Mahnvorschläge bilden die Basis für Mahnungen aufgrund fälliger offener Posten. Ein Mahnvorschlag sammelt Rechnungen, bestimmt dessen Mahnstufe und kann bearbeitet werden. Zu den Positionen werden zusätzlich diverse Daten erzeugt. Nachdem der Mahnvorschlag durchgeführt wurde, können die Mahnvorschläge nicht mehr bearbeitet werden.

Diese Mahnvorschläge halten Speicherplatz belegt und können nach einer Ablauffrist mithilfe der Reorganisations-Anwendung Mahnvorschlag reorganisieren gelöscht werden. Nachfolgend finden Sie unter anderem Beschreibungen zur Verwendung der Reorganisations-Anwendung und zu deren Parametern. Sie werden außerdem über die Auswirkungen der Reorganisation informiert.

Die Reorganisations-Anwendungen werden durch die Anwendung Reorganisationsaufträge ausgeführt. Die Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Reorganisationsaufträge. Darin finden Sie auch eine Vorgehensweise, wie Sie die Reorganisations-Anwendung ausführen.

In die Anwendung Reorganisationsaufträge werden verschiedene Reorganisations-Anwendungen in eine Liste aufgenommen, um sie mit einem Reorganisationsauftrag nacheinander auszuführen. Damit tatsächlich reorganisiert wird, ist dafür oftmals eine bestimmte Reihenfolge innerhalb der Liste einzuhalten. Nur so können Verknüpfungen aufgelöst werden.

Begriffsbestimmung

• Hintergrund-Anwendung – Eine Hintergrund-Anwendung ist eine Anwendung, die ohne Interaktion mit einem Benutzer ausgeführt wird. Eine Hintergrundanwendung kann entweder durch einen Verarbeitungsauftrag, durch einen Aufruf oder durch eine andere Anwendung geöffnet werden.
• Reorganisation – Das Reorganisieren von Daten hat deren physisches Löschen aus der Datenbank zum Ergebnis. Das Löschen setzt eine Reihe von erfolgreich bestandenen Prüfungen voraus. Mit der Reorganisation werden auch die von den zu löschenden Daten eventuell abhängigen Business Objects gelöscht.
• Reorganisations-Anwendung – Reorganisations-Anwendungen sind Hintergrund-Anwendungen mit der besonderen Verwendung Reorganisation. Reorganisations-Anwendungen dienen der Reorganisation von Stamm- und Bewegungsdaten nach bestimmten Kriterien.
• Reorganisationsauftrag – Ein Reorganisationsauftrag ist ein Verarbeitungsauftrag, durch den ausschließlich eine oder mehrere Reorganisations-Anwendungen aufgerufen werden. Der Aufruf der Reorganisations-Anwendungen erfolgt in einer individuell festgelegten Reihenfolge, wodurch Reihenfolgeabhängigkeiten berücksichtigt werden.

Beschreibung

Mit der Reorganisations-Anwendung Mahnvorschläge reorganisieren werden Mahnvorschläge reorganisiert. Ob Mahnvorschläge tatsächlich reorganisiert werden, hängt von folgenden Voraussetzungen ab.

Voraussetzungen

Mahnvorschläge können reorganisiert werden, wenn:

• Der Mahnvorschlag durchgeführt wurde
• Das Geschäftsjahr des Ausführungsdatums aus dem Mahnvorschlag reorganisierbar ist (siehe dazu die Dokumentation Erweiterung Geschäftsjahre/Comarch Financials Enterprise)
• Das Jahr aus dem Ausführungsdatum des Mahnvorschlages plus die im Customizing eingetragene Aufbewahrungsfrist für Mahnvorschläge erreicht oder überschritten wurde
• Der Mahnvorschlag zum Löschen markiert wurde

Auswirkungen

Reorganisierte Mahnvorschläge sind nicht mehr im System vorhanden.

Wurde die Reorganisation für ein Geschäftsjahr durchgeführt, ist dies durch den Reorganisationsstatus für Mahnvorschläge im betreffenden Geschäftsjahr ersichtlich. Sofern nicht alle zur Reorganisation vorgesehenen Mahnvorschläge reorganisiert wurden, erhält das Geschäftsjahr im Feld Reorganisation Mahnvorschläge den Reorganisationsstaus Teilweise reorganisiert.

Die Durchführung der Reorganisation wird in der Anwendung Cockpit: Protokolldateien dokumentiert, ebenso wie die Änderung des Reorganisationsstatus im Geschäftsjahr. Eine Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Protokolldateien.

Parameter

Die Reorganisationsanwendung hat folgende Parameter:

• Maximale Laufzeit – Die maximale Laufzeit einer Reorganisationsanwendung ist die Zeitspanne, nach der die Reorganisationsanwendung spätestens beendet wird. Der Vorschlagswert beträgt 10 Minuten.
• Exportmodus – Der Exportmodus steht nur dann zur Verfügung, wenn die Reorganisationsanwendung das Archivieren der Daten ermöglicht. Über den Exportmodus können Sie einstellen, ob und was für die Archivierung exportiert wird. Folgende Exportmodi können gewählt werden:
  • Nicht exportieren
  • Alle Attribute exportieren
  • Exportieren mit Filter

• Ziel-Ordner – Der Ziel-Ordner dient der Archivierung der reorganisierten Daten. Die Archivierung erfolgt in einen Unterordner mit dem Namen der OLTP-Datenbank. Unterhalb dieses Ordners wird pro Business Entity ein weiterer Ordner erzeugt, in den die eigentlichen Archiv-Dateien abgelegt werden. Der Vorschlagswert ist der Unterordner „usr/archive“ im Dateiserver-Pfad des ERP-System-Application-Servers.
• Export-Filter – Für den Exportmodus Exportieren mit Filter können Sie in diesem Feld einen Exportfilter angeben, der für die Archivierung verwendet wird. Der Exportfilter kann in der Anwendung Daten exportieren erstellt werden. Dieses Feld steht nur dann zur Verfügung, wenn der Export der zu reorganisierenden Business Objects über die Anwendung Daten exportieren möglich ist.
• Wichtige Information – Eine Reorganisation löscht Daten unwiederbringlich.
  Gelöschte Daten können NICHT wiederhergestellt werden.
  Bevor eine Reorganisation durchgeführt wird, ist ein kompletter Datenbackup (inklusive des gesamten Comarch-ERP) erforderlich. Dieser Backup ist permanent vorzuhalten.
  Alle gespeicherten Aufbewahrungsfristen werden eingehalten.
  Reorganisierte Daten können nicht aus einem Backup wieder in das aktuelle System integriert werden. Es ist lediglich möglich eine komplette parallele Systemkopie aus dem Backup zu erstellen.
  Reorganisierte Mahnvorschläge sind nicht mehr vorhanden.
• Organisation – Wählen Sie in diesem Feld die Organisation aus, für die Sie Mahnvorschläge reorganisieren wollen
• Geschäftsjahr – Wählen Sie in diesem Feld das reorganisierbare Geschäftsjahr aus, für das Sie Mahnvorschläge reorganisieren wollen

Betroffene Business Objects

Folgende Business Objects sind von der Reorganisation betroffen:

• Mahnvorschlag
  com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.dunning.obj.DunningProposal
• Mahnauswahl
  com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.dunnung.obj.DunningSelection
• Mahnstatus
  com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.dunning.obj.DunningStatus
• Mahnposition
  com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.dunning.obj.DunningItem
• Mahnbrief
  com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.dunning.obj.DunningLetter

Customizing

Für die Anwendung Mahnvorschlag reorganisieren sind in der Anwendung Customizing folgende Einstellungen festzulegen.

Unter der Funktion Finanzbuchhaltung muss die Funktion Aufbewahrungsfristen aktiviert sein. In der Funktion Aufbewahrungsfristen legen Sie die Jahre fest, die Mahnvorschläge nach ihrer Erledigung noch im System verbleiben sollen, bevor diese reorganisiert werden können.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Mahnvorschlag reorganisieren bestehen folgende spezielle Fähigkeiten, die sich auf Aktionen der Anwendung beziehen. Für diese Fähigkeiten können Sie in der Anwendung Berechtigungsrollen Berechtigungen vergeben.

• Fähigkeit zum Reorganisieren von Daten der Finanzbuchhaltung
  com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.Reorganization.cap

Besitzt ein Benutzer diese Fähigkeit, kann er die Hintergrundanwendung zur Reorganisation der Mahnvorschläge aufrufen