In diesem Dokument werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwen­dung „Daten importieren“ bezogen auf Eingangsrechnungen beschrieben. Diese Vorgehensweisen ent­hal­ten allgemeine Anleitungsschritte und welche Besonderheiten zu berücksichtigen sind. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Daten importieren“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Dokumentation „Daten importieren“.

1                     Allgemeines

Der Import der Eingangsrechnung basiert im Wesentlichen auf dem aktuellen Datenmodell, welches in der Repository-Datenbank hinterlegt ist. Für den Datenexport stehen mehr Attribute als für den Datenimport zur Verfügung. Des-halb ist sinnvoll, für den Export und Import separate Filter festzulegen.

1:1-Beziehungen basieren im Datenmodell in der Regel auf einem technischen GUID-Attribut. Je nach Anwendungsfall kann beim Import entweder das technische GUID-Attribut verwendet werden oder der fachliche Schlüssel aus dem Ziel-Objekt (meist code oder number).

Bestimmte Daten der Eingangsrechnungen wie Hauswährungswerte, Status sowie interne Hilfsattribute können nicht importiert werden.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Übersicht: Attribute“.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches das geeignete Format der Importdatei ist, dann gehen Sie wie folgt vor: Erfassen Sie über die Anwendung „Eingangsrechnungen“ einen Beispiel-Beleg und exportieren Sie diesen mit dem Filter für den Import im gewünschten Format mit den gewünschten Attributen. Die so entstehende Beispieldatei lässt sich als Vorlage für die zu erzeugenden Importdateien verwenden.

Beim Import gelten die gleichen Regeln wie bei der Bearbeitung über die Anwendung. Zum Beispiel kann in einer gespeicherten Position der Artikel nicht mehr nachträglich geändert werden. Attributwerte werden ignoriert, wenn sie im aktuellen Kontext nicht übernommen werden können. Ebenso wird bei der Vorschlagswertermittlung die gleiche Logik durchlaufen, sodass sich Import und Anwendung identisch verhalten. Gleiches gilt für die Prüfungen.

2                     Vorgehensweise: Eingangsrechnungen importieren

1. Öffnen Sie die Anwendung „Daten importieren“.
2. Lassen Sie sich den bzw. einen Filter für dieses Business Object anzeigen: cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice
   • Der Filter für den Import von Eingangsrechnungen wird angezeigt.
3. Duplizieren oder erfassen Sie bei Bedarf einen neuen Filter für dieses Business Object.
4. Ändern Sie bei Bedarf die bereits ausgewählten Attribute des Filters.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Daten importieren“.
   • Das Dialogfenster „Daten importieren“ wird geöffnet.
6. Im Dialogfenster „Daten importieren“ können Sie Einstellungen für die Importdatei vornehmen. Eine Beschreibung der Felder finden Sie in der Dokumentation „Daten importieren“.
7. Drücken Sie einen der Buttons „Im Hintergrund“ oder „Sofort“.
   • Der Import wird ausgeführt.

3                     Neue Eingangsrechnung importieren

Die minimal notwendigen Attribute pro Basisobjekt:

Optional können Sie mithilfe des Imports auch die Nummer (number) übergeben. In diesem Fall wird die über den Nummernkreis gemäß Art ermittelte Nummer ignoriert. Zudem muss über geeignete Konventionen dafür gesorgt werden, dass die über den Import vergebene Nummer nicht mit einer bereits vergebenen oder zukünftig automatisch zu vergebenen übereinstimmt.

Die minimal notwendigen Attribute pro Positionsobjekt:

Optional können Sie mithilfe des Imports einer Position auch eine Nummer (number) mitgeben.

Ein entsprechendes Minimal-XML mit fachlichen Attributen, zwei Positionen und mit Bezug zu einer Beschaffungsauftragsposition hat z. B. den folgenden Inhalt:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>

<semiramis xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice” xsi:schemaLocation=”com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice SupplierInvoice.xsd” created=”2005-01-05T15:45:21.861Z” locale=”en-US-XMLSchemaCompliant” xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance”>

<SupplierInvoice xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice”>

<invoice>34534534</invoice>

<invoiceDate>2005-01-04T23:00:00.000Z</invoiceDate>

<InvoiceRecipient>00000</InvoiceRecipient>

<Type>100</Type>

<SupplierPartner>70000</SupplierPartner>

<Details>

<supplierInvoiceDetailNumber>1</supplierInvoiceDetailNumber>

<Item>4711</Item>

<totalQuantity>

<amount>10.000000</amount>

<Uom>Stk</Uom>

</totalQuantity>

<netAmount>

<amount>58.650000</amount>

<Currency>EUR</Currency>

</netAmount>

<OrderAssignments>

<invoicedQuantity>

<amount>10.000000</amount>

<Uom>Stk</Uom>

</invoicedQuantity>

<netPrice>

<amount>58.650000</amount>

<Currency>EUR</Currency>

</netPrice>

<PurchaseOrderDetail>

<number>7</number>

<subNumber>0</subNumber>

</PurchaseOrderDetail>

<PurchaseOrder>

<number>BA00780</number>

<Type>100</Type>

</PurchaseOrder>

</OrderAssignments>

</Details>

<Details>

<supplierInvoiceDetailNumber>2</supplierInvoiceDetailNumber>

<Item>4712</Item>

<totalQuantity>

<amount>20.000000</amount>

<Uom>Stk</Uom>

</totalQuantity>

<netAmount>

<amount>58.650000</amount>

<Currency>EUR</Currency>

</netAmount>

<OrderAssignments>

<invoicedQuantity>

<amount>20.000000</amount>

<Uom>Stk</Uom>

</invoicedQuantity>

<netPrice>

<amount>58.650000</amount>

<Currency>EUR</Currency>

</netPrice>

<PurchaseOrderDetail>

<number>8</number>

<subNumber>0</subNumber>

</PurchaseOrderDetail>

<PurchaseOrder>

<number>BA00780</number>

<Type>100</Type>

</PurchaseOrder>

</OrderAssignments>

</Details>

</SupplierInvoice>

</semiramis>

Die restlichen Attribute werden in diesem Beispiel über die Vorschlagswerte gemäß Stammdaten etc. hinzugefügt.

Sie können darüber hinaus weitere Werte importieren und statt der fachlichen Attribute auch technische verwenden. Eine Auflistung der Attribute finden Sie im Kapitel „Übersicht: Attribute“.

4                     Besonderheiten bei der Bearbeitung einer vorhandenen Eingangsrechnung

Bei der Bearbeitung einer vorhandenen Eingangsrechnung müssen Sie Folgendes beachten: Beim Importieren von Eingangsrechnungen in Multi-Site-Systemen und Single-Site-Systemen mit aktivierten inhaltsbezogenen Berechtigungen wird zwingend eine Beschaffungsorganisation benötigt. Beim Bearbeiten einer vorhandenen Eingangsrechnung ergibt sich die Beschaffungsorganisation immer aus dem in der Datenbank gespeicherten Beleg. Eine evtl. abweichende Beschaffungsorganisation in der Import-Quelle wird also in diesem Fall ignoriert.

Für das Auffinden einer in der Datenbank gespeicherten Eingangsrechnung wird entweder seine technische Identifikation (SupplierInvoice:guid) oder seine fachliche Identifikation (SupplierInvoiceType [oder type] und number) benötigt.

Bei den Positionen können sämtliche Möglichkeiten des Imports – also insbesondere auch Löschen – verwendet werden. Auch dafür wird für das Auffinden einer gespeicherten Position entweder die technische Identifikation (SupplierInvoiceDetail:guid) oder die fachliche Identifikation (number) benötigt.

Änderungen über den Import sind nur dann möglich, wenn keine Prüfung dies verhindert.

5                     Übersicht: Attribute

Nachfolgend sind die Attribute der einzelnen Business Objects aufgeführt, die für den Import zur Verfügung stehen. Bei Fremdschlüsselattributen steht zusätzlich der entsprechende Beziehungsname dabei. Die Identifikations- und Pflichtfelder sind Änderungen unterworfen und können durch Anpassungen erweitert werden.

Die Identifikationsattribute (Key-Attribute) werden zudem über ein (K) gekennzeichnet.

5.1        Basisdaten

5.1.1    Eingangsrechnung (SupplierInvoice)

5.1.2    Eingangsrechnung-Lieferschein-Zuordnung (DeliverySlipAssignments)

5.2        Positionsdaten (Details)

5.2.1    Eingangsrechnungsposition (SupplierInvoiceDetail)

5.2.2    Auftragszuordnungen (OrderAssignments)

Zu jeder Eingangsrechnungsposition können beliebig viele Auftragspositionen mit den zugehörigen Mengen und Nettobeträgen zugeordnet werden, sofern die Eingangsrechnung zu einem der folgenden Rechnungstypen gehört:

• Eingangsrechnung
• Zusatzkostenrechnung
• Zusatzkostenrechnung für Verteilung
• Konsignationsentnahmerechnung

Damit eine Auftragsposition in der OLTP-Datenbank gefunden werden kann, müssen folgende Attribute aktiviert und mit Werten befüllt sein:

• In der Beziehung PurchaseOrder oder DistributionOrder die Attribute number und type (technisch) bzw. code (fachlich).
• In der Beziehung PurchaseOrderDetail oder DistributionOrderDetail die Attribute number und subNumber.

Falls eine Auftragsposition bereits einem Wareneingang zugeordnet ist oder eine Konsignationsentnahmerechnung vorliegt, dann kann die entsprechende Position ebenfalls gefunden werden, wenn die folgenden Attribute aktiviert und mit Werten befüllt sind:

• In der Beziehung ReceiptOfGoods oder ConsignmentWithdrawalNotice die Attribute number und type (technisch) bzw. code (fachlich).
• In der Beziehung ReceiptOfGoodsDetail die Attribute number und subNumber
• In der Beziehung ConsignmentWithdrawalNoticeDetail das Attribut

Zusätzlich müssen die anteilige Menge und der anteilige Nettobetrag der Eingangsrechnungsposition angegeben werden, auf die sich diese Auftragsposition bezieht.

5.2.3    Kostenrechnungsdaten (CostingData)

Über diese Beziehung können jeder Eingangsrechnungsposition, die zu einer Eingangsrechnung des Typs „Eingangsrechnung“ gehört, beliebig viele Kostenrechnungsdaten mit den zugehörigen Mengen und Nettobeträgen zugeordnet werden.

Mindestens eine Kostenstelle oder ein Kostenträger muss angegeben werden.

5.2.4    Zusatzkostenaufteilung (CostingInfos)

Über diese Beziehung können jeder Eingangsrechnungsposition, die zu einer Eingangsrechnung des Typs „Eingangsrechnung“ gehört, beliebig viele Aufteilungen der Zusatzkosten zugeordnet werden.

5.3        Detailpositionsdaten (SubDetails)

5.3.1    Eingangsrechnungsposition (SupplierInvoiceDetail)

5.3.2    Auftragszuordnungen (OrderAssignments)

Die Attribute der Detailpositionen entsprechen denen der Positionsdaten, die in diesem Kapitel beschrieben sind: Auftragszuordnungen (OrderAssignments)

5.3.3    Kostenrechnungsdaten (CostingData)

Die Attribute der Detailpositionen entsprechen denen der Positionsdaten, die in diesem Kapitel beschrieben sind: Kostenrechnungsdaten (CostingData)