Optionale Dimensionen sind zentrale Bestandteile des Controllings. Im Controlling sind keine Bewegungsdaten möglich, ohne zumindest eine optionale Dimension. Solche Dimensionen sind z.B. Kostenstellen, Kostenträger, Projekte, Kunden und weitere 16 Dimensionen die Sie nach Ihren Wünschen und Erfordernissen selbst festlegen können. Welche optionalen Dimensionen im Einsatz sind und für welche Teile der Anwendung diese relevant sind, können Sie individuell gemäß Ihrer Organisationsstruktur, Ihren Analyse- und Controllingzielen festlegen. So kann es z.B. eine Vielzahl von Kostenstellen und Kostenträgern geben für die jeweils unterschiedliche Verrechnungspreise, Bezugsgrößen etc. definiert werden können, aber nur maximal 20 optionale Dimensionen insgesamt. Die Benennung der optionalen Dimensionen ist Ihnen freigestellt und wird in anderen Funktionen überall so verwendet, wie hier definiert.

Für jede optionale Dimension können mehrere Verrechnungspreise und Referenzwerte definiert werden, die in den Business Entities Definition Preise und Definition Bezugsgrößen hinterlegt wurden.

Für die Definition der 20 optionalen Dimensionen werden die Dimensionstypen benötigt mit denen das Verhalten der optionalen Dimensionen gesteuert wird.

Integriertes Rechnungswesen und ERP-System

Wenn das integrierte Rechnungswesen eingesetzt ist, sind die Kostenstellen und Kostenträger des Rechnungswesens führend. D.h. Kostenstellen und Kostenträger können nur noch über die Optionalen Dimensionen gewartet werden. Welche Dimension als Kostenstelle oder Kostenträger deklariert ist, wird über den Inhalt des Dimensionstyps festgelegt. Elemente die in einer solchen Dimension angelegt und in der Warenwirtschaft sichtbar sind, werden automatisch mit gleichem Code und Bezeichnung in der Warenwirtschaft angelegt. Die Verknüpfung der beiden Elemente erfolgt über das Herkunftsobjekt.

Begriffsbestimmung

• Optionale Dimension – Der Begriff Optionale Dimension wird verwendet als übergreifender, allgemeiner Oberbegriff für eine Reihe von controlling-relevanten Begriffen, wie z.B. Kostenstellen, Kostenträger, Projekte, Kunden und bis zu 16 weitere Begriffe, die sie selbst definieren und anlegen können. Mit optionalen Dimensionen gliedern Sie Ihren Datenbestand gemäß Ihren Auswertungswünschen in die gewünschten Teilgebiete. Welche Organisationseinheiten im Einsatz sind und für welche Teile der Anwendung diese relevant sind, wird von Ihnen festgelegt. Maximal 20 frei definierbare Dimensionen sind in Comarch Financials Enterprise anlegbar und können pro Organisationseinheit definiert werden.

Anwendungsbeschreibung

Diese Anwendung ist Ausgangspunkt für die Anlage und Bearbeitung der Optionalen Dimensionen. Zu jeder optionalen Dimension sind Angaben bzgl. Bebuchbarkeit und Budgetierbarkeit zu machen, die noch durch eine zeitliche Einschränkung verfeinert werden können. Weiterhin kann für jedes Dimensionselement festgelegt werden, aus welchen Vorsystemen bzw. Funktionen Buchungen akzeptiert werden bzw. umgekehrt unzulässig sind.

Die Hinterlegung beliebig vieler Verrechnungspreise und Bezugsgrößen zu jedem Dimensionselement ist möglich. Die hinterlegten Verrechnungspreise können z.B. bei einer innerbetrieblichen Leistungsverrechnung zur Bewertung der geleisteten Stunden herangezogen werden. Die Bezugsgrößen können als Verteilschlüssel bei der Umlagenrechnung dienen.

Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Im Identifikationsbereich (Abfragebereich) sind die Abfragefelder aufgeführt.

Die Felder im Einzelnen:

• Dimensionstyp – Dimensionstypen können z.B. Kostenstellen, Kostenträger, Projekte, oder andere selbst definierte Entitäten sein. Es können nur Dimensionen gebucht werden, für die ein Dimensionstyp definiert ist.
• Optionale Dimension – Bedeutung in Stammdatenprogrammen: Hier legen Sie fest, ob dieser Dimensionstyp (Nummer 1 bis 20) mit der hier hinterlegten optionalen Dimension vorbelegt wird.
  Bedeutung in Suchfunktionen: Wenn die Auswertung nur für Daten mit einer bestimmten Dimension erfolgen soll, geben Sie diese hier an (dies gilt analog für die Dimensionen 1 bis 20). Keine Angabe bedeutet, dass die Auswertung unabhängig von der entsprechenden Dimension erfolgt.
• Bezeichnung – Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Geben Sie eine aussagekräftige, einprägsame und ggf. eine eindeutige Bezeichnung ein, damit die Suche danach erleichtert wird. Eine gleich lautende Bezeichnung kann aber auch mehrfach existieren.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich stehen Tabellen zur Verfügung, in der die Verrechnungspreise, die definierten Bezugsgrößen und die zulässige Herkunft angezeigt werden. Die Karteireiter Allgemeines, Controlling und Texte enthalten Angaben zur Herkunft, Klassifikation und Verwendbarkeit der optionalen Dimension, bzw. zur Bebuchbarkeit, Budgetierbarkeit und schließlich die zugeordneten Texte/Textgruppen.

Karteikarte Allgemeines

Hier wird u.a. hinterlegt, ob die Dimension für das Controlling, die Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und/oder die Materialwirtschaft zur Verfügung steht. Nachfolgend sind alle wesentlichen Felder dieser Ansicht beschrieben.

• Im Controlling verwendbar – Festlegung, ob der Dimensionstyp im Controlling verwendbar ist
• In Finanzbuchhaltung verwendbar – Festlegung, ob der Dimensionstyp in der Finanzbuchhaltung verwendbar ist
• In Anlagenbuchhaltung verwendbar – Festlegung, ob der Dimensionstyp in der Anlagenbuchhaltung verwendbar ist
• In Materialwirtschaft verwendbar – Festlegung, ob der Dimensionstyp in der Materialwirtschaft verwendbar ist
• Herkunft – Für optionale Dimensionen, die automatisch (im Rahmen eines Generierungslaufes) aus den Angaben eines anderen Business Objekts (z.B. Kunde, Lieferant oder Artikel etc.) erstellt wurden, steht hier das ursprüngliche Objekt.
• Herkunftsobjekt – Für optionale Dimensionen, die automatisch (im Rahmen eines Generierungslaufes) aus den Angaben eines anderen Business Objekts (z.B. Kunde, Lieferant oder Artikel etc.) erstellt wurden, steht hier das ursprüngliche Objekt.
• Klassifikation 1 – 5 – Hier können Sie die optionale Dimension einem Knoten der Klassifikation 1 -5  zuordnen, soweit diese Klassifikationen für den Dimensionstypen eingesetzt ist.

Karteireiter Controlling

Hier hinterlegen Sie Angaben zur Verwendung der Dimensionstypen im Controlling. Nachfolgend sind alle wesentlichen Felder dieser Ansicht beschrieben.

• Bebuchbarkeit – Hier können Sie Möglichkeiten der Bebuchbarkeit festlegen. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • Eingeschränkt bebuchbar (Prüfung auf gültige Herkunftsgebiete z.B. aus Finanzbuchhaltung, aus Anlagenbuchhaltung, aus Lohn etc.)
  • Nicht bebuchbar
  • Nur mit Infokostenarten (Infokostenarten sind z.B. Mengen oder Bezugsgrößen)
  • Uneingeschränkt bebuchbar
• Budgetierbar – Festlegung der Budgetierbarkeit. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • Budgetierbar
  • Nicht budgetierbar
• Bebuchbar ab – Ab diesem Datum ist die optionale Dimension bebuchbar entsprechend der Angabe im Feld Bebuchbarkeit
• Bebuchbar bis – Bis zu diesem Datum ist die optionale Dimension bebuchbar entsprechend der Angabe im Feld Bebuchbarkeit
• Budgetierbar ab – Ab diesem Datum ist die optionale Dimension budgetierbar entsprechend der Angabe im Feld Budgetierbarkeit
• Budgetierbar bis – Bis zu diesem Datum ist die optionale Dimension bebuchbar entsprechend der Angabe im Feld Budgetierbarkeit
• Zuständiger Sachbearbeiter – Der hier angegebene Verantwortliche kann in Auswertungen selektiert werden, so dass eine verantwortungsbezogene Bearbeitung erfolgen kann
• Sortiermerkmal – Zusätzliche Möglichkeit zur Steuerung der Sortierung und Selektionen. Sie können in diesem Feld einen individuellen Begriff eingeben, der an verschiedenen Stelen (z.B. im Cockpit) als zusätzliches Sortierungs- und Selektionsmerkmal dienen kann.
• Typ Prozentanteil – Hier wird angegeben, ob sich die Angabe im Feld Prozentanteil auf fixe Kosten oder variable Kosten bezieht. Das Feld ist nur für Kostenstellen aktiv.Wenn Ohne Aufteilung ausgewählt ist, muss der Prozentanteil Null sein. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • Fix
  • Ohne Aufteilung
  • Variabel
• Prozentsatz – Hier erfolgt eine Prozentangabe, wie groß der fixe bzw. variable Anteil bei einer Buchung der Kostenklasse 0 sein soll

Karteireiter Texte

In diesem Register können Sie Anmerkungen in Form von selbsterfassten Texten zu dieser optionalen Dimension hinterlegen. Diese Texte können auch automatisch angezeigt und als Warnung bzw. Information kategorisiert werden. Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben.

• Nummer – Sofern Sie Texte erfassen wollen, ist zunächst in diesem Feld eine Nummer zu vergeben, unter dieser der jeweilige Text gespeichert werden soll
• Textgruppe – Ordnen Sie den zu erfassenden Text zunächst einer Textgruppe zu. In vielen Auswertungen können Sie bestimmen, aus welcher Textgruppe die Texte angedruckt werden sollen.
  Bei der Neuanlage eines Textes werden die Werte der Felder Automatisch anzeigen und Nachrichtentyp aus der Textgruppe vorgeschlagen, können jedoch individuell überschrieben werden.
• Automatisch anzeigen – Über diese Auswahl können Sie steuern, ob bei Aufruf des Datensatzes immer die Anzeige der Texte im Navigationsbereich erfolgen soll oder nicht
• Nachrichtentyp – Über den Nachrichtentyp kennzeichnen Sie, ob ein erfasster Text als Warnung (gelbes Warndreieck) oder als Information (blaues Info-Kennzeichen) angezeigt werden soll
• Text – Erläuternde Texteingabe

Karteireiter Verrechnungspreise

Hier sind die aus der Anwendung Definition Preise hinterlegten Preise für die ausgewählte Dimension aufgelistet. Sie können hier auch den Zeitraum ihrer Gültigkeit festlegen. Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben.

• Preisart – Festlegung, um welche Art von Preis es sich hier handelt, z.B. Tarif pro Stunde, Preis pro Quadratmeter, etc. Preise für optionale Dimensionen werden jeweils mit einer Preisart erfasst, um sie vergleichbar zu machen.
• Preis – In diesem Feld können Sie einen Preis angeben, der z.B. für Sekundärkosten verwendet werden kann
• Gültig ab – Ab diesem Datum ist der Preis gültig
• Gültig bis – Bis zu diesem Datum ist dieser Preis gültig

Karteireiter Bezugsgrößen

Hier sind die aus der Anwendung Definition Bezugsgrößen hinterlegten Bezugsgrößen für die ausgewählte Dimension aufgelistet. Sie können hier auch den Zeitraum ihrer Gültigkeit festlegen. Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben.

• Definition Bezugsgröße – Festlegung, um welche Art von Bezugsgröße es sich hier handelt, z.B. Anzahl Mitarbeiter oder Bürofläche in qm, je nach Definition und optionaler Dimension. Über Bezugsgrößen kann gesteuert werden, nach welchen Kriterien bestimmte Kosten verteilt werden können.  Jedoch wird keine Maßeinheit abgespeichert.
• Bezugsgröße – Die Angabe einer Bezugsgröße könnte z.B. eine Anzahl Mitarbeiter oder eine Quadratmeterangabe darstellen, je nach Definition und optionaler Dimension. Jedoch wird keine Maßeinheit abgespeichert.
• Gültig ab – Ab diesem Datum ist die Bezugsgröße gültig
• Gültig bis – Bis zu diesem Datum ist die Bezugsgröße gültig

Karteireiter Zulässige Herkunft

Auf diesem Karteireiter werden die Dimensionsherkünfte angezeigt, die aktiviert und deaktiviert werden können. Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben.

• Herkunft – Die Herkunft informiert über den Ursprung der Bewegungsdaten. Über die Wertehilfe des Feldes können Sie die Werte auswählen:
  • Finanzbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Manuelle Buchung Controlling
  • Manuelle Budgetierung Controlling
  • Sekundärkosten Controlling
  • Planwerte erzeugen Controlling
  • Manuelle Buchung Finanzbuchhaltung
  • … und weitere
• Zulässigkeit – Festlegung, ob eine Herkunft aus diesem Bereich zulässig ist

Prüfungen und Berechnungen

Neben den standardmäßigen Kontrollen auf korrekte Eingaben werden u.a. folgende Prüfungen durchgeführt

• Eine Dimension ohne Dimensionstyp kann nicht verwendet werden.
• Wenn das Feld Typ Prozentanteil den Wert Ohne Aufteilung aufweist, muss der Prozentsatz 0 sein.
• Bei Kostenstellen und Kostenträgern, muss die optionale Dimension für das ERP und das Controlling verwendbar sein.
• Bei Verrechnungspreisen darf es keine zwei Einträge mit gleicher optionaler Dimension, Preisdefinition, Währung und gleichem Gültig von Datum geben.

Customizing

Für die Anwendung Optionale Dimensionen sind in der Anwendung Custo­mizing keine Einstellungen fest­zulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Optionale Dimensionen ist das nachfolgende Business Entity relevant.

com.sem.ext.app.fin.controlling.ui.OptionalDimensionMaintenance

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Optionale Dimensionen bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Für die Anwendung Optionale Dimensionen ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.

Besonderheiten

Für die Anwendung Optionale Dimensionen bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Optionale Dimensionen ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.

Multi-Site

Optionale Dimensionen, Verrechnungspreise und Bezugsgrößen müssen für jede Organisationseinheit definiert werden.

Die Klassifikationen können in abweichenden Firmen / Organisationseinheiten gespeichert sein.