1 Themenübersicht
Mit den Konten- und Kostenartenzuordnungen wird die Kontierung für die Finanzbuchhaltung und das Controlling vorbereitet.
Im Prozess „Konten- und Kostenartenzuordnung erfassen“ wird eine Konten- bzw. Kostenartenzuordnung im System erfasst oder geändert.
2 Vorbereitende Arbeiten
Da den Kontenzuordnungen Abschreibungsbereiche, Anlagengruppen, Anlagen und Sachkonten zugeordnet werden können/müssen, ist das Vorhandensein von diesen Stammdaten notwendige Voraussetzung.
Da den Kostenartenzuordnungen Abschreibungsbereiche, Anlagengruppen, Sachkonten, Anlagen und Kostenarten zugeordnet werden können/müssen, ist das Vorhandensein von diesen Stammdaten notwendige Voraussetzung.
2.1 Customizing
Keine Arbeiten erforderlich.
3 Ablaufbeschreibung
Die Konten- und Kostenartenzuordnung können mit den vorhandenen Programmen nur manuell erfasst werden. (Nach Absprache mit Ihrem Comarch Berater besteht ggf. auch die Möglichkeit, diese Daten automatisch zu übernehmen).
3.1 Neue Kontenzuordnung erfassen
- Öffnen Sie die Anwendung „Kontenzuordnungen Anlagenbuchhaltung“.
- Aktivieren Sie das Icon „Neu“ (Weißes-Blatt).
Füllen Sie alle Pflichtfelder in der Kontenzuordnung aus.
- Betragstyp
- Konto Soll
Legen Sie fest, ob diese Kontenzuordnung nur für einen bestimmten Abschreibungsbereich, eine Anlagengruppe, ein Bestandskonto oder eine Anlage gültig sein soll. Bei einigen Betragstypen, z.B. Zinsen ist auch ein Konto Haben erforderlich. Für die Abschreibung können Sie bei indirekter Verbuchung ein Wertberichtigungskonto im Konto Haben hinterlegen. Fehlt eine abweichende Angabe, wird immer das Bestandskonto als Gegenkonto für die Buchung herangezogen. Soll die Gültigkeit der Zuordnung zeitlich begrenzt sein, passen Sie dieses ggf. an.
- Prüfen Sie die eingegebenen Daten auf Korrektheit und korrigieren Sie ggf. bestehende Fehleingaben.
- Speichern Sie die Kontenzuordnung, indem Sie das Icon „Speichern“ aktivieren.
- Verfahren Sie in gleicher Reihenfolge mit der Erfassung der nächsten Kontenzuordnungen (Schritt 2), bzw. duplizieren Sie einen ähnlichen Datensatz um bereits erfasste Daten nicht erneut eingeben zu müssen.
3.2 Kontenzuordnung ändern
- Öffnen Sie die Anwendung „Kontenzuordnungen Anlagenbuchhaltung“.
- Wählen Sie die zu ändernde Kontenzuordnung aus und ändern diese direkt in der Tabelle.
- Verfahren Sie weiter mit Punkt 3 bis 4, wie oben bei „Neue Kontenzuordnung erfassen“ beschrieben.
Achtung: Wenn Zuordnungen bereits gespeichert wurden, können nur einige Felder noch geändert werden.
3.3 Neue Kostenartenzuordnung erfassen
- Öffnen Sie die Anwendung „Kostenartenzuordnungen Anlagenbuchhaltung“.
- Aktivieren Sie das Icon „Neu“ (Weißes-Blatt).
Füllen Sie alle Pflichtfelder in der Kostenartenzuordnung aus.
- Betragstyp
- Kostenart
Legen Sie fest, ob diese Kostenartenzuordnung nur für einen bestimmten Abschreibungsbereich, eine Anlagengruppe, ein Bestandskonto oder eine Anlage gültig sein soll. Soll die Gültigkeit der Zuordnung zeitlich begrenzt sein, passen Sie dieses ggf. an.
- Prüfen Sie die eingegebenen Daten auf Korrektheit und korrigieren Sie ggf. bestehende Fehleingaben.
- Speichern Sie die Kostenartenzuordnung, indem Sie das Icon „Speichern“ aktivieren.
- Verfahren Sie in gleicher Reihenfolge mit der Erfassung der nächsten Kostenartenzuordnungen (Schritt 2), bzw. duplizieren Sie einen ähnlichen Datensatz um bereits erfasste Daten nicht erneut eingeben zu müssen.
3.4 Kostenartenzuordnung ändern
- Öffnen Sie die Anwendung „Kostenartenzuordnungen Anlagenbuchhaltung“.
- Wählen Sie die zu ändernde Kostenartenzuordnung aus und ändern diese direkt in der Tabelle.
- Verfahren Sie weiter mit Punkt 3 bis 4, wie oben bei „Neue Kontenzuordnung erfassen“ beschrieben.
Achtung: Wenn Zuordnungen bereits gespeichert wurden, können nur einige Felder noch geändert werden.
3.5 Inhalt und Ergebnis des Prozesses
Durch den Erfassungsprozess wird eine Konten- bzw. Kostenartenzuordnung im System neu angelegt. Über die Funktion „Löschen“ kann sie wieder aus dem System entfernt werden.
3.6 Beschreibung der Aktionen
Es stehen Ihnen die Standardaktionen für die Bearbeitung von Konten- und Kostenartenzuordnungen zur Verfügung. Die Aktions-Beschreibungen für Funktionsweise und Vorgehen werden ausführlich in der Online-Dokumentation „Bedienungsleitfaden“ im Kapitel 8.1. beschrieben (s. a. Kapitel „Allgemeines“ > „Allgemeine Vorgehensweisen für …“). Aus Redundanzgründen wird an dieser Stelle deshalb auf eine erneute Beschreibung verzichtet.
3.7 Nachbereitung / Prüfen
Bevor Sie buchen und/oder Bewertungsläufe etc. vornehmen, überprüfen Sie bitte ausführlich und nicht nur an ein oder zwei Stichproben, ob die erfassten Daten auch korrekt sind, denn ggf. können Daten nach dem Buchen nicht mehr oder nur aufwendig korrigiert werden. Fragen Sie hierzu Ihren Comarch Berater. Verfahren Sie ggf. erneut so wie oben beschrieben.