In diesem Dokument wird die Ansicht „Basis“ der Anwendung „Partner“ beschrieben. Die anderen Ansichten sind gesondert dokumentiert. Bitte beachten Sie vor allem die Dokumentation „Partner“, in der allgemeine Funktionen zur Anwendung beschrieben sind, die für mehrere oder alle Ansichten gelten.
Die Dokumentation „Einführung: Partner“ informiert Sie allgemein über das Thema „Partner“. Darin finden Sie u. a. die Nennung weiterer Anwendungen für die Erfassung notwendiger Stammdaten für Partner.
Anleitungen für den Umgang mit der Anwendung „Partner“, z. B. wie Sie Partner erfassen oder bearbeiten, finden Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Partner“.
1 Begriffsbestimmung
Partner
Ein Partner ist eine natürliche Person oder eine Organisation. Ein Partner kann sowohl mit dem eigenen Unternehmen (= Mandant, der der aktuell verwendeten OLTP-Datenbank zugeordnet wurde) als auch mit anderen Partnern in einer Beziehung (Partnerbeziehung) stehen. Dadurch kann der Partner in verschiedenen Partnerrollen vorkommen und in unterschiedliche Geschäftsprozesse eingebunden sein (Partnerverwendungen).
Zugehörigkeit
Die Zugehörigkeit unterscheidet zwischen einem internen Partner, wie zum Beispiel Mitarbeiter, und einem externen Partner, der nicht dem eigenen Unternehmen (= dem Partner, der als Mandant der aktuellen OLTP-Datenbank zugeordnet ist) angehört, wie Kunde, Lieferant usw.
Partnerbeziehungen
Die Partnerbeziehung ist die Verbindung eines Partners zu einem anderen Partner. Unterschieden werden ausgehende von eingehenden Beziehungen. Die ausgehenden Beziehungen werden im Partner erfasst und verweisen damit auf einen anderen Partner. Die eingehenden Beziehungen werden mit der Funktion Verwendungsnachweis aktuell herausgesucht, um festzustellen, wo dieser Partner noch verwendet wird. Partnerbeziehungen haben einen Beziehungstyp.
Pseudopartner
Ein Pseudopartner repräsentiert einen Partner, mit dem eine einmalige Geschäftsbeziehung besteht. Ein Pseudopartner kann in Aufträgen als Kunde oder Lieferant verwendet werden, für den im System keine Partnerdaten erfasst sind und auch nicht erfasst werden müssen. Die automatisch angezeigten Informationen in einem Auftrag, die sich normalerweise aus dem Partner ergeben, wie Name und Adresse, lassen sich für den Pseudopartner beliebig pro Auftrag ändern. Bei der Übergabe der Daten in die Finanzbuchhaltung werden mit der Pseudopartnernummer die jeweiligen Namen und Adressen übergeben. Ein Pseudopartner kann ausschließlich als Partnertyp „Organisation“ erfasst werden. Benötigt werden dazu eine Identifikation für den Partner und ein Pro-forma-Name.
Partnerrolle
So wie verschiedene Geschäftsbeziehungen zwischen Partnern bestehen können, bestehen auch im ERP-System pro Partner verschiedene Partnerrollen. Zum Beispiel wird ein Lieferant in der Partnerrolle „Lieferant” geführt. Ein Partner kann mehrere Partnerrollen inne haben: Der Partner in der Rolle Lieferant kann beispielsweise auch in der Partnerrolle „Kunde” geführt werden, wenn er nicht nur etwas liefert, sondern auch bei Ihnen einkauft. Die Partnerrolle bestimmt die Art der Transaktionen. So kann beispielsweise ein Vertriebsauftrag nur für solche Partner erfasst werden, die in der Partnerrolle Kunde geführt werden. Für einige Partnerrollen werden zusätzlich Partnerverwendungen unterschieden, sodass zum Beispiel ein Lieferant in einem Beschaffungsauftrag auch als Lieferpartner verwendet werden kann.
Partnertyp
Ein Partner im ERP-System ist entweder vom Typ „Person“ oder vom Typ „Organisation“.
Partnerverwendung
Innerhalb einer Partnerrolle kann ein Partner in einem Beleg für unterschiedliche Ziele verwendet werden. Ein als Lieferant geführter Partner wird beispielsweise als Anfrageempfänger einer Beschaffungsanfrage verwendet.
2 Ansichtenbeschreibung
In der Ansicht „Basis“ erfassen Sie die grundlegenden Daten für einen Partner. Diese grundlegenden Daten gelten für alle weiteren Ansichten der Partner-Anwendung. Die Ansicht besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.
Hinweis:
Wenn Sie mit Organisationen arbeiten, dann stehen die Basisdaten generell für alle Organisationen sichtbar zur Verfügung. Für die Verwendung der Daten und die Bearbeitung müssen verschiedene Bedingungen erfüllt sein. Beachten Sie dazu die Dokumentation „Partner“.
2.1 Identifikationsbereich
Im Identifikationsbereich erfassen Sie die Basisdaten für einen Partner. Der Identifikationsbereich verändert sich nicht und wird in jeder Ansicht identisch dargestellt. Eine Beschreibung, welche Daten Sie im Identifikationsbereich erfassen können, finden Sie im Dokument „Partner“.
Sie können in der Ansicht „Basis“ ein Bild hinterlegen. Eine Beschreibung zum Hinterlegen von Bildern finden Sie im Dokument Vorgehensweisen: Partner.
2.2 Arbeitsbereich
Die Ansicht „Basis“ enthält folgende Karteireiter:
- Karteireiter „Allgemeines“
- Karteireiter „Text“
- Karteireiter „Weitere Felder“
- Karteireiter „Alternative Adressen“
- Karteireiter „Benutzerkonten“, wenn es sich um eine Person handelt.
- Karteireiter „Statistik“, wenn dem angezeigten Partner die Partnerrolle „Vertreter“ zugeordnet ist.
- Karteireiter „Warnungen“
Welche Daten unter dem Karteireiter im Einzelnen angezeigt und erfasst werden, ist abhängig von dem ausgewählten Partnertyp (Organisation oder Person). Deshalb finden Sie im Folgenden eine getrennte Beschreibung der Eingabefelder.
2.2.1 Karteireiter „Allgemeines“
2.2.1.1 Eingabefelder für Partner des Typs „Organisation“
Unter diesem Karteireiter werden die rollenübergreifenden Stammdaten für Partner des Typs „Organisation“ erfasst, angezeigt und bearbeitet.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Korrespondenzsprache | In diesem Feld wird dem Partner eine Sprache zugeordnet. Die ausgewählte Korrespondenzsprache wird zur Belegdokumentausgabe verwendet. Wählen Sie dazu eine im System bereits vorhandene Sprache aus. Als Vorschlagswert wird die Sprache des Mandanten angezeigt.
Hinweis: |
| Zuständiger Mitarbeiter | In diesem Feld geben Sie einen Mitarbeiter an.
Das Feld wird automatisch gefüllt. Als Vorschlagswert trägt das System die Identifikation des Mitarbeiters ein, der den Partner neu anlegt. Hinweis: |
| Organisationstyp | In diesem Feld wird dem Partner ein Organisationstyp zugeordnet. Als Vorschlagswert liefert Ihnen das System: Unternehmen
Wählen Sie bei Bedarf einen anderen Organisationstypen aus. Folgende Typen können ausgewählt werden: · Unternehmen · Geschäftsbereich · Niederlassung · Abteilung · Gruppe · Pseudopartner Wenn Sie als Organisationstyp „Unternehmen“ wählen, wird das Feld „Übergeordnete Organisation“ deaktiviert, da der Organisationstyp „Unternehmen“ die Spitze einer Aufbauorganisation bildet. Sie erfassen immer eine untergeordnete Organisation und ordnen diese einer übergeordneten zu, wenn Sie einen der aufgeführten Organisationstypen auswählen. Der Organisationstyp „Pseudopartner“ stellt eine Besonderheit dar. Für diesen Typ ist es z. B. nicht erforderlich eine Adresse zu erfassen. Hinweis: Darüber hinaus benötigt ein Pseudopartner in der Partnerrolle „Kunde“ oder „Lieferant“ nur eine Partnernummer und einen Suchbegriff. Die Adresse ist bei diesem Organisationstyp nicht erforderlich. Mit einem Pseudopartner werden einmalige Geschäftsbeziehungen getätigt. |
| Zugehörigkeit | Legen Sie fest, ob dieser Partner ein interner oder ein externer Partner ist.
Als Vorschlagswert liefert das System in diesem Feld die Auswahl „extern“. Über ein Auswahl-Menü können Sie den Wert auf „intern“ ändern. |
| DUNS | Erfassen Sie einen DUNS-Code (Data Universal Numbering System). Dieser wurde von Dun & Bradstreet entwickelt.
Der DUNS-Code ist ein neunstelliger Code, der Ihr Unternehmen weltweit eindeutig identifiziert. Möglich ist die Vergabe von Zahlen, Buchstaben oder eine Zahlen-Buchstaben-Kombination. Ein Beispiel: Die Angabe „NO“ identifiziert die Datenbank, in der das Unternehmen gespeichert ist. |
| GLN | Geben Sie in diesem Feld die GLN-Nummer (Global Location Number) des Partners an.
Die GLN (ehemals ILN) dient der weltweit eindeutigen Identifikation von Unternehmen, Tochterunternehmen, Niederlassungen sowie organisatorisch relevante Betriebsteile. |
| Kontakt
(Checkbox) |
Diese Checkbox steht nur bei Partnern die noch keiner anderen Rolle zugewiesen wurden über die Ansicht Basis zur Verfügung.
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren weisen Sie dem Partner die Rolle Kontakt zu. Die Rolle Kontakt wird automatisch durch die Zuweisung einer anderen Rolle wieder gelöscht. |
| Vertreter
(Checkbox) |
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, weisen Sie dem Partner die Rolle Vertreter zu.
Die Daten des Vertreters werden in den Anwendungen der Frameworks Vertrieb und Beziehungs-Management verwendet. Außerdem können Partner in der Rolle „Vertreter“ anderen Partnern in der Rolle „Kunde“ zugeordnet werden. |
| Mitbewerber
(Checkbox) |
Wenn Sie diese Funktion aktivieren, weisen Sie dem Partner die Rolle „Mitbewerber“ zu. Wenn der Partner als Mitbewerber gekennzeichnet wurde, erfolgt auch die Visualisierung mit einem entsprechenden Symbol im Identifikationsbereich. |
| Spediteur
(Checkbox) |
Ordnen Sie über dieses Feld dem aktuellen Partner durch Aktivierung der Funktion die Partnerrolle „Spediteur“ zu.
Der Spediteur sorgt für die Güterversendung. Er beauftragt ein Unternehmen mit dem Transport (Speditionsgeschäft) oder führt den Transport selbst durch. Haben Sie den Partner als Spediteur gekennzeichnet, so kann er anschließend anderen Partnern in den Stammdaten oder in Beleganwendungen als Spediteur zugeordnet werden. |
| Übergeordnete Organisation | Das Feld wird zur Eingabe aktiviert, wenn Sie einen der folgenden Organisationstypen auswählen:
· Geschäftsbereich · Niederlassung · Abteilung · Gruppe Sie können darüber interne und externe Aufbauorganisationen abbilden. Hinweis: Sie können mehrere übergeordnete Organisationen mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen über den Rauten-Button hinzufügen. Die Gültigkeitszeiträume dürfen sich jedoch nicht überschneiden. Hinweis: |
| Konzern | Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf an, ob der Partner zu einem Konzern gehört. |
2.2.1.2 Eingabefelder für Partner des Typs „Person“
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Korrespondenzsprache | In diesem Feld wird dem Partner eine Sprache zugeordnet.
Wählen Sie eine im System bereits vorhandene Sprache für den Partner aus. Als Vorschlagswert wird die Sprache des Mandanten ausgewählt. Hinweis: Die ausgewählte Korrespondenzsprache wird zur Belegdokumentausgabe verwendet. |
| Zuständiger Mitarbeiter | In diesem Feld geben Sie einen Mitarbeiter an.
Das Feld wird automatisch gefüllt. Als Vorschlagswert trägt das System die Identifikation des Mitarbeiters ein, der den Partner neu angelegt hat. Hinweis: Der Benutzer muss einem Partner zugeordnet sein, dem die Partnerrolle „Mitarbeiter“ zugeordnet ist. |
| Zugehörigkeit | Legen Sie fest, ob dieser Partner ein interner oder ein externer Partner ist.
Als Vorschlagswert liefert das System in diesem Feld die Auswahl „extern“. Über ein Auswahlmenü können Sie den Wert auf „intern“ ändern. Bei der Zugehörigkeit „intern“ handelt es sich um Personen des eigenen Unternehmens. Externe Partner sind z. B. Kunden und Lieferanten. |
| Kontakt
(Checkbox) |
Diese Checkbox steht nur bei Partnern die noch keiner anderen Rolle zugewiesen wurden über die Ansicht Basis zur Verfügung.
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren weisen Sie dem Partner die Rolle Kontakt zu. Die Rolle Kontakt wird automatisch durch die Zuweisung einer anderen Rolle wieder gelöscht. |
| Vertreter
(Checkbox) |
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, weisen Sie dem Partner die Rolle Vertreter zu.
Die Daten des Vertreters werden in den Anwendungen der Frameworks Vertrieb und Beziehungs-Management verwendet. Außerdem können Partner in der Rolle „Vertreter“ anderen Partnern in der Rolle „Kunde“ zugeordnet werden. |
| Mitbewerber
(Checkbox) |
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, weisen Sie dem Partner die Rolle Mitbewerber zu.
Wenn der Partner als Mitbewerber gekennzeichnet wurde, erfolgt auch die Visualisierung mit einem entsprechenden Symbol im Identifikationsbereich. |
| Spediteur
(Checkbox) |
Ordnen Sie über dieses Feld dem aktuellen Partner durch Aktivierung der Checkbox die Partnerrolle Spediteur zu.
Der Spediteur sorgt für die Güterversendung. Er beauftragt ein Unternehmen mit dem Transport (Speditionsgeschäft) oder führt den Transport selbst durch. Haben Sie den Partner als Spediteur gekennzeichnet, so kann er anschließend anderen Partnern in den Stammdaten oder in Beleganwendungen als Spediteur zugeordnet werden. |
| Zugeordnete Organisation | Weisen Sie dem Partner ggf. eine oder mehrere zur Verwendung freigegebene Organisationen zu. Organisationen sind in einer Single–Site-Umgebung entweder der Mandant oder externe Organisationen die in den Anwendungen „Vertreter-Anmeldeberechtigungen“, „Kunden-Anmeldeberechtigungen“ oder „Lieferanten-Anmeldeberechtigungen“ definiert wurden.
In einer Multi–Site-Umgebung geben Sie für Mitarbeiter des Mandanten die interne Organisation bzw. Organisationen an, für die dieser Mitarbeiter tätig ist. Für Mitarbeiter externer Organisationen wird die externe Organisation zugeordnet. Wenn dem Partner eine Organisation zugeordnet wurde, so muss auch ein Benutzer zugeordnet werden. |
2.2.1.3 Rubrik „Kommunikationsverbindungen“
Unter dieser Rubrik können Sie die Daten erfassen, die für die Kommunikation mit einem Partner relevant sind. Pro Kommunikationsart können Sie die Daten für ein oder mehrere Kommunikationsverbindungen erfassen. Welche Kommunikationsarten angezeigt werden können, wird in der Anwendung „Kommunikationsarten“ im Arbeitsbereich in der Spalte „Priorität“ festgelegt.
Bevor Sie einen Partner mit den Kommunikationsverbindungen erfassen, wählen Sie die gewünschten Kommunikationsarten in der gleichnamigen Anwendung aus.
Hinweis:
Sie können über den Rauten-Button für eine Kommunikationsart mehrere Verbindungen pro Feld erfassen. Wenn Sie z. B mehrere E-Mail-Adressen angeben, sollte eine in der Spalte „Bevorzugt“ als solche gekennzeichnet werden, die dann z. B. in der Belegdokumentausgabe verwendet wird.
Die Anordnung der Felder wird ebenfalls in der Anwendung „Kommunikationsarten“ in der Spalte „Priorität“ festgelegt. Durch die Angabe der Zahlen 1 bis maximal 6 werden genau die Kommunikationsarten in der Anwendung „Partner“ angezeigt, die durch die Zahlen in der Anwendung „Kommunikationsarten“ in der Spalte „Priorität“ ausgewählt worden sind.
Hinweis:
Sie können über den Rauten-Button jeder Kommunikationsverbindung eine „Priorität“ zuordnen. Dies steuert die Anordnung des Feldes der Kommunikationsverbindung. Prioritätsvorgaben aus den Kommunikationsarten werden dann partnerspezifisch übersteuert.
Die Anordnung der Felder ist undefiniert, wenn eine Priorität, außer 0, mehrfach angegeben wird.
Zum Beispiel können Sie folgende Kommunikationsverbindungen zu den Kommunikationsarten erfassen.
- Telefon
- Telefax
- WWW
- Telex
Kommunikationsverbindungen erfassen
Vor jedem Feld für eine Kommunikationsverbindung (also z. B. die Telefonnummer) befindet sich ein Rauten-Button. Über den Rauten-Button öffnen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie weitere Verbindungen für diese Kommunikationsart vornehmen können. Weitere Informationen zu den Einstellungen für die Kommunikationsart finden Sie in dieser Dokumentation: Kommunikationsarten.
In der folgenden Tabelle finden Sie einige Beispiele, die zu den standardmäßigen Kommunikationsarten gehören. Dazu finden Sie einige Hinweise, die Sie bei der Vergabe der Kommunikationsverbindungen berücksichtigen sollten.
Die Felder im Einzelnen:
Feld |
Erläuterung |
| Telefon | Geben Sie in diesem Feld die Telefonnummer an.
Die Nummer kann dienstlich oder privat sein. Beachten Sie einige Vorgaben für Telefonnummern. · Die Angabe von Amtskennziffern und ähnlichen Steuerdaten z. B. für eine Telefonanlage sind unzulässig. · Verwenden Sie bei der Angabe von internationalen Rufnummern in Bezug auf Landesvorwahl immer ein „+“, z. B. in der Form „+49“ oder „+43“. Hinweis: · Verwenden Sie bei der Angabe der Ortsvorwahl keine Null. Hinweis: |
| Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die E-Mail-Adresse eines Partners an.
Wenn Sie auf die Beschriftung des Feldes klicken startet das E-Mailprogramm und ermöglicht so eine sofortige Versendung der E-Mail an die im Feld eingetragene Adresse. |
|
| Telefax | Geben Sie die Faxnummer des Partners an. |
| Webseite | Geben Sie bei Bedarf die URL (Uniform Resource Locator) für die Website des Partners an.
Wenn Sie auf den Schriftzug klicken öffnet sich ein Browser-Fenster mit der angegeben URL. |
| Telex | Geben Sie bei Bedarf die Telex-Nummer des Partners an. |
2.2.1.4 Tabelle „Ansprechpartner“
In dieser Tabelle erfassen Sie die Ansprechpartner für die Klassifikation „Generell“. Weitere Ansprechpartner lassen sich in der Ansicht „Kunde“ (Klassifikation „Vertrieb“) und in der Ansicht „Lieferant“ (Klassifikation „Beschaffung“) zu diesem Partner erfassen.
Wie Sie die Ansprechpartner eines Partners erfassen und speichern, erfahren Sie in dieser Dokumentation: Ansprechpartner.
2.2.2 Karteireiter „Text“
Unter diesem Karteireiter kann ergänzender Text für den Partner erfasst werden. Dieser wird in der Regel für die Belegausgabe benutzt, um die Belegdokumente mit Text zu ergänzen.
Wird in dem Karteireiter „Text“ ein Icon angezeigt, dann ist das ein Hinweis auf bestehende Texte.
Weitere Details zu dem Text lesen Sie bitte im Bedienungsleitfaden unter „Texteditor“.
2.2.3 Karteireiter „Weitere Felder“
Unter diesem Karteireiter können Sie bei Bedarf benutzerdefinierte Felder festlegen, um Zusatzinformationen zu erfassen. Die benutzerdefinierten Felder sind grundsätzlich auf das Business Objekt bezogen und daher in alle Ansichten unabhängig voneinander zu definieren. Die erfassten Werte in den benutzerdefinierten Feldern gelten für den aktuell geladenen Partner.
Die möglichen Feldtypen und ihre Bedeutung werden im Dokument „Bedienungsleitfaden“ beschrieben. Dort finden Sie auch eine Beschreibung der Vorgehensweise zum Erfassen weiterer Felder.
Hinweis:
Die Werte der Felder vom Typ „Betrag in Hauswährung“ und „Preis in Hauswährung“ werden immer in der Währungskombination des Mandanten an-gezeigt.
2.2.4 Karteireiter „Alternative Adressen“
Unter diesem Karteireiter können Sie alternative Namen und Adressen für den Partner erfassen. Sie können einstellen, ob diese als Lieferempfängeradresse, als Rechnungsempfängeradresse oder für beides verwendet werden soll. Entsprechend dieser Einstellung stehen die Adressen in den Vertriebsaufträgen und -angeboten zur Auswahl. Jeweils eine Adresse kennzeichnen Sie als bevorzugte Liefer- oder Rechnungsempfängeradresse. Diese Adresse wird im Vertriebsauftrag als Vorschlagswert verwendet.
Sie können über die Buttons „Neu“, „Duplizieren“ und „Löschen“ Adressdaten in der Tabelle ergänzen und löschen. Die Adressen und Namen, die bereits in Belegen für den Partner erfasst wurden, können Sie mit der Aktion „Belegadressen suchen und hinzufügen…“ übernehmen.
Hinweis:
Die erste Zeile in der Liste kann nicht gelöscht werden. Darin werden der Name und die Adresse des Partners aus dem Identifikationsbereich wiederholt.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Name | Geben Sie den Namen des Empfängers ein. |
| Adresse | Geben Sie die Adresse des Empfängers ein. |
| Rechnungsempfängeradresse | Legen Sie fest, ob die Adressdaten dieser Zeile als Rechnungsempfängeradresse verwendet werden. Wählen Sie eine der folgenden Einstellungen:
· Nicht verwenden · Verwenden · Bevorzugt verwenden Sie können nur eine Zeile als bevorzugte Rechnungsempfängeradresse kennzeichnen. Hinweis: In der Beschaffung hat die Kennzeichnung als bevorzugte Adresse keine Auswirkung, weil die primäre Adresse als bevorzugte Rechnungsempfängeradresse verwendet wird. |
| Lieferempfängeradresse | Legen Sie fest, ob die Adressdaten dieser Zeile als Lieferempfängeradresse verwendet werden. Wählen Sie eine der folgenden Einstellungen:
· Nicht verwenden · Verwenden · Bevorzugt verwenden Sie können nur eine Zeile als bevorzugte Lieferempfängeradresse kennzeichnen. Hinweis: In der Beschaffung hat die Kennzeichnung als bevorzugte Adresse keine Auswirkung, weil die primäre Adresse als bevorzugte Lieferpartneradresse verwendet wird. |
2.2.5 Karteireiter „Benutzerkonten“
Voraussetzung
Dieser Karteireiter wird nur dann im Arbeitsbereich in der Ansicht „Basis“ angezeigt, wenn Sie einen Partner vom Partnertyp „Person“ im Identifikationsbereich öffnen oder einen neuen erfassen.
Tabelle
Unter dem Karteireiter wird eine Tabelle mit einer Spalte angezeigt. In dieser Tabelle können Sie einem Partner des Typs Person ein oder mehrere Benutzer zuordnen. Auf der anderen Seite können Sie nur einen Benutzer einer Person zuordnen.
Hinweis:
Die Zuordnung der Benutzer ist bei internen und externen Partnern vom Typ Person möglich.
Pro zugeordneten Benutzer erscheint eine Zeile in der Tabelle.
| Spalte | Erläuterung |
| Benutzer | Ordnen Sie in diesem Feld dem Partner vom Typ Person einen im System vorhandenen Benutzer zu.
Einer Person können mehrere Benutzer zugeordnet werden. Umgekehrt ist die Zuordnung von einem Benutzer nur zu einer Person möglich. |
2.2.6 Karteireiter „Statistik“
Voraussetzung
Dieser Karteireiter wird nur dann im Arbeitsbereich in der Ansicht „Basis“ angezeigt, wenn Sie einen Partner in der Rolle „Vertreter“ im Identifikationsbereich laden oder einen neuen erfassen.
Unter diesem Karteireiter können Sie bei Bedarf Vertriebsstatistiken zum geöffneten Vertreter anzeigen lassen. Mithilfe dieser s. g. OLTP-Vertreterstatistiken können Sie die vom Vertreter erzielten Umsätze anhand der gebuchten Ausgangsrechnungspositionen auswerten. Die angezeigten Werte entsprechen dem Stand zum Zeitpunkt der letzten Aktualisierung der OLTP-Vertriebsstatistiken mithilfe der Hintergrundanwendung „Statistikfakten aktualisieren“.
Eine genaue Beschreibung der OLTP-Vertreterstatistiken finden Sie in dieser Dokumentation: OLTP: Vertriebsstatistiken.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Verdichtungsebene | In diesem Feld wird die Verdichtungsebene für die angezeigten OLTP-Vertreterstatistiken angezeigt. Eine Auswahl ist nicht möglich, die Verdichtungsebene ist fest auf „Vertreter“ vorbelegt.
Die OLTP-Vertreterstatistiken lassen sich für ein ganzes Kalenderjahr als Balkendiagramm anzeigen. Wahlweise können Sie auch die Werte des aktuellen Kalenderjahres mit den Werten des vorherigen Kalenderjahres vergleichen. Sie können auch zwei Bezugsgrößen, wie z. B. Deckungsbeitrag und Umsatz gleichzeitig anzeigen lassen. |
| Monat | Dieses Feld ist ohne Funktion. Die angezeigten OLTP-Vertreterstatistiken beziehen sich immer auf das ganze Kalenderjahr. |
| Wert 1 | In diesem Feld geben Sie die Bezugsgröße an, die Sie in den OLTP-Vertreterstatistiken anzeigen möchten. Wählen Sie zwischen den folgenden Bezugsgrößen:
· Ist-Umsatz · Ist-Deckungsbeitrag Siehe auch die Dokumentation „OLTP: Vertriebsstatistiken“, in der beschrieben ist, wie die Bezugsgrößen berechnet werden. Ändern Sie den Wert im Feld „Wert 1“, müssen Sie den Button „Aktualisieren“ im Arbeitsbereich wählen, um die Werte für die neue Bezugsgröße anzuzeigen. |
| Jahr 1 | In diesem Feld geben Sie das Bezugsjahr an, für das Sie die OLTP-Vertreterstatistiken anzeigen möchten.
Sie können zwischen den folgenden Bezugsjahren wählen: · Aktuelles Jahr · Vorjahr Ändern Sie den Wert im Feld „Jahr 1“, müssen Sie den Button „Aktualisieren“ im Arbeitsbereich wählen, um die Werte für das neue Bezugsjahr anzuzeigen. |
| Wert 2 | Sie haben in diesem Feld die Möglichkeit, eine weitere Bezugsgröße mit anzuzeigen. Somit lässt sich z. B. das Verhältnis zwischen Umsatz und Deckungsbeitrag über ein Kalenderjahr einfach verfolgen.
Sie können zwischen den gleichen Bezugsgrößen wie im Feld „Wert 1“ wählen. Jede Bezugsgröße wird mit einer eigenen Spalte bzw. Farbe dargestellt. Zusätzlich können Sie den Wert „(Leer)“ wählen. In diesem Falle werden die OLTP-Vertreterstatistiken nur für die Bezugsgröße im Feld „Wert 1“ angezeigt. Ändern Sie den Wert im Feld „Wert 2“, müssen Sie den Button „Aktualisieren“ im Arbeitsbereich wählen, um die Werte für die neue Bezugsgröße anzuzeigen. |
| Jahr 2 | Sie haben in diesem Feld die Möglichkeit, ein weiteres Bezugsjahr mit anzuzeigen. Somit lässt sich z. B. die Entwicklung des Umsatzes gegenüber dem Vorjahr einfach erkennen.
Sie können zwischen den gleichen Bezugsjahren wie im Feld „Jahr 1“ wählen. Zusätzlich können Sie den Wert „(Leer)“ wählen. In diesem Falle werden die OLTP-Vertreterstatistiken nur für das Bezugsjahr im Feld „Jahr 1“ angezeigt. Ändern Sie den Wert im Feld „Jahr 2“, müssen Sie den Button „Aktualisieren“ im Arbeitsbereich wählen, um die Werte für das neue Bezugsjahr anzuzeigen. |
Statistiktabelle und -diagramm
Entsprechend den ausgewählten Merkmalen zum Aufbau der Statistik werden in der Tabelle unter dem Karteireiter „Statistik“ die verfügbaren Daten angezeigt. Die Ausführung des Statistikaufbaus erfolgt auf Anfrage mithilfe des Buttons „Aktualisieren“ in der Kopfzeile der Tabelle und des Diagramms.
Die Statistikdaten werden neben der Tabelle in einem Diagramm angezeigt. Sie können in der Kopfzeile zum Diagramm die Darstellung wählen. Je nach Wahl der Verdichtungsebene stehen Ihnen folgende Diagrammdarstellungen zur Verfügung:
- 2-D-Balkendiagramm
- 3-D-Balkendiagramm
- Tortendiagramm
- Pareto-Diagramm
2.2.7 Karteireiter „Warnungen“
Unter dem Karteireiter „Warnungen“ können Sie den geöffneten Stammdaten individuelle Warnungen zuordnen, die Sie zuvor in der Anwendung „Individuelle Meldungen“ erfasst haben.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Individuelle Warnungen“.
2.2.8 Karteireiter „Personendaten“
Warnung:
In den Feldern unter dem Karteireiter „Personendaten“ können personenbezogene Daten erfasst werden. Bitte beachten Sie die Informationen zu den Feldern dieses Karteireiters im Kapitel „Berechtigungen“.
| Feld | Erläuterung |
| Geburtsdatum | Erfassen Sie das Geburtsdatum der Person. Dies dient der eindeutigen Identifizierung einer Person sowie z. B. der Berechnung ihres Alters zur Feststellung der Geschäftsfähigkeit. |
| Geburtsort | Erfassen Sie den Geburtsort der Person. Dies dient der eindeutigen Identifizierung einer Person. |
| Hinweis zu Geburtsdaten | Erfassen Sie bei Bedarf einen Hinweis zu den Geburtsdaten. |
3 Customizing
In der Anwendung „Customizing“ werden diverse Einstellungen für das Erfassen und Führen von Partner-Stammdaten angeboten.
3.1 Funktion „Basis“
In der Funktion „Basis“ sind für die Anwendung „Partner“ folgende Einstellungen relevant:
| Feld | Erläuterung |
| Artikel-/Partner-Stammdatenbearbeitung erlauben
(Checkbox) |
In einer Multi-Site-Umgebung ist die Datenbearbeitung pro Organisation möglich. Mithilfe dieser Funktion kann die Datenbearbeitung von Partner- oder Artikel- Stammdaten erlaubt werden, die für eine Organisation übernommen wurden, aber nicht bearbeitet werden dürfen. Ist die Funktion aktiviert, dann wird Folgendes erlaubt:
Die Stammdaten dürfen bearbeitet werden. Beim Speichern werden die Daten nicht auf Ebene der ausgewählten Organisation gespeichert, sondern auf Ebene der übergeordneten Organisation, die für die Bearbeitung der Daten zuständig ist. Voraussetzung ist, dass der Benutzer der Organisation zugeordnet ist, die für die Bearbeitung der Basisdaten zuständig ist. |
| Organisationsstruktur beim Duplizieren übernehmen
(Checkbox) |
Ist diese Funktion aktiviert, dann wird im Dialog-Fenster zum Duplizieren der Stammdaten die Funktion „Daten aller Organisationen“ aktiviert. |
3.2 Funktion „Partner“
Sie können folgende Einstellungen in der Funktion „Partner“ vornehmen. Bitte beachten Sie dazu die Dokumentation „Customizing: Basis“:
| Feld | Erläuterung |
| Status | Legen Sie fest, welchen Status neu erfasste oder erzeugte Partner erhalten sollen. Folgende Einstellungen können gewählt werden:
· Freigegeben · Gesperrt |
| Mitarbeiter E-Mail-Adresse | Wählen Sie über ein Auswahlmenü die E-Mail-Adresse des zuständigen Mitarbeiters aus. Zur Auswahl stehen alle Kommunikationsarten mit dem Medium „E-Mail“. Diese E-Mail-Adresse wird zur Belegdokumentausgabe in den Belegdokumentvorlagen benutzt. Das Feld ermöglicht eine Zuordnung zu einer bestimmten E-Mail-Adresse des zuständigen Mitarbeiters, wenn dieser unter verschiedenen E-Mail-Adressen zu erreichen ist. Die E-Mail-Adresse des zuständigen Mitarbeiters wird als Absenderinformation in den Belegdokument-Vorlagen benutzt.
Optional besteht aber auch die Möglichkeit keine Eintragung vorzunehmen. Wählen Sie dann die Auswahl „(Leer)“. |
| Ansprechpartner-Schnellerfassung | Wird diese Funktion aktiviert, dann ist die Schnellerfassung von Ansprechpartnern mithilfe eines Dialog-Fensters möglich. |
Rubrik „Nummernkreise“
Wählen Sie bei Bedarf unter der Rubrik „Nummernkreise“ für alle Partner einer bestimmten Rolle einen Nummernkreis aus.
Hinweis:
Für die folgenden Felder können Sie in der Anwendung „Customizing“ Nummernkreise vergeben. Diese werden herangezogen, sofern Sie keine eigene Nummer in den verschiedenen Ansichten vergeben.
Auf Basis des hinterlegten Nummernkreises für die jeweilige Ansicht, erzeugt das System automatisch eine Nummer für neu erfasste Partner. Sollten Sie manuelle eine Nummer erfassen, obwohl in der Anwendung „Customizing“ ein Nummernkreis für die jeweilige Ansicht hinterlegt ist, dann wird keine Nummer aus dem Nummernkreis herangezogen. Im Einzelnen können Sie die folgenden Nummernkreise hinterlegen:
| Nummernkreis | Erläuterung |
| Kunden | In diesem Feld wählen Sie den Nummernkreis für den Kunden aus. Die Auswahl des Nummernkreises ist Voraussetzung dafür, dass das System eine Nummer für den Partner in der jeweiligen Ansicht erzeugt.
Hinweis: |
| Lieferanten | Wählen Sie einen Nummernkreis für den Lieferanten aus. Die Auswahl des Nummernkreises ist Voraussetzung dafür, dass das System eine Nummer für den Partner in der jeweiligen Ansicht erzeugt.
Hinweis: |
| Debitoren | In diesem Feld ist die Auswahl können Sie einen Nummernkreis für einen Debitor auswählen. |
| Kreditoren | Wählen Sie einen Nummernkreis für einen Kreditor aus. |
| Mitarbeiter | Wählen Sie bei Bedarf in diesem Feld einen Nummerkreis aus, wenn Sie keine eigene Partnernummer für den Mitarbeiter vergeben möchten.
Hinweis: |
| Ansprechpartner | Wählen Sie bei Bedarf in diesem Feld einen Nummernkreis für einen Ansprechpartner aus, wenn Sie zum Erfassen eines Ansprechpartners keine eigene Nummer vergeben. |
| Sonstige | Wählen Sie bei Bedarf in diesem Feld einen Nummernkreis aus, wenn Sie in der Ansicht „Basis“ keine eigene Nummer im Feld „Partner“ im Identifikationsbereich für den Partner vergeben. |
| Mitarbeiter E-Mail-Adresse | Wählen Sie über ein Auswahlmenü die E-Mail-Adresse des zuständigen Mitarbeiters aus. Zur Auswahl stehen alle Kommunikationsarten mit dem Medium „E-Mail“.
Diese E-Mail-Adresse wird zur Belegdokumentausgabe in den Belegdokument-Vorlagen benutzt. Das Feld ermöglicht eine Zuordnung zu einer bestimmten E-Mail-Adresse des zuständigen Mitarbeiters, wenn dieser unter verschiedenen E-Mail-Adressen zu erreichen ist. Die E-Mail-Adresse des zuständigen Mitarbeiters wird als Absenderinformation in den Belegdokument-Vorlagen benutzt. Optional besteht aber auch die Möglichkeit keine Eintragung vorzunehmen. Wählen Sie dann die Auswahl „(Leer)“. |
Rubrik „Dubletten“
In der Rubrik „Dubletten“ werden diverse Einstellungen für die Dubletten-Funktion angeboten. Darunter sind Regeln für die Prüfung und für den Abbruch einer Suche festlegbar.
4 Business-Entitys
Für die Anwendung „Partner“, Ansicht Basis sind die nachfolgenden Business Entitys relevant, die Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Partner
com.cisag.app.general.obj.Partner
Feldart für benutzerdefinierte Felder, Parameter und Merkmale
com.cisag.app.general.extension.obj.Datatype
Weitere Felder, Parameter, Merkmale
com.cisag.app.general.extension.obj.EntityExtension
Die Business Entitys gehören zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.cisag.app.general.MasterData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Partner“ bestehen folgende spezielle Fähigkeiten, die sich auf Aktionen beziehen. Für diese Fähigkeiten können Sie in der Anwendung „Berechtigungsrollen“ Berechtigungen vergeben.
- Fähigkeit für die Inbetriebnahme eines Systems:
com.cisag.app.general.partner.PartnerStartUp
Bei der Inbetriebnahme eines Systems ist diese Fähigkeit notwendig, um Partner, insbesondere Organisationen und Mitarbeiter, erfassen zu können, ohne dass dem angemeldeten Benutzer schon eine Organisation zugeordnet wurde.
Hinweis:
Die Fähigkeit ist nur notwendig, wenn der Person noch keine Organisation zugeordnet wurde.
- Fähigkeit „Geburtsdatum einer Person ändern, wenn bereits erfasst“:
com.cisag.app.general.partner.UpdateDateOfBirth
Mithilfe dieser Fähigkeit steuern Sie, ob ein Benutzer das Geburtsdatum einer Person unter dem Karteireiter „Personendaten“ der Anwendung „Partner“ ändern darf.
Ist dem Benutzer diese Fähigkeit mit der Festlegung „Erlaubt“ zugeordnet und darf der Benutzer neue Partner erfassen, dann darf er das Geburtsdatum einer Person ändern. Für die Erfassung eines Geburtsdatums ist die Fähigkeit nicht erforderlich.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Damit eine Person die Anwendung „Partner“, Ansicht „Basis“ nutzen kann, muss sie mindestens einer Organisation zugeordnet sein oder die „Fähigkeit für die Inbetriebnahme eines Systems“ besitzen.
5.3 Besonderheiten
Multi-Site und Single-Site mit inhaltsbezogenen Berechtigungen
Für die Anwendung „Partner“ sind die organisationsbezogenen Besonderheiten in der Dokumentation „Partner“ im Kapitel „Multi-Site und Single-Site mit inhaltsbezogenen Berechtigungen“ beschrieben. In einer reinen Single-Site Umgebung bestehen keine Besonderheiten.
Datenschutz
Wenn unter dem Karteireiter „Personendaten“ personenbezogene Daten erfasst werden, dann müssen die dafür geltenden gesetzlichen Bestimmungen zum Thema Datenschutz eingehalten werden. Beispielsweise muss die betroffene Person über die Speicherung ihrer Daten informiert werden.
Um die Erfassung von personenbezogenen Daten unter dem Karteireiter „Personendaten“ zu verhindern, können die Felder mithilfe der Technik der anpassbaren Oberfläche von der Oberfläche der Anwendung „Partner“ entfernt werden.
Darüber hinaus können die Attribute der Felder des Karteireiters „Personendaten“ der Datenschutz-Kategorie „Persönlich“ zugeordnet werden um die Daten vor unberechtigter Verarbeitung schützen zu können.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Einführung: Compliance-Management
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Partner“, Ansicht Basis ist für folgende Typen von Geschäftspartnern freigegeben:
- Kunden
- Lieferanten
- Vertreter
Hinweis:
Kunden und Lieferanten können nur die Ansicht „Basis“ öffnen und dort nur den Karteireiter „Allgemeines“. Es wird automatisch der Partner geöffnet, der den Kunden oder Lieferanten repräsentiert. Es können nur der Name, die Adresse und der Suchbegriff geändert werden.
Vertreter können die Ansichten „Basis“, „Rechnungswesen“, „Marketing“, „Kunde“ und „Beziehungen“ öffnen. Sie dürfen Kontakte, Mitarbeiter der Kontakte, Kunden, bei denen sie als Vertreter zugeordnet sind, und deren Mitarbeiter öffnen. Das Ändern der Daten ist möglich. Nur die Zuordnung der Vertreter zu den Kunden kann nicht verändert werden.