Dieses Dokument beschreibt die Verwendung von Mahnprofilen in der Finanzbuchhaltung.

Anwendungsbeschreibung

Über das Mahnprofil werden die Parameter festgelegt, mit wie vielen Mahnstufen, in welchen Intervallen, zu welchen Mahngebühren und Mahnzinsen die offenen Forderungen gemahnt werden sollen. Im Customizing ist ein Standard-Mahnprofil zu hinterlegen. Dieses wird für alle Partner verwendet, denen kein abweichendes Mahnprofil in den Partnerstammdaten zugeordnet ist. Sollen alle Kunden im Mahnwesen gleich behandelt werden, ist nur an einer Stelle, im Customizing, ein Mahnprofil zu hinterlegen.

Wollen Sie jedoch im Rahmen der Mahnungen differenzieren, brauchen Sie unterschiedliche Mahnprofile. Jenen Kunden, bei denen Sie vom Standard abweichen wollen, ist ein anderers Mahnprofil im Partnerstamm zu hinterlegen. Beispielsweise kann es Kunden geben, denen Sie keine Mahnungen, sondern nur Kontoauszüge zusenden wollen. In einem Mahnprofil für Kontoauszüge sind u.a. die Mahnstufen nicht hochzuzählen und andere Texte zu hinterlegen.

Über die Standardaktionen der Symbolleiste können Sie ein neues Mahnprofil erfassen, ein bestehendes duplizieren oder löschen.

Die Anwendung Mahnprofile besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Im Identifikationsbereich der Anwendung erfassen Sie die Identifikation eines Mahnprofiles sowie die dazugehörige Bezeichnung.

Die Felder im Einzelnen:

• Mahnprofil – Geben Sie in diesem Feld eine frei wählbare Identifikation für das Mahnprofil ein, z.B. eine Abkürzung oder eine fortlaufende Nummerierung
• Bezeichnung – Die Bezeichnung ist ein zusätzlicher Name für ein Objekt. Aussagekräftige Bezeichnungen erleichtern dem Benutzer die Suche. Die Bezeichnung ist frei wählbar und kann mehrdeutig sein, das heißt mehrere Objekte können die gleiche Bezeichnung tragen. Empfohlen wird die Vergabe jeweils unterschiedlicher Bezeichnungen. Die Bezeichnung kann in mehreren Sprachen erfasst werden.
• Höchste Mahnstufe – Das Feld Höchste Mahnstufe ist zur Eingabe nicht freigegeben. Es wird aus dem gleichnamigen Feld im Customizing gefüllt.

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich der Anwendung Mahnprofile besteht aus mehreren Karteireitern sowie aus einer Positionstabelle und einem Positionseditor für die Pflege der einzelnen Mahnstufen (1 bis 9) . Zunächst werden die folgenden Karteireiter und deren Felder beschrieben.

• Karteireiter Allgemeines
• Karteireiter Mahnzinsen
• Karteireiter Texte
• Karteireiter Dokumente

Karteireiter Allgemeines

In dem Karteireiter Allgemeines legen Sie folgende Angaben für ein Mahnprofil fest:

• Verbände berücksichtigen – Geben Sie hier an, ob dieses Mahnprofil auch die Mahnung von Verbänden einbeziehen soll, sofern der zu mahnende Partner einem Verband angehört und das Feld Mahnung über Verband für den Partner aktiviert ist.
  Hinweis

  Wenn mit diesem Mahnprofil keine Verbände gemahnt werden sollen, werden Partner, bei denen dieses Mahnprofil hinterlegt ist und die einem mahnfähigen Verband angehören, nicht gemahnt.
• Mischkonten berücksichtigen – Geben Sie hier an, ob dieses Mahnprofil auch die Mahnung von Mischkonten berücksichtigen soll, sofern der zu mahnende Partner zugleich Debitor und Kreditor ist. Um Mischkonten zu berücksichtigen muss für den Partner ebenfalls das Feld mit Kreditor verrechnen für die Debitorenseite oder mit Debitor verrechnen für die Kreditorenseite im Partnerstamm aktiviert sein.
  Hinweis

  Wenn mit diesem Mahnprofil keine Mischkonten gemahnt werden sollen, werden Partner, die Debitor und Kreditor sind und bei denen dieses Mahnprofil hinterlegt ist, als separate Konten betrachtet.
• Mahnintervall in Tagen – Erfassen Sie hier den Mindestabstand in Tagen, der zwischen zwei Mahnungen eines Partners liegen muss
• Toleranztage erste Mahnung – Erfassen Sie hier die Toleranzzeit in Tagen, die für die fälligen offenen Posten gelten soll, bevor sie erstmals in einer ersten Mahnung gemahnt werden. Dies ist immer der Fall, wenn ein Gläubiger die erste Mahnung bekommt.
• Toleranztage ab Mahnstufe 2 – Erfassen Sie hier die Toleranzzeit in Tagen, die für die erstmals fälligen offenen Posten gelten soll, bevor sie in einer zweiten oder höheren Mahnung gemahnt werden. Dies ist der Fall, wenn zu den bereits gemahnten Posten einer Folgemahnung neue, inzwischen fällig gewordene Posten hinzukommen. Die Toleranztage gelten nur für die erstmalig gemahnten Posten einer Folgemahnung.
• Toleranztage auch für Gutschriften – Geben Sie hier an, ob die angegebenen Toleranztage für die erste und für die weiteren Mahnungen auch für Gutschriften gelten sollen. Dadurch wird auch die ursprüngliche Fälligkeit der Gutschriften nach hinten verschoben. In diesem Fall kann es dazu kommen, dass die nach Ablauf der Toleranztage fälligen offenen Posten ohne Berücksichtigung der zu diesem Zeitpunkt fälligen Gutschriften gemahnt werden, da auf die Gutschriften ebenfalls die Toleranztage angewendet werden.
• Mahnstufe hochzählen – Geben Sie hier an, ob die Mahnstufe der gemahnten offenen Posten hochgezählt werden soll. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn die offenen Posten pro Mahnstufe mit unterschiedlichen Mahntexten gemahnt werden sollen. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • Mahnstufe immer hochzählen – Die Angabe Mahnstufe immer hochzählen bedeutet, dass sowohl Rechnungen als auch Gutschriften eine Mahnstufe erhalten
  • Nur bei Soll-OP – Die Angabe Nur bei Soll-OP bedeutet, dass nur Rechnungen, aber keine Gutschriften eine Mahnstufe erhalten
  • Nicht hochzählen – Die Angabe Nicht hochzählen bedeutet, dass keine Mahnungen, sondern Kontoauszüge gedruckt werden
• Mahnmindestbetrag – Legen Sie hier den fälligen Mindestbetrag pro Mahnung fest, ab dem ein Schuldner gemahnt werden soll. Diese Angabe gilt für jede einzelne Mahnung und nicht für die Gesamtheit der Mahnungen, wenn z.B. Mahnungen mit unterschiedlichen Mahnstufen erstellt werden.
• Auswahl Saldo – Geben Sie hier an, ob und welche Konten-Salden der Debitoren bzw. Kreditoren für den Mahnvorschlag berücksichtigt werden sollen. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • Nur Null- und Sollsalden – Es werden Partner ausgewählt, deren Kontensaldo Null oder im Soll ist und alle mahnfähigen Posten vorgeschlagen. Dabei kann es vorkommen, dass bei Kontensaldo Null nur die mahnfähigen Rechnungen und nicht die Gutschriften berücksichtigt werden.
  • Nur Sollsalden – Es werden Partner ausgewählt, deren Kontensaldo im Soll ist und alle mahnfähigen Posten vorgeschlagen
  • Keine Saldenauswahl – Es werden keine Kontensalden zur Ermittlung der Partner berücksichtigt und alle mahnfähigen Posten vorgeschlagen. Dabei kann es vorkommen, dass nur die mahnfähigen Rechnungen und nicht die Gutschriften berücksichtigt werden.
• Auswahl offene Posten – Geben Sie hier an, welche offenen Posten selektiert werden sollen. Sie können einen, mehrere oder alle der Kategorien auswählen:
  • (Alle)
  • Soll-OP positiv – Diese Einstellung bedeutet, dass Forderungen aus offenen Rechnungsbeträgen berücksichtigt werden sollen
  • Soll-OP negativ – Diese Einstellung bedeutet, dass offene Guthaben aus überzahlten Rechnungsbeträgen berücksichtigt werden sollen
  • Haben-OP negativ – Diese Einstellung bedeutet, dass Verbindlichkeiten aus offenen Gutschriften berücksichtigt werden sollen
  • Haben-OP positiv – Diese Einstellung bedeutet, dass offene Forderungen aus Gutschriften berücksichtigt werden sollen
• Einzelmahnung je Mahnstufe – Mit diesem Feld steuern Sie, ob bei Vorliegen von mahnfähigen offenen Posten mit unterschiedlichen Mahnstufen je Mahnstufe eine Mahnung erstellt wird. Bei Einzelmahnung je Mahnstufe können Gutschriften nur dann berücksichtigt werden, wenn diese ebenfalls eine Mahnstufe erhalten, d.h. die Mahnstufe immer hochgezählt werden soll. Auf Kontoauszüge kann diese Option nicht angewendet werden, da sie keine Mahnstufe erhalten.
• Einzelmahnung je Währung – Geben Sie hier an, ob die mahnfähigen offenen Posten, die in Fremdwährung ausgestellt sind, separat je Währung oder ebenfalls in der ersten Hauswährung der mahnenden Firma gemahnt werden sollen.
• OP bei Mahnende – Geben Sie hier an, wie die offenen Posten nach dem Erreichen der letzten Mahnstufe behandelt werden sollen. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • Nicht mehr mahnen – Die betreffenden offenen Posten werden im Mahnvorschlag und in den Mahnungen nicht mehr berücksichtigt
  • Nur Mahnvorschlag erstellen – Die betreffenden offenen Posten werden mit dem Rechnungsbetrag im Mahnvorschlag und in der Mahnung aufgeführt, jedoch mit einem Mahnbetrag von 0,- ausgewiesen. Es muss dabei mindestens ein mahnfähiger Posten im Mahnvorschlag enthalten sein. Sofern Sie das Feld Mahnung je Mahnstufe aktiviert haben, ist dies gegebenenfalls nicht möglich.
  • Weiter mahnen – Offen Posten die bereits ihr Mahnende erreicht haben, sich also in der höchsten Mahnstufe befinden, werden mit der höchsten Mahnstufe immer wieder weiter gemahnt
  • Mahnen, wenn ein OP vor Mahnende – Offene Posten, die bereits die letzte Mahnstufe erreicht haben, werden weiter gemahnt, wenn mindestens ein fälliger Posten in der Mahnung vorhanden ist, der die letzte Mahnstufe bisher noch nicht erreicht hat
• Kurstyp für Mahngebühren – Geben Sie hier an, welcher Kurs für die Umrechnung der Mahngebühren in Fremdwährung gelten soll. Die Mahngebühren können pro Mahnstufe in der Leitwährung des Mandanten erfasst werden. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • Geld-Kurs
  • Brief-Kurs
  • Mittel-Kurs
  • Referenzkurs
• Ganzzahlige Rundung für Mahngebühren – Geben Sie hier an, welche Art der ganzzahligen Rundung für die in Fremdwährung umgerechneten Mahngebühren gelten soll. Die Mahngebühren können pro Mahnstufe in der Leitwährung des Mandanten erfasst werden. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • Keine Rundung
  • Aufrundung
  • Abrundung
• Kontensalden ausgeben – Mit diesem Feld steuern Sie, ob die aktuellen Kontensalden im Mahnvorschlag ermittelt werden. Das heißt, für Mahnungen von Debitoren, die ein Mahnprofil mit dem aktivierten Feld Kontensalden ausgeben verwenden, werden die aktuellen Sollsalden, Habensalden und Gesamtsalden zum Zeitpunkt der Erzeugung des Mahnvorschlags ermittelt und gespeichert. Diese können dann auf den Mahnungen mittels Platzhalter in den Textbausteinen für Mahnungen ausgegeben werden.

Karteireiter Mahnzinsen

Im Karteireiter Mahnzinsen definieren Sie, ab welcher Mahnstufe Mahnzinsen anfallen und auf welcher Basis sie berechnet werden sollen.

• Mahnzinsen berechnen – Geben Sie hier an, ob für die Mahnungen, die mit diesem Mahnprofil erstellt werden, Verzugszinsen berechnet werden sollen
• Ab Mahnstufe – Geben Sie in diesem Feld die Mahnstufe ein, ab der Mahnzinsen berechnet werden sollen
• Zinsgruppe – Geben Sie hier die Zinsgruppe an, deren Zinssätze für die Berechnung der Mahnzinsen verwendet werden sollen.Über die Wertehilfe Zinsgruppe suchen können Sie die gewünschte Zinsgruppe auswählen.
• Zinsen rechnen auf – Geben Sie hier an, ob die Zinsen auf die fälligen Bruttobeträge oder nur auf die Nettobeträge berechnet werden sollen.
  Die folgenden Einstellungen stehen in diesem Feld zur Auswahl:
  • Bruttobetrag
  • Nettobetrag

Diese Einstellung ist davon abhängig, welche Art der Umsatzbesteuerung für die mahnende Finanzorganisation maßgeblich ist. Bei der Soll-Besteuerung muss die Umsatzsteuer unabhängig davon, ob die Entgelte bereits vereinnahmt worden sind, an die Finanzbehörde abgeführt werden. In diesem Fall umfasst der Zinsschaden auch den Teil der abgeführten Mehrwertsteuer, d.h. im Zinsrechner ist der Brutto-Betrag (inkl. Umsatzsteuer) zugrunde zu legen. Anders dagegen verhält es sich bei der Ist-Besteuerung, bei der die abzuführende Umsatzsteuer nach den tatsächlich eingenommenen Beträgen (den vereinnahmten Entgelten) berechnet wird. Hier entsteht dem Gläubiger kein Zinsschaden aus der Umsatzsteuer, weil ihm diese von der Finanzbehörde zinsfrei gestundet wird. Im Zinsrechner ist also der Netto-Betrag (exkl. Umsatzsteuer) zu berücksichtigen.

• Berechnungsgrundlage – Geben Sie hier an, auf welcher Grundlage Mahnzinsen berechnet werden sollen. Die folgenden Einstellungen können gewählt werden:
  • Alle offenen Posten
  • Nur Rechnungen
  • Rechnungen und Gutschriften

Karteireiter Texte

Unter diesem Karteireiter können ergänzende Texte und Textbausteine für Mahnungen erfasst werden. Diese werden in der Regel für die Belegausgabe benutzt, um die Belegdokumente mit Texten zu ergänzen.

Wird in dem Karteireiter Texte ein Icon angezeigt, dann ist das ein Hinweis auf bestehende Texte. Weitere Details lesen Sie in den Dokumentationen Texte und Textbausteine.

Das Mahnformular besteht aus zwei Textbausteinen und der Aufstellung der mahnfähigen offenen Posten. Der erste Textbaustein ist vom Typ Kopftext und wird vor der OP-Aufstellung gedruckt. Der zweite Textbaustein ist vom Typ Fußtext und wird nach der OP-Aufstellung gedruckt und stellt die Grußformel dar.

In den verwendeten Mahnprofilen ist unter diesem Karteireiter mindestens ein Textbaustein vom Typ Kopftext und einer vom Typ Fußtext zu hinterlegen. Diese Texte werden dann für alle Mahnstufen und für Kontoauszüge herangezogen. Möchten Sie jedoch ihre Texte je Mahnstufe differenzieren, sind die Texte im Bereich des Positionseditors je Mahnstufe zu erfassen. Die Texte je Mahnstufe haben immer den Vorrang vor den Texten unter dem Karteireiter Texte.

Folgende Besonderheiten sind für diesen Karteireiter zu beachten:

• Beleg – Geben Sie hier an, für welchen Beleg ein Text hinterlegt werden soll. Die folgenden Einstellungen können in Abhängigkeit von der Art des Profils gewählt werden:
  • (Alle)
  • Mahnbrief
  • Kontoauszug
• Textbaustein – Geben Sie hier einen vorhandenen Textbaustein ein. Der Text des ausgewählten Textbausteins kann hier nicht mehr editiert und verändert werden, sondern wird nur nach dem Speichern des Mahnprofils im Textfeld angezeigt.

Karteireiter Dokumente

Der Karteireiter Dokumente ist eine besondere Art von Zeileneditor, wo vordefinierte Beleg-Dokumente hinzugefügt werden können. Diese sind im Vorfeld in den Customizing-Einstellungen (unter Finanzbuchhaltung/ Dokumente) zu definieren. Oberhalb des Grids steht Ihnen eine Aktionsleiste mit den Symbolen [Hinzufügen] und [Löschkennzeichen setzen/entfernen] zur Verfügung.

Jede Belegdokument-Vorlage gilt für genau eines der generell zulässigen Ausgabemedien Drucker, E-Mail oder Fax. Eine Belegdokument-Vorlage enthält u. a. Einstellungen für das Ausgabemedium sowie zum Aufbau und Format des Belegdokuments. Eine Belegdokument-Vorlage für das Medium Drucker enthält z. B. Angaben zu ein- oder doppelseitigem Druck oder der Anzahl der gedruckten Exemplare.

Rubrik Belegdokument-Vorlagen

Die Rubrik besteht aus den folgenden Feldern:

• Belegdokument – Geben Sie hier an, welchem Belegdokument eine Vorlage für die Ausgabe (Drucker, E-Mail, Fax) zugeordnet werden soll. Die folgenden Einstellungen können gewählt werden:
  • Mahnbrief
  • Kontoauszug
• Medium – Geben Sie hier an, auf welchem Medium das Belegdokument ausgegeben werden soll. Die folgenden Einstellungen können gewählt werden:
  • Drucker
  • Fax
  • E-Mail
• Belegdokument-Vorlage – Geben Sie hier eine vorhandene Belegdokument-Vorlage an, die für das zugehörige Belegdokument eingerichtet wurde
• Bevorzugt – Legen Sie hier fest, ob das Belegdokument in der angegebenen Kombination bevorzugt auszugeben und zu versenden ist.

Rubrik Absender für E-Mails

Die Rubrik besteht aus folgenden Feldern:

• Belegdokument – Geben Sie hier an, welchem Belegdokument eine Absenderangabe für E-Mails zugeordnet werden soll. Die folgenden Einstellungen können gewählt werden:
  • Mahnbrief
  • Kontoauszug
• Absender – In diesem Feld wird festgelegt, aus welchen Partner-Stammdaten das System für alle Belegdokumente dieses Typs die Absenderadresse für E-Mails ermittelt und verwendet. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
  • Zuständiger Mitarbeiter – Die E-Mail-Adresse des im Beleg hinterlegten zuständigen Mitarbeiters wird als Absenderadresse herangezogen
  • Aktueller Bearbeiter – Die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers der OLTP-Datenbank wird als Absenderadresse herangezogen. Diese wird in den Mitarbeiterdaten des dem Benutzer zugeordneten Mitarbeiters hinterlegt.
  • Konkrete Adresse – Bei der Auswahl Konkrete Adresse kann eine Standard-E-Mail-Absenderadresse für alle Belegdokumente dieses Typs festgelegt werden
  • Aus Customizing – Die E-Mail-Adresse wird entsprechend der Einstellung im Customizing für dieses Belegdokument verwendet

• E-Mail-Adresse – Wenn Sie unter Absender die Option Konkrete Adresse gewählt haben, dann können Sie in diesem Feld eine Standard-E-Mail-Absenderadresse für alle Belegdokumente dieses Typs festlegen.

Positionstabelle für die Mahnstufen

In dieser Tabelle werden Ihnen die Mahnstufen angezeigt, die in dem jeweiligen Mahnprofil eingerichtet sind, mit Mahngebühren, Kontext für Begrüßungsformeln und Texten. Die Mahngebühren und Begrüßungsformeln können in dieser Tabelle direkt durch Überschreiben der Werte bearbeitet werden. In der Spalte Texte wird Ihnen angezeigt, ob individuelle Texte je Mahnstufe hinterlegt sind.

Die Spalten der Positionstabelle entsprechen den Feldern des Positionseditors und sind dort beschrieben.

Positionseditor für die Bearbeitung der Mahnstufen

Mit Hilfe des Positionseditors können Sie die einzelnen Mahnstufen bearbeiten. Sie haben die Möglichkeit je Mahnstufe Mahngebühren, einen Kontext für Begrüßungsformeln und Textbausteine zu hinterlegen.

Die Menüleiste des Positionseditors enthält neben den Standardaktionen auch das folgende Feld:

• Mahnstufe – Hier geben Sie die Mahnstufe an, für die Mahngebühren, ein Kontext für Begrüßungsformeln  oder Texte erfasst werden sollen. Über den Button [Neu] wird automatisch die nächtsfolgende Mahnstufe vorgeschlagen. Es kann maximal die Mahnstufe angegeben werden, die im Customizing als höchste Mahnstufe für die Organisation hinterlegt ist.

Um eine Mahnstufe im Positionseditor zu bearbeiten wählen Sie die zu bearbeitende Mahnstufe mit [Doppelklick] aus der Positionstabelle aus.

Der Positionseditor stellt folgende Karteireiter zur Verfügung:

Karteireiter Allgemeines

• Mahngebühr – Erfassen Sie hier die Höhe der Mahngebühr, die für diese Mahnstufe gelten soll
• Kontext Begrüßungsformel – Der hier angegebene Kontext wird für die Begrüßungsformel in Mahnungen und Kontoauszügen verwendet.Ist kein Kontext angegeben, wird der Standard-Kontext aus dem Customizing verwendet.

Karteireiter Mahntexte

• Sprache – Hier können Sie das Sprachkürzel aus der Liste der vom System unterstützten Sprachen einstellen, um Texte in verschiedenen Sprachen zu erfassen
• Nummer – Die Vergabe der Textnummer geschieht automatisch durch Addition von zehn auf die höchste bereits vorhandene Textnummer oder durch die anfängliche Ausgabe der Zahl 10. Die vorgegebene Nummer kann jedoch manuell durch den Anwender überschrieben werden. Sie bildet auch die Druckfolge für die verschiedenen Texte einer gleichen Kategorie ab.
• Texttyp – Geben Sie hier an, um welchen Texttyp es sich bei diesem Text handelt. Die folgenden Einstellungen können gewählt werden:
  • Kopftext
  • Fußtext
• Textbaustein – Geben Sie hier einen vorhandenen Textbaustein ein. Der Text des ausgewählten Textbausteins kann hier nicht mehr editiert und verändert werden, sondern wird nur nach dem Speichern des Mahnprofils im Textfeld angezeigt.

• Text – Dieses Feld ist nicht editierbar. Hier wird nur der Text des erfassten Textbausteins nach dem Speichern des Mahnprofils angezeigt.

Customizing

Im Customizing ist ein Standard-Mahnprofil zu hinterlegen, welches für jedes Personenkonto verwendet wird, dass im Stammsatz kein eigenes Mahnprofil enthält.

Business Entitys

Für die Anwendung Mahnprofile ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Mahnprofil

sem.ext.app.fin.financialaccounting.dunning.obj.DunnungProfile

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

sem.ext.app.fin.financialaccounting.dunning.MasterData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Mahnprofile bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Für die Anwendung Mahnprofile ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.

Besonderheiten

Für die Anwendung Mahnprofile bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Mahnprofile ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.