1 Themenübersicht
Neuverteilungen werden angelegt, um die Erfassung und Buchung von Anlagegütern zu vereinfachen. Durch die Verteilung von Neuanschaffungen können viele Anlagen mit gleichen Einstellungen (z. B. Kauf von 20 Computern zum gleichen Preis) angelegt und gleich die Zugänge dafür gebucht werden. Die Einstellungen werden aus der in der Neuverteilung hinterlegten Anlagengruppe verwendet. Von daher sollten Anlagengruppen vor Erfassung der Neuverteilung definiert werden und mit allen Parametern versehen werden, die für ein korrektes Anlegen von Anlagen erforderlich sind.
Im Prozess „Verteilung von Neuanschaffungen erfassen“ wird eine Neuverteilung im System erfasst. In diesem Dokument ist u. a. beschrieben, wie Sie Verteilungen von Neuanschaffungen erfassen und welche Voraussetzungen zu berücksichtigen sind.
Allgemeine Hinweise und Erläuterungen zur Anwendung „Verteilung von Neuanschaffungen“ finden Sie in der zugehörigen Dokumentation „Verteilung von Neuanschaffungen“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält.
1.1 Begriffsbestimmung
Verteilung von Neuanschaffungen
Mehrere – in vielen Merkmalen gleichartige – Anlagegüter können in einer Neuverteilung erfasst und gebucht werden.
2 Vorbereitende Arbeiten
Für die Verteilung von Neuanschaffungen sind folgende vorbereitende Arbeiten erforderlich.
2.1 Customizing
Im Customizing ist ein Nummernkreis für die Neuverteilung notwendig. Die Anlagennummerierung muss auf “Automatische Nummerierung“ eingestellt und ein entsprechender Nummernkreis hinterlegt sein.
3 Ablaufbeschreibung
Die Neuverteilungen können mit den vorhandenen Programmen nur manuell erfasst werden. (Nach Absprache mit Ihrem Comarch Berater besteht ggf. auch die Möglichkeit, diese Daten automatisch zu übernehmen).
3.1 Neuverteilung erfassen
- Öffnen Sie die Anwendung „Verteilung von Neuanschaffungen“.
- Aktivieren Sie das Icon „Neu“ (Weißes-Blatt).
Sie haben hier die Möglichkeit, einen Eingangsbeleg anzugeben, dann werden einige Angaben schon vorbesetzt.
Füllen/ergänzen Sie alle nachfolgend genannten Pflichtfelder der Neuverteilung.
- Belegdatum
- Gesamtanzahl
- Gesamtbetrag
- Ergänzen Sie bei Bedarf eine Bezeichnung für die zu generierenden Anlagen, sonst werden diese neutralen mit dem Namen der Anwendung bezeichnet.
Die bisherigen Angaben wurden einmalig für den gesamten Vorgang erfasst und sind nachträglich nicht mehr änderbar. Die folgenden Angaben werden je Abruf der Verteilung erfasst.
- Verteilanzahl
die zu verteilende Anzahl - Anlagengruppe
- Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Angaben zur Neuverteilung, z.B. „Konto“, „Kostenstelle“, etc.
- Prüfen Sie die eingegebenen Daten auf Korrektheit und korrigieren Sie ggf. bestehende Fehleingaben.
- Speichern Sie die Neuverteilung, indem Sie das Icon „Aktionsrolle – Verteilung erstellen“ aktivieren.
- Verfahren Sie in gleicher Reihenfolge mit der Erfassung der nächsten Position (Schritt 2) solange die Rest Anzahl nicht 0 ist, bzw. starten Sie den Prozess zum Anlegen und Buchen der Anlage, indem Sie das Icon „Aktionsrolle – Verteilung durchführen“ aktivieren.
Hinweis: Das Ändern einer Neuverteilung ist nicht möglich.
Solange der Status einer Neuverteilung „in Bearbeitung“ oder „Bereit für Buchung“ ist, kann die Neuverteilung gelöscht werden. Anschließend kann diese mit den gewünschten Änderungen, wie unter Punkt „Neu erfassen“, wieder angelegt werden.
3.2 Inhalt und Ergebnis des Prozesses
Durch den Erfassungsprozess werden eine Neuverteilung und die daraus resultierende Anlage incl. Buchung im System neu angelegt.
Die angelegten und durchgeführten Neuverteilungen können über das Cockpit angezeigt werden. Hier werden bei fehlerhaften Neuverteilungen auch die Fehlermeldungen ausgegeben.
3.3 Beschreibung der Aktionen
Es stehen Ihnen die Standardaktionen für die Bearbeitung von Neuverteilungen zur Verfügung. Die Aktions-Beschreibungen für Funktionsweise und Vorgehen werden ausführlich in der Online-Dokumentation „Bedienungsleitfaden“ im Kapitel 8.1. beschrieben (s. a. Kapitel „Allgemeines“ > „Allgemeine Vorgehensweisen für …“). Aus Redundanzgründen wird an dieser Stelle deshalb auf eine erneute Beschreibung verzichtet.
3.4 Nachbereitung / Prüfen
Bevor Sie buchen und/oder Bewertungsläufe etc. vornehmen, überprüfen Sie bitte ausführlich und nicht nur an ein oder zwei Stichproben, ob die erfassten Daten auch korrekt sind, denn ggf. können Daten nach dem Buchen nicht mehr oder nur aufwendig korrigiert werden.