Bei der Verarbeitung der Auszugspositionen im automatischen Bankenbuchen (ABB) werden Konten und offene Posten gesucht und zugeordnet. Dies erfolgt aufgrund der Informationen, die beispielsweise in den Auftraggeberdaten und Verwendungszwecken der Auszugspositionen übermittelt werden.

Um eine möglichst hohe Trefferquote bei der Kontenfindung und der Zuordnung der offenen Posten zu erreichen können in den Buchungsdefinitionen und Schlüsselwörtern Suchmerkmale für die Suche im Verwendungszweck festgelegt werden. Zusätzlich zur Suche über den Verwendungszweck bieten die Buchungsdefinitionen weitere Suchfunktionen, um Konten zu suchen und darüber die Zuordnung offener Posten vorzunehmen.

In dieser Dokumentation sind unterschiedliche Suchverfahren beschrieben, die im ABB für die Partnersuche und die Zuordnung offener Posten angewendet werden.

Eine ausführliche Beschreibung zu den Buchungsdefinitionen finden Sie in der Dokumentation Buchungsdefinitionen.

Informationen zu Schlüsselwörtern finden Sie in der Dokumentation Schlüsselwörter.

Partner suchen

Zunächst muss aufgrund der Informationen in der Auszugsposition das Konto des Partners identifiziert werden. Durch die der Auszugsposition zugeordneten Buchungsdefinition ist festgelegt, ob das Konto eines Debitors oder Kreditors gesucht wird.

In der Buchungsdefinition können unter dem Karteireiter Kontosuche bis zu fünf Suchfunktionen für die Suche nach dem Partner aktiviert sein. Jede Suchfunktion löst bei der Verarbeitung der Auszugspositionen ein eigenes Suchverfahren aus, um einen Partner zu finden. Nur wenn ein Partner eindeutig identifiziert wurde, können für diesen die offenen Posten gesucht und zugeordnet werden.  Folgende Suchfunktionen können Sie für die Partnersuche aktivieren:

• Stammbanken
• Gespeicherte Banken aus älteren Auszügen
• Auftraggeber aus älteren Auszügen
• Partnernummer aus Verwendungszweck
• Über Nummer im Verwendungszweck

Stammbanken

Der Partner wird aufgrund der Inhalte in den Feldern Auftraggeber Bankkennung/BLZ und Auftraggeber Kontonummer der Auszugsposition gesucht (in der MT940-Datei die Feldbezeichnung :86 Umsatzteil ?30 und ?31). Dabei werden mit dieser Bankverbindung die im Partnerstamm eingetragenen Stammbanken verglichen.

Beginnt die Kontonummer in der Auszugsposition mit einem Buchstaben (A-Z), wird bei der Suche die IBAN ansonsten die Kontonummer für den Vergleich herangezogen. Bei Übereinstimmung der Bankverbindung,  wird der zugeordnete Partner verwendet, wenn es sich um einen gültigen Debitor bzw. Kreditor handelt.

Gespeicherte Banken aus älteren Auszügen

Konnte der Partner nicht über die Stammbank gefunden werden, kann die Suche über die Bankenhistorie erweitert werden. Abhängig von der Einstellung des Feldes Bank speichern in der Buchungsdefinition werden bei der Durchführung des ABB weitere Bankverbindungen eines Partners in der Bankenhistorie gespeichert. Diese können bei der Verarbeitung künftiger Auszüge zur Kontenfindung herangezogen werden.

Die Suche nach dem zuzuordnenden Partner erfolgt wie bei der Suchfunktion Stammbanken aufgrund der Inhalte in den Auszugsfeldern Auftraggeber Bankenkennung/BLZ und Auftraggeber Kontonummer. Zum Vergleich werden dabei die in der Bankenhistorie gespeicherten Bankverbindungen gelesen.

Bei Übereinstimmung der Bankverbindung, wird der zugeordnete Partner aus der Bankenhistorie verwendet, wenn es sich dabei um einen gültigen Debitor bzw. Kreditor handelt.

Auftraggeber aus älteren Auszügen

Abhängig von der Einstellung des Feldes Auftraggeber speichern in der Buchungsdefinition werden die mit der Auszugsposition übermittelten Auftraggeberdaten bei der Durchführung des ABB in der Auftraggeberhistorie gespeichert. Diese können bei der Verarbeitung künftiger Auszüge zur Personenkontenfindung herangezogen werden.

Bei dieser Suchfunktion erfolgt die Suche nach dem Partner aufgrund der übermittelten Inhalte in den Feldern Auftraggeber 1 und Auftraggeber 2 der Auszugsposition (in der MT940-Datei die Feldbezeichnung :86 Umsatzteil ?32 und ?33). Zum Vergleich werden dabei die in der Auftraggeberhistorie gespeicherten Auftraggeberdaten gelesen.

Bei einer Übereinstimmung wird der zugeordnete Partner aus der Auftraggeberhistorie verwendet, sofern es sich dabei um einen gültigen Debitor bzw. Kreditor handelt.

Partnernummer aus Verwendungszweck

Bei dieser Suchfunktion werden die Verwendungszwecke der Auszugsposition zur Partnersuche herangezogen. Aus den im Verwendungszweck übermittelten Informationen wird versucht den Partner zu ermitteln. Dies erfolgt unter der Verwendung von Schlüsselwörtern, für die Suchbegriffe zur eindeutigen Identifizierung einer Kunden- oder Lieferantennummer festgelegt sind. Durch die Verwendung von Schlüsselwörtern können andere Angaben in den Verwendungszwecken ausgeschlossen werden.

Wird laut Einstellung im Feld Konto der Buchungsdefinition nach der Kontonummer eines Debitors gesucht, werden die Suchbegriffe verwendet, die für das Schlüsselwort Kundennummer vorhanden sind. Bei der Suche nach einem Kreditor die Suchbegriffe des Schlüsselwortes Lieferantennummer.

Insgesamt stehen 8 unterschiedliche Schlüsselwörter zur Verfügung:

• Kundennummer
• Lieferantennummer
• Rechnungsnummer
• Schecknummer
• Auftragsnummer
• Fremdbelegnummer
• OP-Bereinigungsnummer
• QRR-Rechnungsinformation

Für die Schlüsselwörter können Suchbegriffe als Konstante und als Suchmuster vorhanden sein.

Suchbegriff als Konstante

Der Suchbegriff enthält einen festen Wert, der für den Vergleich mit dem Inhalt im Verwendungszweck herangezogen wird. Bei Übereinstimmung wird die dem Suchbegriff nachfolgende Zeichenfolge im Verwendungszweck als mögliche Partnernummer interpretiert.

Da bei der Verwendung von Suchbegriffen als Konstante weder Groß- und Kleinschreibung noch Leerstellen direkt nach der Konstante beachtet werden, wird die Kundennummer auch gefunden,  wenn diese beispielsweise in folgender Aufbereitung im Verwendungszweck übermittelt wird:

• Kd123456
• KD 123456
• Kd 123456

Gleiches gilt, wenn im Suchbegriff Kd angegeben ist.

Suchbegriff als Suchmuster

Der Suchbegriff enthält eine vordefinierte Zeichenklasse (regulärer Ausdruck), um eine Zeichenfolge im Verwendungszweck zu finden. Enthält der Suchbegriff beispielsweise das Suchmuster \w{1,20} werden für die Suche im Verwendungszweck alle numerischen und alphanumerischen Zeichen ab der 1. Stelle in einer Länge von 20 Stellen berücksichtigt.

Suchmuster im ABB bieten Ihnen die Möglichkeit, eine Zeichenfolge im Verwendungszweck zu suchen und die gefundene Zeichenfolge komplett oder nur einen festgelegten Bereich dieser Zeichenfolge als Vergleichswert zur Identifizierung des Partners zu verwenden.

Über Nummer im Verwendungszweck

Bei dieser Suchfunktion wird der Partner z. B. über die im Verwendungszweck gespeicherte Rechnungsnummer eines offenen Posten gesucht (in der MT940-Datei die Feldbezeichnung :86). Dazu werden zunächst die Zeichenfolgen aus den Verwendungszwecken entsprechend dem vorgegebenen Nummernformat (Suchmuster) der Buchungsdefinition ermittelt. Abhängig von der Einstellung im Feld Suche in Verwendungszweck der Buchungsdefinition werden dabei alle Verwendungszweckfelder (Inhalt 0) oder nur ein bestimmtes Verwendungszweckfeld (Inhalt ungleich 0) durchsucht.

Mit jeder im Verwendungszweck ermittelten Zeichenfolge erfolgt anschließend die Suche nach gültigen offenen Posten. Als Vergleichswerte werden die Felder aus den offenen Posten herangezogen, die in der OP-Suchfolge der Buchungsdefinition als Vergleichsfelder festgelegt sind, z. B. OP-Nummer, Externe Belegnummer, Belegtext usw. Dabei werden nur Posten berücksichtigt, deren Status den Wert Offen aufweisen. Bei Übereinstimmung wird der Partner aus dem gefundenen offenen Posten verwendet.

Werden durch die Suche mehrere Partner gefunden, wird, je nach Einstellung im Feld Wenn mehr gefunden der Buchungsdefinition, der zuerst gefundene oder kein Partner zugeordnet.

Nachfolgend sind Beispiele für Suchmuster aufgeführt, wenn der Partner über eine gültige OP-Nummer im Verwendungszweck ermittelt werden soll. Das Nummernformat (Suchmuster) muss zwingend einen Block \w (jegliches Wort-Zeichen) oder \d (jede Zahl) enthalten.

Analog zur Suche Partnernummer aus Verwendungszweck können Sie auch hier die vielfältigen Möglichkeiten von Suchmustern (regulären Ausdrücken) zur gezielten Suche nutzen.

Offene Posten suchen

Sofern der Partner einer Auszugsposition identifiziert ist, erfolgt die Suche nach den zuzuordnenden offenen Posten. Dazu werden zunächst alle Posten des Partners und gegebenenfalls die des zugehörigen Verbandes, der Verbandsmitglieder und Zahlungsregulierer ermittelt. Über die im Verwendungszweck übermittelten Informationen werden dann die offenen Posten für die Zuordnung herausgesucht.

Dabei wird mit jedem eingelesenen offenen Posten geprüft, ob die OP-Nummer (und ggf. die im offenen Posten gespeicherten Werte für externe Belegnummer, Belegtext, OP-Text, Rechnungsliste und Fremdschlüssel) im Verwendungszweck vorkommt. Sofern dies der Fall ist, wird der offene Posten der Buchung zugeordnet.

Darüber hinaus können bei der Suche über die OP-Nummer auch offene Posten gefunden werden, wenn im Verwendungszweck die Rechnungsnummer ohne führende Auftragsart übermittelt wird.

Setzt sich z. B. eine OP-Nummer aus maximal 3- führenden Stellen, einem Bindestrich und einer weiteren Zeichenkette zusammen, wird für eine OP-Zuordnung nicht nur mit der kompletten Zeichenfolge gesucht, sondern auch ohne die führenden 3 Stellen und dem Bindestrich. Das setzt allerdings voraus, dass es sich bei den Stellen vor dem Bindestrich um eine gültige Ausgangsrechnungsart handelt. Die Stellen nach dem Bindestrich müssen der Länge der Nummern des zugeordneten Nummernkreises der Ausgangsrechnungsart entsprechen.

Um beispielsweise den offenen Posten mit der OP-Nummer 100-R12345 zu finden, kann im Verwendungszweck die Rechnungsnummer 100-R12345 oder R12345 übermittelt werden.

Dies erfolgt für die aktuelle Organisation sowie für alle möglichen Konzernorganisationen gemäß den festgelegten Konzernverrechnungen.

Partner über Vertriebsauftrag suchen

Bei der Verarbeitung von Auszugspositionen die einen Bezug zu Vorkasseaufträgen haben, wird der Partner über die im Verwendungszweck gespeicherte Auftragsnummer eines Vertriebsauftrages gesucht. Zur Identifizierung der Auftragsnummer im Verwendungszweck werden die Suchbegriffe verwendet, die für das Schlüsselwort Auftragsnummer festgelegt sind. Suchbegriffe können als Konstante und als Suchmuster vorhanden sein.

Bei einem Suchbegriff als Konstante enthält dieser einen festen Wert, der für den Vergleich mit dem Inhalt im Verwendungszweck herangezogen wird. Bei Übereinstimmung wird die dem Suchbegriff nachfolgende Zeichenfolge im Verwendungszweck als mögliche Auftragsnummer interpretiert. Mit dieser Auftragsnummer wird der Vertriebsauftrag gesucht und sofern gefunden der darin gespeicherte Partner verwendet.

Bei einem Suchbegriff als Suchmuster enthält dieser eine vordefinierte Zeichenklasse (regulärer Ausdruck), um eine Zeichenfolge im Verwendungszweck zu finden. Diese Zeichenfolge wird als mögliche Auftragsnummer interpretiert und damit der Vertriebsauftrag gesucht. Wird der Vertriebsauftrag gefunden, wird der darin gespeicherte Partner verwendet.

Darüber hinaus ist es auch möglich, den Partner über die im Verwendungszweck übermittelte Fremdbelegnummer eines Vertriebsauftrages zu suchen. Zur Identifizierung der Fremdbelegnummer im Verwendungszweck werden die Suchbegriffe verwendet, die für das Schlüsselwort „Fremdbelegnummer“ festgelegt sind.

Zur Verwendung von Schlüsselwörtern mit Suchbegriffen als Konstante und Suchmuster lesen Sie auch den Abschnitt Partnernummer aus Verwendungszweck.