Mit der Funktion Hierarchische Sachkonten haben Sie die Möglichkeit einen Kontenplan mit hierarchischer Kontenstruktur zu führen. Während der gängige Kontenplan eine flache Struktur besitzt, in der alle Konten auf der gleichen Ebene erfasst sind, können die Konten in der hierarchischen Struktur aus einer oder mehreren Ebenen bestehen.

Die Basis für eine hierarchische Kontenstruktur bilden Sachkontenmodelle und Segmente. Das Sachkontenmodell legt den Rahmen für einen Kontenplan mit hierarchischer Kontenstruktur fest. Über das Sachkontenmodell wird gesteuert, welche Segmente einer Organisation für die Erstellung der hierarchischen Konten zur Verfügung stehen.

Ein Segment stellt einen Bereich der Kontonummer dar. Eine Kontonummer kann aus 1 – n Segmenten bestehen. Die einzelnen Segmente einer Kontonummer können durch Trennzeichen (z. B. den Bindestrich oder Punkt), abgeteilt sein. Die maximale Länge der Kontonummer ist dabei auf 50 Stellen begrenzt.

Je nach Anforderung können Sie in einem hierarchisch geführten Kontenplan ein Konto in mehrere Unterkonten aufteilen oder mehrere Unterkonten auf ein Übergeordnetes Konto zusammenführen.

In diesem Dokument sind die erforderlichen Einstellungen, Voraussetzungen und Anwendungen beschrieben, um innerhalb von Comarch Financials Enterprise Konten mit hierarchischer Struktur zu verwalten.

Begriffsbestimmung

• Segment – Ein Segment im Kontext mit hierarchischen Sachkonten bezeichnet einen Bereich der Sachkontonummer
• Segmentwert – Der Segmentwert stellt den Teil der Kontonummer dar, der durch das Segment festgelegt ist.

Einstellungen

Als Voraussetzung für die Verwendung hierarchischer Sachkonten sind in den folgenden Anwendungen Einstellungen vorzunehmen und Stammdaten einzurichten.

Customizing

In der Anwendung Customizing aktivieren Sie die Funktion Hierarchische Sachkonten unter dem Framework Comarch Financials Enterprise für die Organisation, in der Sie mit einem hierarchisch strukturierten Kontenplan arbeiten möchten.

Unter dem Karteireiter Einstellungen legen Sie darüber hinaus folgende Parameter fest:

• Sachkontenmodell – Für die Arbeit mit hierarchischen Konten ordnen Sie der Organisation das zu verwendende Sachkontenmodell zu. Das Sachkontenmodell steuert, welche Segmente für die Erstellung der hierarchischen Konten zur Verfügung stehen.
  Hinweis

  Sofern bereits ein Sachkonto nach diesem Modell existiert, kann das Sachkontenmodell nicht mehr geändert werden.
• Trennzeichen – Für die Erstellung von hierarchischen Sachkonten legen Sie in diesem Feld das Trennzeichen fest, welches als Begrenzungszeichen zwischen den einzelnen Segmenten der Kontonummer verwendet werden soll. Folgende Trennzeichen können gewählt werden:
  • Kein Trennzeichen – Die einzelnen Segmente der Kontonummer sind nicht getrennt
  • Punkt – Die einzelnen Segmente der Kontonummer sind durch einen Punkt begrenzt
  • Strich – Die einzelnen Segmente der Kontonummer sind durch einen Bindestrich begrenzt

• Buchen auf Konten mit Unterkonten erlauben – Über dieses Feld steuern Sie, ob Sie Buchungen auf Konten mit untergeordneten Konten zulassen.

Im Standard wird für die Kontonummer eine maximale Länge von 50 Stellen berücksichtigt. Unter der Funktion Rechnungswesen steht der Parameter Maximale Kontonummernlänge zur Verfügung. Abweichend vom Standard können Sie hier festlegen, wie lang eine hierarchische Kontonummer maximal sein darf. Informationen zu dieser Einstellung finden Sie in der Dokumentation Customizing: Rechnungswesen.

Sachkontenmodelle

Sachkontenmodelle richten Sie in der gleichnamigen Anwendung ein. Das Sachkontenmodell bildet den Rahmen für einen Kontenplan mit hierarchischer Kontenstruktur. In dieser Anwendung erfassen Sie ein neues oder bearbeiten ein bereits bestehendes Sachkontenmodell.

Ausführliche Informationen zu dieser Anwendung liefert Ihnen die Dokumentation Sachkontenmodelle.

Hierarchische Sachkonten Segmente

Hierarchische Sachkontensegmente bilden, in Verbindung mit dem Sachkontenmodell, die Basis zur Verwaltung hierarchischer Konten. In der hierarchischen Kontenstruktur setzt sich eine Kontonummer aus einzelnen Werten zusammen, deren Herkunft durch Segmente bestimmt wird. Jedes Segment ist einem Segmenttyp zugeordnet. Über den Segmenttyp legen Sie fest, welche Werte für das Segment zulässig sind. Dies können definierte Werte, Werte existierender Daten oder freie Texte sein.

Hierarchische Sachkontensegmente richten Sie in der gleichnamigen Anwendung ein. Ausführliche Informationen zu dieser Anwendung liefert Ihnen die Dokumentation Hierarchische Sachkonten Segmente.

Hierarchische Sachkonten anlegen

Sofern die erforderlichen Einstellungen und Stammdaten für die Verwendung hierarchischer Sachkonten eingerichtet sind, können Sie die Sachkonten für Ihre Organisation anlegen. In der Regel werden alle Sachkonten bei der Einrichtung einer Organisation durch den Import angelegt.

Für die Anzeige und manuelle Erfassung hierarchischer Sachkonten stehen in der Anwendung Sachkonten zusätzliche Felder und Aktionen zur Verfügung. Deren Inhalt und Funktionsweisen sind in der Dokumentation Erweiterung: Sachkonten / Hierarchische Sachkonten beschrieben.

Eine hierarchische Kontenstruktur wird durch Hauptkonten und Unterkonten abgebildet. Je nach Anforderung können Hauptkonten mit Unterkonten in mehreren Ebenen geführt werden. Ein Sachkonto gilt dann als Hauptkonto, wenn die Kontonummer nur das Hauptsegment aus dem verwendeten Sachkontenmodell enthält. Das Hauptkonto liegt immer auf der ersten (höchsten) Ebene des Kontenplans.

Konten, die direkt unterhalb des Hauptkontos liegen, bilden die zweite Ebene. Auf der dritten Ebene werden die Konten angelegt, die unterhalb des Kontos der 2. Ebene liegen usw.

Die Kontonummern der Konten unterhalb des Hauptkontos bestehen grundsätzlich aus dem Segmentinhalt des Hauptkontos sowie dem Segmentinhalt des Segments der eigenen Ebene und, sofern vorhanden, der übergeordneten Ebenen.

Sofern das Feld Buchen auf Konten mit Unterkonten erlauben im Customizing deaktiviert ist, können Unterkonten nur angelegt werden, wenn für das Konto der übergeordneten Ebene im Feld Buchbar bis eine Buchungsperiode angegeben ist. Hierbei muss es sich um die Eröffnungsbilanz-Periode des Geschäftsjahres handeln, ab dem das Unterkonto aktiv ist.

Im Folgenden werden anhand von Beispielen die Vorgehensweisen zur Erfassung von hierarchischen Sachkonten beschrieben. Die Beschreibung beschränkt sich dabei ausschließlich auf die erforderlichen Eingaben für die Kontonummer und die Felder Buchbar ab und Buchbar bis. Alle weiteren Angaben für Sachkonten sind in der Dokumentation Sachkonten beschrieben.

Als Beispiel liegen die folgenden Einstellungen unter der Funktion Hierarchische Sachkonten aus dem Customizing zugrunde:

Es ist das Sachkontenmodell Handelsunternehmen zugeordnet und als Trennzeichen wurde der Bindestrich gewählt. Darüber hinaus ist das Feld Buchen auf Konten mit Unterkonten erlauben deaktiviert. Das heißt, es kann kein Konto bebucht werden, für das Unterkonten existieren.

Sachkonten der Hauptebene

Für das als Beispiel verwendete Sachkontenmodell ist das Segment MAIN als Hauptsegment zugeordnet. Bei diesem Hauptsegment ist der Segmentinhalt 1000 als aktiver Wert eingetragen.

Erfassungsvorgang

1. Öffnen Sie die Anwendung Sachkonten
2. Wählen Sie über den Button [Neu] die Aktion [Neues Hauptkonto] aus
   → Im Identifikationsbereich ist im Feld Segment automatisch das Hauptsegment MAIN vorgegeben. Der Cursor ist auf das Feld Segmentinhalt fokussiert. Über die Wertehilfe des Feldes werden Ihnen alle Segmentinhalte angezeigt, die für das Hauptsegment zulässig sind.
3. Wählen Sie über die Wertehilfe des Feldes den Segmentinhalt aus, der als Kontonummer für das Hauptkonto eingesetzt werden soll. Hier den Segmentinhalt 1000
4. Erfassen Sie alle für das Konto erforderlichen Werte und Einstellungen (Kontentyp, bilden von Saldovorträgen usw.)
5. Sind alle Daten vollständig erfasst, speichern Sie das neue Sachkonto über den Button [Speichern]
   → Das Sachkonto 1000 ist nun als Hauptkonto im Sachkontenstamm angelegt

Sachkonten der zweiten Ebene

Für das Hauptkonto 1000 soll das Unterkonto 1000-10 angelegt werden. Die Kontonummer für das Unterkonto wird dazu aus folgenden Werten abgeleitet:

• Dem Segmentwert aus dem Hauptsegment des Hauptkontos
• Dem im Customizing festgelegten Trennzeichen
• Dem Segmentwert aus dem Segment auf Ebene 2

Das Unterkonto kann nur erfasst werden, wenn im Hauptkonto das Segment vorgegeben ist, welche für das Unterkonto verwendet werden soll. Darüber hinaus ist das Hauptkonto ab dem Zeitpunkt nicht mehr bebuchbar, ab dem das Unterkonto bebuchbar ist.

Erfassungsvorgang

1. Öffnen Sie in der Anwendung Sachkonten das Hauptkonto 1000
2. Geben Sie im Feld Nächstes Segment das Segment an, welches für das Unterkonto verwendet werden soll
3. Erfassen Sie in den Feldern Buchbar ab und Buchbar bis jeweils die Periode, ab der das Hauptkonto nicht mehr bebucht werden darf. Es ist die Eröffnungsbilanz-Periode des Geschäftsjahres anzugeben, ab der das Unterkonto aktiv sein soll.
4. Speichern Sie die Änderungen im Hauptkonto über den Button [Speichern]
5. Wählen Sie über den Button [Neu] die Aktion [Neues Unterkonto] aus
   ⇒ Das System erzeugt ein neues Sachkonto mit den Daten des Hauptkontos. Im Identifikationsbereich ist im Feld Segment automatisch das Segment vorgegeben, welches Sie im Hauptkonto im Feld Nächstes Segment angegeben haben. Der Cursor ist auf das Feld Segmentinhalt fokussiert. Über die Wertehilfe des Feldes werden Ihnen alle Segmentinhalte angezeigt, die für das Segment zulässig sind.
6. Wählen Sie über die Wertehilfe des Feldes den Segmentinhalt (hier den Segmentinhalt 10) aus. Dieser Wert bildet den letzten Teil der Kontonummer des Unterkontos.
7. Entfernen Sie ggf. im Feld Buchbar bis die angegebene Periode und ändern oder ergänzen Sie weiter Daten des Sachkontos entsprechend den Anforderungen.
8. Sind alle Daten vollständig erfasst, speichern Sie das neue Sachkonto über den Button [Speichern]
   ⇒ Das Sachkonto 1000-10 ist nun als Unterkonto im Sachkontenstamm angelegt

Sachkonten in weiteren Ebenen

Wie im Beispiel zur Anlage eines Sachkontos der zweiten Ebene beschrieben, gilt diese Vorgehensweise auch bei der Erfassung von Konten für die Ebene drei, vier usw. Das Unterkonto kann nur erfasst werden, wenn im übergeordneten Unterkonto das Segment angegeben ist, welches für das neue Unterkonto verwendet werden soll. Ebenfalls ist das Feld Buchbar bis entsprechend zu füllen.

Über die Aktion [Neues Unterkonto] erzeugt das System ein neues Sachkonto mit den Daten des übergeordneten Kontos. Die Kontonummer für das Unterkonto wird dazu aus folgenden Werten abgeleitet:

• Den Segmentwerten aus den Segmenten der Konten der übergeordneten Ebenen
• Dem im Customizing festgelegten Trennzeichen
• Dem Segmentwert aus dem Segment auf der aktuellen Ebene. Dieser Wert bildet den letzten Teil der Kontonummer des Unterkontos.

Hierarchische Sachkonten buchen

Im Buchungsprozess werden nur die Sachkonten berücksichtigt, die zum Zeitpunkt der Buchung bebucht werden dürfen, z. B. Konten, die nicht über die Felder Buchbar ab und Buchbar bis vom Buchen ausgeschlossen sind. Weitere Einstellungen zu möglichen Buchungsbeschränkungen sind in der Dokumentation Sachkonten beschrieben.

Hierarchische Sachkonten auswerten

Zur Auswertung der Daten hierarchischer Sachkonten stehen die Cockpitanwendungen und Berichte der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. In der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung ist unter der Ansicht Kontosummen und Salden der Sicht Salden das Feld Hierarchischer Saldo auswählbar. Sofern dieses Feld aktiviert ist, werden für die Anzeige die Salden der Unterkonten zusätzlich auf dem Hauptkonto summiert.