Um die im Rahmen einer einmaligen Datenübernahme bereitgestellten offenen und ausgeglichenen Posten aus Fremdsystemen in den Datenbestand von Comarch Financials Enterprise zu übertragen, müssen diese Posten zunächst importiert und geprüft werden.

Der Import der Posten wird über die im Standard verfügbare Hintergrundanwendung Daten importieren vorgenommen, wobei die Daten über einen entsprechenden Filter in die Importschnittstelle PreOpenItem ausgegeben werden. Da nicht grundsätzlich gewährleistet ist, dass alle Posten korrekt importiert wurden, ist vor der endgültigen Übertragung der Posten über die Hintergrundanwendung Importierte offene und ausgegl. Posten übertragen eine Prüfung der Daten unerlässlich.

Dazu steht neben verschiedenen Verarbeitungsprotokollen auch die Dialoganwendung Importierte offene und ausgeglichene Posten zur Verfügung, die in diesem Dokument beschrieben ist.

Anwendungsbeschreibung

In der Anwendung „Importierte offene und ausgeglichene Posten“ können Sie einen offenen oder ausgeglichenen Posten aus der Importschnittstelle zur Überprüfung aufrufen und gegebenenfalls korrigieren. Dazu sind alle wesentlichen Daten dieses Posten unter verschiedenen Karteireitern verfügbar.

Es sind hier nur die Posten änderbar, deren aktueller Verarbeitungsstatus „Anstehend“ ist. Sofern der Status den Wert „Erledigt“ aufweist, ist der Posten bereits in die Finanzbuchhaltung übertragen.

Die Anwendung Importierte offene und ausgeglichene Posten besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Im Identifikationsbereich der Anwendung geben Sie die Satznummer  des importierten Postens an, den Sie zur Überprüfung aufrufen wollen. Des Weiteren enthält der Identifikationsbereich Informationen über das verwendete Konto, den OP-Status sowie den aktuellen Verarbeitungsstatus.

Die Felder im Einzelnen:

• Satznummer – Geben Sie in diesem Feld die Satznummer des importierten offenen oder ausgeglichenen Posten an, den Sie aufrufen wollen
• Konto – In diesem Feld sind das Buchhaltungskennzeichen und das Konto des offenen oder ausgeglichenen Posten angegeben
• Status – In diesem Feld wird Ihnen der Verarbeitungsstatus des importierten Posten angezeigt. Dieser Status kann folgenden Wert aufweisen:
  • Anstehend – Dieser Wert informiert Sie darüber, dass der Posten noch nicht aus der Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung übertragen ist
  • Erledigt – Sofern der Posten diesen Statuswert aufweist, ist die Übertragung in die Finanzbuchhaltung bereits erfolgt
• OP-Status – In diesem Feld wird der Status des Posten angezeigt. Dieser kann folgenden Wert haben:
  • Offen
  • Beglichen

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich der Anwendung besteht aus verschiedenen Karteireitern, unter denen Sie die Daten des importierten offenen oder ausgeglichenen Posten einsehen und gegebenenfalls korrigieren können.

• Karteireiter Allgemeines
• Karteireiter Zahlung/Mahnung
• Karteireiter Sonstige
• Karteireiter Pseudopartner
• Karteireiter Abzüge
• Karteireiter Offenen Posten Beträge

Karteireiter Allgemeines

Unter diesem Karteireiter sind Informationen zum Beleg und zur Fälligkeit angegeben. Die Felder sind abhängig vom Status für die Eingabe geöffnet.

Die Felder im Einzelnen:

• Rechnungsnummer – In diesem Feld ist die Belegnummer angegeben, durch die der importierte Posten ursprünglich entstanden ist
• Rechnungsposition – In diesem Feld ist die Ratenposition angegeben, sofern ein Posten im Rahmen von Ratenzahlungen auf mehrere Positionen aufgeteilt ist
• Entstehungsdatum/Periode – n diesem Feld sind das Datum und die Periode angegeben, an dem der importierte Posten ursprünglich entstanden ist
• Ausgleichsdatum/Periode – Sofern der importierte Posten beglichen ist, werden in diesem Feld das Datum und die Periode des Ausgleichs angegeben
• Kurs – In diesem Feld ist der verwendete Kurs angegeben, der in allen Teilbuchungen gleich sein muss. Der Kurs bezieht sich immer auf die primäre Hauswährung.
• Wechselkursinformation – In den Wechselkursinformationen sind bei Fremdwährungen das Kursdatum, der Kurstyp sowie die Wechselkursverwendung angegeben. Das Kursdatum wird zur Ermittlung des Kurses über die Wechselkursverwendung verwendet. Es ist das Datum, für den der Kurs gültig ist.Für den Kurstyp kann einer der folgenden Werte angegeben sein:
  • Brief-Kurs
  • Mittel-Kurs
  • Geld-Kurs
  • Referenzkurs

Über die Wechselkursverwendung wird festgelegt, welcher Kurs zur Umrechnung von Belegwährungen in Hauswährungen zugrunde gelegt wird. Eine Wechselkursverwendung fasst mehrere Wechselkurse zusammen und enthält eine Liste von Umrechnungsfaktoren von einer Währung in beliebig viele andere Währungen, jeweils für die Wechselkurstypen Geld-, Brief-, Mittel- und Referenzkurs.

• Umsatzsteuer-ID fremde/eigene – Hier kann sowohl die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Partners als auch die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben sein, unter welcher die EG-Lieferung gemeldet werden soll.
• OP-Text – Es kann zusätzlich zum Belegtext ein OP-Text angegeben sein, der am OP gespeichert wird
• Sammelkontengruppe – In diesem ist die Sammelkontengruppe angegeben, die dem Sammelkonto der zugeordneten auslösenden Buchung entspricht. Über die Sammelkontengruppe steuern Sie, auf welches Sammelkonto die Forderungen oder Verbindlichkeiten gebucht werden. Die angegebene Sammelkontengruppe muss im zugeordneten Sammelkontenprofil des Partners eingetragen sein.
• Wiedervorlage Datum/Benutzer – In diesem Feld können ein Wiedervorlagedatum sowie ein Benutzer für die Wiedervorlage angegeben sein. Die Angaben zur Wiedervorlage werden je OP gespeichert. In den Anzeigen und Auswertungen kann danach selektiert werden.
• Valutadatum – Hier kann ein Valutadatum angegeben sein. Das Valutadatum ist das Startdatum für die Zahlungsbedingung.
• Fälligkeitsdatum – Hier kann ein Datum für die Nettofälligkeit des Postens angegeben sein
• Skonto 1 – Für die erste Skontobedingung können hier die Anzahl Tage, ein Skontodatum sowie ein Skontoprozentsatz angegeben sein. Mit der Skontobedingung ist der Zeitpunkt festgelegt, bis zu diesem, unter Abzug des angegebenen Prozentsatzes, eine Zahlung möglich ist. Sind Skontotage angegeben, wird aus diesen das Skontodatum für die erste Skontobedingung ermittelt.
  Statt Skontotage kann auch ein Skontodatum für die erste Skontobedingung angegeben sein.

• Skonto 2 – Für die zweite Skontobedingung können hier die Anzahl Tage, ein Skontodatum sowie ein Skontoprozentsatz angegeben sein. Mit der Skontobedingung ist der Zeitpunkt festgelegt, bis zu diesem, unter Abzug des angegebenen Prozentsatzes, eine Zahlung möglich ist. Sind Skontotage angegeben, wird aus diesen das Skontodatum für die zweite Skontobedingung ermittelt.
  Statt Skontotage kann auch ein Skontodatum für die zweite Skontobedingung angegeben sein.

• Skonto 3 – Für die dritte Skontobedingung können hier die Anzahl Tage, ein Skontodatum sowie ein Skontoprozentsatz angegeben sein. Mit der Skontobedingung ist der Zeitpunkt festgelegt, bis zu diesem, unter Abzug des angegebenen Prozentsatzes, eine Zahlung möglich ist. Sind Skontotage angegeben, wird aus diesen das Skontodatum für die dritte Skontobedingung ermittelt.
  Statt Skontotage kann auch ein Skontodatum für die dritte Skontobedingung angegeben sein.

• Zahlungsbedingung – In der Regel besteht die Zahlungsbedingung aus folgenden Feldern:
  • Skontodatum 1-3
  • Skontotage 1-3
  • Skontoprozent 1-3
  • Netto-Tage (Fälligkeitstage)
  • Netto-Datum (Fälligkeitsdatum)

Diese genannten Felder (Einzelkonditionen) können alternativ zum Schlüssel der Zahlungsbedingung gefüllt sein. Werden Zahlungsbedingungsschlüssel und Einzelkonditionen angegeben, müssen die Angaben schlüssig sein bzw. übereinstimmen.

Ist eine Rechnung sofort fällig, ist das Fälligkeitsdatum mit dem Belegdatum gefüllt. Alle anderen Felder sollten dann leer sein.

• Externe Belegnummer – Bei Buchungen auf Kreditoren enthält dieses Feld die Belegnummer des Rechnungsausstellers

Karteireiter Zahlung/Mahnung

Unter diesem Karteireiter werden die Mahn- und Zahlungslaufinformationen angezeigt, die am importierten offenen bzw. ausgeglichenen Posten  gespeichert sind. Die Felder sind abhängig vom Status für die Eingabe geöffnet.

Rubrik Mahndaten

• Mahnunterbrechungsgrund – Dieses Feld ist nur gefüllt, wenn ein Posten vom Mahnwesen ausgeschlossen werden soll. Durch die angegebene Begründung in diesem Feld, ist der OP zum Mahnen gesperrt und gleichzeitig ist der Mahnsperrgrund ersichtlich.
• Mahnstufe – Ist dem Posten eine Mahnstufe zugeordnet, wird diese hier angezeigt
• Letztes Mahndatum – Sofern der Beleg bereits gemahnt wurde, ist in diesem Feld das Datum der letzten Mahnung angegeben
• Mahnsperre bis – Bei diesem Feld handelt es sich um ein Datum, das darüber informiert, wie lange die Mahnsperre eines offenen Postens gültig ist. Nach Ablauf dieses Datums ist der OP zum Mahnen wieder freigegeben.
• Abweichender Mahnempfänger – Es kann ein abweichender Mahnempfänger in Form der Kontonummer eines Partners angegeben sein, sofern die Mahnung für eine Rechnung an diesen Partner adressiert werden soll

Rubrik Zahldaten

• Zahlsperre – Eine Zahlsperre ist nur dann angegeben, wenn  ein Posten vom Zahlungsverkehr ausgeschlossen ist. Durch die angegebene Begründung in diesem Feld, ist der OP zum Zahlen gesperrt und gleichzeitig ist der Sperrgrund ersichtlich.
• Zahlungsweg – Grundsätzlich wird der Zahlungsweg entweder aus dem Partnerstamm oder (wenn dort nicht angegeben) aus dem Customizing ermittelt. Soll eine Rechnung über eine andere Zahlungsmethode reguliert werden, kann dieses Feld den entsprechenden abweichenden Schlüssel enthalten.
• Hausbank – Ist in diesem Feld eine Hausbank angegeben, darf ein offener Posten nur über diese Hausbank reguliert werden
• Zahlungsverhalten aktualisieren – Über dieses Feld wird gesteuert, ob das Zahlverhalten aktualisiert wird oder der offene Posten für die Aktualisierung gesperrt ist. Es kann folgende Einstellung angegeben sein:
  • Aktualisieren Zahlungsverhalten
  • Sperren Zahlungsverhalten
• Zahlungsempfänger – Bei Rechnungen oder Gutschriften für Kreditoren kann hier die Kontonummer eines Partners als abweichender Zahlungsempfänger angegeben sein. Die Zahlung dieser Rechnung erfolgt dann über die Bankverbindungsangaben dieses Partners.
• Mandatsreferenz – Nimmt das Personenkonto am SEPA-Lastschriftverfahren teil, ist hier die Mandatsreferenz angegeben

Karteireiter Sonstige

Unter diesem Karteireiter finden Sie u. a. Angaben zum Verband, Zahlungsregulierer und zur Abrechnungsgruppe. Die Felder sind abhängig vom Status zur Eingabe geöffnet.

Die Felder im Einzelnen:

• Verband – In diesem Feld kann der Verband angegeben sein, dem der importierte Posten zugeordnet ist
• Verbandsmitglied – In diesem Feld kann die Verbandsmitgliedsnummer angeben sein, unter der der Partner beim Verband geführt wird
• Zahlungsregulierer – In diesem Feld kann der abweichende Zahlungsregulierer angegeben sein, über den der Posten reguliert werden soll
• Rechnungsliste – Das Feld Rechnungsliste kann nur für Debitoren oder Kreditoren-Posten verwendet werden, die einem Verband angehören
• Abrechnungsgruppe – Abrechnungsgruppen sind Bestandteil der Konditionsfindung und werden zur Untergliederung von Abzügen innerhalb der Anwendung Abzugsprozentsätze verwendet. Die Bedeutung einer Abrechnungsgruppe können Sie selbst definieren. Beispielsweise können damit bestimmte Abzüge, die nur in Ausnahmefällen gelten, gekennzeichnet werden, wie z. B. Abzüge bei Sonderaktionen oder bei Messeverkäufen.
• Rechnung gebucht – Dieses Feld hat zurzeit keine weiter Funktion
• ESR Kodierzeile – Die ESR Kodierzeile besteht unter anderem aus der ESR-Referenznummer, dem Betrag und der ESR-Teilnehmernummer.

• ESR Referenznummer – Dieses Feld enthält die ESR-Referenznummer des Postens

• ESR Teilnehmernummer – >Hierbei handelt es sich um eine Identifikationsnummer, die die Schweizerische PostFinance jedem am ESR-Verfahren teilnehmenden Kunden zuordnet

• Liquiditätsverwaltung – Die Felder der Liquiditätsverwaltung stehen nur zur Verfügung, wenn in der Anwendung Customizing“ die Funktion Liquiditäts-Management für die Finanzbuchhaltung aktiviert ist.
  Das erste Feld steuert, ob der Posten von der Hochrechnung in der Liquiditätsverwaltung ausgeschlossen sein soll und kann eine der folgenden Einstellungen enthalten:
  • ausschließen
  • berücksichtigen

Im zweiten Feld kann ein Wertminderungsprozentsatz angegeben sein, wenn der Wert dieses offenen Postens nicht in voller Höhe auch in den Hochrechnungsdaten der Liquiditätsverwaltung berücksichtigt werden soll.

Karteireiter Pseudopartner

Unter diesem Karteireiter stehen Felder für Pseudopartner zur Verfügung. Pseudopartner dienen als Sammelkonto für jene Kunden und Lieferanten, mit denen voraussichtlich nur eine einmalige Geschäftsbeziehung bestehen wird (Einmalkunden/-Lieferanten). Es brauchen für diese Kunden und Lieferanten keine eigenen Partnerstammsätze angelegt werden. Im Minimum ist ein Partnerstammsatz für Kunden Diverse und ein Partnerstammsatz für Lieferanten Diverse anzulegen und als Pseudopartner zu kennzeichnen. Wird ein offener Posten mit einem Pseudopartner angelegt, ist dieser um die Anschrift und Bankverbindungsangaben des Einmalkunden bzw. -Lieferanten zu ergänzen, um diese Posten auch mahnen oder zahlen zu können.

Die Felder unter diesem Karteireiter sind abhängig vom Status für die Eingabe geöffnet.

Die Felder im Einzelnen:

• Name – In diesem Feld kann der Vor- und Nachname oder eine Firmierung angegeben sein
• Adresse – In diesem Feld kann die vollständige Adresse des Pseudopartners angegeben sein
• Bank – In diesem Feld kann die Bank des Pseudopartners angegeben sein
• Bankkonto – In diesem Feld kann die Bankkontonummer angegeben sein, die für die Regulierung eines offenen Postens verwendet werden soll
• Kontoinhaber – Ein Kontoinhaber für die Bankverbindung ist nur angegeben, falls der Kontoinhaber nicht identisch mit dem Namen des Pseudopartners ist
• IBAN – In diesem Feld kann die IBAN für die Bankverbindung des Pseudopartners angegeben sein
• BIC – In diesem Feld kann die BIC für die Bankverbindung des Pseudopartners angegeben sein

Karteireiter Abzüge

Unter diesem Karteireiter können für einen Posten bis zu 20 Abzüge in Ansatz gebracht werden. Grundsätzlich sind die erlaubten Abzugsarten in einem Abzugsprofil in den Partnerstammdaten hinterlegt und werden je gebuchter Rechnung herangezogen.

Diese Felder sind abhängig vom Verarbeitungsstatus für die Eingabe geöffnet.

Die Felder im Einzelnen:

• Abzugssperre – Dieses Feld steuert, ob für den Posten eine Abzugssperre aktiviert ist
• Abzugsart 01- 20 – Für die in Ansatz zu bringenden Abzüge einer Rechnungsposition können hier Abzugsarten und Abzugsprozentsätze angegeben sein.
  In der Abzugsart ist festgelegt, um welche Art von Abzügen es sich handelt (Skonto, Delkredere usw.). Durch den Abzugsprozentsatz ist die Höhe des Abzugs  festgelegt.

Karteireiter Offene Posten Beträge

Die Felder unter diesem Karteireiter sind abhängig vom Status für die Eingabe geöffnet.

Die Felder im Einzelnen:

• Offener Betrag Fremdwährung – Bei offenen Posten in Fremdwährung sind in diesem Feld der noch offene Betrag in der Fremdwährung sowie die Währung selbst angegeben
• Offener Betrag Währung – Bei offenen Posten sind in diesem Feld der noch offene Betrag in der primären Hauswährung der Organisation sowie die Währung selbst angegeben
• Rechnungsbetrag in Fremdwährung – Bei Posten in Fremdwährung sind in diesem Feld der ursprüngliche Rechnungsbetrag des Posten in der Fremdwährung sowie die Währung selbst angegeben
• Rechnungsbetrag Währung – In diesem Feld sind der ursprüngliche Rechnungsbetrag des Posten in der primären Hauswährung der Organisation sowie die Währung selbst angegeben

Customizing

Im Customizing sind für die Anwendung Importierte offene und ausgeglichene Posten keine Angaben vorzunehmen.

Business Entitys

Für die Anwendung Importierte offene und ausgeglichene Posten ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Importierte offene und ausgeglichene Posten

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.dataimport.obj.PreOpenItem

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.dataimport.OrderData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Importierte offene und ausgeglichene Posten bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Wenn die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung Importierte offene und ausgeglichene Posten nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Importierte offene und ausgeglichene Posten bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Importierte offene und ausgeglichene Posten ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.