In der Anwendung Kassenblatt Vorerfassung können Kassenbewegungen (Einnahmen und Ausgaben der Kasse) erfasst werden, bevor diese an die Finanzbuchhaltung übergeben und gebucht werden. Durch die geringe Anzahl der Eingabefelder ist eine einfache und schnelle Erfassung der Kassenbewegungen gegeben. Diese Funktion wird durch die Verwendung von Kassenblattbewegungsschlüssel zusätzlich unterstützt. In den Bewegungsschlüsseln können weitgehend vorgefertigte Kontierungen und Vorbelegungen für die Felder der Vorerfassung festgelegt werden.

In diesem Dokument ist die Anwendung Kassenblatt Vorerfassung beschrieben.

Anwendungsbeschreibung

Diese Anwendung dient zur Schnellerfassung von Einnahmen und Ausgaben der Kasse in einem Kassenblatt, ohne diese sofort zu buchen. Bei der Vorerfassung werden nur minimale Kontrollen durchgeführt. Diese Kontrollen sind unter anderem abhängig von den Angaben im verwendeten Kassenblattbewegungsschlüssel. Ist beispielsweise die Dimensionseingabe (z. B. Kostenstelle) im verwendeten Kassenblattbewegungsschlüssel als erforderlich angegeben, muss in der Vorerfassung eine Dimension (z. B. Kostenstelle) angegeben werden.

Des Weiteren wird durch die im Kassenblattbewegungsschlüssel angegebene Belegart festgelegt, welche Konten (Personenkonten und Sachkonten) bei der Erfassung zulässig sind.

Zur Weiterverarbeitung der Kassenbewegungen stehen anwendungsbezogene Aktionen zur Verfügung. Sie können das vorerfasste Kassenblatt schließen, prüfen und Buchungen aus den Kassenbewegungen erzeugen. Mit der Aktion [Buchungsdialog] öffnen Sie die Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung, um hier eine erzeugte Buchung zu ergänzen oder ggf. zu korrigieren.

Die Anwendung Kassenblatt Vorerfassung besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Im Identifikationsbereich der Anwendung geben Sie die Identifikation des Kassenblattes an, für das Kassenbewegungen (Einnahmen und Ausgaben der Kasse) vorerfasst, oder deren Buchungen angezeigt werden sollen.

Die Felder im Einzelnen:

• Kassenblatt – In diesem Feld geben Sie die Identifikation für das Kassenblatt an, das Sie bearbeiten möchten. Über die Wertehilfe des Feldes können Sie das gewünschte Kassenblatt auswählen.
• Kassenbuch – Geben Sie in diesem Feld das Kassenbuch an, dessen Kassenblatt Sie auswählen bzw. bearbeiten möchten.

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich der Anwendung Kassenblatt Vorerfassung besteht aus dem Karteireiter Allgemeines, einer Positionstabelle sowie einem Positionseditor.

Karteireiter Allgemeines

Unter diesem Karteireiter werden Informationen zum Kassenbestand und Status eines Kassenblattes dargestellt. Diese Informationen können zu Gunsten der Darstellung einer erhöhten Anzahl von Kassenblattpositionen ausgeblendet werden.

Die Felder im Einzelnen:

• Status – Der Status informiert über den Zustand des Kassenblattes. Er kann folgenden Wert aufweisen:
  • Geöffnet für Vorerfassung
  • Abgeschlossen
  • Vorerfassung abgeschlossen
• Buchungsstatus – Dieser Status informiert über Buchungszustand des Kassenblattes. Er kann folgenden Wert aufweisen:
  • buchbar
  • Nicht buchbar
• Bewegung Soll – Dieses Feld enthält die Gesamtsumme der im Soll gebuchten Beträge aller Positionen die in dem Kassenblatt enthalten sind. Dieser Wert ist in der primären Hauswährung der Organisation dargestellt.
• Bewegung Haben – Dieses Feld enthält die Gesamtsumme der im Haben gebuchten Beträge aller Positionen die in dem Kassenblatt enthalten sind. Dieser Wert ist in der primären Hauswährung der Organisation dargestellt.
• Vortrag – Dieses Feld enthält den Vortrag des Kassenblattes in der primären Hauswährung der Organisation. Der Vortrag wird bei der Eröffnung des Kassenblattes automatisch ermittelt.
• Endsaldo – Dieses Feld enthält die Summe aus dem Kassenblattvortrag, der Gesamtsumme Soll und der Gesamtsumme Haben in der primären Hauswährung der Organisation. Der Endsaldo wird ermittelt, wenn das Kassenblatt geschlossen wird.

Positionstabelle

In der Positionstabelle werden Ihnen alle Kassenbewegungen angezeigt, die in dem Kassenblatt enthalten sind. Um eine Bewegung im Detail anzuzeigen oder zu bearbeiten, laden Sie diese mit Doppelklick in den Positionseditor.

Die Spalten der Tabelle:

• Position – Die Position ist eine laufende Nummer, die vom Programm im Rahmen der Erfassung automatisch vorgeschlagen wird. Jede Kassenbewegung erhält innerhalb des Kassenblattes eine fortlaufende Positionsnummer.
• Kassenblattbewegungsschlüssel – In dieser Spalte wird der verwendet Bewegungsschlüssel angezeigt
• Belegnummer – Diese Spalte enthält die Belegnummer der Bewegung
• Konto – Diese Spalte enthält das Buchhaltungskennzeichen, die Kontonummer sowie die Kontenbezeichnung für die Buchung der Kassenbewegung
• Soll/Haben – In dieser Spalte wird das Soll-/Haben-Kennzeichen des Buchungsbetrags angezeigt
• Buchungsbetrag Soll – Sofern es sich um eine Sollbuchung handelt, wird der Betrag in dieser Spalte angezeigt
• Buchungsbetrag Haben – Sofern es sich um eine Habenbuchung handelt, wird der Betrag in dieser Spalte angezeigt
• Buchungstext – In dieser Spalte wird ein erläuternder Text zur Buchung angezeigt
• Steuerschlüssel – In dieser Spalte wird der verwendete Steuerschlüssel angezeigt
• Erfasste Buchung – Diese Spalte enthält die Satznummer der Buchung
• Buchbar – In dieser Spalte wird angezeigt, ob die Bewegung buchbar ist

Positionseditor

Im Positionseditor können Sie für ein geöffnetes Kassenblatt die ausgewählte Kassenbewegung bearbeiten, löschen oder eine neue erfassen. Bei einem bereits abgeschlossenen Kassenblatt ist lediglich die Anzeige der gewählten Kassenbewegung möglich. Die Felder der Karteireiter Allgemeines und Dimensionen sind dann für die Eingabe gesperrt.

Karteireiter Allgemeines

Die Felder im Einzelnen:

• Kassenblattbewegungsschlüssel – Geben Sie in diesem Feld den Bewegungsschlüssel an, der für die Kassenbewegung verwendet werden soll, oder wählen Sie diesen über die Wertehilfe des Feldes aus. Im Kassenblattbewegungsschlüssel ist unter anderem festgelegt, welche Felder der Vorerfassung eine Eingabe erfordern.
• Belegnummer – Die Belegnummer wird durch den verwendeten Bewegungsschlüssel vorbesetzt, kann aber bei Bedarf überschrieben werden.
• Konto – Das Konto besteht aus dem Buchhaltungskennzeichen und der Kontonummer und wird mit den Angaben aus dem verwendeten Bewegungsschlüssel vorbesetzt. Die Vorbesetzung kann überschrieben werden.
• Gegenkonto – Das Gegenkonto ist nicht für die Eingabe geöffnet. Hier wird das Kassenkonto aus dem zugeordneten Kassenbuch vorgegeben.
• Buchungsbetrag – Hier geben Sie den Betrag der Kassenbewegung in der primären Hauswährung der Organisation an sowie das Soll-/Haben-Kennzeichen für den Betrag.
• Soll/Haben – Hier ist das Soll-/Haben-Kennzeichen für das Gegenkonto vorgegeben. Es ergibt sich aus dem Soll-/Haben-Kennzeichen für den Buchungsbetrag.
• Steuerschlüssel – Hier geben Sie den Steuerschlüssel für die Kassenbewegung an. Aufgrund des Steuerschlüssels wird der Steuerbetrag für die Buchung ermittelt. Der Steuerschlüssel wird durch den verwendeten Kassenblattbewegungsschlüssel vorbesetzt und kann überschrieben werden.
• OP-Nummer – Bei Personenkontenbuchungen oder Buchungen auf OP-führenden Sachkonten geben Sie die Nummer an, unter der die offene Postenbuchung angelegt werden soll. Dieses Feld wird durch den verwendeten Kassenblattbewegungsschlüssel vorbesetzt und kann überschrieben werden.
• Buchungstext – Der Buchungstext wird durch den verwendeten Kassenblattbewegungsschlüssel vorbesetzt und kann überschrieben werden. Der Buchungstext ist ein erläuternder Text zur Buchung.

Karteireiter Dimensionen

Generell stehen 20 optionale Dimensionen zur Verfügung. Jede optionale Dimension repräsentiert unterschiedliche, vom Anwender festgelegte Buchungsinformationen wie z.B. Kostenstelle, Kostenträger, Projekt, etc. In der Anwendung Dimensionstypen wird die Funktionalität der optionalen Dimensionen festgelegt.

Unter diesem Karteireiter geben Sie die Werte für optionale Dimensionen an, sofern ein Konto eine optionale Dimension erwartet. Die Felder für optionale Dimensionen werden durch den verwendeten Kassenblattbewegungsschlüssel vorbesetzt und können überschrieben werden.

Anwendungsbezogene Aktionen

In der Anwendung Kassenblatt Vorerfassung stehen folgende anwendungsbezogene Aktionen über die Aktionsrolle zur Verfügung:

• Neues Kassenblatt
• Kassenblatt schließen
• Kassenblatt erneut öffnen
• Prüfen, erzeugen Buchungen
• Kassenblatt buchen
• Buchungsdialog

Neues Kassenblatt

Ein neues Kassenblatt kann nur erstellt werden, wenn in dem zugeordneten Kassenbuch das vorherige Kassenblatt abgeschlossen ist. Im angezeigten Dialogfenster können Sie ein Kassenblatt sofort oder im Hintergrund erstellen. Dabei werden neben den informatorisch angezeigten Einstellungen folgende Parameter berücksichtigt:

• Kassenbuch – Sofern Sie ein neues Kassenblatt erstellen, geben Sie in diesem Feld das Kassenbuch an, dem das Kassenblatt zugeordnet werden soll. Es sind nur Kassenbücher zulässig, in denen das Feld Mit Vorerfassung aktiviert ist. Dieses Feld ist mit dem aktuell geladenen Kassenbuch vorbesetzt.
• Datum – Als Startdatum für das neue Kassenblatt wird in der Regel der Folgetag des vorherigen abgeschlossenen Kassenblattes vorbesetzt. Dabei werden die im Kassenbuch festgelegten Einstellungen für die Felder Mit Samstagen und Mit Sonntagen entsprechend berücksichtigt.
  Wurde beispielsweise das vorherige Kassenblatt an einem Freitag geschlossen, wird als Startdatum für das neue Kassenblatt der Samstag vorbesetzt, sofern dieses Feld im Kassenbuch aktiviert ist. Ist weder das Feld Mit Samstagen noch Mit Sonntagen aktiviert, wird für das neue Kassenblatt der darauffolgende Montag als Startdatum vorbesetzt.
• Vortrag – Der Vortrag für das Kassenblatt wird automatisch ermittelt und in diesem Feld angezeigt
• Vortrag und Datum bestätigen – Sofern Sie dieses Feld aktivieren, bestätigen Sie das Datum sowie den ermittelten Vortrag für das neue Kassenblatt.

Kassenblatt schließen

Ist die Vorerfassung abgeschlossen, muss das Kassenblatt für weitere Aktionen geschlossen werden. Mit dieser Aktion schließen Sie das gewählte Kassenblatt für die Vorerfassung. Es können nur Kassenblätter mit dem Status Geöffnet für Vorerfassung geschlossen werden. Im angezeigten Dialogfenster müssen Sie diese Aktion durch den [OK-Button] bestätigen.

Das Kassenblatt erhält den Status Vorerfassung abgeschlossen und kann anschließend mit der Aktion [Prüfen, erzeugen Buchungen] weiterverarbeitet werden.

Kassenblatt erneut öffnen

Mit dieser Aktion können Sie Kassenblätter die für die Vorerfassung bereits abgeschlossen sind wieder öffnen. Im angezeigten Dialogfenster müssen Sie diese Aktion durch den [OK-Button] bestätigen.

Prüfen, erzeugen Buchungen

Diese Aktion wählen Sie, um ein Kassenblatt und die enthaltenen Kassenbewegungen auf ihre Buchbarkeit zu kontrollieren. Sofern ein Fehler festgestellt wird, erhält das Kassenblatt den Buchungsstatus Nicht buchbar.

Wurden alle Prüfungen fehlerfrei durchgeführt, werden aus den vorerfassten Bewegungen Buchungen generiert. Dabei erhält jede Buchung eine Buchungsnummer sowie den Buchungsstatus Buchbar.

Diese Aktion kann nur für Kassenblätter mit dem Status Vorerfassung abgeschlossen ausgeführt werden.

Kassenblatt buchen

Hat das Kassenblatt den Status Buchbar kann das Kassenblatt mit dieser Aktion zur endgültigen Verbuchung an den Buchungsserver übergeben werden. Diese Aktion kann nur ausgeführt werden, wenn alle vorherigen Kassenblätter bereits abgeschlossen sind. Das Kassenblatt erhält den Status Abgeschlossen.

In der Anwendung Cockpit: Kassenblätter wird das Kassenblatt angezeigt. Die einzelnen Kassenbewegungen können Sie sich in der Anwendung Cockpit: Kassenbewegungen anzeigen lassen. Weitere Auswertungen stehen z. B. mit der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung und dem Bericht Kassenblatt ausgeben zur Verfügung.

Buchungsdialog

Diese Aktion kann nur für generiert Buchungen d.h. für Kassenbewegungen mit einer Buchungsnummer ausgeführt werden. Markieren Sie eine Kassenbewegung und wählen in der Aktionsrolle die Aktion [Buchungsdialog] aus. Damit öffnen Sie die Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung. In dieser Anwendung können Sie die aus der Kassenbewegung generierte Buchung bearbeiten bzw. korrigieren. Das Buchen dieser Buchung ist im Buchungsdialog nicht möglich, da immer das komplette Kassenblatt gebucht wird.

Im Buchungsdialog besteht die Möglichkeit durch alle Buchungen eines Kassenblattes zu navigieren (Vorwärts und Rückwärts blättern).

Customizing

Im Customizing sind für die Anwendung Kassenblatt Vorerfassung keine Angaben vorzunehmen.

Business Entitys

Für die Anwendung Kassenblatt Vorerfassung ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Kassenblatt Vorerfassung

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.obj.PreCashSheet

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Kassenblatt Vorerfassung bestehen folgende spezielle Fähigkeiten, die sich auf Aktionen der Anwendung beziehen. Für diese Fähigkeiten können Sie in der Anwendung Berechtigungsrollen Berechtigungen vergeben.

• Prüfen/erzeugen Buchungen
  com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.cashjournal.CashSheetCheckCreatePostings
  Sofern ein Benutzer die Fähigkeit prüfen/erzeugen Buchungen besitzt, kann er Buchungen für ein Kassenblatt erzeugen.

• Auszug buchen
  com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.cashjournal.CashSheetProcessPostAll
  Besitzt ein Benutzer diese Fähigkeit, kann er in der Anwendung Kassenblatt Vorerfassung ein Kassenblatt buchen.

Organisations-Zuordnungen

Wenn die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung Kassenblatt Vorerfassung nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Kassenblatt Vorerfassung bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Kassenblatt Vorerfassung ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.