Mit dieser Funktion treffen Sie verschiedene Einstellungen für die Belege und Belegdokumente des Frameworks Beschaffung. Unter anderem können Sie Beleg­dokument-Vorlagen für die Belege hinterlegen.

Technische Informationen

• Bezeichnung: Dokumente
• Technischer Name: com.cisag.app.purchasing.DocumentDefaults
• Verfügbar ab: Release 1.2
• Notwendige Lizenz: keine
• Deaktivierbar: nein
• Relevant für: Beschaffungsorganisation, Mandant

Karteireiter Einstellungen

Mit der Funktion Dokumente treffen Sie verschiedene Einstellungen für die Belege und Belegdokumente des Frameworks Beschaffung und für die Ausgabe der Belegdokumente in der Beschaffung. So wird u. a. eine Belegdokument-Vorlage ausgewählt, die den Aufbau des Belegdokumentes Bestellung steuert.

Die hinterlegten Einstellungen werden als Vorschlagswerte in die Stammdaten des relevanten Partners (des Lieferanten) kopiert und können dort geändert werden. Die Einstellungen in der Anwendung Lieferanten übersteuern die Custo­mizing-Einstellungen. D. h., die Einstellungen in der Anwendung Customizing gelten dann, wenn in den Partner-Stammdaten keine abweichenden Angaben erfasst sind. Wenn für einen Belegdokumenttyp mehrere Einstellungen hinterlegt sind, dann wird die als Bevorzugt gekennzeichnete herangezogen.

Weitere Details zu den Ausgabeeinstellungen finden Sie im Bedienungs­leitfaden unter Belegdokumente ausgeben. Dort wird auch beschrieben, welche weiteren Anwendungen sowie System- und Benutzereinstellungen bei der Belegdokumentausgabe eine Rolle spielen und wann welche Einstellungen zum Tragen kommen.

Tabelle Belegdokument-Vorlagen

In einer Tabelle können Sie für die verschiedenen Belegtypen der Beschaffung jeweils Einstellungen für die Belegdokumentausgabe hinterlegen. Pro Belegtyp werden dazu eine oder mehrere Zeilen mit den fol­genden Spalten angezeigt.

Belegdokumente – Das Belegdokument wird angezeigt, für das in dieser Zeile die Ausgabeeinstellungen hinterlegt werden. In der Beschaffung sind die folgenden Belegdokumente generell verfügbar:

• Anfrage
• Kontraktbestätigung
• Bestellung
• Warenrücklieferschein
• Liefermahnung
• Eingangsrechnung
• Bestätigungsmahnung
• Konsignations-Entnahmemeldung
• Abholschein
• Verteilanfrage

Medium – Das Ausgabemedium wird angezeigt, auf dem das Belegdokument in dieser Zeile laut Belegdoku­ment-Vorlage ausgegeben wird. Grundsätzlich mög­lich sind die Ausgabemedien:

• Drucker (auch die Ausgabe als Datei ist mög­lich)
• E‑Mail
• Fax

Belegdokument-Vorlage – In dieser Spalte hinterlegen Sie eine Belegdoku­ment-Vorlage für das Belegdokument in dieser Zeile, die den Aufbau des entsprechenden Beleg­dokumentes steuert. Jede Belegdokument-Vorlage gilt für genau eines der generell zulässigen Ausga­bemedien Drucker, E‑Mail oder Fax.

Eine Belegdokument-Vorlage enthält u. a. Einstel­lungen für das Ausgabemedium sowie zum Aufbau und Format des Belegdokuments. Eine Belegdo­kument-Vorlage für das Medium Drucker enthält z. B. Angaben zu ein- oder doppelseitigem Druck oder der Anzahl der gedruckten Exemplare.

Die in diesem Feld hinterlegten Belegdokument-Vorlagen werden in die Lieferanten-Stammdaten als Vorschlagswerte übernommen. Sie gelten dann, wenn in den Stammdaten des relevanten Lieferanten keine abweichenden Angaben erfasst sind. Die Einstellungen in der Anwendung Lieferanten übersteuern die Customizing-Einstellungen.

Empfänger-Adressierung – Für Belegdokument-Vorlagen mit den Ausgabeme­dien Fax und E‑Mail können Sie in dieser Spalte eine Kommunika­tionsart hinterlegen und so bestimmen, welche Fax- oder E‑Mail-Adresse des Empfängers bei der Belegdokumentausgabe für diesen Beleg verwendet wird.

Kommunikationsarten bezeichnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Kommunikation mit einem Part­ner über ein bestimmtes Medium wie Fax oder E‑Mail. Als Kommunikationsart für E‑Mail können Sie z. B. „E‑Mail, dienstlich“ und „E‑Mail, privat“ erfassen und diese dadurch unterscheiden. Die konkrete E‑Mail-Adresse wird als Kommunikations­verbin­dung bezeichnet.

Auf Basis der in diesem Feld festgelegten Kommu­nikationsart ermittelt das System bei der Beleg­ausgabe aus den Daten des relevanten Partners die konkrete Kommunikationsverbindung, also eine konkrete Faxnummer oder E‑Mail-Adresse. Diese Faxnum­mer oder E‑Mail-Adresse wird dann bei der Beleg­ausgabe als Empfänger-Adresse verwendet.

Bevorzugt – Wenn für ein Belegdokument in mehreren Zeilen Ausga­be­einstel­lun­gen hinterlegt sind, dann muss eine davon als Bevorzugt gekennzeichnet werden.

Diese Kenn­zeichnung wird in die Partner-Stamm­daten und in die Belege als Vorschlagswert übernommen und bedeutet, dass diese bevorzugten Einstellungen bei der Ausgabe des Belegdokuments verwendet wer­den, wenn nicht eine der anderen hinterlegten Ein­stellungen manuell gewählt wird.

Tabelle Datei-Anhänge/Texte

In dieser Tabelle können Sie Datei-Anhänge oder Texte für die einzelnen Belegdokumente der Beschaffung als Vorschlagswerte hinterlegen. Die Datei-Anhänge werden mit den Belegdokumenten ausgegeben oder versendet. Hinterlegte Texte werden in die Belegdokumente übernommen. Für die Datei-Anhänge gelten darüber hinaus die Einstellungen in Belegdokument-Vorlagen des Typs E-Mail.

Die Spalten der Tabelle im Einzelnen:

Nummer – Wenn mehrere Texte oder Datei-Anhänge desselben Anhang- oder Texttyps erfasst werden, dann werden diese in den Belegen ge­mäß der in dieser Spalte gewählten Nummer sortiert vorgeschlagen. Für Texte und Datei-Anhänge verschiedener Anhang- oder Texttypen hat die Nummer keine Aus­wirkung auf die Anordnung. Das System vergibt für neue Zeilen automatisch eine Nummer in Zehnerschritten als Vorschlagswert, also 10, 20 usw. Ändern Sie bei Bedarf diesen Vor­schlagswert.

Belegdokument – In dieser Spalte wählen Sie das Belegdokument aus, welches Sie mit einem Datei-Anhang oder einem Text ergänzen möchten. Wählen Sie dazu im Auswahl-Menü eines oder mehrere der folgenden Belegdokumente aus:

• Anfrage
• Bestätigungsmahnung
• Bestellung
• Kontrakt
• Liefermahnung
• Warenrücklieferschein
• Abholschein
• Verteilanfrage

Anhang-/Texttyp – In dieser Spalte wählen Sie den Anhang- oder Texttypen aus, der die gewählten Belegdokumente ergänzen soll.

Wählen Sie im Auswahl-Menü einen der folgenden Anhang- oder Texttypen aus:

• Kopftext
• Fußtext
• Positionstext gemäß Artikel
• Datei-Anhang E-Mail
• Datei-Anhang gemäß Artikel

Textbaustein – In dieser Spalte können Sie einen Textbaustein auswählen, den Sie zuvor in der Anwendung Textbausteine erfasst haben.

Anhang/Text – In Abhängigkeit des gewählten Anhang- oder Texttyps wählen Sie in diesem Feld eine Datei aus oder geben einen Text ein.

• Soll eine Datei angehängt werden, dann wählen Sie in diesem Feld eine Datei aus.
• Soll ein Text das Belegdokument ergänzen, dann können Sie in diesem Feld einen Text eingeben. Haben Sie zuvor einen Textbaustein ausgewählt, dann wird der Text des Textbausteines in diesem Feld angezeigt. Wird der Text bearbeitet, dann wird die Verknüpfung zum gewählten Textbaustein entfernt.

Tabelle Absender für E-Mails

In einer Tabelle können Sie Standard-E‑Mail-Absender für die verschiedenen Belegdokumente in der Beschaffung festlegen. Die Tabelle enthält pro Belegdokument eine Zeile mit den folgenden Spalten:

Belegtyp – Das Belegdokument wird angezeigt, für das in dieser Zeile ein Standard-E‑Mail-Absender festge­legt wird. Zurzeit sind die folgenden Belegdo­kumente generell verfügbar:

• Anfrage
• Kontraktbestätigung
• Bestellung
• Warenrücklieferschein
• Liefermahnung
• Eingangsrechnung
• Bestätigungsmahnung
• Konsignations-Entnahmerechnung
• Abholschein
• Verteilanfrage

Absender – In dieser Spalte wird festgelegt, aus welchen Part­ner-Stammdaten das System für alle entsprechenden Belegdoku­mente die Absenderadresse für E‑Mails ermittelt und verwendet.

Wählen Sie eine der fol­genden Optionen:

• Zuständiger Mitarbeiter
  Die E‑Mail-Adresse des im Beleg hinterlegten zuständigen Mitarbeiters wird als Absender­adresse herangezogen.
• Aktueller Bearbeiter
  Die E‑Mail-Adresse des aktuellen Benutzers der OLTP-Datenbank wird als Absenderadresse herangezogen. Diese wird in den Mitarbeiter­daten des dem Benutzer zugeordneten Mitar­beiters hinterlegt.
• Konkrete Adresse
  Bei der Auswahl Konkrete Adresse kann eine Standard-E‑Mail-Absenderadresse für alle entsprechenden Be­legdokumente festgelegt werden.

Bei der Ausgabe der Belegdokumente kann die Ab­senderadresse ggf. noch überschrieben werden, wenn die entsprechenden Berechtigungen vorlie­gen und die Belegdokument-Vorlage das erlaubt.

E‑Mail-Adresse – Wenn Sie unter Absender die Option Konkrete Adresse gewählt haben, dann können Sie in diesem Feld eine Standard-E‑Mail-Absenderadresse für alle entsprechenden Be­legdokumente festlegen.

Bei der Ausgabe der Belegdokumente kann die Ab­senderadresse ggf. noch überschrieben werden, wenn die entsprechenden Berechtigungen vorlie­gen und die Belegdokument-Vorlage das erlaubt.