1 Themenübersicht
Die Kreditlimitprüfung ist keine eigenständige Anwendung und kann nur als Funktion innerhalb der Anwendung „Vertriebsaufträge“ genutzt werden.
Nachfolgend finden Sie Informationen zu Einstellungen und der Berechnung des Kreditlimits.
2 Begriffsbestimmung
Offene Posten
Mit dem Erzeugen einer Ausgangsrechnung für den Kunden bzw. dem Erhalten einer Eingangsrechnung vom Lieferanten entstehen unter Berücksichtigung der Zahlungsbedingungen Außenstände, d. h. nicht bezahlte Beträge für die gelieferten Artikel bzw. erbrachten Dienstleistungen. Die entstandenen Außenstände werden „Offene Posten“ (kurz: OP) genannt. Die sinnvolle Verwaltung dieser offenen Posten trägt maßgeblich zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens bei. Durch die offenen Posten werden aus Kunden Debitoren (Schuldner) und aus Lieferanten Kreditoren (Gläubiger). Ein Kunde ist solange Debitor, bis er die gelieferten Artikel oder die erbrachten Dienstleistungen bezahlt hat. Gleiches gilt für die Beziehung zum Lieferanten: Dieser ist Kreditor, bis die erhaltenen Artikel und Dienstleistungen bezahlt wurden.
3 Prozess
Die Kreditlimitprüfung überprüft beim Erfassen einer Auftragsposition, ob der Rechnungsempfänger des Vertriebsauftrags noch über einen ausreichenden Kredit verfügt. Dabei wird das Kreditlimit des Rechnungsempfängers als Vergleichswert herangezogen und mit den Beträgen aller offenen, noch nicht bezahlten bzw. noch nicht an die Finanzbuchhaltung übertragenen Auftrags-, Lieferungs- und Rechnungspositionen sowie dem Betrag der aktuellen Auftragsposition verglichen.
Ist die Summe aller offenen Positionen größer als das Kreditlimit, dann wird eine Warnung ausgegeben.
Hinweis:
Die Kreditlimitprüfung hat keinen Einfluss auf die Lieferzuteilung oder die Ausführung von anderen Folgeaktivitäten.
4 Einstellungen
Die Kreditlimitprüfung wird über die Vertriebs-Auftragsart aktiviert. Die gewählte Einstellung wird nicht in den Vertriebsauftrag kopiert, sondern wirkt auf alle Vertriebsaufträge der verwendeten Art.
Die Kreditlimitprüfung kann im Vertriebsauftrag nicht wieder deaktiviert werden.
Der Betrag des Kreditlimits wird für den Rechnungsempfänger in der Anwendung „Partner“, Ansicht „Rechnungswesen“ hinterlegt.
5 Berechnung
Die folgenden Daten und Werte des Vertriebsauftrags oder der Folgebelege werden zur Ermittlung des Kreditlimits herangezogen.
- Partner
- Die Prüfung bezieht sich immer auf den Rechnungsempfänger.
- Das Kreditlimit wird aus den Rechnungswesen-Stammdaten des Rechnungsempfängers bezogen auf die Firma des Vertriebsauftrages übernommen und dient als Vergleichsbasis. Das Kreditlimit wird unter dem Karteireiter „Finanzbuchhaltungsdaten“, Unter-Karteireiter „Debitor“ erfasst.
Hinweis:
Der Tooltip zum Feld „Kreditlimit“ zeigt Ihnen die aktuellen Beträge zu offenen Lieferungen, offenen Rechnungen, nicht übertragenen Rechnungen und offenen Posten.
- Auftragswert „Offene Lieferung“
Der Auftragswert „Offene Lieferung“ ist ein vom System ermittelter Betrag, der die Nettobeträge und Steuerbeträge für alle bereits erfassten, aber noch nicht gelieferten Auftragspositionen des Rechnungsempfängers bezogen auf die Firma des Vertriebsauftrages kumuliert.
Hinweis:
Dieser Betrag wird beim Speichern eines Auftrags aktualisiert und dem Rechnungsempfänger bezogen auf die Firma des Vertriebsauftrages zugeordnet – bei der Bearbeitung der nachfolgenden Lieferungen wird der Betrag entsprechend der gelieferten Mengen und Beträge wieder entlastet.
- Auftragswert „Offene Rechnung“
Der Auftragswert „Offene Rechnung“ ist ein vom System ermittelter Betrag, der die Nettobeträge und Steuerbeträge für alle bereits gelieferten, aber noch nicht fakturierten Auftragspositionen des Rechnungsempfängers kumuliert.
Hinweis:
Dieser Betrag wird beim Speichern einer Lieferung aktualisiert und dem Rechnungsempfänger bezogen auf die Firma des Vertriebsauftrages zugeordnet – bei der nachfolgenden Fakturierung wird der Betrag entsprechend der fakturierten Mengen und Beträge wieder entlastet.
- Wert „Nicht übertragene Rechnung“
Der Wert „Nicht übertragene Rechnung“ ist ein vom System ermittelter Betrag, der alle bereits fakturierten, aber noch nicht an die Finanzbuchhaltung übertragenen Beträge des Rechnungsempfängers kumuliert.
Hinweis:
Dieser Wert wird beim Speichern einer Ausgangsrechnung aktualisiert und dem Rechnungsempfänger bezogen auf die Firma des Vertriebsauftrages zugeordnet – bei der Übertragung in die Finanzbuchhaltung wird der Betrag entsprechend der übertragenen Mengen und Beträge wieder entlastet.
- Wert „Offene Posten“
Der Wert „Offene Posten“ ist ein vom System ermittelter Betrag, der alle bereits an die Finanzbuchhaltung übertragenen, aber noch nicht bezahlten Beträge des Rechnungsempfängers pro Firma kumuliert.
Hinweis:
Dieser Wert wird bei der Übertragung einer Ausgangsrechnung an die Finanzbuchhaltung aktualisiert. Für die Entlastung dieser Beträge ist eine entsprechende Rückmeldung aus der angeschlossenen Finanzbuchhaltung notwendig.
- Wert „Kreditlimitüberschreitung“
Der Wert „Kreditlimitüberschreitung“ wird vom System ermittelt. Dabei wird das in den Rechnungswesen-Stammdaten des Rechnungsempfängers für die Firma der Vertriebsorganisation hinterlegte Kreditlimit als Vergleichswert herangezogen.
Das Kreditlimit wird mit allen noch nicht bezahlten Auftrags‑, Lieferungs- und Rechnungspositionen sowie dem Betrag der aktuellen Auftragsposition verglichen. Die Summe aller offenen Beträge (offene Lieferung, offene Rechnung, nicht übertragene Rechnung, offene Posten) darf dabei den Betrag des Kreditlimits nicht überschreiten. Andernfalls wird die Überschreitung des Kreditlimits bei der Erfassung einer Vertriebsauftragsauftragsposition als Warnung ausgegeben.
6 Business Entity
Die vom System ermittelten Werte werden zum Austausch zwischen Comarch ERP Enterprise und der angeschlossenen Finanzbuchhaltung im Business Entity „Kunden-Außenstände“ (com.cisag.app.sales.obj.CustomerOutstandingDebt) gespeichert.