Mit der Funktion Dokumenten-Management können Sie das Framework Dokumenten-Management aktivieren oder deaktivieren und allgemeine Einstellungen vornehmen.

Technische Informationen

• Bezeichnung: Dokumenten-Management
• Technischer Name: com.cisag.app.DocumentManagement
• Verfügbar ab: Release 4
• Notwendige Lizenz: com.cisag.general.DocumentManagement
• Deaktivierbar: ja
• Relevant für: Firma, Beschaffungsorganisation, Lagerlogistikorganisation, Vertriebsorganisation, Mandant

Beachten Sie auch die Beschreibungen der weiteren untergeordneten Funktionen zu diesem Framework:

• Funktion: Beschaffungsdokumente
• Funktion: Lagerlogistikdokumente
• Funktion: Produktionsdokumente
• Funktion: Rechnungswesendokumente
• Funktion: Versanddokumente
• Funktion: Vertriebsdokumente

Karteireiter Einstellungen

Folgende Felder stehen für allgemeine Einstellungen zur Verfügung:

Wenn das Dokumenten-Management aktiviert ist, dann stehen Ihnen weitere allgemeine Einstellungen zur Verfügung. Die folgenden Felder enthalten Einstellungen für Notizen und einen Nummernkreis im Dokumenten-Management.

Die Felder im Einzelnen:

Dokumentart für Notizen – In diesem Feld hinterlegen Sie eine Dokumentart für Dokumente des Typs Notizen. Diese Doku­ment­art ersetzt die interne Dokumentart NOTE.

Eine Dokumentart für Notizen wird benötigt, damit Noti­zen im Dokumenten-Management geführt wer­den können.

Dokument-Verknüpfungsart für Notizen – In diesem Feld hinterlegen Sie eine Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente des Typs Notizen.

Die Dokument-Verknüpfungsart wird verwen­det, um Notizen mit dem jeweiligen Business En­ti­ty zu verknüpfen, zu dem sie erzeugt wurden.

Nummernkreis für Dokumentarten – Ordnen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen im Sys­tem vorhandenen Nummernkreis des Typs Belegarten zu, wenn Sie für Dokumentarten die automatische Num­mernvergabe aktivieren möchten.

Der in die­sem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für alle neuen Dokumentarten automatisch eine Dokumentartennummer zu ermitteln und zu vergeben. Die Dokumentartennummer dient der ein­deutigen Identifikation einer Dokumentart.

Archiv – Wählen Sie in diesem Feld ein angebundenes Archiv aus. Dieses Feld ist nur für den Mandanten sichtbar.

Auswirkungen des Dokumenten-Managements auf Notizen

Wenn das Dokumenten-Management in der Anwendung Customizing aktiviert ist, dann können für Notizen eine Dokumentart und eine Dokument-Verknüp­fungsart hinterlegt werden.

Über die Dokumentart kann ein anderer Ordner als Notes zur Ablage der Do­kument-Dateien im Knowledge Store gewählt werden. Im Arbeitsbereich des Knowledge Stores ist für Notizen standardmäßig der Ordner Notes verfügbar. Ergänzend kann eine Vorlage verwendet werden, aus der z. B. Vorschlagswerte für die benutzerdefinierten Felder zur Verschlagwortung übernommen werden.

Für Notizen, die Sie über das Kontextmenü erzeugen, wird die im Customizing hinterlegte Dokument-Verknüpfungsart verwendet. Dabei werden diese Notizen mit dem Business Entity verknüpft, welches in dem jeweiligen Eingabefeld an­gezeigt wird, in dem Sie das Kontextmenü aufgerufen haben.

Weitere Informationen zur Aktion [Notiz erzeugen] finden Sie im Bedie­nungs­leit­faden.

Auswirkungen des Dokumenten-Managements auf das Framework Beziehungs-Management

Das Aktivieren oder Deaktivieren des Dokumenten-Management hat insbeson­dere Auswirkungen auf die folgenden Anwendungen des Frameworks Bezie­hungs-Management:

In allen Cockpit-Anwendungen des Beziehungs-Managments, in denen ein Partner im Mittelpunkt steht, wie z. B. in der Anwendung Cockpit: Kunden – Bei deaktiviertem Dokumenten-Management kön­nen keine Dokumente für Partner erzeugt werden. Die entsprechende Aktion steht dann nicht zur Ver­fügung.

Anwendungen Vertriebsaussichten/Kampagnen – Die Funktion der Notizen zu einer Vertriebsaussicht oder einer Kampagne kann immer genutzt werden, auch wenn das Dokumenten-Management nicht aktiviert ist. In diesem Fall können einfache Textnotizen ohne Bezeichnung und Verschlagwor­tung erfasst werden.

Verwendung von Notizen im Framework Beziehungs-Management bei deaktiviertem Dokumenten-Management

Wenn das Dokumenten-Management in der Anwendung Customizing deaktiviert ist, dann gilt Folgendes für die Notizen im Framework Beziehungs-Manage­ment:

Im Arbeitsbereich des Knowledge Stores ist der Ordner Notes verfügbar. Vom System wird beim Erfassen einer Notiz automatisch eine Dokumentart NOTE erzeugt. Die Dokumentart NOTE verweist auf den Ordner Notes im Know­ledge Store. In diesem Ordner werden sämtliche Notizen als Dokument-Datei in der Form NOTE-<fortlaufende Nummer>.html abgelegt.

Die fortlaufende Nummer wird über den internen Nummernkreis INTNOTES erzeugt. Sie wird mit folgenden Einstellungen ausgeliefert:

• 8-stellig
• numerisch

Die erfassten Notizen werden vom System automatisch über die interne Doku­ment-Verknüpfungsart MARKETING_INFO (Bezeichnung: Marketing-Informationen) mit den Vertriebsaussichten oder Kampagnen verknüpft.