Mit der Funktion Rechnungseingangsbuch können Eingangsrechnungen unmittelbar nach Posteingang vorerfasst werden, bevor diese zur Kontrolle an die entsprechenden Abteilungen bzw. Sachbearbeiter weitergeleitet werden.

Während des Buchens werden die vorerfassten Rechnungseingänge in den Buchungsdialog übernommen, die Kontierung wird ergänzt und die Rechnungen erhalten innerhalb des Rechnungseingangsbuches den Status Gebucht.

Für den Buchungsdialog wird die Funktion Rechnungseingangsbuch über die Belegart aktiviert, mit der Sie die Eingangsrechnungen buchen. Dies erfolgt, indem Sie das Feld Buchung aus Rechnungseingangsbuch in der Anwendung Belegarten Finanzbuchhaltung für diese Belegart aktivieren.

In diesem Dokument ist die Anwendung Rechnungseingangsbuch beschrieben.

Anwendungsbeschreibung

Diese Anwendung dient zur Schnellerfassung von eingehenden Rechnungen, ohne diese sofort zu buchen. Bei der Vorerfassung werden nur minimale Kontrollen durchgeführt. Diese Kontrollen sind unter anderem abhängig von den Einstellungen in der Belegart für das Rechnungseingangsbuch. Ist beispielsweise das Feld Belegnummer erforderlich in der verwendeten Belegart aktiviert, muss für den Rechnungseingang zwingend eine Belegnummer angegeben werden.

Die Erfassung der Rechnungseingänge kann so auf wesentliche Daten, wie z.B. das Belegdatum und Felder, für die laut Belegart eine Angabe erforderlich ist, begrenzt werden. Die hier angegebenen Werte dienen als Vorbelegung der gleichnamigen Felder im Buchungsdialog.

Zur Weiterverarbeitung der vorerfassten Rechnungseingänge stehen anwendungsbezogene Aktionen zur Verfügung. Sie können Rechnungseingänge für den Buchungsdialog freigeben oder auf den Status In Bearbeitung zurücksetzen.

Die Anwendung Rechnungseingangsbuch besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Im Identifikationsbereich der Anwendung geben Sie die Belegart für die Vorerfassung von Eingangsrechnungen an. Darüber hinaus werden die Nummer und der Status der vorerfassten Rechnung angezeigt.

Die Felder im Einzelnen:

• Belegart – In diesem Feld geben Sie die Belegart an, mit der Sie die Rechnungseingänge vorerfassen möchten. Über die Wertehilfe des Feldes können Sie eine gültige Belegart auswählen.
• Nummer – Diese Nummer wird automatisch aus dem in der Anwendung Customizing festgelegten Nummernkreis für das Rechnungseingangsbuch fortlaufend vergeben und identifiziert die vorerfasste Eingangsrechnung eindeutig.
• Status – Der Status informiert über den Zustand der vorerfassten Eingangsrechnung. Er kann folgenden Wert aufweisen:
  • In Bearbeitung – Der Rechnungseingang kann bearbeitet werden
  • Freigegeben – Der Rechnungseingang ist für den Buchungsdialog freigegeben
  • Im Buchungsdialog – Dieser Rechnungseingang ist über den Buchungsdialog bereits mit einer Buchung verknüpft, die aber noch nicht gebucht wurde
  • Gebucht – Die Buchungen aus dem Rechnungseingang wurden verbucht

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich der Anwendung Rechnungseingangsbuch besteht aus den Karteireitern

• Allgemeines
• Fälligkeit
• Sonstige
• Controlling

Die Angaben in den Feldern dieser Karteireiter dienen als Vorbelegung der gleichnamigen Felder im Buchungsdialog.

Karteireiter Allgemeines

Unter diesem Karteireiter geben Sie z. B. das Belegdatum, die Kontonummer und den Betrag der Eingangsrechnung an. Welche Felder zwingend eine Eingabe erfordern, ist in den Einstellungen der verwendeten Belegart festgelegt.

Die Felder im Einzelnen:

• Beleg – Die Belegnummer kann frei vergeben werden. Ist der Belegart ein Nummernkreis zugeordnet, kann die Vergabe der Belegnummer auch automatisch aus diesem Nummernkreis erfolgen. Lassen Sie die Belegnummer bei der Vorerfassung leer, wird diese im Buchungsdialog aus dem Nummernkreis der verwendeten Belegart der Buchung ermittelt. Mit der Belegnummer wird auch der offene Posten gespeichert bzw. erzeugt.
• Belegdatum – In diesem Feld geben Sie das Belegdatum für diesen Rechnungseingang an
• Konto – Das Feld Konto besteht aus zwei Angaben. Dem Buchhaltungskennzeichen und dem eigentlichen Konto.Abhängig von der verwendeten Belegart ist im ersten Eingabefeld das Buchhaltungskennzeichen für Debitoren oder Kreditoren zu wählen.
  Entsprechend dem Buchhaltungskennzeichen kann im zweiten Eingabefeld ein Personenkonto angegeben werden.
• Betrag – Der Betrag besteht aus drei Angaben. Dem Rechnungsbetrag, dem Soll-/Habenkennzeichen sowie der Währung, die in der Regel vorbesetzt ist
• Steuerschlüssel – In diesem Feld können Sie den Steuerschlüssel für diesen Rechnungseingang angeben
• Steuerbetrag – Hier können Sie den Steuerbetrag sowie die Währung für den Steuerbetrag dieses Rechnungseingangs angeben
• Rechnungsnummer – In diesem Feld können Sie die externe Belegnummer für diesen Rechnungseingang angeben
• Gegenkonto – In diesem Feld können Sie das Gegenkonto für diesen Rechnungseingang angeben
• Buchungsperiode – In diesem Feld können Sie die Buchungsperiode für diesen Rechnungseingang angeben
• Buchungstext – In diesem Feld können Sie einen Text für diesen Rechnungseingang angeben
• Verband – In diesem Feld können Sie einen Verband für diesen Rechnungseingang angeben
• Verbandsmitgliedsnummer – In diesem Feld können Sie die Mitgliedsnummer des Verbands für diesen Rechnungseingang angeben
• Wiedervorlage Benutzer – In diesem Feld können Sie den Mittarbeiter für die Wiedervorlage des Rechnungseingangs angeben. Über die Wertehilfe Mitarbeiter suchen können Sie sich die vorhandenen Mitarbeiter anzeigen lassen und auswählen.
• Umsatzsteuer-ID – In diesem Feld kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Partners angegeben werden, unter welcher die EG-Lieferung gemeldet werden soll
• OP-Text – Dieses Feld ist nicht zwingend zu füllen. Es kann jedoch zum Belegtext ein zusätzlicher OP-Text angegeben werden. Dieser wird am OP gespeichert. Im OP-Text können Sie Variablen verwenden, die Sie direkt im OP-Text angeben. Folgende Variablen sind gültig und werden bei der Buchungsübernahme im Buchungsdialog ausgetauscht:
  • {ACCOUNT} = Konto
  • {ACCOUNTNAME} = Kontoname
  • {VOUCHERDATE} = Belegdatum
  • {POSTINGDATE} = Buchungsdatum
  • {OINUMBER} = OP-Nummer
  • {REVERSAL} = Text Storno
  • {REVERSALTEXT} = Buchungstext der stornierten Buchung
  • {REVERSALNUMBER} = Belegnummer der stornierten Buchung

Karteireiter Fälligkeit

Unter diesem Karteireiter können Sie das Zahlungsziel für den Rechnungseingang festlegen. Die Angaben werden aus den Stammdaten des Personenkontos vorbelegt.

Die Felder im Einzelnen:

• Zahlungsbedingung – In der Regel besteht die Zahlungsbedingung aus den folgenden Feldern:
  • Skontodatum 1-3
  • Skontotage 1-3
  • Skontoprozent 1-3
  • Netto-Tage (Fälligkeitstage)
  • Netto-Datum (Fälligkeitsdatum)

Diese genannten Felder (Einzelkonditionen) können alternativ zum Schlüssel der Zahlungsbedingung gefüllt sein. Werden Zahlungsbedingungsschlüssel und Einzelkonditionen angegeben, müssen die Angaben schlüssig sein bzw. übereinstimmen.

• Valuta Tage/Datum – Hier kann entweder die Anzahl der Valutatage oder ein Valutadatum angegeben werden. Ist kein Valutadatum angegeben, wird dieses anhand der Valutatage errechnet (Belegdatum + Valutatage). Das Valutadatum ist das Startdatum für die Zahlungsbedingung.
• Netto Tage/Datum – Hier kann entweder die Anzahl der Tage bis zur Nettofälligkeit des Beleges oder ein Fälligkeitsdatum (Nettodatum der Rechnung) angegeben werden. Die Nettotage werden grundsätzlich auf das Belegdatum gerechnet, um das Fälligkeitsdatum zu ermitteln. Bei valutierten Rechnungen wird die Nettofälligkeit immer vom Valutadatum gerechnet.Ist ein Datum angegeben, wird dieses als Nettofälligkeit des Beleges verwendet.

• Skonto 1/ Tage/Datum – Für die erste Skontobedingung können hier die Anzahl Tage, ein Skontodatum sowie ein Skontoprozentsatz angegeben werden. Mit der Skontobedingung ist der Zeitpunkt festgelegt, bis zu diesem, unter Abzug des angegebenen Prozentsatzes, eine Zahlung möglich ist. Sind Skontotage angegebenen, wird aus diesen das Skontodatum für die erste Skontobedingung ermittelt.Statt Skontotage kann auch ein Skontodatum für die erste Skontobedingung angeben werden.

• Skonto 2/ Tage/Datum – Für die zweite Skontobedingung können hier die Anzahl Tage, ein Skontodatum sowie ein Skontoprozentsatz angegeben werden. Mit der Skontobedingung ist der Zeitpunkt festgelegt, bis zu diesem, unter Abzug des angegebenen Prozentsatzes, eine Zahlung möglich ist. Sind Skontotage angegebenen, wird aus diesen das Skontodatum für die zweite Skontobedingung ermittelt.Statt Skontotage kann auch ein Skontodatum für die zweite Skontobedingung angeben werden.

• Skonto 3/ Tage/Datum – Für die dritte Skontobedingung können hier die Anzahl Tage, ein Skontodatum sowie ein Skontoprozentsatz angegeben werden. Mit der Skontobedingung ist der Zeitpunkt festgelegt, bis zu diesem, unter Abzug des angegebenen Prozentsatzes, eine Zahlung möglich ist. Sind Skontotage angegebenen, wird aus diesen das Skontodatum für die dritte Skontobedingung ermittelt.Statt Skontotage kann auch ein Skontodatum für die dritte Skontobedingung angeben werden.

Karteireiter Sonstige

Unter diesem Karteireiter können Sie Angaben zum Kurs und zur Wechselkursinformation machen. Diese Angaben dienen bei der Übernahme des Rechnungseingangs in den Buchungsdialog als Vorbelegung der entsprechenden Felder.

Die Felder im Einzelnen:

• Kurs – Bei Rechnungseingängen in Fremdwährung kann der Kurs aufgrund der Wechselkursinformationen automatisch ermittelt werden. Ist hier ein Kurs angegeben, bezieht dieser sich immer auf die primäre Hauswährung.
• Wechselkursinformationen – In den Wechselkursinformationen können der Kurstyp sowie die Wechselkursverwendung angegeben werden. Für den Kurstyp kann einer der folgenden Werte gewählt werden:
  • (Leer)
  • Briefkurs
  • Mittelkurs
  • Geldkurs
  • Referenzkurs

Über die Wechselkursverwendung wird festgelegt, welcher Kurs zur Umrechnung von Belegwährungen in Hauswährungen zugrunde gelegt wird. Eine Wechselkursverwendung fasst mehrere Wechselkurse zusammen und enthält eine Liste von Umrechnungsfaktoren von einer Währung in beliebig viele andere Währungen, jeweils für die Wechselkurstypen Geldkurs, Briefkurs, Mittelkurs und Referenzkurs.
Sofern hier eine Wechselkursinformation angegeben ist, wird der Kurs im Buchungsdialog automatisch aufgrund des Belegdatums aus dieser Wechselkurstabelle ermittelt.

Karteireiter Controlling

Generell stehen 20 optionale Dimensionen zur Verfügung. Jede optionale Dimension repräsentiert unterschiedliche, vom Anwender festgelegte Buchungsinformationen wie z. B. Kostenstelle, Kostenträger, Projekt, etc. In der Anwendung Dimensionstypen wird die Funktionalität der optionalen Dimensionen festgelegt.

Unter diesem Karteireiter können Sie die Werte für optionale Dimensionen angeben. In der Vorerfassung kann die Angabe mindestens einer optionalen Dimension zwingend sein. Dies ist von der Einstellung des Feldes Controlling Angaben erforderlich in der verwendeten Belegart abhängig. Die hier angegebenen optionalen Dimensionen dienen zur Vorbelegung der gleichnamigen Felder im Buchungsdialog.

Anwendungsbezogene Aktionen

In der Anwendung Rechnungseingangsbuch stehen folgende anwendungsbezogene Aktionen über die Aktionsrolle zur Verfügung:

• Buchen
• Bearbeiten

Buchen

Ist die Vorerfassung abgeschlossen, können Sie mit der Aktion [Buchen] den Rechnungseingang für den Buchungsdialog freigeben. Sofern keine Fehler in der Vorerfassung festgestellt wurden, erhält der Rechnungseingang den Status Freigegeben. Im Buchungsdialog können Sie über den Shortcut [Alt+Pfeil-nach-unten] im Feld Beleg die Auswahlanzeige Rechnungseingangsbuch suchen öffnen. Hier werden alle Rechnungseingänge zur Auswahl angezeigt, die für den Buchungsdialog freigegeben sind.

Bearbeiten

Rechnungseingänge die bereits den Status Freigegeben erhalten haben, können mit dieser Aktion erneut auf den Status In Bearbeitung zurückgesetzt werden. Diese Rechnungseingänge sind damit nicht mehr im Buchungsdialog verfügbar.

Customizing

Im Customizing sind für die Anwendung Rechnungseingangsbuch keine Angaben vorzunehmen.

Business Entitys

Für die Anwendung Rechnungseingangsbuch ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Rechnungseingangsbuch

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.receiptbook.obj.ReceiptInvoiceBook

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.receiptbook.OrderData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Rechnungseingangsbuch bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Wenn die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung Rechnungseingangsbuch nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Rechnungseingangsbuch bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Rechnungseingangsbuch ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.