung mit den geänderten Werten und Mengen. Wenn die ursprüngliche Ausgangsrechnung aus einem Verteilauftrag entstanden ist, dann wird auch eine Eingangsrechnung erzeugt. Die ursprüngliche Ausgangsrechnung und ggf. Eingangsrechnung werden dabei storniert.
Die Anwendung Rechnungskorrekturen besteht aus einem Identifikationsbereich und aus einem Arbeitsbereich.
3.1 Identifikationsbereich
Der Identifikationsbereich der Rechnungskorrektur enthält die relevanten Felder, um die Rechnungskorrekturen eindeutig zu identifizieren sowie die Rechnungskorrekturbasis. Diese enthält die für die Rechnungskorrektur allgemeingültigen Felder.
Alle Daten der Rechnungskorrekturbasis werden automatisch durch die zugeordnete Ausgangsrechnung festgelegt und können nicht verändert werden.
Die Basis der Rechnungskorrektur enthält:
- die Daten des Rechnungsempfängers,
- die verknüpfte Ausgangsrechnung und
- die Vertriebsorganisation
Die Inhalte der Felder und der Karteireiter werden im Folgenden detailliert beschrieben.
Felder zur Identifikation
Zur Identifizierung dienen die Rechnungskorrekturart und die Rechnungskorrekturnummer. Neben dieser Identifikation werden der Status der Rechnungskorrektur und der Rechnungsempfänger angezeigt.
| Feld | Erläuterung |
| Nummer | Im Feld „Nummer“ wird die eindeutige Identifikation der Rechnungskorrektur angezeigt. Sie besteht aus zwei Angaben: der Rechnungskorrekturart im ersten Eingabefeld und der Rechnungskorrekturnummer im zweiten Eingabefeld. Die verwendete Rechnungskorrekturart dient gemeinsam mit der Rechnungskorrekturnummer zur Identifizierung der Rechnungskorrektur.
· Art: · Rechnungskorrekturnummer: Hinweis: Eine einmal einer Rechnungskorrektur zugeteilte Nummer kann nicht wieder verwendet werden, auch wenn die Rechnungskorrektur nicht gespeichert wurde. |
| Status
(Symbol) |
Die Statusinformationen zu dieser Rechnungskorrektur werden als Symbol dargestellt.
Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Status und Statusänderungen“. |
| Rechnungsempfänger | In diesem Feld wird der Rechnungsempfänger zu der Rechnungskorrektur angezeigt. Der Rechnungsempfänger wird aus der Ausgangsrechnung übernommen. |
3.1.1 Karteireiter Allgemeines
Der Karteireiter „Allgemeines“ enthält u. a. Informationen zu den beteiligten Personen und Organisationen sowie zu Datumsangaben.
| Feld | Erläuterung |
| Name | In diesem Feld wird der Name des Rechnungsempfängers angezeigt. |
| Adresse | In diesem Feld wird die Adresse des Rechnungsempfängers angezeigt. |
| Belegdatum | In diesem Feld wird das Belegdatum angezeigt. Das Belegdatum ist das Datum, an dem die Rechnungskorrektur erfasst wurde. Das System trägt automatisch das aktuelle Datum ein. |
| Ausgangsrechnung | In diesem Feld wird die Ausgangsrechnung angezeigt, die durch die Rechnungskorrektur korrigiert wird. |
3.1.2 Karteireiter Vertriebsorganisation
Der Karteireiter „Vertriebsorganisation“ enthält die Daten der für den Vertriebsauftrag zuständigen Vertriebsorganisation.
| Feld | Erläuterung |
| Vertriebsorganisation | Die Vertriebsorganisation ist jene Organisation, die sich um die Bearbeitung der Rechnungskorrektur kümmert. Zugleich ist sie diejenige, in deren Namen die korrigierte Rechnung erzeugt wird. Sie wird in diesem Feld über ihre Partnernummer eindeutig identifiziert.
Die Vertriebsorganisation entspricht der Vertriebsorganisation aus der zu korrigierenden Ausgangsrechnung und kann nicht geändert werden. Die Vertriebsorganisation ist zudem die für die Berechtigung relevante Organisation. Weitere Details lesen Sie in den Dokumenten „Einführung: Multi-Site“ und „Inhaltsbezogene Berechtigungen“. |
| Name | In diesem Feld wird der Name der Vertriebsorganisation angezeigt. |
| Adresse | In diesem Feld wird die Adresse der Vertriebsorganisation angezeigt. |
| Firma | Bei der Anlage einer Rechnungskorrektur wird die Finanzorganisation (Firma) der Vertriebsorganisation in dieses Feld übernommen. |
3.2 Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich besteht aus einer Positionsliste und einem Positionseditor.
Abhängig von der Rechnungskorrekturart können Sie nur eine wertmäßige Korrektur oder auch eine bestandswirksame Mengenkorrektur durchführen.
Wertekorrektur
Der Wert kann korrigiert werden, wenn die Rechnungskorrekturart vom Typ „Mengen und Werte“ oder „Werte“ ist und es für diese Position keine Bezugsposition im Vertriebs- bzw. Verteilauftrag gibt (z.B. Frachtkosten).
Mengenkorrektur
Die Menge kann korrigiert werden, wenn die Rechnungskorrekturart vom Typ „Mengen und Werte“ ist und der Artikel kein Verrechnungsartikel ist.
3.2.1 Positionsliste
Die Positionsliste enthält die Positionen aus der zu korrigierenden Ausgangsrechnung und die dazugehörigen Korrekturpositionen. Alle Rechnungskorrekturpositionen werden automatisch erzeugt. Sie können weder Positionen löschen noch weitere Positionen manuell erfassen.
| Feld | Erläuterung |
| Position | In diesem Feld wird die Positionsnummer der Rechnungskorrekturposition angezeigt. Sie dient der Identifizierung der Rechnungskorrekturposition. Sie können sie nicht ändern. Eine Originalposition hat die gleiche Positionsnummer wie die Position in der Ausgangsrechnung aus der sie erzeugt wurde. Die dazugehörige Korrekturposition wird mit der gleichen negierten Positionsnummer angezeigt, wie die Originalposition. |
| Artikel | Der Artikel wird mit Artikelnummer und Bezeichnung angezeigt. Sie können ihn nicht ändern. |
| Gesamtmenge | Für Originalpositionen wird in diesem Feld die Menge aus der Ausgangsrechnungsposition angezeigt. Sie können diese Menge nicht ändern.
Bei einer Mengenkorrektur können Sie in diesem Feld für Korrekturpositionen die korrigierte Menge eintragen. Hinweis: Für Verrechnungspositionen können Sie die Menge nicht ändern. |
| Bruttopreis | Für Originalpositionen wird in diesem Feld der Bruttopreis aus der Ausgangsrechnungsposition angezeigt. Sie können ihn nicht ändern.
Bei einer Wertekorrektur können Sie in diesem Feld für Korrekturpositionen den korrigierten Bruttopreis eintragen. Hinweis: |
3.2.2 Positionseditor
Im Positionseditor haben Sie die Möglichkeit sich die Positionen einzeln anzeigen zu lassen und änderbare Felder zu ändern.
| Feld | Erläuterung |
| Position | In diesem Feld wird die Positionsnummer der Rechnungskorrekturposition angezeigt. Sie dient der Identifizierung der Rechnungskorrekturposition. Sie können sie nicht ändern. Eine Originalposition hat die gleiche Positionsnummer wie die Position in der Ausgangsrechnung aus der sie erzeugt wurde. Die dazugehörige Korrekturposition wird mit der gleichen negierten Positionsnummer angezeigt, wie die Originalposition. |
| Artikel | Der Artikel wird mit Artikelnummer und Bezeichnung angezeigt. Sie können ihn nicht ändern. |
| Gesamtmenge | Für Originalpositionen wird in diesem Feld die Menge aus der Ausgangsrechnungsposition angezeigt. Sie können diese Menge nicht ändern.
Bei einer Mengenkorrektur können Sie in diesem Feld für Korrekturpositionen die korrigierte Menge eintragen. Hinweis: Für Verrechnungspositionen können Sie die Menge nicht ändern. |
| Bruttopreis | Für Originalpositionen wird in diesem Feld der Bruttopreis aus der Ausgangsrechnungsposition angezeigt. Sie können ihn nicht ändern.
Bei einer Wertekorrektur können Sie in diesem Feld für Korrekturpositionen den korrigierten Bruttopreis eintragen. Hinweis: |
4 Status und Statusänderungen
Die Statusinformationen der Rechnungskorrektur bilden ein zusätzliches eigenes Informationselement. Mit ihrer Hilfe können Sie sich schnell ein Bild über den aktuellen Verarbeitungszustand der Rechnungskorrektur machen. Die Statusinformationen werden im System gespeichert.
Mögliche Status
Die Rechnungskorrektur verwendet die folgenden Status:
- Freigegeben
- Erledigt
- Ungültig
Nachdem Sie mit Hilfe der Aktion „Rechnung erzeugen“ für eine Rechnungskorrektur eine neue korrigierte Ausgangsrechnung erzeugt haben, wechselt der Status dieser Rechnungskorrektur von „Freigegeben“ zu „Erledigt“.
5 Aktionen
5.1 Rechnung erzeugen und ausgeben
Für eine Rechnungskorrektur können Sie über die Aktion „Rechnung erzeugen und ausgeben“ eine korrigierte Ausgangsrechnung erzeugen und ausgeben. Die erzeugte Ausgangsrechnung enthält alle Positionen der ursprünglichen Rechnung und deren Korrekturpositionen. Wenn die ursprüngliche Ausgangsrechnung aus einem Verteilauftrag entstanden ist, dann wird auch eine neue Eingangsrechnung erzeugt.
Voraussetzungen
Eine Rechnung kann nur erzeugt werden, wenn der Status der Rechnungskorrektur “Freigegeben” ist.
Auswirkungen
Das System erzeugt ein Belegdokument „Ausgangsrechnung” auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format laut hinterlegter bzw. gewählter Belegdokumentvorlage. Wenn die ursprüngliche Ausgangsrechnung aus einem Verteilauftrag entstanden ist, dann wird auch eine neue Eingangsrechnung erzeugt.
Gleichzeitig wird auch als eigener Datenbestand ein Business Entity „Ausgangsrechnung” erzeugt, das die Daten der Ausgangsrechnung enthält. Die neu erzeugten Aus- und ggf. Eingangsrechnungen sind über eine Belegreferenz mit der Rechnungskorrektur, der Ursprungsrechnung und den Vertriebs- bzw. Verteilaufträgen verbunden und erscheinen in der Belegkette.
Wenn die Rechnungskorrekturart vom Typ „Mengen und Werte“ ist, dann wird die fakturierte Menge im Vertriebs- bzw. Verteilauftrag aktualisiert.
Die Rechnungskorrektur bekommt den Status „Erledigt“ und die ursprünglichen Aus- und ggf. Eingangsrechnungen werden storniert.
5.2 Preise und Rabatte aus dem Auftrag übernehmen
Mit der Aktion „Preise und Rabatte aus dem Auftrag übernehmen“ können Sie die Daten der Rechnungskorrektur mit den Daten des zugehörigen Auftrags abgleichen. Folgende Daten werden aktualisiert: Preise, Positions-, Basis-, Auftragswert- und positionsübergreifende Rabatte.
Voraussetzungen
Die Auftragsdaten können nur aktualisiert werden, wenn der Status der Rechnungskorrektur “Freigegeben” ist.
Auswirkungen
Die Auftragsdaten der Rechnungskorrektur werden aktualisiert.
6 Customizing
Für die Anwendung „Rechnungskorrekturen“ sind die folgenden Einstellungen in der Anwendung „Customizing“ relevant.
Hauptfunktion „Basis“, Funktion „Länderbesonderheiten“
| Feld | Erläuterung |
| Länderbesonderheiten | Die Anwendung ist nur für Vertriebsorganisationen mit aktivierten polnischen Länderbesonderheiten freigegeben. |
7 Business Entitys
Für die Anwendung „Rechnungskorrekturen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben oder
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten
Rechnungskorrektur
com.cisag.app.sales.obj.InvoiceCorrection
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.cisag.app.sales.OrderData
8 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
8.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Rechnungskorrekturen“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
8.2 Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung „Rechnungskorrekturen“ im Benutzermenü angezeigt wird und sie diese öffnen darf, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Vertrieb
Damit eine Person eine Rechnungskorrektur öffnen oder Daten darin bearbeiten kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung „Rechnungskorrekturarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
8.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Rechnungskorrekturen“ bestehen keine Besonderheiten.
8.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Rechnungskorrekturen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.