In vielen Anwendungen sowohl in der Beschaffung als auch im Vertrieb kann in einem Feld „zu Händen“ ein Ansprechpartner ausgewählt oder erfasst werden. Die Funktionsweise hinter diesem Feld ist immer gleich: Das System ermittelt aus den Stammdaten einen Vorschlagswert und zeigt diesen an.
Nachfolgend wird beschrieben, wie diese Ansprechpartner vom System ermittelt werden. Außerdem wird erläutert, wie der Benutzer die Vorschlagswerte ersetzen, ergänzen oder ändern kann.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Ansprechpartner“.
1 Begrisffsbestimmung
Ansprechpartner
Jeder interne oder externe Partner vom Typ „Person“ kann als Ansprechpartner zu einem anderen beliebigen Partner in Beziehung stehen. Wird einem Partner ein anderer Partner als Ansprechpartner zugeordnet, dann erhält der Ansprechpartner die Partnerrolle „Ansprechpartner“. Der zugehörige Partner-Beziehungstyp „Ansprechpartner“ ist klassifiziert in Allgemein, Beschaffung und Vertrieb. Diese Klassifikation ergibt sich automatisch aus dem Kontext, in welchem der Ansprechpartner erfasst wird.
2 Feldbeschreibung
In den diversen Beleg-Anwendungen wird das Feld mit der Bezeichnung „zu Händen“ angeboten, in welchen Sie jeweils einen Ansprechpartner zu einem anderen Partner hinterlegen können. Für die Eingabe eines Ansprechpartners stehen zwei Felder zur Verfügung:
| Feld „zu Händen“ | Erstes Feld (Partner) | Zweites Feld (Name) |
| Feldbezeichnung für beide Felder. | Im Feld „Partner“ wird die Identifikation eines Ansprechpartners ausgewählt oder bereits als Vorschlagswert angezeigt.
Dieses Feld hat keine separate Bezeichnung. |
Das Feld „Name“ ist ein Textfeld. Sie können entweder einen individuellen Namen erfassen oder der Name zum Partner aus dem ersten Feld wird als Vorschlagswert erzeugt.
Dieses Feld hat keine separate Bezeichnung. |
Den jeweils für ein Feld „zu Händen“ relevanten Partner entnehmen Sie bitte der Beschreibung der entsprechenden Anwendung, in der das Feld angeboten wird.
3 Vorschlagswerte
Die Vorschlagswerte ergeben sich aus den Partner-Stammdaten des zugehörigen Partners.
3.1 Ermittlung des Vorschlagswertes für das erste Feld (Partner)
Die Ansprechpartner gehören immer zu einem anderen Partner. Das kann ein interner Partner (eine Organisation) oder ein externer Partner (Kunde oder Lieferant) sein.
Sobald sich dieser zugehörige Partner ändert, wird der jeweils dazugehörige Ansprechpartner aus den Partner-Stammdaten neu ermittelt. In Abhängigkeit der Anwendung aus Beschaffung oder Vertrieb und immer bezogen auf die jeweils relevante Organisation ergibt sich ein Vorschlagswert. Dieser Vorschlagswert entspricht in der Regel dem Ansprechpartner, der in den Stammdaten als bevorzugt gekennzeichnet ist. Ansonsten wird der erste verwendet. Wenn kein Vorschlagswert ermittelt werden konnte, dann wird das Feld geleert.
3.2 Ermittlung des Vorschlagswertes für das zweite Feld (Name)
Ändert sich der Wert des ersten Feldes „Partner“ automatisch durch das System oder manuell durch den Benutzer, dann wird anhand der Partner-Stammdaten der zugehörige Name vorgeschlagen. Der Name ist dabei ein einzeiliger Text, der sich aus verschiedenen Teilen zusammensetzt (z. B. Titel + Vorname + Nachname). Wird das Feld „Partner“ geleert, dann wird auch das Feld „Name“ geleert.
Sofern sich der Wert im Feld „Partner“ nicht ändert, können Sie im Feld „Name“ einen freien Text erfassen und so z. B. den Namen auf einen nicht im System hinterlegten Partner ändern oder den Namen des Partners ergänzen oder korrigieren.
4 Zulässige Ansprechpartner
In allen betrachteten Anwendungen gilt, dass nicht nur die Ansprechpartner für das entsprechende Framework (Beschaffung, Vertrieb) zulässig sind, sondern ebenfalls auch die allgemeinen und die des jeweils anderen Frameworks.
Voraussetzung für die Nutzung von Ansprechpartnern aus einem anderen Framework ist, dass die jeweilige Vertriebsorganisation auch Beschaffungsorganisation ist und umgekehrt. Das ist vor allem dann nützlich, wenn sich die Rolle eines Ansprechpartners z. B. in einem externen Unternehmen ändert, aber die Stammdaten noch nicht aktualisiert wurden.