Funktion: Beschaffungsdokumente

Mit der Funktion Beschaffungsbelege können Sie Doku­mentarten und Dokument-Verknüpfungsarten für Beschaf­fungs­belegdokumente hinterlegen.

Technische Informationen

  • Bezeichnung: Beschaffungsdokumente
  • Technischer Name: com.cisag.app.documentmanagement.PurchasingDocuments
  • Verfügbar ab: Release 4
  • Notwendige Lizenz: keine
  • Deaktivierbar: nein
  • Relevant für: Beschaffungsorganisation, Mandant

Karteireiter Einstellungen

Die Dokument-Verknüpfungsarten sind für die Ablage der Belegdokumente im Dokumenten-Management und als Klassifizie­rungsmerkmal relevant.

Die Felder im Einzelnen:

Hinweis
Wenn keine Dokument-Verknüpfungsart hinterlegt wurde, dann kann das System keine Verknüpfung erzeugen. Haben Sie z. B. keine Dokument-Ver­knüpfungsart für Aufträge hinterlegt, dann wird ein Belegdoku­ment nicht mit dem zugehörigen Beschaffungsauf­trag, sondern evtl. nur mit dem Lieferanten ver­knüpft.

Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge – Ordnen Sie bei Bedarf jeweils eine Dokument-Ver­knüpfungsart zu. Über die Dokument-Verknüp­fungs­arten werden die zu den Beschaffungs­bele­gen erzeugten Dokumente mit den jeweiligen Business Entitys verknüpft. Die Dokument-Verknüpfungsart für Aufträge ver­bindet Beschaffungssaufträge mit den er­zeug­ten Belegdokumenten.

Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente – Ordnen Sie bei Bedarf jeweils eine Dokument-Ver­knüpfungsart zu. Über die Dokument-Verknüp­fungs­arten werden die zu den Beschaffungs­bele­gen erzeugten Dokumente mit den jeweiligen Business Entitys verknüpft. Die Dokument-Verknüpfungsart für Dokumente ist für alle anderen Beschaffungsbelege außer Beschaf­fungs­aufträgen relevant. Sie verbindet den jeweils auszugebenden und abzulegenden Be­leg mit den erzeugten Belegdokumenten.

Dokument-Verknüpfungsart für Partner – Ordnen Sie bei Bedarf jeweils eine Dokument-Ver­knüpfungsart zu. Über die Dokument-Verknüp­fungs­arten werden die zu den Beschaffungs­bele­gen erzeugten Dokumente mit den jeweiligen Business Entitys verknüpft. Die Dokument-Verknüpfungsart für Partner verbin­det den adressierten Partner (Anfrageempfän­ger, Kontraktpartner, etc.) mit den erzeugten Belegdokumenten.

Tabelle der Belegdokumente der Beschaffung

In einer Tabelle können Sie für die verschiedenen Belegdokumente der Beschaffung jeweils eine Dokumentart hinterlegen. Die Angabe einer Doku­mentart ist erforderlich, damit die Belegdokumente mit dem Dokumenten-Management geführt und im Knowledge Store gespeichert werden können.

Die Spalten der Tabelle im Einzelnen:

Belegdokument – Für die folgenden Belegdokumente in der Beschaffung hin­terlegen Sie in dieser Zeile jeweils eine Dokumentart. Diese wird vom System beim Erzeugen der Beleg­dokumente und bei der Ablage im Dokumenten-Management verwendet. Folgende Belegdokumente stehen zur Verfügung:

  • Kontraktbestätigung
  • Anfrage
  • Bestellung
  • Bestätigungsmahnung
  • Liefermahnung
  • Abholschein
  • Eingangsrechnung
  • Konsignations-Entnahmemeldung
  • Warenrücklieferschein
  • Verteilanfrage

Dokumentart – Pro angezeigtem Belegdokument können Sie in dieser Spalte jeweils eine Dokumentart hinter­le­gen. Diese wird vom System beim Erzeugen der Belegdokumente und bei der Ablage im Doku­men­ten-Management verwendet.

Weitere Informationen zu den Dokumentarten finden Sie in der Dokumentation Dokumentarten.

Hinweis
Bitte beachten Sie, dass Dokumentarten, die den Beschaffungsbelegen zugeordnet werden so­llen, keine Feldarten (benutzerdefinierte Felder) zur Ver­schlag­wor­tung verwenden dürfen. Die Verwendung von Feldarten hat zur Folge, dass die Doku­men­te im Dokumenten-Management nicht automatisch erzeugt werden können. Überprüfen Sie ggf. die zugeordneten Dokumentarten in der gleichnamigen Anwendung. Wenn im Arbeitsbereich Feldnamen zur Verschlagwortung als Pflichtfeld definiert sind, ordnen Sie den Belegen eine andere Dokumentart zu.

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