Aufgrund der internen Abläufe des Controllings ist die Anwendung Erzeugte Belege Controlling nicht als eigenständige Anwendung gedacht, mit der Daten übernommen und gebucht werden. Im Einzelfall kann sie jedoch dafür verwendet werden.

Im Normalfall erfolgt die Übernahme und das Buchen der Daten jedoch aus der Anwendung Cockpit: Buchungsläufe Controlling. Von dort aus kann die Anwendung Erzeugte Belege Controlling geöffnet werden durch Auswahl eines Buchungslaufes und der Aktion [Cockpit: Übertragene Buchungsdaten]. In diesem Cockpit werden die Positionen des Buchungslaufes aufgelistet und mit Auswahl einer Position kann mit der Aktion [Erzeugte Belege] die Anwendung Erzeugte Belege Controlling geöffnet werden.

Nachfolgend wird die Anwendung Erzeugte Belege Controlling beschrieben.

Anwendungsbeschreibung

Die Anwendung Erzeugte Belege Controlling liefert einen Überblick für die erstellten Belege, die als Ergebnis der Übernahme von Belegen durch die Buchungsläufe aus der externen Schnittstelle im Controlling erzeugt wurden. Damit erhalten Sie eine detaillierte Übersicht und Kontrollmöglichkeit für die erzeugten Buchungen.

Die Anwendung besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Im Identifikationsbereich der Anwendung geben Sie die Identifikation der Positionsnummer eines Buchungslaufes an. Des Weiteren enthält der Identifikationsbereich Informationen über die Herkunft der Position und deren Status.

Die Felder im Einzelnen:

• Nummer – Geben Sie in diesem Feld die Nummer der Buchungslaufposition an, deren Beleg angezeigt werden soll oder wählen Sie diese über die Wertehilfe des Feldes aus
• Allgemeiner Status – In diesem Feld wird Ihnen der allgemeine Status des erzeugten Beleges angezeigt. Dieser Status kann folgenden Wert aufweisen:
  • Gültig
  • Ungültig
  • Gesöscht
• Buchungslauf – In diesem Feld wird die Nummer des ausgewählten Buchungslaufes angezeigt
• Verarbeitungsstatus – Dieses Feld enthält die Informationen zum Verarbeitungsstatus des Beleges. Folgende Werte sind für den Verarbeitungsstatus möglich:
  • Verarbeitung
  • Verarbeitung abgeschlossen
  • Fehlerhaft
  • In Aufbereitung
  • Aufbereitung abgeschlossen
• Herkunft – Dieses Feld enthält die Informationen zur Herkunft des Beleges
• Originalbeleg – Bei Buchungsläufen, die aus einem Vorsystem kommen (z. B. Ausgangsrechnungen der Warenwirtschaft) wird in diesem Feld deren Ursprungsbelegnummer angezeigt. Sofern in diesem Feld eine Belegnummer angegeben ist, können Sie durch Anklicken des Feldes mit der rechten Maustaste direkt in die entsprechende Anwendung der Warenwirtschaft wechseln.
• Erfasste Buchung – In diesem Feld wird die Nummer angezeigt, unter der dieser Beleg erfasst wurde. Durch Anklicken des Feldes wechseln Sie in die Anwendung Buchen Controlling. Des Weiteren wird neben dem Feld Erfasster Beleg das Statusicon (z. B. gebuchter Beleg) dargestellt.

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich der Anwendung Erzeugte Belege Controlling besteht aus den Karteireitern Allgemeines und Fehler. Darüber hinaus stellt der Arbeitsbereich eine Positionstabelle sowie einen Positionseditor zur Verfügung.

Mit dem Icon können die Karteireiter ein- oder ausgeblendet werden. Bei Aufruf der Anwendung sind die Karteireiter zu Gunsten der Darstellung einer erhöhten Anzahl von Belegpositionen ausgeblendet.

Karteireiter Allgemeines

Dieser Karteireiter enthält die Felder für den Belegkopf. Bei Übertragungen aus einem Vorsystem werden in den Feldern der linken Seite die Originalwerte aus der Schnittstelle angezeigt. Die Felder der rechten Seite enthalten die Werte, mit denen der Beleg im Controlling gebucht werden soll bzw. bereits gebucht wurde. Diese Felder sind im Folgenden beschreiben.

• Belegart – Dieses Feld enthält die Belegart der Buchung
• Belegnummer – In diesem Feld ist die Belegnummer der Buchung angegeben
• Belegdatum – In diesem Feld ist das Belegdatum der Buchung angegeben
• Erfasst von – In diesem Feld ist der Benutzer angegeben, der die Buchung erfasst hat
• Erfassungszeitpunkt – Dieses Feld enthält das Datum und die Uhrzeit der Erfassung
• Zuletzt geändert von – In diesem Feld ist der Benutzer angegeben, der die Buchung zuletzt geändert hat
• Änderungszeitpunkt – Dieses Feld enthält das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung

Karteireiter Fehler

Bei fehlerhaften Belegen (Verarbeitungsstatus Fehlerhaft) werden unter diesem Karteireiter alle fehlerhaften Belegpositionen angezeigt. Durch den Fehlertext erhalten Sie Informationen über die Art des Fehlers.

Mit dem Button [Zeile laden] haben Sie die Möglichkeit eine fehlerhafte Position direkt aus der Fehlertabelle in den Positionseditor zu laden. Dazu markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf den Button [Zeile laden]. Die Position kann nun im Positionseditor korrigiert werden.

Nachfolgend sind die Spalten der Fehlertabelle beschrieben:

• Beleg – In dieser Spalte wird die Belegnummer der fehlerhaften Belegposition angezeigt
• Interne Nummer – In dieser Spalte wird die intern vergebene Nummer der Belegposition angezeigt, in der ein Fehler aufgetreten ist
• Meldungsklasse – In dieser Spalte wird die Meldungsklasse des Fehlers für diese Belegposition (z.B. Anwendungsbereich des Fehlers) angezeigt
• Meldungsnummer – In dieser Spalte wird die Nummer der Meldung des Fehlers angezeigt. Diese ist in Verbindung mit der Meldungsklasse eindeutig.
• Text – Diese Spalte enthält den Text der Fehlermeldung als erläuternde Information. Diesem Text entnehmen Sie beispielsweise, welcher Wert fehlerhaft ist.
• Detailanzeige – Da der Fehlertext mehrere Zeilen enthalten kann, haben Sie die Möglichkeit mit einem Doppelklick in dieser Spalte oder direkt auf dem Fehlertext den vollständigen Text einzusehen

Positionstabelle

In der Positionstabelle werden Ihnen alle Belegpositionen, die für die angegebene Buchungslaufposition erzeugt wurden, angezeigt. Um für eine Position weitere Werte anzuzeigen oder eine Position zu ergänzen, laden Sie diese mit [Doppelklick] in den Positionseditor.

Positionseditor

Im Positionseditor stehen Ihnen die Werte der gewählten Position in zahlreichen Feldern und Karteireitern zur Verfügung. Jedes dieser Felder ist zweimal vorhanden. Die Felder der linken Seite sind nur bei Belegen gefüllt, die nicht aus dem Controlling selbst entstanden sind. Hier werden beispielsweise die Ursprungswerte aus der Übertragung der externen Schnittstelle angezeigt.

Die Felder der rechten Seite enthalten die Werte, mit denen die Belegposition im Controlling gebucht werden soll bzw. bereits gebucht wurde. Für die jeweiligen Karteireiter sind nur diese Felder beschrieben.

KarteireiterAllgemeines

• Belegdatum – In diesem Feld ist das Belegdatum der Buchungposition angegeben
• Leistungsdatum – Das Datum der Leistung der Belegposition wird angezeigt
• Buchungstext – Sofern ein Buchungstext vorhanden ist, wird dieser hier angezeigt. Es kann für jede Belegposition ein eigener Buchungstext vorhanden sein.
• Kostenart – Dieses Feld enthält die Kostenart und deren Bezeichnung
• Kostenklasse – Dieses Feld enthält die Information zur Kostenklasse
• Datenart – Die Datenart der Buchungsposition wird angezeigt
• Bilanzierungskreis – Der Bilanzierungskreis der Buchungsposition wird angezeigt
• Soll/Haben – Dieses Feld enthält die Sol/Haben-Information der Beträge
• Wert in Leitwährung – In diesem Feld ist der zu buchende Wert in der Leitwährung angegeben
• Wert in Belegwährung – In diesem Feld ist der zu buchende Wert in der Leitwährung angegeben
• Menge – Dieses Feld zeigt die zu buchende Menge

Karteireiter Optionale Dimensionen

Generell stehen 20 optionale Dimensionen zur Verfügung. Jede optionale Dimension repräsentiert unterschiedliche, vom Anwender festgelegte Buchungsinformationen wie  z.B. Kostenstelle, Kostenträger, Projekt, etc. In der Anwendung Dimensionstypen wird die Funktionalität der optionalen Dimensionen festgelegt.

Unter diesem Karteireiter sind die Werte für optionale Dimensionen angegeben.

Karteireiter Diverse

Unter diesem Karteireiter stehen weiter Felder der Buchungsposition zur Verfügung, z.B. die Bewegungsart.

Anwendungsbezogene Aktionen

Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung Erzeugte Belege Controlling zur Verfügung:

• Übernehmen
• Übernehmen und buchen
• Übernehmen und buchen für Migration

Übernehmen

Bei dieser Aktion öffnet sich ein Dialogfenster mit dem Sie den erzeugten Controlling-Beleg unter Angabe der Hintergrundbedingungen Sofort oder Im Hintergrund übernehmen können, soweit der Status der Datenübertragung dies zulässt. Dabei erfolgt für die übergebenen Business keys die Objektumsetzung (z.B. Dimensionen, Kostenarten).

Übernehmen und buchen

Soweit der Status der Datenübertragung dies erlaubt, können Sie im eingeblendeten Dialogfenster den selektierten Beleg sofort oder im Hintergrund übernehmen und buchen. Dabei erfolgt für die übergebenen Business keys die Objektumsetzung (z.B. Dimensionen, Kostenarten). Fehlerfrei erzeugte Belege werden an den Buchungsserver übergeben.

Übernehmen und buchen für Migration

Hier wird im Prinzip die gleiche Funktion wie bei der Aktion [Übernehmen und Buchen] ausgeführt, nur mit weniger Prüfungen (z.B. Periode buchbar) und ohne Automatikbuchungen. Die Funktion wird über Berechtigungsrollen aktiviert.

Prüfungen und Berechnungen

Die Aktionen [Übernehmen], [Übernehmen und buchen] sowie [Übernehmen und buchen für Migration] werden nur dann ausgeführt, wenn die Statusangeben sowie weitere Kriterien, wie Bebuchbarkeit der Buchungsperiode etc. dies erlauben. Andernfalls wird mit Fehlermeldungen darauf aufmerksam gemacht.

Customizing

Für die Anwendung Erzeugte Belege Controlling sind in der Anwendung Custo­mizing keine Einstellungen fest­zulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Erzeugte Belege Controlling ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Cockpit: Übertragene Buchungsdaten Controlling

com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.PreEntryHeader

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

com.sem.ext.app.fin.controlling.OrderData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Erzeugte Belege Controlling bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Wenn die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung Erzeugte Belege Controlling nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Erzeugte Belege Controlling bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Erzeugte Belege Controlling ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.