Rechnungseingangsbuch importieren

In diesem Dokument wird die Vorgehensweise für den Umgang mit der Anwen­dung Daten importieren bezogen auf den Import von Eingangsrechnungen für das Rechnungseingangsbuch beschrieben. Diese Vorgehensweise ent­hält allgemeine Anleitungsschritte und informiert Sie außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen.

Die Beschreibung der Anwendung Daten importieren, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Dokumentation Daten importieren.

Allgemeines

Durch die Funktion Daten importieren können Sie Eingangsrechnungen, beispielsweise aus Fremdsystemen, als vorerfasste Rechnungen in das Rechnungseingangsbuch von Comarch Financials Enterprise importieren und diese später im Buchungsdialog zuordnen und buchen.

Beim Import gelten die gleichen Regeln wie bei der Erfassung über die Anwendung Rechnungseingangsbuch. Das bedeutet, dass auch für den Import von Eingangsrechnungen über die Belegart gesteuert wird, welche Attributwerte zwingend im Rechnungseingangsbuch enthalten sein müssen.

Notwendige Attribute für den Import

Geben Sie mindestens die Identifikationsattribute pro Eingangsrechnung für den Import an. Ohne die erforderlichen Identifikationsattribute können die Eingangsrechnungen nicht im Rechnungseingangsbuch angelegt werden.

Einige Identifikationsattribute werden über Fremdschlüssel-Bezieh­ungen (erkennbar durch Kursivschrift im Filter) angegeben. Business Objects, die mit Fremdschlüs­sel-Beziehungen referenziert werden, werden durch deren Identifikationsattribute identifiziert. Sie können nicht über den Import von Eingangsrechnungen importiert werden, sondern müssen bereits vorher importiert bzw. angelegt worden sein. Die Identifikationsattribute sind im Abschnitt Übersicht: Identifikationsfelder zusammengestellt.

In Multi-Site-Umgebungen werden Eingangsrechnungen organisationsabhängig gespeichert. Beim Import wird zunächst versucht, die Organisation aus der Datenquelle zu ermitteln und zu übernehmen. Die Organisation kann nur über den fachlichen Schlüssel (OrganizationalUnit) in der Datenquelle enthalten sein. Wenn in der Datenquelle keine Organisation gefunden wird, dann wird automatisch die Organisation herangezogen, die für das aktuelle Importsystem gültig ist.

Vorgehensweise: Daten importieren

  1. Öffnen Sie die Anwendung Daten importieren
  2. Lassen Sie sich den bzw. einen Filter für das folgende Business Object anzeigen:
    sem.ext.app.fin.financialaccounting.receiptbook.obj.ReceiptInvoiceBook
    sem.ext.app.fin.financialaccounting.receiptbook.obj.ReceiptInvoiceBook
    → Der Filter für den Import des Rechnungseingangsbuches wird angezeigt
  3. Alternativ können Sie auch einen neuen Filter für dieses Business Object anlegen
  4. Die ausgewählten Attribute des Filters sind bereits markiert. Bei Bedarf kön­nen Sie die Attribute noch anpassen.
  5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button [Daten importieren]
    → Das Dialogfester „Daten importieren“ wird geöffnet
  6. In diesem Dialogfenster können Sie verschiedene Einstellungen für die Importdatei vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung der Felder finden Sie in der Dokumentation Daten importieren im gleichnamigen Abschnitt.
  7. Durch Drücken des Buttons [Im Hintergrund] oder [Sofort] können Sie den Import durchführen

Übersicht: Identifikationsfelder

Im Folgenden werden die Identifikationsattribute aufgeführt und beschrieben.

number (K) Satznummer der Eingangsrechnung. Diese Satznummer wird automatisch je Eingangsrechnung aus dem Nummernkreis FAC_IRB in der Anwendung „Customizing“ vergeben. Der Nummernkreis wird durch das Setup im Framework Finanzbuchhaltung unter der Funktion Allgemein angelegt.
organizationalUnit (K) OrganizationalUnit Organisation der Eingangsrechnung
transactionCode (K) TransactionCode.code Belegart Rechnungseingangsbuch. Die Belegart kann nicht über die Eingangsrechnungen importiert werden. Die für den Import verwendete Belegart muss bereits über die Anwendung Belegarten Rechnungseingangsbuch angelegt sein.
Attributpfad Fremdschlüssel-Beziehung / Part / mögliche Werte Bezeichnung

Grundsätzlich ist über die Belegart gesteuert, welche Attribute im Rechnungseingangsbuch vorhanden sein müssen. Somit können auch Eingangsrechnungen importiert werden, die außer den Identifikationsattributen keine weiteren Attribute enthalten, sofern die verwendete Belegart dies zulässt.

Um aber später die importierten Eingangsrechnungen im Buchungsdialog zuordnen zu können, empfiehlt es sich mindestens die folgenden Attribute für den Import anzugeben.

Attributpfad Fremdschlüssel-Beziehung / Part / mögliche Werte Bezeichnung
voucherDate Belegdatum
accountigCode Buchhaltungskennzeichen
account AccountPartner Kreditorennummer
invoiceNumber Rechnungsnummer
amount Rechnungsbetrag
debitCredit Soll-/Habenkennzeichen des Rechnungsbetrages.

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