Comarch ERP Enterprise berücksichtigt in erster Linie deutsche Gesetze und Normen. Daneben stehen spezielle Funktionen zur Verfügung, mit denen landesspezifische Gesetze und Vorgaben berücksichtigt werden. In diesem Dokument werden die Funktionen aufgeführt, die speziell für die Schweiz im ERP-System zur Verfügung stehen. Sie betreffen im Wesentlichen das Framework „Rechnungswesen“. Darin gelten Besonderheiten in Bezug auf die in der Schweiz übliche „5-Rappen-Rundung“ und den Zahlungsverkehr mit Einzahlungsscheinen.

Die nachfolgend aufgeführten Einstellungen sind notwendig, um das angebundene Rechnungswesen automatisch mit den benötigten Daten zu versorgen. Weitere Informationen zur Verarbeitung der Daten im Rechnungswesen entnehmen Sie bitte der Dokumentation des angebundenen Rechnungswesens.

Wenn Sie mit dem Rechnungswesen „Comarch Financials Enterprise“ arbeiten, dann werden Ihnen über die App „Comarch Financials Enterprise für die Schweiz“ weitere Anwendungen und Funktionen für die Besonderheiten des Rechnungswesens in der Schweiz zur Verfügung gestellt. Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zur App „Comarch Financials Enterprise für die Schweiz“.

Für die Einzahlungsscheinverfahren mit QR-Codes steht die App „Comarch ERP Enterprise für die Schweiz“ zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation der App.

1                     Begriffsbestimmung

5-Rappen-Rundung

In der Schweiz ist die kleinste im Umlauf befindliche Geldeinheit das 5-Rappen-Stück. Deshalb kann bei Währungsangaben und Berechnungen, welche eine Währungsangabe ergeben, auf 5 oder 10 auf- oder abgerundet werden.

Einzahlungsscheine mit Referenznummer

Unter den Stichworten ESR, VESR und BESR verbergen sich EinzahlungsScheine mit Referenznummer, welche im schweizerischen Zahlungsverkehr üblicherweise Verwendung finden. Einerseits muss ein Unternehmen für seine Ausgangsrechnungen (Vertrieb) diese Zahlscheine produzieren können und anderseits die Informationen der Zahlscheine in der Beschaffung verarbeiten können. Die Durchreichung dieser Informationen in Vertrieb und Beschaffung bis zur Finanzbuchführung und bis zum Zahlungsverkehr muss gewährleistet sein. Das Verfahren für diese Einzahlungsscheine wurde von der schweizerischen „Postfinance“ entwickelt. Deshalb werden auch die Einzahlungsscheine von der Post und die Einzahlungsscheine von der Bank namentlich unterschieden.

Folgende Abkürzungen für die verschiedenen Einzahlungsscheine werden verwendet. In der Schweiz ist die Bezeichnung „ESR-Beleg“ üblich.

2                     Customizing: Länderbesonderheiten

Wurde in der Anwendung „Customizing“ für die Funktion „Länderbesonderheiten“ der Eintrag „Schweiz“ gewählt, dann sind die Felder „Zahlungsart bei ungültiger ESR“ und „5-Rappen-Rundung anwenden“ eingabebereit.

Zahlungsart bei ungültiger ESR

Im Feld „Zahlungsart bei ungültiger ESR“ wird die Zahlungsart für die Eingangsrechnung zugeordnet, die vom System angewendet wird, wenn eine ungültige ESR-Nummer verwendet wurde.

5-Rappen-Rundung anwenden

Wenn die Funktion „5-Rappen-Rundung anwenden“ aktiviert wird, dann werden Beleg-Endwerte in der Währung „CHF“ (Schweizer Franken) auf 5 Rappen gerundet.

3                     5-Rappen-Rundung

Die 5-Rappen-Rundungsregel wirkt sich bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen und bei der Abwicklung von Eingangsrechnungen aus. Obwohl durch den bargeldlosen Zahlungsverkehr die Untereinheiten 1 bis 4 und 6 bis 9 des Rappens transferiert werden könnten, wird in der Schweiz auf die Rundungsregel ein sehr großer Wert gelegt.

3.1               Rundungsregel

Die Rundungen werden gemäß nachfolgender Tabelle vorgenommen.

3.2               Auswirkung im Vertrieb

Bei aktivierter 5-Rappen-Rundung werden der Netto-Auftragswert sowie der ermittelte Steuerbetrag gemäß der Rundungsregeln gerundet. Die Rundungsdifferenzen werden den jeweils betragsmäßig größten Kontierungen bei der Übertragung in das Rechnungswesen zugewiesen.

3.3               Auswirkung in der Beschaffung

Die Beträge der Eingangsrechnungen werden gemäß vorgelegter Eingangsrechnung angepasst. Der Einsatz eines Verrechnungs-Artikels wird für Rundungen empfohlen.

4                     Einzahlungsschein mit Referenznummer

Um das ESR-Verfahren in der Schweiz abwickeln zu können, sind folgende Abschnitte zu beachten bzw. sind weitere Daten zu erfassen.

4.1               Anwendung „Partner“, Ansicht „Rechnungswesen“

In der Anwendung „Partner“, Ansicht „Rechnungswesen“, können den Partnern unter dem Karteireiter „Bankverbindungen“ die Teilnehmer- bzw. Kundennummer für den ESR für Bank bzw. den ESR für Post hinterlegt werden.

Für einen Partner, der als Debitor geführt wird, kann unter dem Karteireiter „Finanzbuchhaltungsdaten“ im Feld „Einzahlungskonto (ESR)“ festgelegt werden, welche Bankverbindung bei Erstellung eines Einzahlungsscheines mit Referenz (ESR) herangezogen werden soll. Zur Auswahl werden die Bankverbindungen angeboten, die unter dem Karteireiter „Bankverbindungen“ hinterlegt wurden.

4.2               Eingangsrechnungen

Bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ kann die Referenznummer in das Feld „ESR-Nummer“ eingetragen werden bzw. bei Anschluss von Beleglesern eingelesen werden. Die durch die Referenznummer ermittelten Beträge werden voreingestellt. Bei Abweichungen, manuellen Änderungen oder einer fehlerhaft erkannten Referenznummer wird diese Nummer nicht in das angebundene Rechnungswesen für die weitere Bearbeitung übertragen. Stattdessen wird die in der Anwendung „Customizing“ hinterlegte Zahlungsart automatisch übermittelt. Eine korrekte Referenznummer wird mit der Eingangsrechnung in das angebundene Rechnungswesen übertragen.

4.3               Ausgangsrechnungen

Die bei der Erzeugung von Ausgangsrechnungen ermittelte Referenznummer wird in das angebundene Rechnungswesen übertragen.

Die Referenznummer als Teil der Kodierzeile ist numerisch, 27-stellig. Die ersten sechs Stellen sind durch die Teilnehmernummer beim ESR-Bankverfahren oder durch sechs Nullstellen beim ESR-Postverfahren belegt. Die restlichen 21 Stellen werden durch die Debitorennummer, die Ausgangsrechnungsart und die Rechnungsnummer sowie einer weiteren Prüfziffer gefüllt. Da alle nicht-numerischen Zeichen für die Referenznummer nicht zugelassen sind, müssen die jeweiligen Identifikationen im System numerisch vergeben werden.

In der Regel wird die Referenznummer aus folgenden Informationen gebildet:

• Debitorennummer 8-stellig
• Ausgangsrechnungsart 3-stellig
• Rechnungsnummer 9-stellig

5                     Multi-Site und Single-Site mit inhaltsbezogenen Berechtigungen

In einem Multi-Site-System ist in der Anwendung „Customizing“ die Einstellung für die Funktion „Länderbesonderheiten“ pro Firma festlegbar. Ist die Funktion für eine Firma aktiviert, dann sind die zugehörigen Felder und Funktionen in den Anwendungen für alle Organisationen sichtbar und abhängig von der gewählten Organisation verwendbar.