1 Themenübersicht
Projektaktivitäten dienen dazu, einzelne Arbeitsschritte eines Projektschritts konkret zu terminieren und einem oder mehreren Bearbeitern zuzuweisen, die für die Erledigung der Aktivität verantwortlich sind. Beim Speichern einer Projektaktivität wird gleichzeitig zusätzlich eine Workflow-Aktivität erzeugt. Aus den Workflow-Aktivitäten erzeugt das System automatisch eine oder mehrere Workflow-Aufgaben.
Diese Dokumentation beschreibt, wie Projektaktivitäten im System abgebildet sind und wie die gleichnamige Anwendung aufgebaut ist.
Anleitungen für den Umgang mit Projektaktivitäten, z. B. wie Sie Projektaktivitäten für Projektschritte erfassen oder bearbeiten, finden Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Projektaktivitäten“.
2 Begriffsbestimmung
Projektaktivitäten
Projektaktivitäten dienen dazu, einzelne Arbeitsschritte eines Projektschritts konkret zu terminieren und einem oder mehreren Bearbeitern zuzuweisen, die für die Erledigung der Aktivität verantwortlich sind. Projektaktivitäten sind Einzelaktivitäten, die einem Projektschritt zugeordnet werden. Sie können nur einzeln bearbeitet werden.
Einzelbearbeitung
Grundsätzlich wird bei Aktivitäten zwischen Einzel- und Mehrfachbearbeitung unterschieden. Bei der Einzelbearbeitung kann immer nur ein Bearbeiter die Aktivität bearbeiten. Die Aufgaben der anderen Bearbeiter der Aktivität sind während der Bearbeitung gesperrt.
Für das Erledigen der Aktivität ist bei der Einzelbearbeitung nur ein Bearbeiter erforderlich. Wenn ein Bearbeiter seine Aufgabe erledigt oder unbearbeitet erledigt, dann ist die gesamte Aktivität erledigt bzw. unbearbeitet erledigt.
3 Anzeige über das Cockpit
Projektaktivitäten können über die Anwendung „Cockpit: Projektaktivitäten“ angezeigt werden. Sie können dort auf einen Blick alle oder ausgewählte Projektaktivitäten ansehen. Eine Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Cockpit: Projektaktivitäten“.
Über die Anwendung „Cockpit: Projektaufgaben“ können alle geplanten und aktuellen Aufgaben angezeigt werden, die vom System auf der Grundlage von Projektaktivitäten erzeugt wurden. Eine Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Cockpit: Projektaufgaben“.
4 Anwendungsbeschreibung
Mit der Anwendung „Projektaktivitäten“ erfassen oder bearbeiten Sie Aktivitäten für Projekte und Projektschritte.
Hinweis:
Sie können die Aktivitäten nur für freigegebene Projekte erfassen und bearbeiten. Der Projektschrittstatus wird dabei nicht berücksichtigt.
Die Anwendung besteht aus einem Abfragebereich und einem Arbeitsbereich.
4.1 Abfragebereich
Im Abfragebereich geben Sie einen Projektschritt an und lassen sich anschließend über die Aktion „Aktualisieren“ weitere Informationen über diesen Projektschritt und die eventuell bereits erfassten Aktivitäten für diesen Projektschritt anzeigen.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Projektschritt | Geben Sie den Projektschritt an, zu dem Sie Projektaktivitäten erfassen oder bearbeiten möchten. Das Feld besteht aus drei Eingabefeldern: Projektart, Projektnummer, Projektschrittnummer. |
| Bezeichnung | In diesem Feld wird die Bezeichnung des Projektschritts angezeigt, die in der Anwendung „Projekte“ erfasst wurde. |
4.1.1 Karteireiter „Allgemeines“
Unter dem Karteireiter „Allgemeines“ werden allgemeine Informationen zum ausgewählten Projektschritt angezeigt. Sie können die Daten nicht bearbeiten.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Zuständiger Mitarbeiter | In diesem Feld werden die Partnernummer und der Name des Mitarbeiters angezeigt, der für den Projektsschritt zuständig ist. |
| Meilenstein (Checkbox) |
In diesem Feld wird angezeigt, ob der Projektschritt als Meilenstein gekennzeichnet ist. |
| Vorgänger | In diesem Feld wird der Vorgänger des Projektschritts in der Projektschritt-Struktur angezeigt. Bei Projektschritten der obersten Ebene bleibt das Feld leer. |
4.1.2 Karteireiter „Controlling“
Unter dem Karteiereiter „Controlling“ werden die Termine, Beträge und Verrechnungsinformationen des Projektschritts angezeigt. Sie können die Daten nicht bearbeiten.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Geplanter Beginn | In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem der Projektschritt beginnen soll. |
| Ist-Beginn | In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem der Projektschritt begonnen hat. |
| Geplantes Ende | In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem der Projektschritt abgeschlossen sein soll. |
| Ist-Ende | In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem der Projektschritt abgeschlossen wurde. |
| Geplante Kosten | In diesem Feld werden die geplanten Kosten für den Projektschritt angezeigt. |
| Ist-Kosten | In diesem Feld werden die angefallenen Kosten für den Projektschritt angezeigt. |
| Geplante Erlöse | In diesem Feld werden die geplanten Erlöse für den Projektschritt angezeigt. |
| Ist-Erlöse | In diesem Feld werden die erwirtschafteten Erlöse für den Projektschritt angezeigt. |
| Geplante Dauer | In diesem Feld wird angezeigt, wie lange der Projektschritt dauern soll. Die Einheit ist in der Anwendung „Customizing“, in der Funktion „Projekte“ festgelegt. |
| Ist-Dauer | In diesem Feld wird angezeigt, wie lange der Projektschritt gedauert hat. Die Einheit ist in der Anwendung „Customizing“, in der Funktion „Projekte“ festgelegt. |
| Leistungsart | In diesem Feld wird die Leistungsart des Projektschritts angezeigt. |
| Verrechnungsart | In diesem Feld wird die Verrechnungsart des Projektschritts angezeigt. |
4.1.3 Karteireiter „Weitere Felder“
Unter dem Karteiereiter „Weitere Felder“ werden die Daten angezeigt, die in der Anwendung „Projekte“ auf diesem Karteireiter für den Projektschritt erfasst wurden.
4.1.4 Karteireiter „Notizen“
Unter dem Karteireiter „Notizen“ werden die Notizen angezeigt, die für den Projektschritt in der Anwendung „Projekte“ erfasst wurden. Zusätzlich können Sie weitere Notizen im HTML-Format erfassen.
In der Liste werden pro Zeile die Daten einer Notiz unter den folgenden Spaltenüberschriften angezeigt:
| Spalte | Erläuterung |
| Dokument-Verknüpfungsart | In dieser Spalte wird die Dokument-Verknüpfungsart angezeigt, die für die Notiz verwendet wird. Die Dokument-Verknüpfungsart ist in der Projektart festgelegt. |
| Bezeichnung | Wenn das Framework „Dokumenten-Management“ aktiviert ist, wird in dieser Spalte die erfasste Bezeichnung der Notiz angezeigt. Wenn das Framework „Dokumenten-Management“ deaktiviert ist, wird der Anfang des Notiztextes angezeigt. |
| Erfasst von | In dieser Spalte wird Identifikation des Partners angezeigt, der die Notiz erfasst hat. |
| Erfassungsdatum | In dieser Spalte wird der Zeitpunkt angezeigt, an dem die Notiz erfasst wurde. |
4.1.4.1 Dialogfenster „Notiz erfassen“
Zum Erfassen oder Bearbeiten von Notizen verwenden Sie das Dialogfenster „Notiz erfassen“, in dem die folgenden Felder zur Verfügung stehen:
| Feld | Erläuterung |
| Dokument-Vorlage | Geben Sie bei Bedarf ein vorhandenes Dokument als Dokument-Vorlage an. Aus der Vorlage werden die Einstellungen der Dokumentart übernommen, wie z. B. Vorschlagswerte für die benutzerdefinierten Felder.
Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Framework „Dokumenten-Management“ aktiviert ist. Wenn das Dokumenten-Management deaktiviert ist, wird die Dokumentart „NOTE“ verwendet. Diese wird beim ersten Erfassen einer Notiz automatisch erzeugt. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Geben Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung ein, damit die Suche danach erleichtert wird.
Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Framework „Dokumenten-Management“ aktiviert ist. |
| Textfeld | Geben Sie den Text Ihrer Notiz in das Textfeld ein.
Anleitungen zum Umgang mit dem Texteditor finden Sie im Kapitel „Texteditor“ im Bedienungsleitfaden. |
Wenn das Framework „Dokumenten-Management“ aktiviert ist, steht Ihnen in dem Dialogfenster zusätzlich der Karteireiter „Weitere Felder“ zur Verfügung. Er enthält die weiteren Felder, die in der Dokumentart erfasst wurden. Die Vorschlagswerte werden aus der Dokument-Vorlage übernommen.
4.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich der Anwendung „Projektaktivitäten“ erfassen Sie eine neue oder bearbeiten eine bereits bestehende Aktivität. Der Arbeitsbereich der Anwendung besteht aus einer Liste, in der Sie die Aktivitäten erfassen oder bearbeiten.
Hinweis:
Sie können die Aktivitäten nur für Projektschritte eines freigegebenen Projekts erfassen oder bearbeiten.
Beim Erfassen weisen Sie jeder Aktivität einen internen Mitarbeiter als zuständigen Bearbeiter zu. Für jeden Benutzer, der diesem Mitarbeiter in den Partner-Stammdaten zugeordnet ist, erzeugt das System automatisch eine Workflow-Aufgabe. In der Liste werden diese aus den Aktivitäten erzeugten Aufgaben angezeigt, nicht die zugrunde liegenden Projektaktivitäten.
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Art | In dieser Spalte wird die Art der Aktivität angezeigt, auf deren Grundlage die angezeigte Aufgabe erzeugt wurde. |
| Bezeichnung | In dieser Spalte wird die Bezeichnung der Aktivität angezeigt, auf deren Grundlage die angezeigte Aufgabe erzeugt wurde. |
| Zuständiger Bearbeiter | In dieser Spalte wird der interne Partner angezeigt, dem die Aktivität zugewiesen wurde. |
| Beginn | In dieser Spalte wird der Zeitpunkt angezeigt, zu dem die Bearbeitung der Workflow-Aufgabe beginnen soll. Der Zeitpunkt wurde aus der zugrunde liegenden Aktivität übernommen.
Im Tooltip wird der Zeitpunkt angezeigt, zu dem die Bearbeitung der Aufgabe abgeschlossen sein soll. |
| Status | In dieser Spalte wird der Status der Aufgabe angezeigt. Aufgaben können folgende Status besitzen:
· Geplant · Zu bearbeiten · In Bearbeitung · Verspätet · Verspätet in Bearbeitung · Erledigt · Unbearbeitet erledigt |
4.2.1 Dialogfenster „Aktivität erfassen“
Wenn Sie die Aktionen „Hinzufügen“ oder „Bearbeiten“ in der Symbolleiste der Liste ausführen, öffnet sich das Dialogfenster „Aktivität erfassen“, das die folgenden Felder enthält:
| Feld | Erläuterung |
| Art | Geben Sie eine Aktivitätsart an. Die Aktivitätsarten werden in der Anwendung „Aktivitätsarten“ im Framework „Beziehungs-Management“ erfasst. |
| Zuständiger Bearbeiter | Geben Sie den Mitarbeiter an, der die Projektaktivität bearbeiten soll. Sie können den zuständigen Bearbeiter nach dem Erfassen nicht mehr ändern. Das System erzeugt eine Aufgabe für jeden Benutzer, der dem Mitarbeiter zugeordnet ist. |
| Beginn | Geben den Zeitpunkt an, zu dem die Bearbeitung der Aufgabe beginnen soll. |
| Ende | Geben den Zeitpunkt an, zu dem die Bearbeitung der Aufgabe abgeschlossen sein soll. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Geben Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung ein, damit die Suche danach erleichtert wird. |
4.2.2 Status und Statusänderungen
Aufgaben, die auf der Grundlage von Projektaktivitäten erzeugt wurden, können folgende Status besitzen:
| Status | Erläuterung |
| Geplant | Der Bearbeitungszeitraum der Projektaktivität ist noch nicht erreicht. |
| Zu bearbeiten | Die übergeordnete Projektaktivität befindet sich innerhalb des Bearbeitungszeitraumes. Zurzeit wird keine andere Aufgabe der übergeordneten Projektaktivität bearbeitet. Der Benutzer kann diese Aufgabe bearbeiten. |
| Verspätet | Der Bearbeitungszeitraum der übergeordneten Projektaktivität ist überschritten. Die Aufgabe ist überfällig. |
| In Bearbeitung | Die Aufgabe wird gerade bearbeitet. |
| Gesperrt | Eine Aufgabe der übergeordneten Projektaktivität hat den Status „in Bearbeitung“. Alle anderen Aufgaben haben deshalb den Status „gesperrt“. |
| Erledigt | Die Aufgabe ist erledigt. Bei Einzelbearbeitung ist auch die Projektaktivität erledigt. |
| Unbearbeitet erledigt | Die Aufgabe ist unbearbeitet erledigt. Bei Einzelbearbeitung ist auch die Projektaktivität unbearbeitet erledigt. |
| Weitergeleitet | Die Aufgabe wurde an einen anderen Benutzer weitergeleitet und kann nicht weiter bearbeitet werden.
Die Aufgabe kann entweder manuell durch den Bearbeiter weitergeleitet worden sein, oder aber automatisch aufgrund einer Zeitüberschreitung |
| Erhalten | Die Aufgabe wurde aufgrund einer Zeitüberschreitung eskaliert und dem Bearbeiter zugeteilt. |
Sie können den Status der Aufgaben, die Ihrem Benutzer zugeordnet sind, über den Karteireiter „Aufgaben suchen“ im Navigationsbereich bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Aufgaben suchen“ im Bedienungsleitfaden.
5 Customizing
Für die Anwendung „Projektaktivitäten“ sind in der Anwendung „Customizing“ keine Einstellungen festzulegen.
6 Business Entitys
Für die Anwendung „Projektaktivitäten“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Business Object für die Anwendung „Projektaktivitäten“
com.sem.ext.app.project.activity.obj.ProjectActivity
7 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
7.1 Spezielle Fähigkeiten
Die folgenden Fähigkeiten wirken sich auf die Anzeige und die Bearbeitungsmöglichkeiten auf dem Karteiereiter „Aktivitäten“ aus:
- Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer anzeigen
com.cisag.sys.workflow.DisplayOtherUsersWorkitems
Mit dieser Fähigkeit können Sie sich die Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer anzeigen lassen.
- Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer ändern
com.cisag.sys.workflow.ChangeOtherUsersWorkitems
Mit dieser Fähigkeit können Sie die Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer ändern.
- Status von Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer ändern
com.cisag.sys.workflow.ChangeOtherUsersWorkitemStates
Mit dieser Fähigkeit können Sie den Status von Aktivitäten und Aufgaben anderer Benutzer ändern.
Für diese Fähigkeiten können Sie in der Anwendung „Berechtigungsrollen“ Berechtigungen vergeben.
7.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung „Projektaktivitäten“ nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Vertrieb
7.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Projektaktivitäten“ bestehen keine Besonderheiten.
7.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Projektaktivitäten“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.