Es stehen immer mehr Internet-Portale zur Verfügung, in denen Produkte zum Kauf angeboten werden. Innerhalb solcher Portale und Plattformen hat der Käufer die Möglichkeit unterschiedliche Methoden zur Zahlung zu nutzen, z. B. PayPal, Kreditkarte, Klarna usw. In diesem Dokument sind die Vorgehensweisen und Voraussetzungen beschrieben, um Zahlungen aus unterschiedlichen Zahlsystemen in Comarch Financials Enterprise zu importieren und zu verarbeiten.

Der Import und die Verarbeitung von Zahlungen die über Zahlsysteme wie beispielsweise PayPal, Kreditkarte usw. geleistet werden, erfolgt durch das automatische Bankenbuchen (ABB). Das ABB ist ein Verfahren zur elektronischen Verarbeitung von Kontoauszugsdateien und basiert auf den von den Banken zur Verfügung gestellten Auszugs- und Umsatzdaten, die in genormten Formaten übermittelt werden.

Um über das ABB die Zahlungen aus den unterschiedlichen Zahlsystemen zu verarbeiten, müssen diese durch die Anbieter bereitgestellt werden. Die Bereitstellung der Zahlungen kann in einem Standarddateiformat mit festgelegtem Satzaufbau und Aufbereitung oder als Datei mit variabel positionierten und aufbereiteten Feldern erfolgen.

Bei Verwendung des Standarddateiformates, müssen die folgenden Felder in der Ausgabedatei für Zahlsysteme übermittelt werden:

• PaySystemID – Identifikation (Name) des zu verarbeitenden Zahlsystems. Das Zahlsystem muss in der Anwendung Zahlsystem-Definitionen vorhanden sein.
• TransactionDate – Datum der Transaktion (Zahlung) im Format YYYYMMDD
  Hinweis

  Dieses Feld kann auch den Zeitstempel der Transaktion enthalten.
• TransactionID – Diese ID identifiziert den Zahlungs-OP und wird für die Zuordnung der offenen Posten als Suchmerkmal herangezogen
• PurchaseNumber – Diese Nummer kann als zusätzliche Information mitgegeben und für die OP-Zuordnung als Suchmerkmal verwendet werden
• TransactionAmount – Betrag der Transaktion (Zahlbetrag)
• Fees – Betrag für die Gebühren, die bei der Zahlung über das Zahlsystem anfallen
• Currency – Währung der Zahlung in der primären Hauswährung der Organisation

Nachfolgend ist der festgelegte Satzaufbau der Datei am Beispiel einer PayPal-Zahlung dargestellt:

Unabhängig davon, ob das Standarddateiformat oder eine Datei mit variablem Satzaufbau verwendet wird, gilt für die Ausgabe der Zahlungen:

• Innerhalb einer Datei dürfen nur Zahlungen eines Zahlsystems enthalten sein
• Diese Zahlungen müssen alle das gleiche Transaktionsdatum haben. Das heißt, es dürfen in einer Datei nur die Zahlungen eines Tages übermittelt werden.
• Alle Zahlungen sind in der primären Hauswährung der verarbeitenden Organisation auszugeben

Um die so bereitgestellten Zahlungen in der Anwendung Automatische Bankbuchungen wie Bankkontoauszüge importieren zu können, müssen Stammdaten, die das ABB verwendet, ergänzt und neue Stammdaten angelegt werden. In dem Kapitel Einstellungen erfahren Sie, welche Stammdaten einzurichten sind. Weitere Informationen zu den im ABB verwendeten Stammdaten und deren Funktion finden Sie unter anderem in dem Dokument Einführung: Automatisches Bankenbuchen (ABB) sowie in den Dokumentationen zu den jeweiligen Stammdaten.

Das Kapitel Import Zahlungen informiert Sie über die Verarbeitungsschritte während des Imports sowie die  Vorgehensweise zur Weiterverarbeitung der Daten.

Einstellungen

Um die Zahlungen aus den unterschiedlichen Zahlsystemen über das ABB zu verarbeiten, sind folgende Stammdaten einzurichten bzw. zu ergänzen:

• Zahlsystem-Definitionen
• Geschäftsvorfallcodes
• Hausbanken
• Buchungsdefinitionsgruppen
• Buchungsdefinitionen

Zahlsystem-Definitionen

In der Anwendung Zahlsysteme-Definitionen legen Sie zum einen die Zahlsysteme fest, die über das automatische Bankenbuchen (ABB) importiert und weiterverarbeitet werden sollen. Zum anderen geben Sie Geschäftsvorfallcodes an, um die für das Zahlsystem passenden Buchungsdefinitionen zuzuordnen.

Darüber hinaus legen Sie die Suchfolge für die Transaktionsnummer fest. Diese wird verwendet, um über den Verwendungszweck die offenen Posten zu suchen und zuzuordnen.

Des Weiteren steuern Sie in dieser Anwendung, ob für das Zahlsystem die Zahlungen in dem Standarddateiformat oder in einer Datei mit variablem Satzaufbau bereitgestellt werden. Sofern Sie kein Standarddateiformat verwenden, geben Sie die für den Import der Zahlungen relevanten Felder und deren Feldaufbereitungen an. Abweichend zu den für das Zahlsystem festgelegten Geschäftsvorfallcodes für Vergütungen und Gebühren haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, Geschäftsvorfallcodes variabel über Suchkonstanten zuzuordnen.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Zahlsystem-Definitionen.

Geschäftsvorfallcode

In der Anwendung Geschäftsvorfallcodes müssen alle Geschäftsvorfallcodes eingerichtet sein, die im automatischen Bankenbuchen (ABB) verwendet werden. Über den Geschäftsvorfallcode wird die Buchungsdefinition zugeordnet. Für den Import der Zahlungen aus Zahlsystemen können Sie sich gegebenenfalls separate Geschäftsvorfallcodes einrichten, um hier eine Abgrenzung zu den importierten Kontoauszügen zu erreichen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Geschäftvorfallcodes.

Hausbanken

Für jedes Zahlsystem, das über die Anwendung Automatische Bankbuchungen verarbeitet wird, muss eine Hausbank eingerichtet und für das ABB aktiviert sein. Um eine Hausbank zusätzlich für ein Zahlsystem zu aktivieren, wählen Sie unter dem Karteireiter ABB der Anwendung Hausbanken das ABB-Format PaySystem. Anschließend ordnen Sie der Hausbank das zu verarbeitende Zahlsystem aus der Anwendung Zahlsystem-Definition zu.

Des Weiteren geben Sie den Namen sowie den Pfad für den Ablageort der Importdatei an, in der die Zahlungen des Zahlsystems bereitgestellt werden. Weitere Informationen finden Sie in dem Dokument Hausbanken.

Buchungsdefinitionsgruppen

In einer Buchungsdefinitionsgruppe fassen Sie mehrere Buchungsdefinitionen zusammen. Durch die Zuordnung zu einer Hausbank legen Sie fest, welche Buchungsdefinitionen für eine Hausbank zulässig sind. In der Anwendung Buchungsdefinitionsgruppen können Sie gegebenenfalls auch separate Gruppen für die Buchungen aus Zahlsystemen zusammenstellen. Weitere Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Buchungsdefinitionsgruppen.

Buchungsdefinitionen

Über Buchungsdefinitionen werden die allgemeingültigen Buchungssätze festge-legt, die im Rahmen des automatischen Bankenbuchens (ABB) gebildet werden sollen. Des Weiteren definieren Sie über die Buchungsdefinitionen Suchmerkmale mit denen offene Posten gezielt gesucht und zugeordnet werden können. In der Anwendung Buchungsdefinitionen haben Sie somit die Möglichkeit Buchungsdefinitionen für unterschiedlichste Anforderungen zu erfassen. Hier können Sie gegebenenfalls auch separate Buchungsdefinitionen für die Buchungen aus Zahlsystemen einrichten. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Buchungsdefinitionen.

Import Zahlungen

Die aus Zahlsystemen bereitgestellten Daten importieren Sie wie Bankkontoauszüge über die Aktion [Auszug importieren] in der Anwendung Automatische Bankbuchungen zur Weiterverarbeitung in Comarch Financials Enterprise. Informationen, die in den Zahlungen nicht enthaltenen sind, wie beispielsweise Auszugsnummer, Bankkontonummer und Geschäftsvorfallcode ermittelt das System während des Imports unter anderem aus den eingerichteten Stammdaten für das ABB. Siehe dazu Kapitel Einstellungen.

Sofern die Auszugsnummer nicht vorhanden ist, wird diese aus dem Auszugsdatum erzeugt. Dabei wird das folgende Verfahren angewandt:

• Ist das Auszugsdatum lt. Datei beispielsweise der 15.07.2018, ermittelt sich die Auszugsnummer aufgrund der Tage für
  Januar: 31 + Februar: 28 + März: 31 + April: 30 + Mai: 31 + Juni: 30 + Juli: 15 =196 Tage.
  Somit lautet die Auszugsnummer 00196.

Im weiteren Verlauf des Imports werden, analog zum Import der Bankkontoauszüge, die Buchungsdefinitionen, Konten und offenen Posten zugeordnet sowie die Buchungssätze für die Zahlungen erzeugt. Die Weiterverarbeitung erfolgt gleichfalls in der Anwendung Automatische Bankbuchungen. Damit stehen Ihnen die Funktionen zum ABB in vollem Umfang zur Verfügung. Ausführliche Informationen finden Sie in den Dokumentationen zum ABB, z. B. im Dokument Einführung: Automatisches Bankenbuchen (ABB).