Die Anwendung „Organisationen“ wird verwendet, um Organisationen und Organisationsstrukturen für die Mehrstandortfähigkeit (Multi-Site) oder für die inhaltsbezogenen Berechtigungen zu erfassen. Grundlage für die Organisationsdaten sind Partner, die vorher mit dem Partnertyp „Organisation“ erfasst werden müssen.
In dieser Dokumentation wird beschrieben, wie die Anwendung „Organisationen“ aufgebaut ist. Sie finden Informationen zum zusätzlichen andockbaren Fenster „Organisationsstruktur“, zum Identifikationsbereich und Arbeitsbereich. Weitere Informationen zu Organisationen finden Sie in der Dokumentation „Einführung: Organisationen“.
Anleitungen für den Umgang mit der Anwendung „Organisationen“, z. B. wie Sie Organisation erfassen oder bearbeiten, finden Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Organisationen“.
1 Begriffsbestimmung
Beschaffungsorganisation
Als Beschaffungsorganisation wird eine Organisation bezeichnet, die in die Organisationsstruktur „Beschaffung“ eingeordnet ist und somit einen Knoten dieser Organisationsstruktur darstellt.
Firma
In Bezug auf Organisationen wird innerhalb der Organisationsstruktur für das Rechnungswesen eine zugeordnete Organisation als Firma bezeichnet. Eine Firma ist eine juristische Person, die separat bilanziert wird.In der Anwendung „Customizing“ wird festgelegt, zu welcher Firma im Rechnungswesen die von der OLTP-Datenbank übertragenen Datensätze gehören. In der Finanzbuchhaltung können beliebig viele Firmen in einer Datenbank geführt werden.
Inhaltsbezogene Berechtigungen (IHB)
Inhaltsbezogene Berechtigungen sind Berechtigungen für interne und externe Partner. Mit inhaltsbezogenen Berechtigungen wird der Lese- und Schreibzugriff auf Daten und die Nutzung von Funktionen gesteuert. Ermittelt werden sie auf Basis der zugeordneten Organisationen.
Lagerlogistikorganisation
Als Lagerlogistikorganisation wird eine Organisation bezeichnet, die in die Organisationsstruktur „Lagerlogistik“ eingeordnet ist und somit einen Knoten dieser Organisationsstruktur darstellt.
Multi-Site
Der Begriff „Multi-Site“ drückt die Abbildung von Geschäftsprozessen einer Unternehmensgruppe innerhalb einer OLTP-Datenbank aus. Beim Abbilden der Geschäftsprozesse und der zugehörigen Organisationen ist unerheblich, ob die einzelnen beteiligten Organisationen dieser Gruppe rechtlich eigenständige Organisationen sind oder nicht. Die Organisationen können sich auch in unterschiedlichen Ländern befinden und somit unterschiedlichen Jurisdiktionen und Zeitzonen unterliegen.Die Funktion „Multi-Site“ bietet die gemeinsame Nutzung von Stammdaten innerhalb einer Unternehmensgruppe und die Abwicklung organisationsübergreifender Geschäftsprozesse. Dazu sind Organisationsstrukturen für die Aufgabengebiete Beschaffung, Lagerlogistik (inklusive Produktion), Rechnungswesen und Vertrieb aufzubauen. In diesen Strukturen spiegelt sich im Wesentlichen der Ablauf in einer Unternehmensgruppe wider sowie ihr Aufbau.
Organisationen
Eine Organisation ist ein Partnertyp, mit dem beispielsweise Unternehmen, Niederlassungen, Abteilungen etc. erfasst werden. Für die Erfassung von Personen besteht ein eigener Partnertyp.Außerdem kann eine Organisation Teil einer Organisationsstruktur in den Aufgabengebieten „Beschaffung“, „Lagerlogistik“, „Rechnungswesen“ oder „Vertrieb“ sein. Als Bestandteil einer solchen Organisationstruktur wird die Organisation entsprechend des Aufgabengebietes auch Beschaffungs-, Logistik- oder Vertriebsorganisation oder Firma im Rechnungswesen genannt.
Organisationsstrukturen
Eine Organisationsstruktur spiegelt im Wesentlichen die Ablauforganisation in einer Unternehmensgruppe wider. Auch der Aufbau wird teilweise abgebildet. Für die Nutzung inhaltsbezogener Berechtigungen und die Abbildung von Geschäftsprozessen einer Unternehmensgruppe werden Organisationsstrukturen benötigt, die für folgende Aufgabengebiete aufgebaut werden können: • Beschaffung, • Lagerlogistik, • Rechnungswesen, • Vertrieb.
Single-Site
Der Begriff „Single-Site“ beschreibt eine Umgebung, in der nur der Mandant als rechtlich eigenständiges Unternehmen abgebildet wird. Dieses Unternehmen ist für die Organisationsstrukturen sowohl Beschaffungs-, Logistik- und Vertriebsorganisation als auch Firma im Rahmen des Rechnungswesens. Bei aktivierten „Inhaltsbezogenen Berechtigungen“ können in einer Single-Site-Umgebung den Organisationsstrukturen mehrere Organisationen, die Teil des Unternehmens sind, wie z. B. Niederlassungen, Abteilungen etc., zugeordnet werden.
Vertriebsorganisation
Als Vertriebsorganisation wird eine Organisation bezeichnet, die in die Organisationsstruktur „Vertrieb“ eingeordnet ist und somit einen Knoten dieser Organisationsstruktur darstellt.
2 Anwendungsbeschreibung
Die Anwendung „Organisationen“ wird verwendet, um Organisationen und Organisationsstrukturen für die Multi-Site-Funktion oder für die inhaltsbezogenen Berechtigungen zu erfassen. Grundlage für die Organisationsdaten sind Partner, die vorher mit dem Partnertyp „Organisation“ erfasst werden müssen.
Die Anwendung besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich. Zusätzlich steht Ihnen das andockbare Fenster „Organisationsstruktur“ zur Verfügung.
2.1 Andockbares Fenster „Organisationsstruktur“
Der Inhalt des andockbaren Fensters „Organisationsstruktur“ ist abhängig von dem Karteireiter, der im Anwendungsbereich ausgewählt ist:
- Karteireiter „Berechtigungen”
Ist der Karteireiter „Berechtigungen“ ausgewählt, dann wird im andockbaren Fenster eine Liste mit allen erfassten Organisationen angezeigt, unabhängig von der Zugehörigkeit zu den Organisationsstrukturen.
- Karteireiter „Beschaffung“
Ist der Karteireiter „Beschaffung“ ausgewählt, dann wird im andockbaren Fenster ein Strukturbaum mit allen Beschaffungsorganisationen angezeigt.
- Karteireiter Lagerlogistik „“
Ist der Karteireiter „Lagerlogistik“ ausgewählt, dann wird im andockbaren Fenster ein Strukturbaum mit allen Lagerlogistikorganisationen angezeigt. Zu ihnen gehören auch die Standorte.
- Karteireiter „Vertrieb“
Ist der Karteireiter „Vertrieb“ ausgewählt, dann wird im andockbaren Fenster ein Strukturbaum mit allen Vertriebsorganisationen angezeigt.
- Karteireiter „Rechnungswesen“
Ist der Karteireiter „Rechnungswesen“ ausgewählt, dann wird im andockbaren eine Liste mit allen Firmen angezeigt.
- Karteireiter „Partnerdaten-Sichtbarkeit“
Ist der Karteireiter „Partnerdaten-Sichtbarkeit“ ausgewählt, dann wird im andockbaren Fenster angezeigt, was zuvor ausgewählt war. Der Wechsel auf diesen Karteireiter wirkt sich nicht auf den Inhalt des andockbaren Fensters aus.
2.2 Identifikationsbereich
Der Identifikationsbereich enthält die Felder, die eine Organisation eindeutig identifizieren, sowie die für eine Organisation allgemeingültigen Basisdaten.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Organisation | In diesem Feld wird die Identifikation des Partners angegeben, zu dem Organisationsdaten erfasst werden oder dessen Organisationsdaten angezeigt werden sollen.
Die Bezeichnung, die im Feld angezeigt wird, entspricht dem Suchbegriff des Partners. Hinweis: Partner, die in der Identifikation einen Bindestrich (-) enthalten, dürfen nicht in der Anwendung „Organisationen“ verwendet werden. |
| Typ | Das Feld „Typ“ zeigt mithilfe von Symbolen die Organisationsstrukturen an, denen die aktuelle Organisation angehört. Die Tooltips der angezeigten Organisationsstrukturen zeigen neben dem Strukturnamen folgende zusätzliche Informationen an:
· Eigene Stammdaten erlaubt (Vertrieb, Beschaffung) bzw. Standort (Lagerlogistik) · den Status (außer im Status „Freigegeben“) Für die Organisationsstrukturen werden folgende Symbole angezeigt: · Beschaffung · Lagerlogistik · Vertrieb · Rechnungswesen Beim Mandanten wird zusätzliches das Symbol angezeigt. |
| Kalender | Im Feld „Kalender“ wird die Abkürzung der gewählten Zeitzone für die Organisation angezeigt. Sie wählen die Einstellungen für die Kalenderdaten, indem auf das Feld klicken. Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie Folgendes festlegen:
· Zeitzone Wählen Sie im Feld „Zeitzone“ über die Wertehilfe des Feldes die Zeitzone aus, in der sich die Organisation befindet. · Erster Tag der Woche Wählen Sie im Feld „Erster Tag der Woche“, mit welchem Tag die Kalenderwoche der Organisation beginnt. · Tage in der ersten Woche. Im Feld „Tage in der ersten Woche“ legen Sie fest, wie viele Tage die erste Woche im Jahr haben muss, um sie als Kalenderwoche 1 zu bezeichnen. Die Daten des Kalenders sind nur im Status „Erfasst“ änderbar. Der Status „Erfasst“ wird geändert, wenn die anwendungsbezogene Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. |
| Firma | Erfassen Sie in diesem Feld die Firma, zu der die Organisation gehört. Das Feld ist nicht editierbar für Organisationen, die selbst Firma sind, da dann immer die Organisation selbst angegeben werden muss.
Die Firma ist nur im Status „Erfasst“ änderbar. Der Status „Erfasst“ wird geändert, wenn die anwendungsbezogene Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. |
2.3 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich sind mehrere Karteireiter verfügbar, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:
- Karteireiter „Berechtigungen“
- Karteireiter „Beschaffung“
- Karteireiter „Lagerlogistik“
- Karteireiter „Vertrieb“
- Karteireiter „Rechnungswesen“
- Karteireiter „Partnerdaten-Sichtbarkeit“
2.3.1 Karteireiter „Berechtigungen“
Unter diesem Karteireiter legen Sie für die geöffnete Organisation fest, für welche Business Entitys die inhaltsbezogenen Berechtigungen verwendet werden sollen.
Die Business Entitys sind tabellarisch aufgeführt.
Die Spalten der Tabelle im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Business Entity | In dieser Spalte werden die Namen der Business Entitys angezeigt, für die entschieden werden kann, ob sie für die Ermittlung der inhaltsbezogenen Berechtigungen verwendet werden sollen.
Die Spalte kann nicht bearbeitet werden. |
| Verwenden | In dieser Spalte legen Sie mithilfe einer Checkbox fest, ob inhaltsbezogene Berechtigungen für das jeweilige Business Entity für die geöffnete Organisation verwendet werden sollen.
Ist die Checkbox für ein Business Entity aktiviert, dann werden die inhaltsbezogenen Berechtigungen für dieses ermittelt. Die Festlegungen für die inhaltsbezogenen Berechtigungen erfolgen jeweils in der Tabelle „Berechtigungen“, die Sie in der Anwendung vorfinden, in der das jeweilige Business Entity als primäres Business Entity verwendet wird. Beispiel: Das Business Entity „Vertriebs-Auftragsart“ in der Anwendung „Vertriebs-Auftragsarten“ |
2.3.2 Karteireiter „Beschaffung“
Unter diesem Karteireiter legen Sie fest, ob die geöffnete Organisation eine Beschaffungsorganisation ist. Außerdem werden Daten für die Beschaffungsorganisation erfasst.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Beschaffungsorganisation | In diesem Feld legen Sie fest, ob die geöffnete Organisation eine Beschaffungsorganisation sein soll.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Ja Wenn Sie „Ja“ ausgewählt haben, dann können die anderen Eingabefelder bearbeitet werden. · Nein Die Festlegung ist nur im Status „Erfasst“ änderbar. Der Status „Erfasst“ wird geändert, wenn die anwendungsbezogene Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. Erst wenn dadurch vom System der Status „Freigegeben“ zugewiesen wurde, kann die Organisation als Beschaffungsorganisation verwendet werden. |
| Übergeordnet | In diesem Feld wird die in der jeweiligen Organisationsstruktur übergeordnete Organisation erfasst und angezeigt. Sie muss eine Organisation sein, die der gewählten Organisationsstruktur entspricht. Beispiel: Für eine Beschaffungsorganisation muss die übergeordnete Organisation ebenfalls eine Beschaffungsorganisation sein.
Nach dem ersten Speichern kann die übergeordnete Organisation nicht mehr geändert werden. |
| Eigene Stammdaten | In diesem Feld legen Sie fest, ob die geöffnete Organisation eigene Stammdaten führen darf.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Erlauben Ist dieser Eintrag ausgewählt, dann kann die Tabelle „Organisationen für gemeinsam genutzte Daten“ bearbeitet werden. Zusätzlich ist in betroffenen Stammdaten-Anwendungen, wie z. B. der Anwendung „Artikel“, die Aktion für die Führung eigener Stammdaten verwendbar. · Unterbinden Die Organisation darf keine eigenen Stammdaten verwenden, sondern nur von der übergeordneten Organisation übernehmen. Die Festlegung ist nur im Status „Erfasst“ änderbar. Der Status „Erfasst“ wird geändert, wenn die anwendungsbezogene Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. |
| Status | · In diesem Feld wird der Status zur Verwendung der Organisation in der jeweiligen Organisationsstruktur und den dazu festgelegten Daten angezeigt.
Der Status wird vom System vergeben, wenn die Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. Folgende Status können anzeigt werden: · Erfasst · In Vorbereitung · Freigegeben · Geändert Weitere Informationen finden Sie in diesem Kapitel: Status und Statusänderung |
Die Spalten der Tabelle im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Business Entity | In dieser Spalte werden die Namen der Business Entitys angezeigt, für die entschieden werden kann, ob die geöffnete Organisation die Daten mit einer übergeordneten Organisation gemeinsam nutzt. Werden Daten erfasst, dann werden diese auf der Strukturebene der übergeordneten Organisation gespeichert, mit der die Daten geteilt werden.
Die Spalte kann nicht bearbeitet werden. |
| Organisation | In dieser Spalte wird angezeigt, mit welcher Organisation die Stammdaten gemeinsam genutzt werden. Auf der Ebene der angezeigten Organisation werden Daten gespeichert.
Die Anzeige ist für Beschaffungs-, Lagerlogistik- und Vertriebsorganisationen abhängig von der Einstellung in der Spalte „Eigene Daten“. · Keine gemeinsame Datennutzung Wenn festgelegt ist, dass Daten auf der Ebene der geöffneten Organisation erfasst und gespeichert werden, dann wird in dieser Spalte keine Organisation angezeigt. · Gemeinsame Datennutzung Ist festgelegt, dass Daten gemeinsam genutzt werden, dann wird in dieser Spalte die übergeordnete Organisation angezeigt, mit der die geöffnete Organisation die Daten des jeweiligen Business Entitys teilt. Auf der Ebene der angezeigten Organisation werden die Daten gespeichert. Für eine Firma kann unter dem Karteireiter „Rechnungswesen“ die Organisation festgelegt werden, mit der die Daten des jeweiligen Business Entitys gemeinsam genutzt werden. Fehlt diese Angabe, dann werden keine Daten geteilt und für die geöffnete Organisation werden erfasste Daten grundsätzlich auf der Ebene dieser Firma gespeichert. |
| Eigene Daten
(Checkbox) |
In dieser Spalte legen Sie pro Business Entity fest, ob Sie die Business-Entity-Daten mit einer Organisation gemeinsam nutzen oder ob Sie auf der Ebene der geöffneten Organisation eigen Daten erfassen möchten.
Ist die zugehörige Checkbox aktiviert, dann wird beim Erfassen der Business-Entity-Daten auf der Ebene der geöffneten Organisation gespeichert. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass damit auch die gemeinsame Nutzung von Partner- und Artikeldaten von übergeordneten Organisationen ausgeschlossen ist. Für die Organisation, die eigene Daten führt, ist demnach notwendig, jeweils eigene Stammdaten zu erfassen. Ist die Checkbox deaktiviert, dann werden die Daten auf der Ebene der Organisation gespeichert, die in der Spalte „Organisation“ angezeigt wird und mit der Sie die Daten gemeinsam nutzen. |
2.3.3 Karteireiter „Lagerlogistik“
Unter diesem Karteireiter legen Sie fest, ob die geöffnete Organisation eine Lagerlogistikorganisation ist. Außerdem werden Daten für die Lagerlogistikorganisation erfasst.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Lagerlogistikorganisation | In diesem Feld legen Sie fest, ob die geöffnete Organisation eine Lagerlogistikorganisation sein soll.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Ja Wenn Sie „Ja“ ausgewählt haben, dann können die anderen Eingabefelder bearbeitet werden. Um zusätzlich die Berechtigungen für gemeinsam zu nutzende Daten festlegen zu können, muss die Lagerlogistikorganisation auch ein Standort sein. · Nein Die Festlegung ist nur im Status „Erfasst“ änderbar. Der Status „Erfasst“ wird geändert, wenn die anwendungsbezogene Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. Erst wenn dadurch vom System der Status „Freigegeben“ zugewiesen wurde, kann die Organisation als Lagerlogistikorganisation verwendet werden. |
| Übergeordnet | In diesem Feld wird die in der jeweiligen Organisationsstruktur übergeordnete Organisation erfasst und angezeigt. Sie muss eine Organisation sein, die der gewählten Organisationsstruktur entspricht. Beispiel: Für eine Beschaffungsorganisation muss die übergeordnete Organisation ebenfalls eine Beschaffungsorganisation sein.
Nach dem ersten Speichern kann die übergeordnete Organisation nicht mehr geändert werden. |
| Standort | In diesem Feld legen Sie fest, ob die geöffnete Lagerlogistikorganisation auch ein Standort sein soll. Dieses Feld ist erst dann bearbeitbar, wenn im Feld „Lagerlogistikorganisation“ der Eintrag „Ja“ gewählt ist. Beachten Sie bitte, dass innerhalb eines Organisationsstrukturpfades (vom Mandanten bis zum jeweils untersten Knoten) nur ein Standort bestehen darf.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Ja Wenn Sie „Ja“ ausgewählt haben, dann kann die Tabelle „Organisationen für gemeinsam genutzte Daten“ bearbeitet werden. Nur für Standorte können eigene Stammdaten erfasst werden. · Nein Die Tabelle kann nicht bearbeitet werden und die Daten werden mit der übergeordneten Organisation gemeinsam genutzt. Ausnahme ist die Organisation, die als Mandant verwendet wird. Nur für den Mandanten ist festgelegt, dass er stets eigene Daten hat. Die Tabelle ist auch für den Mandanten nicht bearbeitbar, für alle Business Entitys ist dennoch festgelegt, dass eigene Daten auf der Ebene des Mandanten gespeichert werden. Die Festlegung ist nur im Status „Erfasst“ änderbar. Der Status „Erfasst“ wird geändert, wenn die anwendungsbezogene Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. Erst wenn dadurch vom System der Status „Freigegeben“ zugewiesen wurde, kann die Organisation als Standort verwendet werden. |
| Status | · In diesem Feld wird der Status zur Verwendung der Organisation in der jeweiligen Organisationsstruktur und den dazu festgelegten Daten angezeigt.
Der Status wird vom System vergeben, wenn die Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. Folgende Status können anzeigt werden: · Erfasst · In Vorbereitung · Freigegeben · Geändert Weitere Informationen finden Sie in diesem Kapitel: Status und Statusänderung |
Die Spalten der Tabelle im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Business Entity | In dieser Spalte werden die Namen der Business Entitys angezeigt, für die entschieden werden kann, ob die geöffnete Organisation die Daten mit einer übergeordneten Organisation gemeinsam nutzt. Werden Daten erfasst, dann werden diese auf der Strukturebene der übergeordneten Organisation gespeichert, mit der die Daten geteilt werden.
Die Spalte kann nicht bearbeitet werden. |
| Organisation | In dieser Spalte wird angezeigt, mit welcher Organisation die Stammdaten gemeinsam genutzt werden. Auf der Ebene der angezeigten Organisation werden Daten gespeichert.
Die Anzeige ist für Beschaffungs-, Lagerlogistik- und Vertriebsorganisationen abhängig von der Einstellung in der Spalte „Eigene Daten“. · Keine gemeinsame Datennutzung Wenn festgelegt ist, dass Daten auf der Ebene der geöffneten Organisation erfasst und gespeichert werden, dann wird in dieser Spalte keine Organisation angezeigt. · Gemeinsame Datennutzung Ist festgelegt, dass Daten gemeinsam genutzt werden, dann wird in dieser Spalte die übergeordnete Organisation angezeigt, mit der die geöffnete Organisation die Daten des jeweiligen Business Entitys teilt. Auf der Ebene der angezeigten Organisation werden die Daten gespeichert. Für eine Firma kann unter dem Karteireiter „Rechnungswesen“ die Organisation festgelegt werden, mit der die Daten des jeweiligen Business Entitys gemeinsam genutzt werden. Fehlt diese Angabe, dann werden keine Daten geteilt und für die geöffnete Organisation werden erfasste Daten grundsätzlich auf der Ebene dieser Firma gespeichert. |
| Eigene Daten
(Checkbox) |
In dieser Spalte legen Sie pro Business Entity fest, ob Sie die Business-Entity-Daten mit einer Organisation gemeinsam nutzen oder ob Sie auf der Ebene der geöffneten Organisation eigen Daten erfassen möchten.
Ist die zugehörige Checkbox aktiviert, dann wird beim Erfassen der Business-Entity-Daten auf der Ebene der geöffneten Organisation gespeichert. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass damit auch die gemeinsame Nutzung von Partner- und Artikeldaten von übergeordneten Organisationen ausgeschlossen ist. Für die Organisation, die eigene Daten führt, ist demnach notwendig, jeweils eigene Stammdaten zu erfassen. Ist die Checkbox deaktiviert, dann werden die Daten auf der Ebene der Organisation gespeichert, die in der Spalte „Organisation“ angezeigt wird und mit der Sie die Daten gemeinsam nutzen. |
2.3.4 Karteireiter „Vertrieb“
Unter diesem Karteireiter legen Sie fest, ob die geöffnete Organisation eine Vertriebsorganisation ist. Außerdem werden Daten für die Vertriebsorganisation erfasst.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Vertriebsorganisation | In diesem Feld legen Sie fest, ob die geöffnete Organisation eine Vertriebsorganisation sein soll.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Ja Wenn Sie „Ja“ ausgewählt haben, dann können die anderen Eingabefelder bearbeitet werden. · Nein Die Festlegung ist nur im Status „Erfasst“ änderbar. Der Status „Erfasst“ wird geändert, wenn die anwendungsbezogene Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. Erst wenn dadurch vom System der Status „Freigegeben“ zugewiesen wurde, kann die Organisation als Vertriebsorganisation verwendet werden. |
| Übergeordnet | In diesem Feld wird die in der jeweiligen Organisationsstruktur übergeordnete Organisation erfasst und angezeigt. Sie muss eine Organisation sein, die der gewählten Organisationsstruktur entspricht. Beispiel: Für eine Beschaffungsorganisation muss die übergeordnete Organisation ebenfalls eine Beschaffungsorganisation sein.
Nach dem ersten Speichern kann die übergeordnete Organisation nicht mehr geändert werden. |
| Eigene Stammdaten | In diesem Feld legen Sie fest, ob die geöffnete Organisation eigene Stammdaten führen darf.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Erlauben Ist dieser Eintrag ausgewählt, dann kann die Tabelle „Organisationen für gemeinsam genutzte Daten“ bearbeitet werden. Zusätzlich ist in betroffenen Stammdaten-Anwendungen, wie z. B. der Anwendung „Artikel“, die Aktion für die Führung eigener Stammdaten verwendbar. · Unterbinden Die Organisation darf keine eigenen Stammdaten verwenden, sondern nur von der übergeordneten Organisation übernehmen. Die Festlegung ist nur im Status „Erfasst“ änderbar. Der Status „Erfasst“ wird geändert, wenn die anwendungsbezogene Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. |
| Status | · In diesem Feld wird der Status zur Verwendung der Organisation in der jeweiligen Organisationsstruktur und den dazu festgelegten Daten angezeigt.
Der Status wird vom System vergeben, wenn die Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. Folgende Status können anzeigt werden: · Erfasst · In Vorbereitung · Freigegeben · Geändert Weitere Informationen finden Sie in diesem Kapitel: Status und Statusänderung |
Die Spalten der Tabelle im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Business Entity | In dieser Spalte werden die Namen der Business Entitys angezeigt, für die entschieden werden kann, ob die geöffnete Organisation die Daten mit einer übergeordneten Organisation gemeinsam nutzt. Werden Daten erfasst, dann werden diese auf der Strukturebene der übergeordneten Organisation gespeichert, mit der die Daten geteilt werden.
Die Spalte kann nicht bearbeitet werden. |
| Organisation | In dieser Spalte wird angezeigt, mit welcher Organisation die Stammdaten gemeinsam genutzt werden. Auf der Ebene der angezeigten Organisation werden Daten gespeichert.
Die Anzeige ist für Beschaffungs-, Lagerlogistik- und Vertriebsorganisationen abhängig von der Einstellung in der Spalte „Eigene Daten“. · Keine gemeinsame Datennutzung Wenn festgelegt ist, dass Daten auf der Ebene der geöffneten Organisation erfasst und gespeichert werden, dann wird in dieser Spalte keine Organisation angezeigt. · Gemeinsame Datennutzung Ist festgelegt, dass Daten gemeinsam genutzt werden, dann wird in dieser Spalte die übergeordnete Organisation angezeigt, mit der die geöffnete Organisation die Daten des jeweiligen Business Entitys teilt. Auf der Ebene der angezeigten Organisation werden die Daten gespeichert. Für eine Firma kann unter dem Karteireiter „Rechnungswesen“ die Organisation festgelegt werden, mit der die Daten des jeweiligen Business Entitys gemeinsam genutzt werden. Fehlt diese Angabe, dann werden keine Daten geteilt und für die geöffnete Organisation werden erfasste Daten grundsätzlich auf der Ebene dieser Firma gespeichert. |
| Eigene Daten
(Checkbox) |
In dieser Spalte legen Sie pro Business Entity fest, ob Sie die Business-Entity-Daten mit einer Organisation gemeinsam nutzen oder ob Sie auf der Ebene der geöffneten Organisation eigen Daten erfassen möchten.
Ist die zugehörige Checkbox aktiviert, dann wird beim Erfassen der Business-Entity-Daten auf der Ebene der geöffneten Organisation gespeichert. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass damit auch die gemeinsame Nutzung von Partner- und Artikeldaten von übergeordneten Organisationen ausgeschlossen ist. Für die Organisation, die eigene Daten führt, ist demnach notwendig, jeweils eigene Stammdaten zu erfassen. Ist die Checkbox deaktiviert, dann werden die Daten auf der Ebene der Organisation gespeichert, die in der Spalte „Organisation“ angezeigt wird und mit der Sie die Daten gemeinsam nutzen. |
2.3.5 Karteireiter „Rechnungswesen“
Unter diesem Karteireiter legen Sie fest, ob die geöffnete Organisation eine Firma ist. Außerdem werden Daten für die Firma erfasst.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Firma | In diesem Feld legen Sie fest, ob die geöffnete Organisation eine Firma sein soll.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Ja Wenn Sie „Ja“ ausgewählt haben, dann können die anderen Eingabefelder und die Tabelle bearbeitet werden. · Nein Die Festlegung ist nur im Status „Erfasst“ änderbar. Der Status „Erfasst“ wird geändert, wenn die anwendungsbezogene Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. Erst wenn dadurch vom System der Status „Freigegeben“ zugewiesen wurde, kann die Organisation als Firma verwendet werden. |
| Rechnungswesen-Firma | Erfassen Sie in diesem Feld eine Rechnungswesen-Firma, damit z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungsdaten direkt an das Standard-Rechnungswesensystem übertragen werden. Die Angabe ist nur notwendig, wenn in der Anwendung „Customizing“ in der Funktion „Rechnungswesen“ im Feld Rechnungswesen-Adapter ein Adapter ausgewählt wurde, der ein Rechnungswesensystem anbindet und dieses Rechnungswesen eine Liste von Rechnungswesen-Firmen liefert. |
| Status | · In diesem Feld wird der Status zur Verwendung der Organisation in der jeweiligen Organisationsstruktur und den dazu festgelegten Daten angezeigt.
Der Status wird vom System vergeben, wenn die Aktion „Daten aktualisieren“ ausgeführt wurde. Folgende Status können anzeigt werden: · Erfasst · In Vorbereitung · Freigegeben · Geändert Weitere Informationen finden Sie in diesem Kapitel: Status und Statusänderung |
Die Spalten der Tabelle im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Business Entity | In dieser Spalte werden die Namen der Business Entitys angezeigt, für die entschieden werden kann, ob die geöffnete Organisation die Daten mit einer übergeordneten Organisation gemeinsam nutzt. Werden Daten erfasst, dann werden diese auf der Strukturebene der übergeordneten Organisation gespeichert, mit der die Daten geteilt werden.
Die Spalte kann nicht bearbeitet werden. |
| Organisation | In dieser Spalte wird angezeigt, mit welcher Organisation die Stammdaten gemeinsam genutzt werden. Auf der Ebene der angezeigten Organisation werden Daten gespeichert.
Die Anzeige ist für Beschaffungs-, Lagerlogistik- und Vertriebsorganisationen abhängig von der Einstellung in der Spalte „Eigene Daten“. · Keine gemeinsame Datennutzung Wenn festgelegt ist, dass Daten auf der Ebene der geöffneten Organisation erfasst und gespeichert werden, dann wird in dieser Spalte keine Organisation angezeigt. · Gemeinsame Datennutzung Ist festgelegt, dass Daten gemeinsam genutzt werden, dann wird in dieser Spalte die übergeordnete Organisation angezeigt, mit der die geöffnete Organisation die Daten des jeweiligen Business Entitys teilt. Auf der Ebene der angezeigten Organisation werden die Daten gespeichert. Für eine Firma kann unter dem Karteireiter „Rechnungswesen“ die Organisation festgelegt werden, mit der die Daten des jeweiligen Business Entitys gemeinsam genutzt werden. Fehlt diese Angabe, dann werden keine Daten geteilt und für die geöffnete Organisation werden erfasste Daten grundsätzlich auf der Ebene dieser Firma gespeichert. |
2.3.6 Karteireiter „Partnerdaten-Sichtbarkeit“
Unter diesem Karteireiter können Sie zum Zweck des Datenschutzes die firmenübergreifende Sichtbarkeit der Partnerdaten festlegen. Die Festlegung hat Auswirkungen auf die Sichtbarkeit der Partnerdaten in der Anwendung „Partner“. Beachten Sie diesbezüglich diese Dokumentation: Partner
Im Einzelnen:
| Funktion | Erläuterung |
| Mandantendaten verwenden
(Checkbox) |
Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob Sie die Sichtbarkeitseinstellungen für Partnerdaten vom Mandanten für die geöffnete Firma übernehmen möchten.
Ist diese Funktion aktiviert, dann ist die Tabelle für die Festlegung der Partnerdaten-Sichtbarkeit nicht eingabebereit und die Tabelle ist leer. Um die Festlegungen des Mandanten einsehen zu können, öffnen Sie die Daten des Mandanten. Ist diese Funktion deaktiviert, dann ist die Tabelle für die Festlegung der Partnerdaten-Sichtbarkeit eingabebereit und die Tabelle enthält automatisch folgende Festlegungen: · Für die Daten zur geöffneten Firma wird eine nicht editierbare Zeile mit der Festlegung „Sichtbar“ hinzugefügt. Für die geöffnete Firma sind ihre eigenen Daten immer sichtbar. · Die Sichtbarkeit der Daten zur geöffneten Firma wird für andere Firmen mit „Nicht sichtbar“ hinzugefügt. In dieser Zeile können Sie nur die Sichtbarkeitsfestlegung ändern. Darüber hinaus können Sie Firmen hinzufügen und für diese individuell die Sichtbarkeitseinstellungen festlegen. |
Die Spalten der Tabelle im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Organisation | Erfassen Sie in dieser Spalte die Partner-Identifikation der Firma, für die Sie festlegen möchten, ob sie die Partnerdaten der geöffneten Firma einsehen darf.
Diese Spalte ist nur dann bearbeitbar, wenn die Funktion „Mandantendaten verwenden“ deaktiviert ist. In diesem Fall werden vom System folgende Zeilen hinzugefügt, die nicht bearbeitbar und nicht löschbar sind: · Partner-Identifikation der geöffneten Firma Für die geöffnete Firma ist die Sichtbarkeit ihrer Daten stets mit „Sichtbar“ festgelegt. · Andere Organisationen Für andere Organisationen können Sie die Sichtbarkeit der Partnerdaten der geöffneten Firma festlegen. |
| Sichtbarkeit | Legen Sie in dieser Spalte für die in der Spalte „Organisation“ erfasste Firma fest, ob sie die Partnerdaten zur geöffneten Firma einsehen darf.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Sichtbar · Nicht sichtbar Diese Spalte ist nur dann bearbeitbar, wenn die Funktion „Mandantendaten verwenden“ deaktiviert ist. In diesem Fall wird für die geöffnete Firma in dieser Spalte immer „Sichtbar“ angezeigt. Für die automatisch hinzugefügte Zeile „Andere Organisationen“ können Sie die Sichtbarkeit festlegen. |
2.4 Anwendungsbezogene Aktionen
Folgende anwendungsbezogene Aktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Daten aktualisieren
- Sichtbarkeit von Partnerdaten aktualisieren…
2.4.1 Daten aktualisieren
Mithilfe der Aktion „Daten aktualisieren“ werden fehlende Daten organisationsabhängiger Business Entitys entsprechend der festgelegten Vererbungsstruktur erzeugt. Während der Ausführung der Aktion werden der Status der Basisdaten und die Status der Organisationsstrukturdaten vom System auf „In Vorbereitung“ geändert, wenn dieser nicht „Freigegeben“ war. Nach der Ausführung werden alle Status von „In Vorbereitung“ auf „Freigegeben“ geändert.
Hinweis:
Die Ausführung kann einmalig nach Durchführung aller Änderungen in der Anwendung „Organisationen“ erfolgen.
Während die anwendungsbezogene Aktion ausgeführt wird, dürfen keine Artikel, Partner, Klassifikationen, Frachtkosten, Konten, Versandgründe, Zahlungsarten und Zahlungsbedingungen erfasst, bearbeitet oder gelöscht werden.
Hinweis:
In Abhängigkeit von der zu aktualisierenden Datenmenge kann die Ausführung der Aktion länger dauern. Nutzen Sie bei Bedarf einen Verarbeitungsauftrag für die Ausführung im Hintergrund.
Weiterführende Informationen zu den möglichen Änderungen durch die Datenaktualisierung in den Business Entitys „Artikel“ und „Partner“ finden Sie in den zugehörigen Dokumentationen in den Kapiteln zum Thema „Multi-Site“.
2.4.2 Sichtbarkeit von Partnerdaten aktualisieren…
Mithilfe der Aktion „Sichtbarkeit von Partnerdaten aktualisieren…“ können Sie die Sichtbarkeitsfestlegungen zu ausgewählten Firmen aktualisieren. Diese Aktion kann nur im Hintergrund ausgeführt werden und bietet Ihnen zusätzliche Parameter zur Festlegung, welche Partner von der Aktualisierung berücksichtigt werden sollen. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen: Organisationen
Auswirkungen
- Alle betroffenen Firmen und deren Organisationen erhalten die Sichtbarkeitsfestlegungen.
- Anwendung „Partner“
- Basisdaten und Beziehungen sind für Mitarbeiter immer sichtbar, wenn sie der zuständigen Organisation zugeordnet sind, unabhängig davon, ob diese Organisation der ausgewählten Organisation entspricht.
- Die Daten in den Ansichten „Lieferant“, „Kunde“ und „Rechnungswesen“ sind für die Mitarbeiter der Firmen und Organisationen sichtbar, in denen die Partnerrollen verwendet werden.
- Die Daten eines Partners mit der Rolle „Mitarbeiter“ sind für die ihm zugeordneten Firmen und deren untergeordnete Organisationen sichtbar.
- Bei der Erfassung eines neuen Partners wird die in der Titelleiste ausgewählte Organisation als zuständige Organisation vorgeschlagen. Ändert der Benutzer diese in eine andere ihm nicht zugeordnete Organisation und ist die Festlegung in der Anwendung „Organisationen“ für die Firma der zuständigen Organisation sichtbar, für andere Organisationen jedoch nicht, dann wird der Partner mit dem Speichern für diesen Benutzer unsichtbar.
2.5 Status und Statusänderung
Die Basisdaten und die Organisationsstrukturdaten haben jeweils einen Status. Der Status kann nicht durch den Benutzer geändert werden, sondern wird durch folgende Bedingungen bestimmt und vom System vergeben:
- Wenn Sie Organisationsstrukturdaten für eine Organisation erfassen, dann wird der Status der Basisdaten und die Status aller Organisationsstrukturdaten auf „Erfasst“ gesetzt.
- Wenn Sie eine Organisation mit bestehenden Organisationsstrukturdaten bearbeiten und diese zu einer weiteren Organisationsstruktur zuordnen, dann wird der Status der entsprechenden Organisationsstrukturdaten auf „Erfasst“ gesetzt. Der Status der Basisdaten wird nicht geändert.
- Ändern Sie in den Organisationsstrukturdaten mindestens eine der Festlegungen in folgenden Feldern oder Spalten, dann wechselt der Status auf „Geändert“, wenn der Status zuvor „Freigegeben“ war. Ist der Status nicht „Freigegeben“, dann wird der Status nicht geändert. Der Status der Basisdaten wird nicht geändert.
- „Eigene Stammdaten“ für Beschaffungs- und Vertriebsorganisationen
- „Standort“ für Lagerlogistikorganisationen
- „Eigene Daten“ für Beschaffungs-, Lagerlogistik- oder Vertriebsorganisation
- „Organisation“ für eine Firma
- Wenn Sie die anwendungsbezogene Aktion „Daten aktualisieren“ ausführen, dann wird der Status geändert. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Kapitel: Daten aktualisieren
3 Customizing
Die Anwendung „Organisationen“ kann nur verwendet werden, wenn in der Anwendung „Customizing“ in der Funktion „Basis“ die „Multi-Site“ oder „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ aktiviert ist.
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Organisationen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Organisation
com.cisag.app.multiorg.obj.Organization
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
Multi-Site Stammdaten
com.cisag.app.multiorg.MasterData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Organisationen“ bestehen folgende spezielle Fähigkeiten, die sich auf Aktionen beziehen. Für diese Fähigkeiten können Sie in der Anwendung „Berechtigungsrollen“ Berechtigungen vergeben.
- Sichtbarkeit von Partnerdaten für zugeord. Organisationen ändern
com.cisag.app.general.partner.CanChangeVisibilityOfOwnOrganizations
Mithilfe dieser Fähigkeit steuern Sie, ob die Sichtbarkeit von Partnerdaten im andockbaren Fenster der Anwendungen „Partner“, „Kunden“, „Lieferanten“ und „Mitarbeiter“ vom Benutzer änderbar sind.
Ist dem Benutzer diese Fähigkeit mit der Festlegung „Erlaubt“ zugeordnet und darf der Benutzer neue Partner erfassen, dann darf er die Sichtbarkeitsfestlegungen für die ihm zugeordneten Organisationen ändern.
Ist dem Benutzer diese Fähigkeiten mit der Festlegung „Unterbunden“ zugeordnet, dann darf er keine Sichtbarkeiten festlegen.
- Sichtbarkeit von Partnerdaten für alle Organisationen ändern
com.cisag.app.general.partner.CanChangeVisibilityOfAllOrganizations
Mithilfe dieser Fähigkeit steuern Sie, ob die Sichtbarkeit von Partnerdaten im andockbaren Fenster der Anwendungen „Partner“, „Kunden“, „Lieferanten“ und „Mitarbeiter“ vom Benutzer änderbar sind.
Ist dem Benutzer diese Fähigkeit mit der Festlegung „Erlaubt“ zugeordnet und darf der Benutzer neue Partner erfassen, dann darf er die Sichtbarkeitsfestlegungen für alle Organisationen ändern.
Ist dem Benutzer diese Fähigkeiten mit der Festlegung „Unterbunden“ zugeordnet, dann darf die Sichtbarkeiten nicht für alle Organisationen festlegen. Beachten Sie bei Bedarf die Festlegungen für die Fähigkeit „Sichtbarkeit von Partnerdaten für zugeord. Organisationen ändern“.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Damit eine Person die Anwendung „Organisationen“ nutzen kann, muss sie dem Mandanten zugeordnet sein.
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Organisationen“ ist für die Anzeige des Karteireiters „Berechtigungen“ die Fähigkeit „Berechtigungen anzeigen“ für das zugehörige Business Entity erforderlich. Um unter dem Karteireiter „Berechtigungen“ Änderungen vornehmen zu können, benötigt die Person zusätzlich die Fähigkeit „Berechtigungen ändern“.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Organisationen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.