In dieser Dokumentation wird die Vorgehensweise für den Umgang mit der Anwen­dung „Daten importieren“ bezogen auf Organisationsstrukturen beschrieben. Sie werden außerdem über mögliche Voraussetzungen, Auswirkungen und Beschränkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Daten importieren“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Doku­men­tation „Daten importieren“.

1                     Begriffsbestimmung

Firma

In Bezug auf Organisationen wird innerhalb der Organisationsstruktur für das Rechnungswesen eine zugeordnete Organisation als Firma bezeichnet. Eine Firma ist eine juristische Person, die separat bilanziert wird.In der Anwendung „Customizing“ wird festgelegt, zu welcher Firma im Rechnungswesen die von der OLTP-Datenbank übertragenen Datensätze gehören. In der Finanzbuchhaltung können beliebig viele Firmen in einer Datenbank geführt werden.

Inhaltsbezogene Berechtigungen (IHB)

Inhaltsbezogene Berechtigungen sind Berechtigungen für interne und externe Partner. Mit inhaltsbezogenen Berechtigungen wird der Lese- und Schreibzugriff auf Daten und die Nutzung von Funktionen gesteuert. Ermittelt werden sie auf Basis der zugeordneten Organisationen.

Multi-Site

Der Begriff „Multi-Site“ drückt die Abbildung von Geschäftsprozessen einer Unternehmensgruppe innerhalb einer OLTP-Datenbank aus. Beim Abbilden der Geschäftsprozesse und der zugehörigen Organisationen ist unerheblich, ob die einzelnen beteiligten Organisationen dieser Gruppe rechtlich eigenständige Organisationen sind oder nicht. Die Organisationen können sich auch in unterschiedlichen Ländern befinden und somit unterschiedlichen Jurisdiktionen und Zeitzonen unterliegen.Die Funktion „Multi-Site“ bietet die gemeinsame Nutzung von Stammdaten innerhalb einer Unternehmensgruppe und die Abwicklung organisationsübergreifender Geschäftsprozesse. Dazu sind Organisationsstrukturen für die Aufgabengebiete Beschaffung, Lagerlogistik (inklusive Produktion), Rechnungswesen und Vertrieb aufzubauen. In diesen Strukturen spiegelt sich im Wesentlichen der Ablauf in einer Unternehmensgruppe wider sowie ihr Aufbau.

Organisationen

Eine Organisation ist ein Partnertyp, mit dem beispielsweise Unternehmen, Niederlassungen, Abteilungen etc. erfasst werden. Für die Erfassung von Personen besteht ein eigener Partnertyp.Außerdem kann eine Organisation Teil einer Organisationsstruktur in den Aufgabengebieten „Beschaffung“, „Lagerlogistik“, „Rechnungswesen“ oder „Vertrieb“ sein. Als Bestandteil einer solchen Organisationstruktur wird die Organisation entsprechend des Aufgabengebietes auch Beschaffungs-, Logistik- oder Vertriebsorganisation oder Firma im Rechnungswesen genannt.

Organisationsstrukturen

Eine Organisationsstruktur spiegelt im Wesentlichen die Ablauforganisation in einer Unternehmensgruppe wider. Auch der Aufbau wird teilweise abgebildet. Für die Nutzung inhaltsbezogener Berechtigungen und die Abbildung von Geschäftsprozessen einer Unternehmensgruppe werden Organisationsstrukturen benötigt, die für folgende Aufgabengebiete aufgebaut werden können: • Beschaffung, • Lagerlogistik, • Rechnungswesen, • Vertrieb.

Beschaffungsorganisation

Als Beschaffungsorganisation wird eine Organisation bezeichnet, die in die Organisationsstruktur „Beschaffung“ eingeordnet ist und somit einen Knoten dieser Organisationsstruktur darstellt.

Lagerlogistikorganisation

Als Lagerlogistikorganisation wird eine Organisation bezeichnet, die in die Organisationsstruktur „Lagerlogistik“ eingeordnet ist und somit einen Knoten dieser Organisationsstruktur darstellt.

Vertriebsorganisation

Als Vertriebsorganisation wird eine Organisation bezeichnet, die in die Organisationsstruktur „Vertrieb“ eingeordnet ist und somit einen Knoten dieser Organisationsstruktur darstellt.

Single-Site

Der Begriff „Single-Site“ beschreibt eine Umgebung, in der nur der Mandant als rechtlich eigenständiges Unternehmen abgebildet wird. Dieses Unternehmen ist für die Organisationsstrukturen sowohl Beschaffungs-, Logistik- und Vertriebsorganisation als auch Firma im Rahmen des Rechnungswesens. Bei aktivierten „Inhaltsbezogenen Berechtigungen“ können in einer Single-Site-Umgebung den Organisationsstrukturen mehrere Organisationen, die Teil des Unternehmens sind, wie z. B. Niederlassungen, Abteilungen etc., zugeordnet werden.

2                     Allgemeines

Organisationsdaten können nur dann importiert werden, wenn die Funktion für inhaltsbezogene Berechtigungen aktiviert ist. Die Daten des Mandanten können nicht importiert werden. Diese werden vom System automatisch erzeugt.

Hinweis:

In Single-Site-Systeme mit inhaltsbezogenen Berechtigungen dürfen nicht alle Daten importiert werden.

Organisationsdaten haben folgende Bestandteile:

• Basisdaten
• Einstellungen für inhaltsbezogene Berechtigungen
• Organisationsstrukturdaten

Die Einstellungen für inhaltsbezogene Berechtigungen und die Organisationsstrukturdaten sind Teil der Basisdaten. Sie können nicht separat, sondern nur mit Zuordnung zu einer eindeutig identifizierten Organisation importiert werden.

3                     Vorgehensweisen

3.1               Organisationsstrukturen importieren

1. Öffnen Sie die Anwendung „Daten importieren“.
2. Lassen Sie sich den bzw. einen Filter für dieses Business Object anzeigen: cisag.app.multiorg.obj.Organization

• Der Filter für den Import von Organisationsstrukturen wird geöffnet.

3. Duplizieren oder erfassen Sie bei Bedarf einen neuen Filter für dieses Business Object.
4. Ändern Sie bei Bedarf die bereits ausgewählten Attribute des Filters.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Daten importieren“.

• Das Dialogfenster „Daten importieren“ wird geöffnet.

6. Im Dialogfenster „Daten importieren“ können Sie Einstellungen für die Import­datei vornehmen. Eine Beschreibung der Felder finden Sie in der Dokumen­tation „Daten importieren“.
7. Drücken Sie einen der Buttons „Im Hintergrund“ oder „Sofort“.

• Der Import wird ausgeführt.

Hinweis:

Beim Import von Daten wird die Aktion „Im Hintergrund“ nur für voneinander unabhängige Daten empfohlen.

3.2               Notwendige Attribute für den Import

Erfassen Sie mindestens folgende Attribute pro Business Entity:

• Identifikationsattribute (Business Key)
• Pflichtfelder

Ohne die Identifikationsattribute kann das Business Entity nicht zugeordnet werden und fehlt ein Pflichtfeld wird in jedem Fall die Nachbearbeitung gestartet. Die Pflichtfelder und Identifikationsattribute der einzelnen Business Objects werden im Kapitel „Übersicht: Attribute“ genannt.

Zusätzlich bestehen Beziehungen zu anderen Business Objects, die nicht direkt zum Business Entity „Organisation“ gehören (Beziehungen über Fremdschlüssel, erkennbar durch Kursivschrift im Filter). Um diese Beziehungen auflösen zu können, müssen die Identifikationsattribute dieser Business Objects im Filter ausgewählt werden. Über Fremdschlüssel referenzierte Daten können nicht gemeinsam importiert werden. Sie müssen bereits im System vorhanden sein. Werden über die Fremdschlüssel-Beziehung andere Attribute angegeben als deren Identifikationsattribute, dann werden diese ignoriert.

Wenn der Primärschlüssel eines Business Objects ganz oder teilweise aus Fremdschlüsseln besteht, dann muss in der Importdatei das Business Object, auf das sich dieser Fremdschlüssel bezieht, über seine Identifikationsattribute aufgelöst werden.

Beispiel:

Eine Organisation enthält das Attribut „financialsOrganization“. Dieses Attribut bezieht sich auf die Firma der Organisation, die wiederum durch eine Identifikation (String) spezifiziert wird.

3.3               Reihenfolge

Wird eine Organisation einer Organisationsstruktur hinzugefügt, dann muss deren übergeordnete Organisation bereits in der entsprechenden Organisationsstruktur vorhanden sein. Beim Importieren innerhalb eines Import-Verarbeitungs­auf­trags muss die übergeordnete Organisation vor der untergeordneten Organisation stehen.

Sind Organisationen in mehreren Organisationsstrukturen vorhanden, dann ist möglich, den Import der Organisationsstrukturen nach dem Import der Organisationen durchzuführen. Voraussetzung ist, dass eine neue Organisation beim Import mindestens einer Organisationsstruktur angehört. Wenn in einer Organisationsstruktur eine Organisation einer zweiten untergeordnet ist, aber in einer anderen Organisationsstruktur übergeordnet ist, dann lässt sich der getrennte Import wegen der genannten Bedingung nicht vermeiden.

Die zugeordnete Firma muss bereits in der Organisationsstruktur „Rechnungswesen“ vorhanden sein. Beim Importieren innerhalb eines Import-Verarbeitungsauftrags muss die Firma vor der Organisation stehen, die der Firma zugeordnet wird.

3.4               Import von neuen Organisationsdaten

In der Importdatei müssen alle Identifikations- und Pflichtattribute der Basisdaten angegeben werden. Einstellungen für inhaltsbezogene Berechtigungen und Organisationsstrukturdaten können im CSV-Format nicht in der gleichen Importdatei angeben werden. Technisch ist vorgegeben, dass in einer Importdatei keine parallelen 1:n-Beziehungen zwischen den Business Objects dargestellt werden können.

Beispiel für das Importieren von neuen Organisationsdaten mit zwei Importdateien:

3.5               Hinzufügen einer Organisation zu einer Organisationsstruktur

Voraussetzung für diesen Weg des Imports von Organisationsdaten ist, dass die Basisdaten bereits erfolgreich importiert wurden. In der Importdatei muss lediglich das Identifikationsattribut (code) der Basisdaten angegeben werden. Sollten andere Attribute der Basisdaten angegeben werden, dann werden die vorhandenen Daten durch die zu importierenden Daten geändert.

Sollte die Organisation bereits zur Organisationsstruktur gehören, dann werden die Daten falls möglich durch die zu importierenden Daten geändert.

Dieser Weg des Imports ist notwendig, wenn Sie nicht mehrere Organisationsstrukturen gleichzeitig importieren können, z. B. aufgrund von Abhängigkeiten, wie im Kapitel „Reihenfolge“ beschrieben.

Beispiel einer Importdatei zum Hinzufügen einer Organisation zu einer Organisationsstruktur:

4                     Übersicht: Attribute

Nachfolgend sind die Attribute der einzelnen Business Objects aufgeführt, die für den Import zur Verfügung stehen. Bei Fremdschlüsselattributen steht zusätzlich der entsprechende Beziehungsname dabei. Die Identifikations- und Pflichtfelder sind Änderungen unterworfen und können durch Anpassungen erweitert werden.

Die Identifikationsattribute (Key-Attribute) werden über ein (K) gekennzeichnet.

4.1        Basisdaten (Organization)

4.2               Berechtigungen
(EntityInstanceOrganizationAuthorizations)

Business Entitys für Berechtigungen

4.3               Organisationsstruktur-Daten

4.3.1          Organisationsstruktur Beschaffung
(PurchasingOrganizationHierarchy)

Organisationen für gemeinsam genutzte Daten

Business Entitys für Organisationen für gemeinsam genutzte Daten

4.3.2          Organisationsstruktur Lagerlogistik
(InventoryOrganizationHierarchy)

Organisationen für gemeinsam genutzte Daten

Business Entitys für Organisationen für gemeinsam genutzte Daten

4.3.3          Organisationsstruktur Vertrieb
(SalesOrganizationHierarchy)

Organisationen für gemeinsam genutzte Daten

Business Entitys für Organisationen für gemeinsam genutzte Daten

4.3.4          Organisationsstruktur Rechnungswesen
(FinancialsOrganizationHierarchy)

Organisationen für gemeinsam genutzte Daten

Business Entitys für Organisationen für gemeinsam genutzte Daten

4.4               Sichtbarkeiten der Partnerdaten
(DefaultPartnerVisibilities)

Im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Europa ist der Umgang mit personenbezogenen Daten reguliert. Personenbezogene Daten sollen nur dort verfügbar sein, wo sie zur Abwicklung von Prozessen benötigt werden. Zur Einhaltung dienen folgende Attribute: