Das Erfassen der Eingangsrechnung bildet den Abschluss des eigentlichen Be­schaffungsprozesses. Auf Basis eines Beschaffungsauftrages wurde ein Liefe­rant aufgefordert, eine Leistung zu erbringen, d. h. bestellte materielle oder immaterielle Güter zu liefern. In der Regel werden die Waren dann gelie­fert und der Wareneingang aus der Beschaffung im Lager erfasst. Bei diesem Waren­ein­gang im eigenen Unter­nehmen wird die Ware dem Bestand zugebucht.

Im Anschluss an den Wareneingang aus Beschaffung geht in der Regel eine Ein­gangsrechnung des Lieferanten ein, welche die zu leistenden Entgelte für die gelieferten Güter auf­führt. Die Eingangsrechnung kann auch schon vor dem Wareneingang ein­ge­hen.

Möglicherweise gehen auch weitere Rechnungen desselben oder eines ande­ren Lieferanten ein, die dieselbe Lieferung bzw. denselben Auftrag betref­fen. Diese separate Zusatz­kosten­rech­nung enthält zusätzlich zu leistende Entgelte, zum Beispiel für den Transport der Waren, Versicherungskosten oder Zollkosten. Statt in einer separaten Zusatz­kosten­rech­nung können Zusatzkosten auch als Posi­tionen in der Eingangs­rech­nung für die gelieferten Artikel mit aufgeführt sein.

Die Anwendung „Eingangsrechnungen“ dient dazu, Eingangsrechnungen zu erfassen, zu prüfen, zu buchen und die Infor­mationen an die Finanzbuchhaltung zwecks Bezahlung der Rechnung weiterzu­leiten. Geprüft wird dabei, ob die erfassten Entgelte für gelieferte Artikel oder für zu verteilende Zusatzkosten auch zu einem vorangegangenen Ge­schäfts­vorfall passen, also einem Beschaffungsauftrag bzw. einem Waren­ein­gang. Anschließend können die Daten der Eingangsrechnung in der Finanz­buch­haltung, der Kostenrechnung und für das Beschaffungs-Controlling weiter­ver­wen­det werden.

In dieser Dokumentation ist beschrieben, wie die Anwendung in der Ansicht „Eingangs­rechnung“ aufgebaut ist. Die Bereiche der Anwendung und die Eingabefelder werden beschrieben. Unter anderem wird pro Feld erläutert, was das Feld bedeutet, welche Werte oder Daten Sie erfassen können und woher ggf. Vorschlagswerte und Standard-Einstellungen übernommen werden. Ferner werden die Dialogfenster beschrieben, mit denen die Zuordnung von Wareneingangspositionen oder Beschaffungsauftragspositionen vorgenommen werden kann.

Welche Aktionen Sie nutzen können, um eine Eingangsrechnung zu bearbeiten, und Anleitungen für den Umgang mit Eingangsrechnungen finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen: Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungsarten sind Teil der Identifikation von Eingangsrechnungen und enthalten Einstellungen und Vorschlagswerte. Sie werden in dieser Dokumentation beschrieben: Eingangsrechnungsarten

Einen Überblick über die verschiedenen betriebswirtschaftlichen Prozesse und deren Bezug zu Eingangsrechnungen finden Sie in dieser Dokumentation: Einführung: Eingangsrechnungen

1                     Begriffsbestimmung

Eingangsrechnung

Die Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich um einen Fremdbeleg, der auch eine Gutschrift sein kann.

Konsignation

Bei einer Konsignation wird die Ware eines Lieferanten in einem Konsignationslager direkt bei seinem Kunden zur Verfügung gestellt. Das Geschäft und der Eigentumsübergang finden erst beim Abgang der Ware aus dem Konsignationslager statt, d. h. durch den Verbrauch oder den Weiterverkauf der Ware durch den Kunden, oder durch Überführung der Ware aus dem Konsignations- in den Eigenbestand. Dieser Eigentumsübergang wird als Konsignationsentnahme bezeichnet. Der Kunde informiert den Lieferanten in vereinbarten Intervallen über die Konsignationsentnahmen mithilfe einer Konsignations-Entnahmemeldung. Auf Grundlage der Entnahmemeldungen werden Rechnungen gestellt. Beschaffungsseitig wird diese Art des Geschäfts als Lieferanten-Konsignation bezeichnet, vertriebsseitig als Kunden-Konsignation.

Zusatzkostenrechnungen

Zusatzkostenrechnungen sind gesonderte Rechnungen eines Lieferanten für Zusatzkosten, die bei einer Lieferung entstehen, aber nicht direkt in den Kaufpreis der einzelnen Artikel einfließen. Dies können z. B. Frachtkosten, Versicherungskosten oder Zollkosten sein. Die Zusatzkostenrechnung bezieht sich auf eine Lieferung. Sie kommt aber nicht unbedingt vom selben Lieferanten wie die Lieferung.

2                     Anwendungsbeschreibung

Mit der Anwendung „Eingangsrechnungen“ erfassen oder bearbeiten Sie Eingangsrechnungen. Folgende Eingangsrechnungstypen werden unterschieden:

• Eingangsrechnung
• Zusatzkostenrechnung
• Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung
• Korrektureingangsrechnung
• Zusatzkostenrechnung für Verteilung
• Konsignationsentnahmerechnung

Eingangs­rech­nungen sind die vom Lieferanten eingehenden Rechnungen für erbrachte Leistungen: Warenlieferungen und Dienstleistungen. Das Erfassen und Buchen der Eingangs­rech­nungen im System dient der Kontrolle und dem Abgleich der vom Rechnungssteller in Rechnung gestellten Beträge mit den zuvor in Beschaffungsaufträgen ermittelten Beträgen für bestellte Artikel.

Die Anwendung „Eingangsrechnungen“ besteht aus einem Identifi­kations- und einem Arbeitsbereich.

2.1               Identifikationsbereich

Der Identifi­kations­bereich enthält die Felder, die eine Eingangs­rech­nung eindeu­tig iden­tifizieren, sowie die für die Eingangsrechnung allge­mein­gültigen Basis­daten. Außerdem finden Sie weitere Daten unter Karteireitern, die in den folgenden Kapiteln beschrieben sind:

• Karteireiter „Allgemeines“
• Karteireiter „Steuern“
• Karteireiter „Kurs“
• Karteireiter „Adresse“
• Karteireiter „Beschaffungsorganisation“
• Karteireiter „Belegausgabe“

In einem Multi-Site-System können Eingangsrechnungen aus der internen Verrechnung nicht erfasst werden. Diese werden automatisch vom System erzeugt. Ist für den Lieferanten in den Partner-Stammdaten die Funktion „Gutschriftsverfahren anwenden“ aktiviert, dann können auch vom System entsprechende Eingangsrechnungen erzeugt werden.

Felder zur Identifikation

Die Eingangs­rech­nungs­art und die Eingangs­rech­nungs­nummer identifizieren eine Eingangsrechnung eindeutig. Neben dieser Identifikation wird der Status der Eingangs­rech­nung sowie der Rechnungssteller angezeigt.

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
Eingangsrechnungsnummer	Im Feld „Eingangsrechnungsnummer“ wird die eindeutige Identifikation der Eingangs­rech­nung angezeigt. Sie besteht aus zwei Angaben: der Eingangs­rech­nungs­art im ersten Eingabefeld und der Eingangs­rech­nungs­nummer im zweiten Eingabefeld. Die verwendete Eingangs­rech­nungs­art dient gemeinsam mit der Eingangs­rech­nungs­nummer zur Identifizierung der Eingangs­rech­nung. ·         Rech­nungs­art In Multi-Site-Systemen wird über die Eingangsrechnungsart auch der Verrechnungstyp festgelegt. Der Verrechnungstyp bestimmt, ob eine Rechnung von einem externen Lieferanten stammt oder von einer verbundenen Organisation (interne Verrechnung). Nach dem ersten Speichern einer neu­en Eingangs­rech­nung kann die zugeordnete Rech­nungs­art nicht mehr geändert werden. ·         Rech­nungs­nummer Die Eingangs­rech­nungs­nummer wird automatisch vom System auf der Basis des Nummernkreises er­zeugt, der in der verwendeten Eingangs­rech­nungs­art festgelegt wurde. Sie kann nicht manu­ell vergeben werden. Erfassen Sie bei Bedarf als Auswahlmerkmal die Ein­gangs­rech­nungs­nummer der Eingangs­rech­nung, die Sie bearbeiten möchten.
Status	Der Status der geöffneten Eingangs­rech­nung wird angezeigt. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Einführung: Eingangsrechnungen
Rechnungssteller	Der Rechnungssteller ist der Partner, der die Rechnung für den Lieferanten legt. Lieferant und Rechnungssteller können dieselben Partner sein. In diesem Feld wird die Partner-Identifikation des Rechnungsstellers erfasst. Als Rechnungssteller können nur Partner mit der Rolle „Lieferant“ erfasst werden. Für eine Eingangsrechnung aus der internen Verrechnung wird die relevante Organisation des verbundenen Unternehmens angezeigt. Weitere Informationen zu den Themen „Multi-Site“ und „Interne Verrechnung“ finden Sie in der entsprechenden Dokumentation zu diesen Themen.
Buchungsnummer	Dieses Feld enthält nach dem Buchen eine Buchungsnummer. Diese wird erzeugt und ergibt sich aus dem Nummernkreis, der in der verwendeten Eingangs­rech­nungs­art für die Buchungsnummer festgelegt wurde. Sie kann nicht manu­ell vergeben werden.

2.1.1          Karteireiter „Allgemeines“

Unter dem Karteireiter „Allgemeines“ sind alle relevanten Informationen der einge­henden Rechnung, wie z. B. die Fremdbelegnummer und -datum sowie Zahlungsinformationen zusammengefasst.

Stammt die Eingangsrechnung aus einer internen Verrechnung, dann werden in den Feldern die Daten der zugehörigen Ausgangsrechnung angezeigt. Weitere Informationen zu den Themen „Multi-Site“ und „Interne Verrechnung“ finden Sie in der entsprechenden Dokumentation zu diesen Themen.

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
·         Fremdbelegnummer ·         Fremdbelegdatum	Im Feld „Fremdbelegnummer und -datum“ wird die Rechnungsidentifikation des Lieferanten angezeigt. Sie besteht aus zwei Angaben: der Rechnungs­num­mer des Lieferanten im ersten Eingabefeld und das Datum der eingegangenen Rechnung im zweiten Ein­gabefeld. Beim Erfassen und Duplizieren einer neuen Eingangsrechnung müssen die Liefe­ranten-Rechnungsnummer und das Liefe­ranten-Rechnungsdatum erfasst werden, da sie rech­nungs­individuell sind. Erfassen Sie Nummer und Datum, so wie sie auf dem Fremdbeleg angegeben sind. Das Fremdbelegdatum können Sie nur über diese Aktion ändern: Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdatum ändern… Konsignationsentnahmerechnung: Wenn die Rechnung aus einer Konsignations-Entnahmemeldung erzeugt wurde, dann wird die Fremdbelegnummer aus dem Nummernkreis erzeugt, der dazu in der Anwendung „Customizing“ festgelegt ist und als Fremdbelegdatum wird das aktuelle Datum verwendet. Korrektureingangsrechnung: Für Korrektureingangsrechnungen steht im Feld „Fremdbelegnummer“ die Rechnungsidentifikation der Eingangsrechnung, die korrigiert werden soll. Sie können die Identifikation ändern, das Rechnungsdatum nicht.
Eingangsdatum	Erfassen Sie Datum, an dem die Rechnung eingegangen ist. Das System schlägt das aktuelle Datum vor. Ändern Sie es, wenn z. B. das Eingangsdatum vom Erfassungsdatum abweicht. Korrektureingangsrechnung: Als Eingangs- und Rechnungsdatum für eine Korrektureingangsrechnung wird das Erzeugungsdatum vorgeschlagen.
Bruttobetrag	Erfassen Sie in diesem Feld den Bruttobetrag der gesamten Rech­nung, so wie er auf dem Fremdbeleg angegeben ist. Als Währung wird die beim Lieferanten hinterlegte Währung vorgeschlagen. Solange keine Positionen erfasst wurden, kann die Währung geändert werden. Dazu können Sie eine vorhandene Währung mit einem in die Leitwährung gültigen Wechselkurs auswählen. Wenn Sie die Rechnung buchen, dann muss der Bruttobetrag mit der Summe über alle Netto- und Steuerbeträge übereinstimmen. Dies dient zur Kontrolle der korrekten Erfassung der Eingangsrechnung.
Zahlungsbedingung	Die Zahlungsbedingung beschreibt Bedingungen, die für die Bezahlung der Rechnung gelten sollen: Bei den Zahlungsbedingungen können Fristen und Pro­zent­sätze für die Gewährung von Skonto hinter­legt werden. Hält sich der Rechnungs­empfänger (in der Regel das eigene Unternehmen) bei der Bezah­lung an eine der festgelegten Fristen, so kann er den für dieses Intervall hinterlegten Skonto­prozent­satz vom Rechnungsbetrag abziehen. Die Zahlungsbedingung wird aus den PartnerStammdaten des Rechnungsstellers ermittelt und vorgeschlagen, sobald dieser erfasst und gespei­chert wurde. Konsignationsentnahmerechnung: Wenn die Rechnung aus einer Konsignations-Entnahmemeldung erzeugt wurde und in dem zugrunde liegenden Beschaffungskontrakt eine Zahlungsbedingung festgelegt ist, dann wird diese Zahlungsbedingung übernommen. Siehe auch diese Dokumentation: Zahlungsbedingungen
Leistungsdatum	Erfassen Sie ein Datum, an dem die Leistung erbracht wurde. Das Leistungsdatum wird für die Ermittlung der Steuerschlüssel in den Positionen verwendet. Konsignationsentnahmerechnung: Wenn die Rechnung aus einer Konsignations-Entnahmemeldung erzeugt wurde, dann wird als Vorschlagswert das Datum verwendet, an dem die Entnahmemeldung erzeugt wurde.
Zahlsperre (Checkbox)	Die Funktion „Zahlsperre“ ist relevant für die Finanz­buchhaltung. Ist die Funktion aktiviert, dann soll die Eingangs­rech­nung (vorerst) nicht bezahlt werden. Die jeweilige Einstellung dieser Funktion steht in der Finanzbuchführungsschnitt­stelle zur Verfügung. Die Einstellung wird aus der verwendeten Eingangs­rech­nungs­art ermittelt und vorgeschlagen.
Zahlungsart	Die Zahlungsart bezeichnet die Art und Weise, wie die Rechnung bezahlt werden soll, z. B. per Lastschrift. Die Zahlungsart wird aus den Partner-Stammdaten des Rechnungsstellers ermittelt und vorgeschlagen, sobald dieser erfasst und gespeichert wurde. Siehe auch diese Dokumentation: Zahlungsarten
Zuständiger Mitarbeiter	Ein in diesem Feld genannter zuständiger Mitarbeiter dient als Ansprechpartner im eigenen Haus. Sie erfassen in diesem Feld eine Identifikation eines Partners mit der Rolle „Mitarbeiter“. Die Rolle „Mitarbeiter“ muss dem Partner für das eigene Unternehmen zugeordnet sein. Ermittlung des Vorschlagswerts: Das System prüft, ob der aktuelle Benutzer, der den Beschaffungsauftrag gerade be­arbeitet, einem Partner mit der Rolle „Mitarbeiter“ zugeordnet ist. Relevant ist dabei die aktuell verwen­dete Datenbank. Das System führt alle Stamm- und Bewegungsdaten für die betriebs­wirt­schaftlichen Anwendungen pro Unternehmen in einer Online-Trans­action-Processing (OLTP)–Daten­bank. Auch die Partner-Stammdaten eines Mitarbeiters des Unternehmens werden auf dieser OLTP-Datenbank erfasst. Findet das System auf der aktuell verwendeten OLTP-Datenbank einen Partner mit der Rolle „Mitarbeiter“, dem der aktuelle Be­nut­zer zugeordnet ist, dann wird dessen Partner-Identifikation in diesem Feld vorgeschlagen.
Firma	In diesem Feld wird bezogen auf den Erzeugungszeitpunkt der Eingangsrechnung die Firma der ausgewählten Beschaffungsorganisation angezeigt.
Buchungsdatum	In diesem Feld wird das Datum angezeigt, das bei der Rechnungsübertragung an eine Finanzbuchhaltung angegeben wurde.
Beschaffungsauftrag	Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen Beschaffungsauftrag, auf den sich die Eingangs­rech­nung beziehen soll. Der Beschaffungsauftrag wird über seine Art und Nummer eindeutig identifiziert. Auswirkung: Anschließend wird allein dieser Beschaf­fungsauftrag bei der automatischen Zuordnung der Rech­nungs­positionen berück­sichtigt. Hinweis: Ihnen stehen für einen Belegbezug die Felder „Beschaffungsauftrag“ und „Lieferscheinnummer“ zur Verfügung. Der Bezug kann entweder zu einem Beschaffungsauftrag oder zu einer Lieferscheinnummer hergestellt werden. Hinweis: Dieses Feld steht für Eingangsrechnungen des Typs „Eingangsrechnung“ oder „Korrektureingangsrechnung“ zur Verfügung.
Lieferscheinnummer	Erfassen Sie ein oder mehrere Lieferscheinnummern, auf die sich die Eingangs­rech­nung beziehen soll. Erfassen Sie bei Bedarf die Lieferscheinnummern, so wie sie auf den Fremd­bele­gen dargestellt werden und wie sie im Waren­ein­gangsbeleg erfasst wurden („Fremdbelegnummer“ eines Wareneinganges). Auswirkung: Anschließend werden nur die Waren­eingänge mit diesen Lieferscheinnummern bei der automatischen Zuord­nung der Rech­nungs­positionen berück­sichtigt. Hinweis: Ihnen stehen für einen Belegbezug die Felder „Beschaffungsauftrag“ und „Lieferscheinnummer“ zur Verfügung. Der Bezug kann entweder zu einem Beschaffungsauftrag oder zu einer Lieferscheinnummer hergestellt werden. Hinweis: Dieses Feld steht für Eingangsrechnungen des Typs „Eingangsrechnung“ oder „Korrektureingangsrechnung“ zur Verfügung.
Konsignations-Entnahmemeldung	Erfassen Sie die Konsignations-Entnahmemeldung, die für die automatische Verknüpfung von Rechnungspositionen zu Konsignations-Entnahmemeldungspositionen verwendet werden soll. Hinweis: Dieses Feld steht für Eingangsrechnungen des Typs „Konsignationsentnahmerechnung“ zur Verfügung.
Steuer-Register	Orden Sie das zu verwendende Steuer-Register zu. Hinweis: Dieses Feld steht zur Verfügung, wenn für die Firma der Beschaffungsorganisation in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Länderbesonderheiten“, im Feld „Länderbesonderheiten“ der Eintrag „Italien“ ausgewählt ist.
ESR-Nummer	Orden Sie eine Einzahlungsschein-Referenznummer zu. Hinweis: Dieses Feld steht zur Verfügung, wenn für die Firma der Beschaffungsorganisation in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Länderbesonderheiten“, im Feld „Länderbesonderheiten“ der Eintrag „Schweiz“ ausgewählt ist.
Hinweis	Erfassen Sie bei Bedarf einen Buchungstext. Der Text wird an die Finanzbuchhaltung übertragen.

2.1.2          Karteireiter „Steuern“

Unter dem Karteireiter „Steuern“ werden in einer Tabelle die Bedingungen für die Berechnung der Steuern und verschiedene berechnete Werte angezeigt. Die Angaben sind für Eingangsrechnungen beliebigen Typs identisch.

Für jeden in der Eingangsrechnung verwendeten Steuerschlüssel ist eine Zeile vorhanden. Positive und negative Steuerbeträge werden pro Steuerschlüssel in getrennten Zeilen aufgeführt. Enthält die Tabelle mehr als eine Zeile, dann wird am Ende der Tabelle die Summe der Beträge in der jeweiligen Spalte ausgegeben.

Symbolleiste der Tabelle

Der Button „Steuerdaten bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Symbolleiste der Tabelle steuert die Veränderbarkeit der in der Tabelle angezeigten Steuerbeträge. Bei aktiviertem Button können Sie die Summen der einzelnen Steuersätze aus den Positionen in den Zeilen ändern. Dieses gilt auch, wenn nur eine Zeile vorhanden ist, d. h. die Rechnung nur Positionen mit demselben Steuerschlüssel enthält. Die Änderung von Steuerbeträgen in der Eingangsrechnung ist nur an dieser Stelle in der Eingangsrechnungsbasis möglich. Änderungen zu den vom System errechneten Werten werden nicht pro Eingangsrechnungsposition erfasst, sondern im Summensatz in der Eingangsrechnungsbasis im Feld Steuerbetrag. Wenn eine Änderung vorgenommen wurde, mehr als ein Steuersatz in der Eingangsrechnung vorkommt und die Aktion „Prüfen“ oder „Speichern“ aufgerufen wird, wird die Summenzeile neu berechnet.

Tabellenspalten

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Steuerschlüssel	In dieser Spalte werden alle in den Positionen vorkommenden Steuerschlüssel-Identifikationen aufgeführt. Für sie wird in ihrer jeweiligen Zeile die Summe angezeigt, die mit dem zugehörigen Steuersatz berechnet wurde. Positive und negative Steuerbeträge werden pro Steuerschlüssel in getrennten Zeilen aufgeführt. Wird mehr als eine Zeile in der Tabelle angezeigt, dann wird in dieser Spalte am Ende der Tabelle der Eintrag „Summe“ angezeigt. In den weiteren Spalten in dieser Zeile werden die jeweiligen Summen ausgegeben. Weitere Informationen finden Sie zum Feld „Steuerschlüssel“ im Positionseditor in diesem Kapitel: Positionseditor
Steuer-Komponentenart	Diese Spalte zeigt zzt. keine Daten an.
Nettobetrag	In dieser Spalte wird pro Steuerschlüssel die Summe aller Netto­beträge jener Rechnungsposi­tionen berechnet und angezeigt, für die der jeweilige Steuer­schlüssel festgelegt ist. Positive und negative Steuerbeträge werden pro Steuerschlüssel in getrennten Zeilen aufgeführt. Wird mehr als eine Zeile in der Tabelle angezeigt, dann wird in dieser Spalte am Ende der Tabelle die Summe der Beträge in dieser Spalte ausgegeben.
Steuerbetrag	In dieser Spalte wird pro Steuerschlüssel die Summe der Steuerbeträge jener Rechnungspositionen berechnet und angezeigt, für die der jeweilige Steuer­schlüssel festgelegt ist. Der Steuerbetrag wird basierend auf dem Steuerschlüssel mit dem dort festgelegten Steuersatz berechnet. Positive und negative Steuerbeträge werden pro Steuerschlüssel in getrennten Zeilen aufgeführt. Wird mehr als eine Zeile in der Tabelle angezeigt, dann wird in dieser Spalte am Ende der Tabelle die Summe der Beträge in dieser Spalte ausgegeben. Sie können mithilfe des Buttons „Steuerdaten bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Symbolleiste der Tabelle die Steuerbeträge verändern. Siehe dieses Kapitel: Symbolleiste der Tabelle Länderbesonderheit für die Schweiz: Sind in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Länderbesonderheiten“, im Feld „Länderbesonderheiten” der Eintrag „Schweiz“ und die Funktion „5-Rappen-Rundung anwenden“ aktiviert, dann wird der Steuerbetrag entsprechend gerundet.
Bruttobetrag	In dieser Spalte wird pro Steuerschlüssel die Summe der Bruttobeträge jener Rechnungsposi­tionen berechnet und angezeigt, für die der jeweilige Steuer­schlüssel festgelegt ist. Der Bruttobetrag ergibt sich aus dem Nettobetrag plus Steuerbetrag. Positive und negative Steuerbeträge werden pro Steuerschlüssel in getrennten Zeilen aufgeführt. Wird mehr als eine Zeile in der Tabelle angezeigt, dann wird in dieser Spalte am Ende der Tabelle die Summe der Beträge in dieser Spalte ausgegeben. Vor dem Buchen der Eingangs­rech­nung muss der für die gesamte Eingangsrechnung berechnete Brutto­betrag mit dem manuell im Feld „Bruttobetrag“ unter dem Karteireiter „Allgemeines“ erfassten Bruttobetrag übereinstimmen. Bei mehreren verwendeten Steuerschlüsseln ist dies der Bruttobetrag in der Sum­men­zeile. Das System prüft, ob die beiden Brutto­beträge übereinstimmen.

2.1.2.1      Länderbesonderheiten „Schweiz“

Sind in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Länderbesonderheiten“, im Feld „Länderbesonderheiten” der Eintrag „Schweiz“ und die Funktion „5-Rappen-Rundung anwenden“ aktiviert, dann wird der Steuerbetrag entsprechend gerundet.

Die Nettobeträge pro Steuerschlüssel werden jedoch nicht gerundet, sodass die Summe der Nettobeträge nicht in jedem Fall exakt sein muss.

2.1.2.2      Länderbesonderheiten „Tschechien“ und „Polen“

Ist in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Länderbesonderheiten“, im Feld „Länderbesonderheiten” einer dieser Einträge festgelegt, dann werden zusätzliche Felder unter dem Karteireiter „Steuern“ angezeigt:

• Polen
• Tschechien

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
Steuerdatum	Erfassen Sie in diesem Feld das Steuerdatum, mit dem die Vorsteuerfälligkeit ermittelt werden soll.
Steuermonat	Erfassen Sie in diesem Feld den Steuermonat, der für die Ermittlung der Vorsteuerfälligkeit verwendet werden soll. Ist ein Steuermonat erfasst, dann entfällt eine weitere Ermittlung auf Basis des Steuerdatums.

2.1.3          Karteireiter „Kurs“

Unter dem Karteireiter „Kurs“ finden Sie die Information zum Umrechnungskurs und das Valutadatum.

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
Kurs	In diesem Feld wird der Umrechnungskurs von der in der Eingangs­rech­nung verwendeten Währung zur Leitwährung angezeigt. Die verwen­dete Währung wird aus den Partner-Stammdaten des festgelegten Rechnungs­stellers ermittelt und vorgeschlagen. Wenn die Währung von der Leitwährung abweicht, kann der Kurs bei Bedarf für jede Eingangs­rech­nung indivi­duell geändert werden, z. B. auf tages­aktuelle Werte. ·         Verwendet die Eingangs­rech­nung die Leit­wäh­rung, dann wird „1“ angezeigt. ·         Wird in der Eingangs­rech­nung eine andere Wäh­rung als die Leitwährung verwendet, dann wird der Umrech­nungs­kurs der verwendeten Rech­nungswährung zur Leit­währung angezeigt. Der Kurs der ange­gebenen Währung zum Fremdbelegdatum wird vorgeschlagen, so wie er sich gemäß der hinterlegten Kursver­wendung und dem Kurstyp ergibt. Der Kurs wird unter Berücksichtigung des Kursfaktors angezeigt. Hinweis: Beachten Sie die Ein­stel­lungen für die Währungs­umrech­nungen in der Anwen­dung „Customizing“, Funktion „Beschaffung“. Hinweis: Wird der Kurs manuell geändert und ergibt die Än­de­rung eine Abweichung von mehr als 5 %, dann wird eine Warnmeldung ausgegeben. In diesem Feld kann der Kurs geändert werden, solange Positionen fehlen. Danach kann der Kurs mithilfe der Aktion „Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdatum ändern…“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste geändert werden. Hinweis: Für Korrektureingangsrechnungen wird die Währung aus der Ursprungsrechnung übernommen. Ändern können Sie den Kurs nur mithilfe der Aktion „Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdatum ändern…“.
Valutadatum	Das Valutadatum bestimmt den Zeitpunkt, an dem die in der Eingangsrechnungs­basis festgelegte Zahlungs­bedin­gung wirksam wird. Wenn kein Valutadatum erfasst wurde, dann wird mit dem Buchen der Eingangsrechnung ein Valutadatum anhand der Valutierungsdaten der Zahlungsbedingung ermittelt. Wenn ein Valutadatum ermittelt werden konnte, dann steht es für die Finanzbuchhaltungs-Standardschnittstelle zur Verfügung. Ist das Feld in der Eingangsrechnung leer, dann wird das Fremdbelegdatum als Valutadatum für die Finanzbuchhaltungs-Standardschnittstelle zur Verfügung gestellt.
Kursfaktor	Mit dem Kursfaktor (z. B. 1 oder 100) wird festgelegt, wie viele Einheiten der Belegwährung in die Leitwährung umgerechnet werden. Dieser Faktor wird zu der Währung ermittelt und angezeigt, die in der Eingangsrechnung verwendet wird.

2.1.4          Karteireiter „Adresse“

Unter dem Karteireiter „Adresse“ sind die Namens- und Adressdaten des Rech­nungs­stellers zusammengefasst. Die Angaben sind für Eingangsrechnungen beliebigen Typs identisch.

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
·         Name ·         Adresse	Die Namens- und Adressdaten des Rechnungsstellers werden angezeigt, so wie sie in den Stamm­da­ten des zugeordneten Rechnungsstellers erfasst wur­den. Sie können diese Daten nur für Pseudo-Partner ändern.

2.1.5          Karteireiter „Beschaffungsorganisation“

Der Karteireiter „Beschaffungsorganisation“ ist in Multi-Site-Systemen relevant. Darunter sind die Namens- und Adressdaten der Beschaffungsorganisation zusammengefasst. In Single-Site-Systemen ist die Beschaffungsorganisation immer der Mandant.

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
Beschaffungsorganisation	Die Partner-Identifikation und der Name der Beschaffungsorganisation werden angezeigt.
·         Name ·         Adresse	Die Namens- und Adressdaten der Beschaffungsorganisation werden angezeigt, so wie sie in den Stamm­da­ten der Beschaffungsorganisation erfasst wur­den.

2.1.6          Karteireiter „Belegausgabe“

Unter dem Karteireiter „Belegausgabe“ werden einige der gültigen Einstellungen für die Aus­gabe des Belegdokuments „Eingangsrechnung“ in einer Tabelle mit einer Zeile ange­zeigt. Die angezeigten Ausgabeeinstellungen stammen aus einer Belegdoku­ment-Vor­lage. Die gültige Belegdokument-Vorlage wird in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Beschaffung“, Unterfunktion „Dokumente“ festgelegt. Diese Einstellung kann lieferantenspezifisch geändert werden.

Weitere Informationen zu den Ausgabeeinstellungen finden Sie im Bedie­nungs­leit­faden. Dort wird auch beschrieben, wel­che weiteren Anwendungen, System- und Benutzereinstellungen bei der Belegdoku­ment­ausgabe eine Rolle spielen und wann welche Einstellungen zum Tragen kommen.

Die Spalten der Tabelle im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Belegtyp	Der Belegdokumenttyp wird angezeigt, für den in die­ser Zeile die Ausgabeeinstellungen dargestellt wer­den. In der Anwendung „Eingangsrechnungen“ ist das Beleg­doku­ment folgenden Typs vorhanden: Eingangsrechnung
Medium	Das Ausgabemedium wird angezeigt, auf dem das Beleg­dokument gemäß Vorlage ausgegeben wird. Grund­sätzlich stehen folgende Ausgabemedien zur Verfügung: ·         Drucker (dabei auch Ausgabe in Datei möglich) ·         E-Mail ·         Fax Sofern mehrere Belegdokument-Vorlagen für den Belegdokumenttyp „Eingangsrechnung“ bestehen und diese in den Eingangsrechnungs-Stammdaten oder in der Anwendung „Customizing“ für mehrere Ausgabemedien hinterlegt sind, können Sie ein Ausgabemedium auswählen.
Kommunikationsverbindung	In diesem Feld können Sie eine Faxnummer oder E-Mail-Adresse erfassen, wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen haben. Mehrere E-Mail-Empfänger erfassen Sie, indem Sie die E-Mail-Adressen mit Kommata und Leerzeichen getrennt hintereinander eintragen. Diese manuell erfassten Empfängerdaten ersetzen die automatisch ermittelten Empfängerdaten für die Ausgabemedien „Fax“ und „E-Mail“.

2.2               Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich enthält die Posi­tionen. Diese enthalten alle relevanten Informationen zu den in Rechnung gestellten, ggf. gelieferten Artikeln, also zu den einzelnen Posi­tionen der eingegangenen Rechnung des Rechnungsstellers:

• Artikel
• Nettobetrag
• Menge
• Bezug zu einer Beschaf­fungs­auftrags­posi­tion
• zusätzlich den Bezug zu einer Waren­eingangs­posi­tion, wenn die Zuordnung über den Wareneingang erfolgt ist
• Kostenrechnungsdaten

Informationen zu den Posi­tionen werden sowohl in der Posi­tionstabelle als auch im Positionseditor angezeigt. Der Posi­tions­editor dient in erster Linie dazu, einzelne Posi­tionen manuell zu erfassen. Die Posi­tionstabelle dient der Übersicht über alle Rech­nungs­posi­tionen und dem Vergleich mit den Daten der zuge­ordneten Auftrags­posi­tionen.

In der Positionstabelle werden die gleichen Daten angezeigt wie in den ent­spre­chenden Feldern im Posi­tions­editor. Je nach gewähltem Verfahren unter­scheiden sich aber die Bearbeitungsmöglichkeiten der Daten. Die Daten in eini­gen Feldern bzw. unter einigen Spalten können zu einem bestimmten Zeit­punkt in der Bearbeitung nur in der Tabelle bzw. nur im Positionseditor ver­än­dert werden.

Beispiel:

Werden die Rech­nungs­posi­tionen aus einem Beschaffungsauftrag er­zeugt, dann wird der Artikel aus der Auftrags­posi­tion über­nommen und kann in der Eingangs­rech­nung anschließend nicht mehr geändert wer­den. Beim manuellen Erfassen kann er so lange geändert werden, bis er aus dem Posi­tions­editor in die Posi­tionstabelle übernommen wurde.

Hinweis:

Comarch ERP Enterprise unterstützt die Massenerfassung von Positionen: Im Positionseditor können Sie eine spezielle Tastatursteuerung für Beleganwendungen nutzen, um die Positionsdaten, auch mehrerer Positionen, bei Bedarf über den Nummern­block Ih­rer Tastatur zu erfassen (statt Tabulator-Taste nutzen Sie die Plus- und Minus-Tasten). Dies wird im Bedienungsleitfaden unter Tasta­tur­steu­erung beschrieben.

Saldo zum Bruttobetrag

In der Symbolleiste des Positionseditors wird auf der rechten Seite der Saldo zum Bruttobetrag vom System berechnet und angezeigt. Der Saldo basiert auf dem manuell erfassten Bruttowert der gesamten Rechnung, wie er unter dem Karteireiter „Allgemeines“ der Rechnungsbasis zuvor im Feld „Bruttobetrag“ erfasst wurde. Von diesem Bruttowert wird die Summe der Netto­beträge der erfassten Rechnungspositionen zuzüglich der für die Rech­nungs­positionen fälligen Steuern abgezogen. Der Saldo ist ein Kontrollwert und dient der Kontrolle darüber, dass die Zahlen des Fremdbelegs mit den im Sys­tem erfassten Zahlen übereinstimmen. Der Saldo muss „null“ sein, damit die Ein­gangsrechnung gebucht werden kann.

2.2.1          Positionstabelle

In der Positionstabelle werden die einzelnen Rech­nungs­posi­tionen aufgeführt. Direkt unterhalb der Zeile für eine Rechnungs­posi­tion wer­den in einer oder mehre­ren Zeilen die Daten der zugeordneten Auftragspositionen dargestellt. Sind einer Rechnungs­posi­tion mehrere Auftragspositionen zuge­ordnet, dann werden die Zeilen für die Daten der zugeordneten Auftrags­posi­tion ggf. wieder­holt, je einmal pro zugeordneter Auftragsposition.

2.2.1.1      Spalten der Positionstabelle

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Position	In der Spalte wird die Positionsnummer angezeigt, die zur Identifikation der Rechnungsposition vergeben wurde.
Artikel	Die Identifikation des in Rechnung gestellten Artikels wird angezeigt. Der Artikel wird entweder manuell im Posi­tions­editor erfasst oder vom System übernommen, wenn die Eingangs­rech­nungs­posi­tion aus einer Beschaf­fungs­auftrags-­ oder Waren­eingangs­posi­tion automatisch erzeugt wurde.
Steuerschlüssel	Der zugeordnete Steuerschlüssel wird angezeigt. Der Steuerschlüssel wird entweder manuell im Posi­tions­editor erfasst oder vom System ermittelt, wenn die Eingangs­rech­nungs­posi­tion aus einer Beschaf­fungs­auftrags­- oder Waren­eingangs­posi­tion automatisch erzeugt wurde. Hinweis: Für Eingangsrechnungen des Typs „Korrektureingangsrechnung“ wird der Steuerschlüssel aus der Ursprungsrechnung übernommen.
Konto	Das zugehörige Verrechnungskonto der Eingangsrechnungsposition wird angezeigt. Siehe auch die Beschreibung des Feldes in diesem Kapitel: Karteireiter „Allgemeines“
Gesamtmenge	In dieser Spalte finden Sie die Menge, die in dieser Eingangs­rech­nungs­posi­tion in Rechnung gestellt wird. Die Eingangs­rech­nung kann nur dann gebucht werden, wenn die Summe der Mengen der zugeordneten Auftrags­posi­tionen gleich der Menge dieser Eingangs­rech­nungs­posi­tion ist. Sie können die Menge in dieser Spalte oder im Positionseditor erfassen. Beim Erzeugen aus Auftrags-/Waren­ein­gangs­posi­tion wird die noch nicht fakturierte Menge aus der Auftrags­posi­tion vorgeschlagen. Die berech­nete Menge kann anschließend sowohl in der Posi­tions­tabelle als auch im Posi­tions­editor bearbeitet werden. Zusatzkostenrechnung und Zusatzkostenrechnung für Verteilung: Für Eingangsrechnungen der Typen „Zusatzkostenrechnung“ oder „Zusatzkostenrechnung für Verteilung“ ist die Spalte nicht eingabebereit und bleibt leer. Korrektureingangsrechnung: Für Eingangsrechnungen des Typs „Korrektureingangsrechnung“ wird die Gesamtmenge angezeigt.
Gesamtbetrag verknüpfter Positionen	In dieser Spalte wird die Summe der Beträge angezeigt, die sich aus den Belegen und deren Beträgen ergeben, die einer Rechnungsposition zugeordnet wurden. Für die folgenden Eingangsrechnungstypen ergeben sich die Beträge aus den zugeordneten Auftragspositionen. ·         Eingangsrechnung ·         Zusatzkostenrechnung ·         Zusatzkostenrechnung für Verteilung ·         Korrektureingangsrechnung Für Konsignationsentnahmerechnungen ergeben sich die Beträge aus den zugeordneten Konsignations-Entnahmemeldungspositionen. Im Posi­tions­editor werden diese Daten nicht angezeigt. Für Eingangsrechnungen des Typs „Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung“ bleibt das Feld leer. Hinweis: In der Spalte „Soll-Betrag“ werden die auf Basis des zugeordneten Be­schaf­fungs­auf­trags ermittelten Beträge angezeigt. Damit können Sie sehen, welche (Teil-)Be­träge dieser Rech­nungs­posi­tion welchen Auftrags- oder Waren­eingangs­posi­tionen zuge­ordnet wurden und ob die in Rechnung gestellten Beträge mit denen im Beschaffungsauftrag über­ein­stim­men. Zusatzkostenposition: Wurde für die Rech­nungs­posi­tion ein Verrech­nungs-Artikel ausge­wählt, um Zusatzkosten zu erfassen, dann wird der Nettobetrag dieser Zusatzkostenposition auf die ande­ren Rechnungsposi­tionen mit bereits zugeordneten Belegbezügen aufgeteilt. Siehe auch: Soll-Betrag
Nettobetrag	In dieser Spalte finden Sie den in Rechnung gestellten Nettobetrag für eine Eingangsrechnungs­position. Sie erfassen diesen mithilfe des Positionseditors oder in dieser Spalte. Die Eingangs­rech­nung kann nur dann gebucht werden, wenn die Summe der Nettobeträge der zugeordneten Auftrags­posi­tionen dem berechneten Nettobetrag dieser Eingangsrechnungsposition entspricht. Beim Erzeugen aus Auftrags- oder Waren­eingangs­posi­tion: Werden Positionen aus Auftrags- oder Wareneingangspositionen erzeugt, dann wird der Netto­be­trag für die noch nicht fakturierten Mengen der Auf­trags­posi­tion ermittelt und vorgeschlagen. Beim Erzeugen aus Konsignations-Entnahmemeldungsposition: Der Betrag aus der Konsignations-Entnahmemeldungsposition wird ermittelt und vorgeschlagen. Hinweis: Für Eingangsrechnungen des Typs „Korrektureingangsrechnung“ können Sie den Nettobetrag nur ändern, wenn die Position für eine Betragskorrektur erzeugt wurde. Hinweis: Für Eingangsrechnungen des Typs „Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung“ entfällt die Prüfung auf zugeordnete Auftragspositionen.

2.2.1.2      Detail-Button: Kostenrechnungsdaten

Die Anzeige der Kostenrechnungsdaten in der Positionstabelle steuern Sie mithilfe des Buttons „Kostenrechnungsdaten“ in der Symbolleiste der Positionstabelle. Ist der Button gedrückt, dann wird in der Tabelle eine weitere Spaltenüberschriftenzeile mit Spalten angezeigt, in denen die Kostenrechnungsdaten enthalten sind. Damit diese erfasst und angezeigt werden können, muss in der Anwendung „Customizing“ die Funktion „Controlling“ aktiviert sein.

Hinweis:

Für Eingangsrechnungen des Typs „Korrektureingangsrechnung“ werden die Kostenrechnungsdaten aus dem Ursprungsbeleg übernommen.

Wird eine Rechnungs­position auf mehrere Kostenstellen oder Kostenträger verteilt, dann werden mehrere Zeilen angezeigt.

Mithilfe des Buttons „Kostenrechnungsdaten hinzufügen“ in der Symbolleiste der Positionstabelle können Sie weitere Kostenrechnungsdaten hinzufügen.

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Kostenstelle	Kostenstellen sind Funktionsbereiche des Unter­neh­mens, die räumlich und/oder organisatorisch eine Einheit bilden, z. B. Bereiche, Abteilungen etc. Sie legen den Ort der Kostenentstehung fest: „Wo sind die Kosten angefallen?“ Wählen Sie in dieser Spalte die Kostenstelle des Bereichs oder der Abteilung, für die der Artikel oder die entsprechende Teilmenge der Artikel in dieser Zeile beschafft wurde. Die ggf. im zugeordneten Beschaffungsauftrag er­fasste Kostenstelle wird vorgeschlagen. Wurden die Kostendaten im Beschaffungsauftrag auf mehrere Kostenstellen verteilt, dann wird diese Verteilung in die Eingangsrechnung übernommen. Die Kostenstelle wird bei der Übertragung der Rechnungen in die Finanzbuchhaltungsschnittstelle übernommen. Sie kann anschließend für verschiedene Auswertungen im Rahmen der Kostenrechnung ge­nutzt werden.
Kostenträger	Kostenträger sind produzierte Artikel oder Vorgänge (z. B. Projekte). Kostenträger legen den Grund für die Kostenentstehung fest: „Wofür sind die Kosten entstanden?“ Wählen Sie einen passenden Kostenträger, z. B. einen Artikel oder ein Projekt. Der ggf. im zugeordneten Beschaffungsauftrag er­fasste Kostenträger wird vorgeschlagen. Wurden die Kostendaten im Beschaffungsauftrag auf mehrere Kostenträger verteilt, dann wird diese Verteilung in die Eingangsrechnung übernommen. Der Kostenträger wird bei der Übertragung der Rechnungen in die Finanzbuchhaltungsschnittstelle übernommen. Er kann anschließend für verschiedene Auswertungen im Rahmen der Kostenrechnung ge­nutzt werden.
Menge	Erfassen Sie die Teilmenge von der Gesamtmenge der Rechnungsposition, die für die Kostenstelle oder den Kostenträger in dieser Zeile zugeordnet werden soll. Die Summe der Mengen aus den Kostenrechnungszeilen darf die Rechnungspositions-Gesamtmenge nicht überschreiten. Für Zusatzkostenpositionen (Verrechnungs-Artikel) in Eingangsrechnungen ist die Spalte nicht eingabebereit und bleibt leer. Für Eingangsrechnungen der Typen „Zusatzkostenrechnung“ und „Zusatzkostenrechnung für Verteilung “ ist die Spalte nicht eingabebereit und bleibt leer.
Kostenbetrag	Erfassen Sie den Teilbetrag vom Nettobetrag der Rechnungsposition, der für die Kostenstelle oder den Kostenträger in dieser Zeile zugeordnet werden soll. Die Summe der Kostenbeträge aus den Kostenrechnungszeilen darf den Nettobetrag der Rechnungsposition nicht überschreiten. Wenn Sie eine Menge erfasst haben, dann wird der Kostenbetrag aus dem Nettobetrag der Position proportional zur Menge vorgeschlagen.

2.2.1.3      Detail-Button: Auftragszuordnungen

Die Anzeige der Auftragszuordnungen in der Tabelle steuern Sie mithilfe des Buttons „Auftragszuordnungen“ in der Symbolleiste der Positionstabelle. Ist der Button gedrückt, dann wird in der Tabelle eine weitere Spaltenüberschriftenzeile mit Spalten angezeigt, in denen die Daten der Auftragszuordnungen enthalten sind.

Wurde die Eingangs­rech­nungs­posi­tion über eine Beschaffungs-Wareneingangsposition den Auftragspositionen zuge­ordnet, dann werden auch einige Daten der Wareneingangsposition angezeigt. Die Daten ­stammen überwiegend aus dem Beschaffungsauftrag bzw. dem Waren­eingang aus Beschaffung.

Für Eingangsrechnungen des Typs „Konsignationsentnahmerechnung“ werden die Daten zugeordneter Konsignations-Entnahmemeldungen angezeigt.

Hinweis:

Für Eingangsrechnungen des Typs „Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung“ können Sie keine Auftragszuordnungen erfassen.

Sind einer Rechnungs­position mehrere Auftragspositionen zugeordnet, dann werden mehrere Zeilen angezeigt, jeweils eine Zeile pro zugeordnete Auftragsposi­tion.

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Nachträglich zugeordnet (Icon)	Wurde der Eingangsrechnungsposition nach der Erledigung der Eingangsrechnung eine Wareneingangsposition zugeordnet, dann wird dies durch das Icon „Nachträglich zugeordnet“ in dieser Spalte gekennzeichnet. Nachträgliche Zuordnungen können in der Anwendung „Wareneingänge zuordnen“ mithilfe der Aktion „Wareneingangsposition zuordnen…“ vorgenommen werden. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Wareneingänge zuordnen
Artikel	Der bestellte Artikel der zugeordneten Auftragsposition wird angezeigt.
Auftragsposition	In dieser Spalte wird der Bezug zu einer be­stimmten Auftrags­posi­tion mit Art, Nummer und Positionsnummer angezeigt. Dieser Bezug wird vom System erzeugt und kann nicht geändert werden. Der Belegbezug zu einer Auftrags­po­sition wird ggf. zusammen mit dem Belegbezug zu einer Waren­ein­gangsposition übernommen, denen im Wareneingang diese Auftragspositionen zu­geordnet wurden. Eine bereits einer Eingangs­rech­nungs­posi­tion zuge­ord­nete Auftrags­posi­tion kann wieder aus der Ein­gangs­rech­nung entfernt werden. Dazu markieren Sie die Zeile mit dem Belegbezug und drücken in der Symbolleiste der Tabelle auf den Button „Löschkennzeichen setzen/entfernen“. Die Zeile wird entsprechend gekennzeichnet und beim Speichern entfernt.
Eingangsposition	In dieser Spalte wird der Bezug zu einer Waren­eingangs­posi­tion oder einer Konsignations-Entnahme­meldungs­posi­tion mit Art, Nummer und Positionsnummer angezeigt. Der Bezug wird vom System erzeugt und kann nicht geändert werden. Zusammen mit dem Belegbezug zu einer Waren­ein­gangsposition werden auch die Belegbezüge zu Beschaffungsauftragspositionen übernommen, die im Wareneingangsbeleg dieser Wareneingangsposition zu­geordnet wurden. Ist der Belegbezug durch eine nachträgliche Zuordnung einer Wareneingangsposition entstanden, dann wird dies durch ein Icon in der Spalte „Nachträglich zugeordnet“ angezeigt. Eine bereits einer Eingangs­rech­nungs­posi­tion zuge­ord­nete Waren­eingangs­posi­tion kann wieder aus der Eingangs­rech­nung entfernt werden, solange die Eingangsrechnung nicht erledigt ist. Wenn die Zuordnung nicht mit einem Wareneingangsbezug, sondern mit einem Auftragsbezug hinzugefügt wurde, dann bleibt diese Spalte leer.
Konto	Das zugehörige Konto in dieser Spalte wird nur für Eingangsrechnungen der Typen „Zusatzkostenrechnung“ und „Zusatzkostenrechnung für Verteilung“ verwendet. Bitte beachten Sie dazu folgende Bedingungen: Zum Zeitpunkt der Eingangsrechnungserfassung muss in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Beschaffung“ für die relevante Beschaffungsorganisation im Feld „Kontoherkunft für Zusatzkostenrechnungen“ dieser Eintrag festgelegt sein: „Aus Auftrag“ verwenden Anderenfalls wird dieser Eintrag verwendet: Gemäß Eingangsrechnungsposition
Fakturierte Menge	In dieser Spalte bearbeiten Sie die Menge der Auftrags­posi­tion bzw. der Entnahme­meldungs­posi­tion, die der Rech­nungs­posi­tion zugeordnet wird. Wenn die Rech­nungs­posi­tion sich z. B. auf mehrere Auftrags­posi­tionen be­zieht, dann verteilen Sie die Menge gemäß Rech­nungs­position auf alle zugeordneten Auftrags­posi­tionen. In diesem Fall wird die noch nicht fakturierte Menge mit der Mengen­einheit aus der Auftrags­posi­tion vorgeschlagen. Die zugeordnete Menge kann in der Posi­tionstabelle bearbeitet werden. Bei Bezugnahme über eine Wareneingangsposition darf die zu verrechnende Menge nicht größer als die noch zu verrechnende Menge der Waren­eingangs­position sein. Bei Bezugnahme auf Auftragspositionen erfolgt keine Mengenprüfung, da die Eingangsrechnung bei Bedarf eine Vorausrechnung (Vorfaktura) sein kann. Ist mindestens eine der beiden Mengeneinheiten nicht die 1. Artikeleinheit, dann wird dazu ·         bei Wareneingangspositionen der Faktor auf­grund der Menge der Wareneingangsposition errechnet. ·         bei Auftragspositionen der theoretische Faktor aus den Artikel-Stammdaten herangezogen. Die Eingangs­rech­nung kann nur dann gebucht werden, wenn die Summe der Mengen der zugeordneten Auftrags­posi­tionen der Gesamt­menge dieser Eingangs­rech­nungs­posi­tion entspricht. Ausnahme Zusatzkostenposition: Der Soll-Betrag kann dann manuell geändert werden, wenn die Rech­nungs­posi­tion eine Zusatz­kosten­posi­tion ist, die auf die anderen Rechnungs­posi­tionen umgelegt wird. Das System hat den Netto­be­trag der Zusatz­kosten­posi­tion nach dem festgelegten Vertei­lungs­schlüssel auf die anderen Posi­tionen der Ein­gangs­rech­nung verteilt. Siehe auch die Beschreibung des Feldes „Verteilung“ im Positionseditor in diesem Kapitel: Karteireiter „Allgemeines“ Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle auf den Button „Zusatzkosten“, dann werden die Zeilen zur Verteilung angezeigt: Unterhalb der Zeile mit der Zusatz­kostenposition wird jeweils eine neue Zeile pro zugeordneter Beschaffungsauftragsposition darge­stellt. Sie können die vom System vorge­schla­gene prozentuale Verteilung manuell ändern. Die Summe der Prozentsätze muss dabei 100 % ergeben. Alter­nativ können Sie auch in der Spalte „Nettobetrag“ den abso­luten Betrag ändern, der auf diese Rech­nungs­position umgelegt werden soll. In beiden Fällen werden die jeweils anderen Werte vom System errechnet: Wenn Sie z. B. die Beträge ändern, dann werden die Prozentsätze durch das System ermittelt, wenn Sie auf die Aktion „Prüfen“ drücken oder die Eingangsrechnung speichern.
Kostenverteilung	Nach dem Ausführen der Aktion „Zusatzkosten erneut verteilen“ wird in der Spalte „Kostenverteilung“ die prozentuale Ver­tei­lung angezeigt, mit dem der Nettobetrag der Zusatz­kos­ten­rech­nungs­posi­tion auf die zugeordneten Auf­trags­posi­tionen verteilt wurde. Der dabei verwendete Verteilungs­schlüssel wird zuvor im Feld „Verteilung“ im Positionseditor festgelegt. Sie können die vom System vorge­schla­gene prozentuale Verteilung ändern. Alter­nativ können Sie auch in der Spalte „Nettobetrag“ den abso­luten Betrag ändern, der auf diese Rech­nungs­position umgelegt werden soll. Ebenso können Sie den Verteilungsschlüssel im entsprechenden Feld im Positionseditor ändern und anschließend in der Symbolleiste der Positionstabelle unter dem Aktionen-Button auf die Ak­tion „Zusatzkosten erneut verteilen“ drücken, um die Beträge erneut zu verteilen. Hinweis: Nur für Eingangsrechnungen der Typen „Zusatzkostenrechnung“ und „Zusatzkostenrechnung für Verteilung“ werden die Daten zu Auftragszuordnungen und Kostenverteilung auch im Positionseditor angezeigt.
Soll-Betrag	Der Soll-Betrag ist der Betrag, der für die zugeordnete Menge der Auftrags­posi­tion fällig ist. Dieser Betrag wird vom System berechnet und angezeigt. Der Sollbetrag errechnet sich aus Artikelpreis gemäß Auftrags­posi­tion mal der Eingangsrechnung zugeordneten Menge aus der Auftrags­posi­tion.
Nettobetrag	In dieser Spalte wird der in Rechnung gestellte Nettobetrag der Auftrags­posi­tion bzw. Entnahme­meldungs­posi­tion angezeigt, die dieser Eingangs­rech­nungs­posi­tion zuge­ordnet wurde. Der Nettobetrag wird für die noch nicht faktu­rierte Menge der Auftrags­posi­tion wie folgt ermittelt, mit der Währung über­nommen und vorgeschlagen: Nettobetrag = Preis (aus Auftragsposition) x Menge Auch bei einer Position, die über einen Bezug zu ei­ner Wareneingangsposition erzeugt wurde, wird der Betrag auf der Basis des Preises aus der Auftrags­posi­tion berechnet. Sie können den angezeigten, in Rechnung gestellten Nettobetrag für jede Auftragsposition bear­bei­ten. Das manuelle Ändern des Nettobetrages hat Vor­rang vor der automatischen Berechnung. Wenn die Rech­nungs­posi­tion sich z. B. auf mehrere Auf­trags­posi­tionen bezieht, dann können Sie den Netto­betrag der Rech­nungs­posi­tion anders auf die zuge­ord­neten Auftrags­posi­tionen verteilen als vom Sys­tem vor­ge­schlagen. Alternativ können Sie auch die zugeordnete Menge der Auftragspositionen ändern. Dann wird der Nettobetrag erneut berechnet. Die Eingangs­rech­nung kann nur dann abschließend gebucht werden, wenn die Summe der fakturierten Nettobeträge der zugeordneten Auftrags­posi­tionen bzw. Entnahme­meldungs­posi­tionen dem Nettobetrag dieser Eingangs­rech­nungs­po­si­tion entspricht. Ausnahme Zusatzkostenposition: Bei einer Zusatz­kosten­posi­tion wird der auf eine der anderen Rechnungspositionen umgelegte (Teil-)Net­to­­betrag angezeigt. Das System hat dazu den Netto­be­trag der Zusatz­kosten­posi­tion nach dem festgelegten Vertei­lungs­schlüssel auf die anderen Posi­tionen der Eingangs­rech­nung umgelegt. Siehe auch die Beschreibung des Feldes „Verteilung“ im Positionseditor in diese Kapitel: Karteireiter „Allgemeines“ Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle auf den Button „Zusatzkosten“, dann werden die Zeilen zur Verteilung angezeigt: Unterhalb der Zeile mit der Zusatz­kostenposition wird jeweils eine neue Zeile pro zugeordneter Beschaffungsauftragsposition darge­stellt. Sie können die vom System vorge­schla­gene Verteilung ändern, indem Sie den abso­luten Betrag ändern, der auf diese Rech­nungs­position um­gelegt werden soll. Die Summe der ver­teilten Beträge muss aber dem Nettobetrag der Zusatz­kosten­position entsprechen. Alter­nativ können Sie auch in der Spalte „Soll-Betrag“ einen prozentualen Wert erfassen. In beiden Fällen werden die jeweils anderen Werte vom System errechnet: Wenn Sie z. B. die Beträge ändern, dann werden die Prozentsätze durch das System ermittelt, wenn Sie auf die Aktion „Prüfen“ drücken oder die Eingangsrechnung speichern. Hinweis: Für Eingangsrechnungen des Typs „Korrektureingangsrechnung“ können Sie den Nettobetrag nur ändern, wenn die Position für eine Betragskorrektur erzeugt wurde.

2.2.1.4      Detail-Button: Zusatzkosten

Über den Button „Zusatzkosten“ in der Symbolleiste der Tabelle kann die Verteilung der Zusatzkosten auf die einzelnen Auftragspositionen ein- und ausgeblendet werden.

Hinweis:

In dieser Positionstabelle werden nur für Eingangsrechnungen der Typen „Eingangsrechnung“ und „Korrektureingangsrechnung“ zusätzliche Daten angezeigt.

Unter den Daten der Eingangsrechnungspositionen mit einem Verrechnungs-Artikel werden die prozentuale und absolute Verteilung der Zusatzkosten auf andere ebenfalls in dieser Eingangsrechnung zugeordnete Auftragspositionen angezeigt.

Spalte	Erläuterung
Artikel	Der bestellte Artikel der zugeordneten Auftragsposition wird angezeigt.
Auftragsposition	In dieser Spalte wird der Bezug zu einer be­stimmten Auftrags­posi­tion mit Art, Nummer und Positionsnummer angezeigt. Dieser Bezug wird vom System erzeugt und kann nicht geändert werden. Der Belegbezug zu einer Auftrags­po­sition wird ggf. zusammen mit dem Belegbezug zu einer Waren­ein­gangsposition übernommen, denen im Wareneingang diese Auftragspositionen zu­geordnet wurden. Eine bereits einer Eingangs­rech­nungs­posi­tion zuge­ord­nete Auftrags­posi­tion kann wieder aus der Ein­gangs­rech­nung entfernt werden. Dazu markieren Sie die Zeile mit dem Belegbezug und drücken in der Symbolleiste der Tabelle auf den Button „Löschkennzeichen setzen/entfernen“. Die Zeile wird entsprechend gekennzeichnet und beim Speichern entfernt.
Eingangsposition	In dieser Spalte wird der Bezug zu einer Waren­eingangs­posi­tion oder einer Konsignations-Entnahme­meldungs­posi­tion mit Art, Nummer und Positionsnummer angezeigt. Der Bezug wird vom System erzeugt und kann nicht geändert werden. Zusammen mit dem Belegbezug zu einer Waren­ein­gangsposition werden auch die Belegbezüge zu Beschaffungsauftragspositionen übernommen, die im Wareneingangsbeleg dieser Wareneingangsposition zu­geordnet wurden. Ist der Belegbezug durch eine nachträgliche Zuordnung einer Wareneingangsposition entstanden, dann wird dies durch ein Icon in der Spalte „Nachträglich zugeordnet“ angezeigt. Eine bereits einer Eingangs­rech­nungs­posi­tion zuge­ord­nete Waren­eingangs­posi­tion kann wieder aus der Eingangs­rech­nung entfernt werden, solange die Eingangsrechnung nicht erledigt ist. Wenn die Zuordnung nicht mit einem Wareneingangsbezug, sondern mit einem Auftragsbezug hinzugefügt wurde, dann bleibt diese Spalte leer.
Konto	Das zugehörige Konto in dieser Spalte wird für Eingangsrechnungspositionen mit einem Verrechnungs-Artikel verwendet oder für Eingangsrechnungen der Typen „Zusatzkostenrechnung“ und „Zusatzkostenrechnung für Verteilung“. Im Positionseditor kann ggf. für eine solche Position die Konto-Herkunft festgelegt werden.
Kostenverteilung	Nach dem Ausführen der Aktion „Zusatzkosten erneut verteilen“ wird in der Spalte „Kostenverteilung“ die prozentuale Ver­tei­lung angezeigt, mit dem der Nettobetrag der Zusatz­kos­ten­rech­nungs­posi­tion auf die zugeordneten Auf­trags­posi­tionen verteilt wurde. Der dabei verwendete Verteilungs­schlüssel wird zuvor im Feld „Verteilung“ im Positionseditor festgelegt. Sie können die vom System vorge­schla­gene prozentuale Verteilung ändern. Alter­nativ können Sie auch in der Spalte „Nettobetrag“ den abso­luten Betrag ändern, der auf diese Rech­nungs­position umgelegt werden soll. Ebenso können Sie den Verteilungsschlüssel im entsprechenden Feld im Positionseditor ändern und anschließend in der Symbolleiste der Positionstabelle unter dem Aktionen-Button auf die Ak­tion „Zusatzkosten erneut verteilen“ drücken, um die Beträge erneut zu verteilen.
Nettobetrag	In dieser Spalte bearbeiten Sie bei Bedarf den zugeordneten Net­to­betrag der zugeordneten Auf­trags­posi­tion. Nach dem Ausführen der Aktion „Zusatzkosten erneut verteilen“ wird der auf diese Auftragsposition entfallende (Teil-)Nettobetrag angezeigt. Dazu hat das System den Nettobetrag der Eingangs­rech­nungs­posi­tion mit dem Verrechnungs-Artikel nach dem festgelegten Vertei­lungsschlüssel auf alle zu­geordneten Auftragspositionen aufgeteilt. Der verwendete Verteilungs­schlüssel wird im Feld „Verteilung“ im Positionseditor festgelegt. Sie können die vom System vorge­schla­gene Verteilung ändern, indem Sie den abso­luten Betrag ändern, der auf diese Auftrags­position umge­legt werden soll. Die Summe der ver­teilten Nettobe­träge muss dem Nettobetrag der Eingangs­rech­nungs­posi­tion mit dem Verrechnungs-Artikel entsprechen, damit die Eingangs­rech­nung gebucht werden kann. Alter­nativ können Sie auch in der Spalte „Kostenverteilung“ einen prozentualen Wert erfassen. Ebenso können Sie den Verteilungsschlüssel im entsprechenden Feld im Positionseditor ändern und anschließend in der Symbolleiste der Positionstabelle unter dem Aktionen-Button auf die Ak­tion „Zusatzkosten erneut verteilen“ drücken, um die Beträge erneut zu verteilen.

2.2.2          Aktionen in der Symbolleiste der Positionstabelle

Abhängig vom Rechnungstyp, der in der Eingangsrechnungsart hinterlegt ist, können Sie in der Positionstabelle verschiedene Aktionen aufrufen.

Das Dialogfenster zur Auswahl der jeweiligen Wareneingangs- oder Beschaffungsauftragspositionen ist einheitlich für jede relevante Aktion. Die Dialogfenster sind in diesen Kapiteln beschrieben:

• Aktionen „Positionen automatisch einfügen und mit Wareneingangspositionen verknüpfen…“ und „Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen…“
• Aktionen „Positionen automatisch einfügen und mit Auftragspositionen verknüpfen…“ und „Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen…“

Für den Rechnungstyp „Eingangsrechnung“ stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen…
• Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen…
• Markierte Positionen oder alle automatisch mit Wareneingangs- oder Auftragsposition verknüpfen
• Positionen automatisch einfügen und mit Wareneingangspositionen verknüpfen…
• Positionen automatisch einfügen und mit Auftragspositionen verknüpfen…
• Zusatzkosten erneut verteilen

Für die Rechnungstypen „Zusatzkostenrechnung“ und „Zusatzkostenrechnung für Verteilung“ stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen…
• Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen…
• Zusatzkostenverteilung über gelieferte Auftragspositionswerte vorschlagen
• Zusatzkostenverteilung über Auftragspositions-Gesamtwerte vorschlagen

Für den Rechnungstyp „Korrektureingangsrechnung“ stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen…
• Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen…
• Positionen automatisch einfügen und mit Wareneingangspositionen verknüpfen…
• Positionen automatisch einfügen und mit Auftragspositionen verknüpfen…
• Zusatzkosten erneut verteilen

Für den Rechnungstyp „Konsignationsentnahmerechnung“ stehen folgende Aktionen zur Verfügung. Das Dialogfenster zur Auswahl der jeweiligen Entnahmemeldungsposition ist einheitlich für jede Aktion und in diesem Kapitel beschrieben: Aktionen „Positionen automatisch einfügen und mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…“ und „Markierte Position manuell mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…“

• Markierte Positionen oder alle automatisch mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen
• Markierte Position manuell mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…
• Positionen automatisch einfügen und mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…

Für den Rechnungstyp „Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung“ werden in der Symbolleiste keine Aktionen angeboten.

2.2.2.1      Aktion „Positionen suchen und hinzufügen…“

Diese Aktion steht nur für Eingangsrechnungen ohne Belegbeziehung zur Verfügung.

In diversen Beleg-Anwendungen, wie z. B. in Beschaffungsanfragen, -angeboten, -aufträgen oder Vertriebsaufträgen, Verteilaufträgen usw., können Sie mithilfe der Aktion „Positionen suchen und hinzufügen…“ geeignete Positionen aus anderen Belegen suchen und diese dem Zielbeleg hinzufügen. Der Ursprungsbeleg, in dem die Position gesucht wird, kann den gleichen Belegtyp haben wie der Zielbeleg. Zusätzlich stehen auch andere Belegtypen als Quelle zur Verfügung.

Anders als bei der Funktion „Duplizieren“ im Positionseditor, werden bei der Übernahme einer Position aus einem Ursprungsbeleg nur ausgewählte Daten wie beispielsweise die Artikelidentifikation und Menge aus der Ursprungsbelegposition übernommen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Positionen suchen und hinzufügen

2.2.2.2      Aktionen „Positionen automatisch einfügen und mit Wareneingangspositionen verknüpfen…“ und „Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen…“

Nach Auswahl der Aktion „Positionen automatisch einfügen und mit Wareneingangspositionen verknüpfen…“ oder der Aktion „Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen…“ öffnet sich ein Dialogfenster. Darin können offene Waren­eingangs­posi­tionen für die Übernahme bzw. Zuord­nung ausgewählt werden. Offen heißt: Die in den Waren­eingangs­posi­tionen gelieferten Mengen des Artikels wurden noch nicht komplett faktu­riert. Eine Ausnahme bilden die Gutschriften. Diese werden mit der Menge 0 bei Wertgutschriften oder mit einer negativen Menge zugeordnet. Daher können auch erledigte bzw. komplett fakturierte Positionen zugeordnet werden. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Warenrücksendungen und Gutschriften

Grundsätzlich können nur Wareneingangspositionen aus gebuchten Wareneingängen zugeordnet werden.

Das Dialogfenster besteht aus einem Abfragebereich mit mehreren Eingabefeldern für Such­merkmale und einem Arbeitsbereich, in dem das Suchergebnis angezeigt wird.

Dialogfenster-Abfragebereich: Suchmerkmale

Im Abfragebereich erfassen Sie die Suchmerkmale, mit denen das System nach noch nicht fakturierten Mengen suchen soll. Das System ermittelt entsprechend alle infrage kommenden Waren­eingangs­posi­tionen und zeigt diese im Arbeitsbereich des Dialogfensters an.

Weitere Informationen finden Sie auch in dieser Dokumentation: Wareneingänge aus Beschaffung

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
Rechnungsposition	Wurde bereits eine Eingangs­rech­nungs­posi­tion er­fasst, der jetzt Waren­eingangs­posi­tionen manu­ell zugeordnet werden sollen, dann wird die Rechnungsposition angezeigt. Dieses Feld wird nur für diese Aktion angezeigt: Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen…
Lieferscheinnummer	Erfassen Sie bei Bedarf die Nummern oder Be­zeich­nungen der gesuchten Lieferscheine, so wie sie im Wareneingang erfasst wurden.
Liefertermin	Erfassen Sie bei Bedarf als Suchmerkmal das im Wareneingang erfasste Wareneingangsdatum.
Art	Erfassen Sie bei Bedarf die Identifikation der Wareneingangsart als Suchmerkmal.
Nummer	Erfassen Sie bei Bedarf die Nummer des gesuchten Wareneingangs als Suchmerkmal.
Lieferant	Erfassen Sie bei Bedarf die Partner-Identifikation des Liefe­ran­ten als Suchmerkmal.
Fakturierstatus	Legen Sie bei Bedarf den Status des oder der gesuchten Wareneingänge fest. Wählen Sie aus diesen Einträgen: ·         Nicht fakturiert ·         Teilweise fakturiert ·         Komplett fakturiert
Artikel	Erfassen Sie bei Bedarf die Identifikation des gesuchten Artikels als Suchmerkmal. Wurden bereits Eingangs­rech­nungs­posi­tionen er­fasst, denen jetzt Waren­eingangs­posi­tionen manu­ell zugeordnet werden sollen, dann wird die Artikel-Identifikation an­gezeigt.
Bezeichnung	Erfassen Sie bei Bedarf die Kurzbezeichnung des gesuchten Artikels als Suchmerkmal.
Bezeichnung Pseudo-Artikel	Erfassen Sie bei Bedarf die Kurzbezeichnung des gesuchten Pseudo-Artikels als Suchmerkmal.
Lieferanten-Artikelnummer	Erfassen Sie bei Bedarf die lieferantenspezifische Artikel­nummer als Suchmerkmal.
Lieferanten-Artikelbezeichnung	Erfassen Sie bei Bedarf die lieferantenspezifische Artikel­bezeichnung als Suchmerkmal.
Rechnungssteller	Der Rechnungssteller wird aus dem Identifi­kations­bereich der Eingangs­rech­nungs­basis übernommen und dessen Partner-Identifikation wird ange­zeigt.
Lieferpartner	Erfassen Sie bei Bedarf die Partner-Identifikation des Liefer­part­ners als Suchmerkmal. Wurden bereits Eingangs­rech­nungs­posi­tionen er­fasst, denen jetzt Waren­eingangs­posi­tionen manu­ell zugeordnet werden sollen, dann wird die Partner-Identifikation des Lieferpartners an­gezeigt.
Beschaffungs-Auftragsart	Erfassen Sie bei Bedarf eine Beschaffungs-Auftragsart als Suchmerkmal, die in der gesuchten Wareneingangsposition enthalten ist.
Beschaffungsauftrag	Erfassen Sie bei Bedarf die Nummer eines Beschaffungsauftrags als Suchmerkmal, der in der gesuchten Wareneingangsposition enthalten ist.

Ermittlung der möglichen Wareneingangspositionen

Nachdem Sie die Suche gestartet haben ermittelt das System alle Waren­ein­gangs­posi­tionen, die den Suchmerkmalen ent­spre­chen.

Das System ermittelt alle Waren­eingangs­posi­tionen unter folgenden Bedingungen:

• Der mit der Wareneingangsposition verknüpfte Beschaffungsauftrag ist nicht vom Typ „Konsignationsauftrag“. Für Konsignationsaufträge steht der Rechnungstyp „Konsignationsentnahmerechnung“ zur Verfügung.
• Rechnungssteller der Eingangs­rech­nung ist derselbe Rechnungssteller für den Lieferanten des Beschaffungsauftrages, der mit der Waren­eingangs­posi­tion verknüpft ist.
• Die Währung der Eingangs­rech­nung entspricht der Währung des Beschaffungsauftrags, der mit der Waren­eingangs­posi­tion verknüpft ist.
• Der Artikel der Eingangs­rech­nungsposition entspricht dem Artikel der Wareneingangsposition, falls einer bereits existierenden Eingangs­rech­nungsposition eine Wareneingangsposition zugeordnet werden soll.
• Die Firma der Beschaffungsorganisation des Beschaffungsauftrags entspricht der Firma der Eingangsrechnung.
• Berücksichtigung der weiteren Suchmerkmale aus dem Abfragebereich.

Kann das System keine Waren­eingangs­posi­tionen ermitteln, die den Bedin­gun­gen und Suchmerkmalen ent­sprechen, dann erfolgt eine Meldung.

Dialogfenster-Arbeitsbereich: Daten der Wareneingangspositionen

Als Ergebnis der Suche werden alle Waren­eingangs­posi­tionen aufgelistet, die den Bedingungen und Suchmerkmalen entsprechen. Pro Wareneingang, der passende Posi­tionen enthält, werden einige Daten der Waren­eingangs­basis ange­zeigt. Darunter werden die Daten der Waren­ein­gangs­posi­tionen dieses Waren­eingangs untereinander angezeigt, zusammen mit den Daten der zugeordneten Auftragspositionen.

Über den Button „Lieferanten-Artikelinformation“ wird pro angezeigter Waren­ein­gangsposition ggf. eine zusätzliche Zeile eingeblendet. Diese Zeile erscheint, wenn lieferanten­spe­zi­fi­sche Daten (Lieferanten-Artikel­nummer und -bezeich­nung) erfasst wurden.

Über den Button „Setkomponenten“ können Informationen über die Komponenten einer Wareneingangs-Set-Grundposition angezeigt werden. Für jede Komponente werden dann weitere Zeilen eingeblendet.

Die gefundenen Waren­eingangs­posi­tionen werden vom System standardmäßig nach den folgenden Merkmalen sortiert und in einer Tabelle angezeigt:

1. Lieferscheindatum des Lieferantenlieferscheines absteigend.
2. Lieferscheinnummer des Lieferantenlieferscheines absteigend.
3. Positionsnummer des Lieferscheins.

Weitere Informationen zur Bedeutung der Daten finden Sie in den Dokumentationen zu den verschiedenen Ansichten der An­wendung „Wareneingänge“.

Die folgenden Daten der Wareneingangs­basis zu den gefundenen Waren­ein­gangs­posi­tionen werden in jedem Fall aufgelistet. Sie können nicht bearbeitet werden.

Bezeichnung	Erläuterung
1. Zeile
Fremdbelegnummer und -datum	Die Nummer des Lieferscheins gemäß Fremdbeleg wird angezeigt, so wie im Wareneingang erfasst.
Lieferscheindatum	Das Datum des Fremdbeleges wird angezeigt, so wie im Wareneingang erfasst.
Lieferpartner	Die Partner-Identifikation der Lieferpartners gemäß Wareneingang wird unterhalb dieser Bezeichnung in der 2. Zeile angezeigt.
2. Zeile
Wareneingang	Art und Nummer des Wareneingangs werden angezeigt.
Eingangsdatum	Das Eingangsdatum ist das Datum, an dem der Wareneingang erfasst wurde. Es wird gemäß Wareneingangs­basis angezeigt.
(ohne Bezeichnung)	Anzeige der Partner-Identifikation des Lieferpartners.
Status	Der Status des Wareneingangs wird angezeigt.

Die folgenden Daten einer Waren­eingangs­posi­tion werden unter den Daten der zugehörigen Waren­eingangs­basis angezeigt.

Weitere Informationen zur Bedeutung der Daten finden Sie in dieser Dokumentation: Wareneingänge aus Beschaffung

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Position	Die Waren­eingangs­posi­tions­nummer wird angezeigt.
Lieferscheinposition	Falls im Wareneingang erfasst, wird die Posi­tions­nummer des Fremdbelegs (des Lieferscheins) ange­zeigt.
Artikel	Der gelieferte Artikel gemäß Waren­eingangs­posi­tion wird mit Artikel-Identifikation und Bezeichnung angezeigt.
Zugeordnete Menge	Die Menge der Waren­eingangs­posi­tion wird angezeigt.
Stornierte Menge	Die stornierte Menge dieser Waren­ein­gangs­posi­tion wird angezeigt.
Nicht fakturierte Menge	Die noch zu fakturierende Menge dieser Waren­ein­gangs­posi­tion wird angezeigt. Die noch zu fakturierende Menge ist die bestellte und gelieferte Menge des Artikels abzüglich bereits faktu­rierter Mengen.
Status	Der Status der Wareneingangsposition wird angezeigt.

Die folgenden lieferantenspezifischen Daten des Artikels werden in einer Zeile ggf. unterhalb der Daten der zugehörigen Waren­eingangs­posi­tion angezeigt. Dazu muss der Detail-Button „Lieferanten-Artikelinformation“ in der Symbolleiste der Tabelle gedrückt sein.

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Lieferanten-Artikelnummer	Die beim Lieferanten geführte Artikelnummer für den Artikel in dieser Posi­tion wird angezeigt, wenn sie in den Arti­kel-Lieferantendaten für diesen Lieferanten erfasst wurde.
Lieferanten-Artikelbezeichnung	Die beim Lieferanten geführte Artikelbezeichnung für den Arti­kel in dieser Posi­tion wird angezeigt, wenn sie in den Artikel-Lieferantendaten für diesen Liefe­ranten erfasst wurde.

Die Daten der Auftragspositionen, die den gefundenen Waren­ein­gangs­posi­tionen im Wareneingang zugeordnet wurden, werden jeweils unter­halb der Daten der Waren­eingangs­position angezeigt, ggf. für mehrere Auf­trags­posi­tio­nen.

Bis auf die Checkbox am Ende der Zeile für jede einzelne Auftrags­posi­tion, können die Daten nicht geändert werden. Sie können die Auftrags­posi­tionen über die Checkbox zur Zuordnung bzw. Übernahme in die Eingangs­rechnung kennzeichnen. Mithilfe der Meta-Checkbox in der Symbolleiste der Tabelle können Sie auch alle gefundenen Wareneingangspositionen auf einmal für die Zuordnung bzw. Übernahme kennzeichnen.

Weitere Informationen zur Bedeutung der Daten finden Sie in dieser Dokumentation: Beschaffungsaufträge

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Auftragsposition	Art und Nummer des Beschaffungsauftrags sowie die Posi­tions­nummer identifizieren die Beschaf­fungs­auf­trags­posi­tion, die der angezeigten Waren­eingangs­posi­tion zugeordnet wurde. Im Tooltip zu dieser Spalte finden Sie Informationen zum Positionstyp und der Preisherkunft.
Lieferant	Die Partner-Identifikation des Lieferanten gemäß Beschaf­fungs­auftrags­posi­tion wird angezeigt.
Nettopreis	Der Nettopreis des in dieser Beschaf­fungs­auftrags­po­si­tion bestellten Artikels wird angezeigt, so wie im Beschaffungsauftrag erfasst.
Fakturierter Nettobetrag	Der noch zu fakturierende Nettobetrag dieser Beschaf­fungs­auftrags­posi­tion wird ermittelt und angezeigt. Der noch zu fakturierende Nettobetrag ist das Ergebnis aus Menge mal Nettopreis des bestellten Artikels abzüg­lich bereits faktu­rierter Mengen.
Zugeordnete Menge	Die in dieser Wareneingangsposition zugeordnete Artikelmenge aus der Beschaffungsauftragsposition wird angezeigt.
Gelieferte Menge	Die gelieferte Menge der in Wareneingängen zugeordneten Be­schaf­fungs­auftrags­posi­tion wird ange­zeigt. Stornierte Wareneingangsmengen reduzieren die gelieferte Menge einer Beschaffungsauftragsposition bezogen.
Nicht fakturierte Menge	Die noch zu fakturierende Menge dieser Beschaf­fungs­auftrags­posi­tion wird angezeigt. Das sind bereits gelieferten und nicht abgerechneten Mengen.
Auswahl	Mithilfe der Checkbox am Ende der Zeile pro zugeordneter Auftragsposition wählen Sie diese Auftragsposi­tion aus, um diese über den Button „Gesamt übernehmen“ oder „Einzeln übernehmen“ als angepasste Rechnungs­posi­tion oder neue Position mit einem Wareneingangs- und Auftrags­bezug zu übernehmen oder alternativ die Waren­eingangs­posi­tion, zusammen mit der Auftrags­posi­tion, der manuell erfassten Rech­nungs­posi­tion zuzuordnen. Wurden der Wareneingangsposition in der Anwen­dung „Wareneingang“ mehrere Auftragspositionen zugeordnet, dann wird pro Auftragsposition eine Checkbox für die Auswahl dieser Auftragsposition angeboten. Beachten Sie bitte, dass eine Auftragsposition nicht ausgewählt werden kann, wenn sie bereits zugeordnet ist. Sie wird dennoch in der Liste der zuordenbaren Auftragspositionen aufgeführt, wenn z. B. die Menge nicht übereinstimmt. In diesem Fall könnten Sie z. B. die Menge in der Eingangsrechnungsposition für die Beschaffungsauftragsposition korrigieren oder weisen dieselbe Auftragsposition einer weiteren Eingangsrechnungsposition zu.

Dialogfenster-Buttons

In der Fußzeile des Dialogfensters finden Sie folgende Buttons:

• Einzeln übernehmen

Drücken Sie auf diesen Button, dann werden die zuvor mithilfe der Checkbox ausgewählten Posi­tionen den Rech­nungs­posi­tionen zugeordnet bzw. eingefügt und gleichzeitig zugeordnet. Die neuen Eingangsrechnungspositionen werden einzeln im Positionseditor zur Bearbeitung angeboten.

• Gesamt übernehmen

Drücken Sie auf diesen Button, dann werden die zuvor mithilfe der Checkbox ausgewählten Posi­tionen den Rech­nungs­posi­tionen zugeordnet bzw. eingefügt und gleichzeitig zugeordnet. Die neuen Eingangsrechnungspositionen werden sofort gespeichert.

Auswirkungen

Die ausgewählten Waren­eingangs­posi­tionen wurden entweder als neue Eingangs­rech­nungs­posi­tionen über­nommen oder sie werden den bereits erfassten Rech­nungs­posi­tionen zugeordnet. Die Daten der (neuen) Rech­nungs­posi­tionen sowie der zugeordneten Waren­eingangs‑ und Auftrags­posi­tionen werden in der Posi­tionstabelle angezeigt und können teilweise bearbeitet werden.

Das System erzeugt die Belegreferenzen zwischen den Waren­ein­gangs- bzw. Auftrags­posi­tionen und den Rech­nungs­posi­tionen. Als Folge erscheinen die ver­bundenen Wareneingänge und Beschaffungs­auf­träge in der Belegkette der Eingangs­rech­nung und im Gegenzug die verbundene Eingangs­rech­nung in der Beleg­kette des Wareneinganges und Beschaf­fungsauftrages.

2.2.2.3      Aktionen „Positionen automatisch einfügen und mit Auftragspositionen verknüpfen…“ und „Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen…“

Nach Auswahl der Aktion „Positionen automatisch einfügen und mit Auftragspositionen verknüpfen…“ oder der Aktion „Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen…“ öffnet sich ein Dialogfenster. Darin können Sie offene Beschaf­fungs­auf­trags­posi­tionen für die Übernahme bzw. Zuordnung auswählen. Offen heißt: Die in den Auftrags­posi­tionen bestellten Mengen des Artikels wurden noch nicht kom­plett fakturiert. Eine Ausnahme bilden die Gutschriften. Diese werden mit der Menge 0 bei Wertgutschriften oder mit einer negativen Menge zugeordnet. Daher können auch erledigte bzw. komplett fakturierte Positionen zugeordnet werden. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Gutschriftsverfahren

Das Dialogfenster besteht aus einem Abfragebereich mit mehreren Eingabefeldern für Such­merkmale und einem Arbeitsbereich, in dem das Suchergebnis angezeigt wird.

Dialogfenster-Abfragebereich: Suchmerkmale

Im Abfragebereich erfassen Sie die Suchmerkmale, mit denen das System nach noch nicht fakturierten Mengen suchen soll. Das System ermittelt entsprechend alle infrage kommenden Beschaffungsauftragspositionen und zeigt diese im Arbeitsbereich des Dialogfensters an.

Weitere Informationen finden Sie auch in dieser Dokumentation: Beschaffungsaufträge

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
Rechnungsposition	Wurde bereits eine Eingangs­rech­nungs­posi­tion er­fasst, der jetzt Beschaffungsauftrags­posi­tionen manu­ell zugeordnet werden sollen, dann wird die Rechnungsposition angezeigt. Dieses Feld wird nur für diese Aktion angezeigt: Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen…
Art	Erfassen Sie bei Bedarf die Identifikation der Beschaffungsauftragsart als Suchmerkmal.
Nummer	Erfassen Sie bei Bedarf die Nummer des Beschaffungsauftrages als Suchmerkmal.
Liefertermin	Erfassen Sie bei Bedarf den Liefertermin, zu dem die Artikel im Beschaffungs­auftrag bestellt wurden.
Allgemeiner Status	Legen Sie bei Bedarf den Status des oder der gesuchten Beschaffungsaufträge fest. Wählen Sie aus diesen Einträgen: ·         Allgemeiner Status –       In Bearbei­tung –       Freigegeben –       Gesperrt –       Erledigt ·         Lieferstatus –       Nicht geliefert –       Teilweise geliefert –       Komplett ·         Fakturier­status –       Nicht fakturiert –       Teilweise fakturiert –       Komplett fakturiert
Artikel	Erfassen Sie bei Bedarf die Identifikation des gesuchten Artikels als Suchmerkmal. Wurden bereits Eingangs­rech­nungs­posi­tionen er­fasst, denen jetzt Beschaffungsauftragspositionen manu­ell zugeordnet werden sollen, dann wird die Artikel-Identifikation an­gezeigt.
Bezeichnung	Erfassen Sie bei Bedarf die Kurzbezeichnung des gesuchten Artikels als Suchmerkmal.
Bezeichnung Pseudo-Artikel	Erfassen Sie bei Bedarf die Kurzbezeichnung des gesuchten Pseudo-Artikels als Suchmerkmal.
Lieferanten-Artikelnummer	Erfassen Sie bei Bedarf die lieferantenspezifische Artikel­nummer als Suchmerkmal.
Lieferanten-Artikelbezeichnung	Erfassen Sie bei Bedarf die lieferantenspezifische Artikelbezeichnung als Suchmerkmal.
Lieferant	Erfassen Sie bei Bedarf die Partner-Identifikation des Liefe­ran­ten als Suchmerkmal.
Lieferpartner	Erfassen Sie bei Bedarf die Partner-Identifikation des Lieferpartners als Suchmerkmal. Wurden bereits Eingangs­rech­nungs­posi­tionen er­fasst, denen jetzt Beschaffungsauftrags­posi­tionen manu­ell zugeordnet werden sollen, dann wird die Partner-Identifikation des Lieferpartners an­gezeigt.
Rechnungssteller	Der Rechnungssteller wird aus dem Identifi­kations­bereich der Eingangs­rech­nungs­basis übernommen und dessen Partner-Identifikation wird ange­zeigt.

Ermittlung der möglichen Beschaffungsauftragspositionen

Nachdem Sie die Suche gestartet haben ermittelt das System alle Beschaffungsauftragspositionen, die den Suchmerkmalen ent­spre­chen.

Das System ermittelt alle Auftrags­posi­tionen unter folgenden Bedingungen:

• Der Beschaffungsauftrag ist nicht vom Typ „Konsignationsauftrag“. Für Konsignationsaufträge steht der Rechnungstyp „Konsignationsentnahmerechnung“ zur Verfügung.
• Der Rechnungssteller der Eingangs­rech­nung ist derselbe Rechnungssteller für den Lieferanten des Beschaffungsauftrags.
• Die Währung der Eingangs­rech­nung entspricht der Währung der Auftrags­posi­tion.
• Der Artikel der Eingangs­rech­nungsposition entspricht dem Artikel der Auftragsposition, falls einer bereits existierenden Eingangs­rech­nungsposition eine Auftragsposition zugeordnet werden soll.
• Die Firma der Beschaffungsorganisation des Beschaffungsauftrags entspricht der Firma der Eingangsrechnung.
• Berücksichtigung der weiteren Suchmerkmale aus dem Abfragebereich.

Kann das System keine Beschaffungsauftragsposi­tionen ermitteln, die den Bedin­gun­gen und Suchmerkmalen ent­sprechen, dann erfolgt eine Meldung.

Dialogfenster-Arbeitsbereich: Daten der Auftragspositionen

Als Ergebnis der Suche werden alle Auftrags­posi­tionen aufgelistet, die den Bedingungen und Suchmerkmalen entsprechen.

Über den Button „Lieferanten-Artikelinformation“ wird pro angezeigte Auftrags­posi­tion ggf. eine zusätzliche Zeile eingeblendet. Diese Zeile erscheint, wenn lieferanten­spe­zi­fi­sche Daten (Lieferanten-Artikel­nummer und -bezeich­nung) erfasst wurden.

Über den Button „Setkomponenten“ können Informationen über die Komponenten einer Auftrags-Set-Grundposition angezeigt werden. Für jede Komponente werden dann weitere Zeilen eingeblendet.

Die gefundenen Auftrags­posi­tionen werden vom System nach den folgenden Merkmalen sortiert und in einer Tabelle angezeigt:

• Artikel

(nicht im Zusammenhang mit der Aktion „Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen…“, da der Artikel fix ist)

• Liefertermin absteigend

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Auftrag	Art und Nummer des Beschaffungsauftrags sowie die Posi­tions­nummer identifizieren die Beschaf­fungs­auf­trags­posi­tion. Im Tooltip zu dieser Spalte finden Sie Informationen zum Positionstyp und der Preisherkunft.
Artikel	Der Artikel aus der Beschaf­fungs­auftrags­posi­tion wird mit der Artikel-Identifikation und Bezeichnung angezeigt.
Liefertermin	Der Liefertermin zu dieser Beschaf­fungs­auftrags­posi­tion wird angezeigt.
Lagerort	Der Zugangslagerort gemäß Beschaf­fungs­auftrags­posi­tion wird angezeigt.
Nicht fakturierte Menge	Die noch zu fakturierende Menge dieser Beschaffungsauftragsposition wird ermittelt und angezeigt. Die noch zu fakturierende Menge ist die bestellte Menge des Artikels abzüglich bereits faktu­rierter Mengen.
Status	Der Status der Auftragsposition wird angezeigt.
Auswahl	Mithilfe der Checkbox am Ende der Zeile wählen Sie die Auftragsposi­tion aus, um diese über den Button „Gesamt übernehmen“ oder „Einzeln übernehmen“ als neue Position mit einem Auftrags­bezug zu übernehmen oder alternativ die Auftragsposition der manuell erfassten Rech­nungs­posi­tion zuzuordnen. Beachten Sie bitte, dass eine Auftragsposition nicht ausgewählt werden kann, wenn sie bereits zugeordnet ist. Sie wird dennoch in der Liste der zuordenbaren Auftragspositionen aufgeführt, wenn z. B. die Menge nicht übereinstimmt. In diesem Fall könnten Sie z. B. die Menge in der Eingangsrechnungsposition für die Beschaffungsauftragsposition korrigieren oder weisen dieselbe Auftragsposition einer weiteren Eingangsrechnungsposition zu.

Die folgenden lieferantenspezifischen Daten des Artikels werden in einer Zeile ggf. unterhalb der Daten der zugehörigen Auftragsposition angezeigt. Dazu muss der Detail-Button „Lieferanten-Artikelinformation“ in der Symbolleiste der Tabelle gedrückt sein.

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Lieferanten-Artikelnummer	Die beim Lieferanten geführte Artikelnummer für den Artikel in dieser Posi­tion wird angezeigt, wenn sie in den Arti­kel-Lieferantendaten für diesen Lieferanten erfasst wurde.
Lieferanten-Artikelbezeichnung	Die beim Lieferanten geführte Artikelbezeichnung für den Arti­kel in dieser Posi­tion wird angezeigt, wenn sie in den Artikel-Lieferantendaten für diesen Liefe­ranten erfasst wurde.

Bis auf die Checkbox am Ende der Zeile für jede einzelne Auftrags­posi­tion, können die Daten nicht geändert werden. Sie können die Auftrags­posi­tionen über die Checkbox zur Zuordnung bzw. Übernahme in die Eingangs­rechnung kennzeichnen. Mithilfe der Meta-Checkbox in der Symbolleiste der Tabelle können Sie auch alle gefundenen Auftragspositionen auf einmal für die Zuordnung bzw. Übernahme kennzeichnen.

Weitere Informationen zur Bedeutung der Daten finden Sie in dieser Dokumentation: Beschaffungsaufträge

In einer weiteren Zeile pro Auftragsposition werden die folgenden Daten angezeigt:

Spalte	Erläuterung
Rechnungssteller	Die Partner-Identifikation des Rechnungsstellers gemäß Beschaf­fungs­auftrags­basis wird angezeigt.
Lieferant	Die Partner-Identifikation des Lieferanten gemäß Beschaf­fungs­auftrags­basis wird angezeigt.
Gesamtmenge	Die gemäß Auftrags­posi­tion bestellte Gesamtmenge des Artikels wird angezeigt.
Eingegangene Menge	Die bereits eingegangene Menge des Artikels wird angezeigt.
Fakturierte Menge	Die bereits in Rechnung gestellte Menge des Artikels wird ange­zeigt.

Dialogfenster-Buttons

In der Fußzeile des Dialogfensters finden Sie folgende Buttons:

• Einzeln übernehmen

Drücken Sie auf diesen Button, dann werden die zuvor mithilfe der Checkbox ausgewählten Posi­tionen den Rech­nungs­posi­tionen zugeordnet bzw. eingefügt und gleichzeitig zugeordnet. Die neuen Eingangsrechnungspositionen werden einzeln im Positionseditor zur Bearbeitung angeboten.

• Gesamt übernehmen

Drücken Sie auf diesen Button, dann werden die zuvor mithilfe der Checkbox ausgewählten Posi­tionen den Rech­nungs­posi­tionen zugeordnet bzw. eingefügt und gleichzeitig zugeordnet. Die neuen Eingangsrechnungspositionen werden sofort gespeichert.

Auswirkungen

Die ausgewählten Auftrags­posi­tionen wurden entweder als neue Eingangs­rech­nungs­posi­tionen über­nommen oder sie werden den bereits erfassten Rech­nungs­posi­tionen zugeordnet. Die Daten der (neuen) Rech­nungs­posi­tionen sowie der zugeordneten Auftrags­posi­tionen werden in der Posi­tionstabelle angezeigt und können teilweise bearbeitet werden.

Das System erzeugt die Belegreferenzen zwischen den Auftrags­posi­tionen und den Rech­nungs­posi­tionen. Als Folge erscheinen die verbundenen Beschaffungs­auf­träge in der Belegkette der Eingangs­rech­nung und die verbundene Ein­gangsrechnung in der Belegkette der jeweiligen Beschaffungsaufträge.

2.2.2.4      Aktion „Markierte Positionen oder alle automatisch mit Wareneingangs- oder Auftragsposition verknüpfen“

Mit der Aktion „Markierte Positionen oder alle automatisch mit Wareneingangs- oder Auftragsposition verknüpfen“ ordnen Sie offene Waren­eingangs- oder Beschaffungs­auftrags­positionen automatisch den manuell erfasste Rechnungspositionen zu.

Wenn Sie Rechnungspositionen markiert haben, berücksichtigt das System nur die markierten Positionen. Andernfalls führt es die automatische Zuordnung für alle Rechnungspositionen durch.

Wenn in der Rechnungsbasis ein Beschaffungsauftrag oder eine Lieferscheinnummer erfasst ist, dann werden nur die noch offenen Positionen dieses Beschaffungsauftrags bzw. Wareneingangs berücksichtigt. Wurde in der Rechnungsbasis weder Beschaffungsauftrag oder Lieferscheinnummer erfasst, dann wird erst nach Wareneingängen, dann nach Beschaffungsaufträgen gesucht.

Das System sucht für jede Rechnungsposition nach passenden, noch nicht komplett fakturierten Wareneingangs- und Beschaffungs­auftrags­positionen und ordnet diese der Rechnungsposition zu, bis der Nettowert der Rechnungsposition erreicht ist. Dabei müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein.

• Der mit der Wareneingangsposition verknüpfte Beschaffungsauftrag ist nicht vom Typ „Konsignationsauftrag“. Für Konsignationsaufträge steht der Rechnungstyp „Konsignationsentnahmerechnung“ zur Verfügung.
• Der Rechnungssteller der Eingangs­rech­nung ist derselbe Rechnungssteller für den Lieferanten des Beschaffungsauftrags.
• Die Währung der Eingangs­rech­nung entspricht der Währung der Auftrags­posi­tion.
• Der Artikel der Eingangs­rech­nungsposition entspricht dem Artikel der Wareneingangsposition.
• Die Firma der Beschaffungsorganisation des Beschaffungsauftrags entspricht der Firma der Eingangsrechnung.

Ermittelt das System mehrere geeignete Wareneingänge, dann werden diese nach dem Wareneingangsdatum aufsteigend sortiert. Für jeden der Wareneingänge wird der noch zu verrechnende Nettobetrag der entsprechenden Wareneingangs­positionen ermittelt:

Noch offene, zu verrechnende Menge * Nettopreis der Auftragsposition

Dieser „zugeteilte Nettobetrag“ wird auf Ebene der Eingangsrechnung kumuliert. Werden mehrere mögliche Wareneingangspositionen gefunden, dann werden so viele zugeordnet, bis der Nettobetrag der Rechnungsposition erreicht ist. Dabei wird Folgendes beachtet:

• Ist der „kumulierte Nettobetrag“ dieser Wareneingangsposition kleiner als der Nettobetrag der Rechnungsposition, dann wird die Position zugeordnet. Anschließend wird unter den gefundenen Wareneingangspositionen weitergesucht.
• Ist der „kumulierte Nettobetrag“ dieser Wareneingangsposition größer oder gleich dem Nettobetrag der Rechnungsposition, dann wird die Position zugeordnet. Die Rechnungsposition wurde somit komplett zugeordnet, die automatische Ermittlung wird beendet.

Die Suche nach Wareneingangspositionen und deren Zuordnung erfolgt so lange, bis der Wert der Eingangsrechnungsposition erreicht oder überschritten ist bzw. bis keine Wareneingangsposition mehr gefunden wird. Wird keine Wareneingangsposition mehr gefunden, dann wird in den Beschaffungsauftrags­positionen weitergesucht.

Das System ermittelt alle Beschaffungsauftrags­positionen unter folgenden Bedingungen:

• Der Beschaffungsauftrag ist nicht vom Typ „Konsignationsauftrag“. Für Konsignationsaufträge steht der Rechnungstyp „Konsignationsentnahmerechnung“ zur Verfügung.
• Der Rechnungssteller der Eingangs­rech­nung ist derselbe Rechnungssteller für den Lieferanten des Beschaffungsauftrags.
• Die Währung der Eingangs­rech­nung entspricht der Währung der Auftrags­posi­tion.
• Der Artikel der Eingangs­rech­nungsposition entspricht dem Artikel der Auftragsposition.
• Die Firma der Beschaffungsorganisation des Beschaffungsauftrags entspricht der Firma der Eingangsrechnung.

Ermittelt das System mehrere geeignete Auftragspositionen, dann werden diese nach dem Liefertermin aufsteigend sortiert. Anschließend werden so viele Auftragspositionen zugeordnet, bis der Wert der Rechnungsposition erreicht ist. Für jede Auftragsposition wird geprüft:

• Ist der „Nettobetrag“ dieser Auftragsposition kleiner als der Nettobetrag der Rechnungsposition, dann wird die Position zugeordnet. Anschließend wird unter den gefundenen Auftragspositionen weitergesucht.
• Ist der „Nettobetrag“ dieser Auftragsposition größer oder gleich dem Nettobetrag der Rechnungsposition, dann wird die Position zugeordnet. Die Rechnungsposition wurde somit komplett zugeordnet, die automatische Ermittlung wird beendet.

Die Suche nach Auftragspositionen erfolgt so lange, bis der Wert der Rechnungsposition erreicht oder überschritten ist bzw. bis keine Auftragsposition mehr gefunden wird.

Als Ergebnis der automatischen Zuordnung werden die zugeordneten Wareneingangs- und Beschaffungsauftrags­positionen in der Positionstabelle unter den Rechnungspositionen angezeigt. Stimmen die Zahlungsbedingung oder die Zahlungsart der Eingangsrechnung nicht mit denen der zugeordneten Wareneingangs- bzw. Auftragspositionen überein, dann erscheint eine entsprechende Meldung. Für jeden zugeordneten Wareneingang oder Beschaffungsauftrag wird ein Eintrag in der Belegkette erzeugt.

2.2.2.5      Aktion „Zusatzkosten erneut verteilen“

Mithilfe der Aktion „Zusatzkosten erneut verteilen“ können Sie die automatische Verteilung der Zusatzkosten auf die anderen zugeordneten Beschaffungsauftragspositionen aktualisieren, z. B. nach einer Änderung des Verteilungsschlüssels im Positionseditor für die relevante Zusatzkostenposition mit Verrechnungs-Artikel. Haben Sie die Prozentsätze für die Verteilung oder die verteilten Beträge möglicherweise manuell geändert, dann können Sie mit dieser Aktion den Ausgangszustand wiederherstellen. Weiterhin ist diese Aktion nützlich, wenn Sie nach Erfassung der Zusatzkosten weitere Eingangsrechnungspositionen erfasst haben. Mit der erneuten Verteilung werden diese Positionen ebenfalls bei der Verteilung berücksichtigt.

Wird die Aktion „Zusatzkosten erneut verteilen“ ausgeführt, dann verteilt das System den Betrag der Zusatzkostenposition auf Rechnungsposi­tionen mit zugeordneten Beschaffungsauftragspositionen. Sie können die Aktion beliebig oft wiederholen, so lange bis die Eingangsrechnung gebucht wurde. Bei jeder Ausführung wird der Betrag erneut verteilt. Das System zieht dazu den Verteilungsschlüssel heran, der im Feld „Verteilung“ in der Zusatzkostenposition festgelegt wurde.

Hinweis:

Beim Eintrag „Sonstiger Faktor“ muss die Verteilung auf die Aufträge erfasst werden. Sie erfolgt nicht automatisch.

Auf der Basis des gewählten Verteilungsschlüssels berechnet das System die prozentualen Anteile und die konkreten Beträge, mit denen die Zusatzkosten auf die anderen Positionen der Eingangsrechnung umgelegt werden. Drücken Sie bei Bedarf auf den Button „Zusatzkosten“ in der Symbolleiste der Tabelle, um die weiteren Daten dazu einzublenden.

2.2.2.6      Aktion „Zusatzkostenverteilung über gelieferte Auftragspositionswerte vorschlagen“

Die Aktion „Zusatzkostenverteilung über gelieferte Auftragspositionswerte vorschlagen“ ist nur für Eingangsrechnungen des Typs „Zusatzkostenrechnungen“ ausführbar.

Mithilfe der Aktion „Zusatzkostenverteilung über gelieferte Auftragspositionswerte vorschlagen“ können Sie die automatische Verteilung der Zusatzkosten auf die anderen zugeordneten Beschaffungsauftragspositionen aktualisieren, z. B. nach einer Änderung des Verteilungsschlüssels im Positionseditor für die relevante Zusatzkostenposition mit Verrechnungs-Artikel. Haben Sie die Prozentsätze für die Verteilung oder die verteilten Beträge möglicherweise manuell geändert, dann können Sie mit dieser Aktion den Ausgangszustand wiederherstellen.

Wird die Aktion „Zusatzkostenverteilung über gelieferte Auftragspositionswerte vorschlagen“ ausgeführt, dann verteilt das System den Betrag der Zusatzkostenposition auf die ihr zugeordneten gelieferten Auftragspositionswerte. Sie können die Aktion beliebig oft wiederholen, so lange bis die Eingangsrechnung gebucht wurde. Bei jeder Ausführung wird der Betrag erneut verteilt. Das System zieht dazu den Verteilungsschlüssel heran, der im Feld „Verteilung“ in der Zusatzkostenposition festgelegt wurde.

Hinweis:

Beim Eintrag „Sonstiger Faktor“ muss die Verteilung auf die Aufträge erfasst werden. Sie erfolgt nicht automatisch.

Auf der Basis des gewählten Verteilungsschlüssels berechnet das System die prozentualen Anteile und die konkreten Beträge, mit denen die Zusatzkosten auf die Detailpositionen umgelegt werden. Drücken Sie bei Bedarf auf den Button „Auftragszuordnungen“ in der Symbolleiste der Tabelle, um die weiteren Daten dazu einzublenden.

Hinweis:

Der Button „Zusatzkosten“ liefert für Zusatzkostenrechnungen keine weiteren Daten.

2.2.2.7      Aktion „Zusatzkostenverteilung über Auftragspositions-Gesamtwerte vorschlagen“

Die Aktion „Zusatzkostenverteilung über Auftragspositions-Gesamtwerte vorschlagen“ ist nur für Eingangsrechnungen des Typs „Zusatzkostenrechnungen“ ausführbar.

Mithilfe der Aktion „Zusatzkostenverteilung über Auftragspositions-Gesamtwerte vorschlagen“ können Sie die automatische Verteilung der Zusatzkosten auf die anderen zugeordneten Beschaffungsauftragspositionen aktualisieren, z. B. nach einer Änderung des Verteilungsschlüssels im Positionseditor für die relevante Zusatzkostenposition mit Verrechnungs-Artikel. Haben Sie die Prozentsätze für die Verteilung oder die verteilten Beträge möglicherweise manuell geändert, dann können Sie mit dieser Aktion den Ausgangszustand wiederherstellen.

Wird die Aktion „Zusatzkostenverteilung über Auftragspositions-Gesamtwerte vorschlagen“ ausgeführt, dann verteilt das System den Betrag der Zusatzkostenposition auf die ihr zugeordneten gelieferten Auftragspositions-Gesamtwerte. Sie können die Aktion beliebig oft wiederholen, so lange bis die Eingangsrechnung gebucht wurde. Bei jeder Ausführung wird der Betrag erneut verteilt. Das System zieht dazu den Verteilungsschlüssel heran, der im Feld „Verteilung“ in der Zusatzkostenposition festgelegt wurde.

Hinweis:

Beim Eintrag „Sonstiger Faktor“ muss die Verteilung auf die Aufträge erfasst werden. Sie erfolgt nicht automatisch.

Auf der Basis des gewählten Verteilungsschlüssels berechnet das System die prozentualen Anteile und die konkreten Beträge, mit denen die Zusatzkosten auf die Detailpositionen umgelegt werden. Drücken Sie bei Bedarf auf den Button „Auftragszuordnungen“ in der Symbolleiste der Tabelle, um die weiteren Daten dazu einzublenden.

Hinweis:

Der Button „Zusatzkosten“ liefert für Zusatzkostenrechnungen keine weiteren Daten.

2.2.2.8      Aktionen „Positionen automatisch einfügen und mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…“ und „Markierte Position manuell mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…“

Nach Auswahl der Aktion „Markierte Position manuell mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…“ oder der Aktion „Positionen automatisch einfügen und mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…“ öffnet sich ein Dialogfenster.

Darin können Sie offene Konsignations-Entnahmemeldungspositionen für die Übernahme bzw. Zuordnung auswählen. Offen heißt: Die mit den Entnahmemeldungen entnommenen Mengen des Artikels wurden noch nicht kom­plett fakturiert. Eine Ausnahme bilden die Gutschriften. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Einführung: Lieferanten-Konsignation

Das Dialogfenster besteht aus einem Abfragebereich mit mehreren Eingabefeldern für Such­merkmale und einem Arbeitsbereich, in dem das Suchergebnis angezeigt wird.

Dialogfenster-Abfragebereich: Suchmerkmale

Im Abfragebereich erfassen Sie die Suchmerkmale, mit denen das System nach noch nicht fakturierten Mengen suchen soll. Das System ermittelt entsprechend alle infrage kommenden Entnahmemeldungspositionen und zeigt diese im Arbeitsbereich des Dialogfensters an.

Weitere Informationen finden Sie auch in dieser Dokumentation: Cockpit: Konsignations-Entnahmemeldungen/Positionen

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
Rechnungsposition	Wurde bereits eine Eingangs­rech­nungs­posi­tion er­fasst, der jetzt Entnahme­meldungs­posi­tionen manu­ell zugeordnet werden sollen, dann wird die Rechnungsposition angezeigt. Dieses Feld wird nur für diese Aktion angezeigt: Markierte Position manuell mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…
Konsignations-Entnahmemeldungsart	Erfassen Sie bei Bedarf die Identifikation der Konsignations-Entnahmemeldungen als Suchmerkmal.
Konsignations-Entnahmemeldung	Erfassen Sie bei Bedarf die Nummer einer Konsignations-Entnahmemeldung als Suchmerkmal.
Datum	Erfassen Sie bei Bedarf das Datum einer Konsignations-Entnahmemeldung als Suchmerkmal.
Fakturierstatus	Legen Sie bei Bedarf den Fakturierstatus einer Konsignations-Entnahmemeldung fest. Wählen Sie aus diesen Einträgen: ·         Nicht fakturiert ·         Teilweise fakturiert ·         Komplett fakturiert
Artikel	Erfassen Sie bei Bedarf die Identifikation des gesuchten Artikels als Suchmerkmal. Wurde bereits eine Eingangs­rech­nungs­posi­tion er­fasst, der jetzt Entnahme­meldungs­posi­tionen manu­ell zugeordnet werden sollen, dann wird die Artikel-Identifikation an­gezeigt.
Bezeichnung	Erfassen Sie bei Bedarf die Kurzbezeichnung des gesuchten Artikels als Suchmerkmal.
Lieferanten-Artikelnummer	Erfassen Sie bei Bedarf die lieferantenspezifische Artikel­nummer als Suchmerkmal.
Lieferanten-Artikelbezeichnung	Erfassen Sie bei Bedarf die lieferantenspezifische Lieferanten-Artikel­be­zeichnung als Suchmerkmal.
Lieferant	Erfassen Sie bei Bedarf die Partner-Identifikation des Liefe­ran­ten als Suchmerkmal.
Rechnungssteller	Der Rechnungssteller wird aus dem Identifi­kations­bereich der Eingangs­rech­nungs­basis übernommen und dessen Partner-Identifikation wird ange­zeigt.

Ermittlung der möglichen Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen

Nachdem Sie die Suche gestartet haben ermittelt das System alle Konsignations-Entnahmemeldungspositionen, die den Suchmerkmalen ent­spre­chen.

Das System ermittelt alle Entnahmemeldungspositionen unter folgenden Bedingungen:

• Der Rechnungssteller der Konsignationsentnahme­rech­nung stimmt mit dem Rechnungssteller des Lieferanten der Entnahmemeldung überein.
• Die Währung der Konsignationsentnahme­rech­nung stimmt mit der Währung des zugrunde liegenden Beschaffungskontraktes überein.
• Der Artikel der Konsignationsentnahme­rech­nungsposition stimmt mit dem Artikel der Konsignations-Entnahmemeldungsposition überein, falls einer bereits existierenden Rech­nungsposition eine Konsignations-Entnahmemeldungsposition zugeordnet werden soll.
• Die Firma der Beschaffungsorganisation des zugrunde liegenden Beschaffungskontraktes entspricht der Firma der Konsignationsentnahme­rech­nung.
• Falls in dem Beschaffungskontrakt, welcher der Konsignations-Entnahmemeldung zugrunde liegt, eine Zahlungsbedingung festgelegt ist, entspricht sie der Zahlungsbedingung der Rechnung.
• Berücksichtigung der weiteren Suchmerkmale aus dem Abfragebereich.

Kann das System keine Entnahmemeldungs­posi­tionen ermitteln, die den Bedin­gun­gen und Suchmerkmalen ent­sprechen, dann erfolgt eine Meldung.

Die gefundenen Konsignations-Entnahme­meldungs­posi­tionen werden vom System nach den folgenden Merkmalen sortiert und in einer Tabelle angezeigt:

• Konsignations-Entnahmemeldung aufsteigend
• Konsignations-Entnahmemeldungs­position aufsteigend

Dialogfenster-Arbeitsbereich: Daten der Konsignations-Entnahmemel­dungs­positionen

Als Ergebnis werden alle Konsignations-Entnahmemeldungs­positionen aufgelistet, die den Such­merk­malen entsprechen.

Die Tabelle wird nach Konsignations-Entnahmemeldung aufsteigend sortiert.

Über den Button „Lieferanten-Artikelinformation“ wird pro angezeigte Entnahmemeldungsposition ggf. eine zusätzliche Zeile eingeblendet. Diese Zeile erscheint, wenn lieferanten­spe­zi­fi­sche Daten (Lieferanten-Artikel­nummer und ‑bezeich­nung) erfasst wurden.

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Konsignations-Entnahmemeldung	Art, Nummer und Positionsnummer der Konsignations-Entnahmemeldung werden angezeigt.
Artikel	Der entnommene Artikel gemäß Entnahmemeldungs­posi­tion wird mit Artikel-Identifikation und Bezeichnung angezeigt.
Datum	Das Datum zu dieser Konsignations-Entnahme­meldungs­position wird angezeigt.
Nicht fakturierte Menge	Die noch nicht fakturierte Menge dieser Konsignations-Entnahme­meldungs­position wird ermittelt und angezeigt. Die noch nicht fakturierte Menge ist die entnommene Ge­samtmenge des Artikels der Entnahmemeldungsposition abzüglich der bereits davon faktu­rierten Mengen.
Status	Der Status der Konsignations-Entnahme­meldungs­position wird angezeigt.
Auswahl	Mithilfe der Checkbox am Ende der Zeile wählen Sie die Entnahmemeldungsposi­tion aus, um diese über den Button „Gesamt übernehmen“ oder „Einzeln übernehmen“ als neue Position mit einem Entnahmemeldungs­bezug zu übernehmen oder alternativ die Entnahmemeldungsposition der manuell erfassten Rech­nungs­posi­tion zuzuordnen. Beachten Sie bitte, dass eine Entnahmemeldungsposition nicht ausgewählt werden kann, wenn sie bereits zugeordnet ist. Sie wird dennoch in der Liste der zuordenbaren Entnahmemeldungspositionen aufgeführt, wenn z. B. die Menge nicht übereinstimmt. In diesem Fall könnten Sie z. B. die Menge in der Eingangsrechnungsposition für die Entnahmemeldungsposition korrigieren oder weisen dieselbe Entnahmemeldungsposition einer weiteren Eingangsrechnungsposition zu.

Die folgenden lieferantenspezifischen Daten des Artikels werden in einer Zeile ggf. unterhalb der Daten der zugehörigen Entnahmemeldungsposition angezeigt. Dazu muss der Detail-Button „Lieferanten-Artikelinformation“ in der Symbolleiste der Tabelle gedrückt sein.

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Lieferanten-Artikelnummer	Die beim Lieferanten geführte Artikelnummer für den Artikel in dieser Posi­tion wird angezeigt, wenn sie in den Arti­kel-Lieferantendaten für diesen Lieferanten erfasst wurde.
Lieferanten-Artikelbezeichnung	Die beim Lieferanten geführte Artikelbezeichnung für den Arti­kel in dieser Posi­tion wird angezeigt, wenn sie in den Artikel-Lieferantendaten für diesen Liefe­ranten erfasst wurde.

Bis auf die Checkbox am Ende der Zeile für jede einzelne Entnahmemeldungsposi­tion, können die Daten nicht geändert werden. Sie können die Posi­tionen über die Checkbox zur Zuordnung bzw. Übernahme in die Eingangs­rechnung kennzeichnen. Mithilfe der Meta-Checkbox in der Symbolleiste der Tabelle können Sie auch alle gefundenen Entnahmemeldungspositionen auf einmal für die Zuordnung bzw. Übernahme kennzeichnen.

In einer weiteren Zeile werden pro Entnahmemeldungsposition folgende Daten angezeigt:

Spalte	Erläuterung
Rechnungssteller	Die Partner-Identifikation des Rechnungsstellers gemäß Konsignations-Entnahme­meldung wird angezeigt.
Lieferant	Die Partner-Identifikation des Lieferanten gemäß Konsignations-Entnahme­meldung wird angezeigt.
Gesamtmenge	Die entnommene Gesamtmenge des Artikels in der Konsignations-Entnahme­meldungsposition wird angezeigt.
Fakturiert	Die bereits in Rechnung gestellte Menge des Artikels zur Konsignations-Entnahme­meldungsposition wird ange­zeigt.

Dialogfenster-Buttons

In der Fußzeile des Dialogfensters finden Sie folgende Buttons:

• Einzeln übernehmen

Drücken Sie auf diesen Button, dann werden die zuvor mithilfe der Checkbox ausgewählten Posi­tionen den Rech­nungs­posi­tionen zugeordnet bzw. eingefügt und gleichzeitig zugeordnet. Die neuen Eingangsrechnungspositionen werden einzeln im Positionseditor zur Bearbeitung angeboten.

• Gesamt übernehmen

Drücken Sie auf diesen Button, dann werden die zuvor mithilfe der Checkbox ausgewählten Posi­tionen den Rech­nungs­posi­tionen zugeordnet bzw. eingefügt und gleichzeitig zugeordnet. Die neuen Eingangsrechnungspositionen werden sofort gespeichert.

Auswirkungen

Die markierten Konsignations-Entnahmemeldungs­posit­ionen wurden entweder als neue Eingangs­rech­nungs­posi­tionen über­nommen oder sie werden den bereits erfassten Rech­nungs­posi­tionen zugeordnet. Die Daten der (neuen) Rech­nungs­posi­tionen sowie der zugeordneten Konsignations-Entnahmemeldungsposi­tionen werden in der Posi­tionstabelle angezeigt und können teilweise bearbeitet werden.

Das System erzeugt die Belegreferenzen zwischen den Konsignations-Entnahmemeldungs­posi­tionen und den Rech­nungs­posi­tionen. Als Folge erscheinen die verbundenen Konsignations-Entnahme­meldungen in der Belegkette der Eingangs­rech­nung, und die verbundene Ein­gangsrechnung in der Belegkette der Konsignations-Entnahmemeldungsposition.

2.2.2.9      Aktion „Markierte Positionen oder alle automatisch mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen“

Mit der Aktion „Markierte Positionen oder alle automatisch mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen“ ordnen Sie die noch nicht komplett fakturierten Konsignations-Entnahmemeldungs­positionen automatisch den manuell erfasste Rechnungspositionen zu.

Wenn Sie Rechnungspositionen markiert haben, berücksichtigt das System nur die markierten Positionen. Andernfalls führt es die automatische Zuordnung für alle Rechnungspositionen durch.

Wenn in der Rechnungsbasis im Feld „Konsignations-Entnahmemeldung“ eine Konsignations-Entnahmemeldung erfasst ist, dann werden nur die noch nicht komplett fakturierten Positionen dieser Konsignations-Entnahmemeldung berücksichtigt.

Das System sucht für jede Rechnungsposition nach noch nicht komplett fakturierten Konsignations-Entnahmemeldungspositionen und ordnet diese der Rechnungsposition zu, bis die Gesamtmenge der Rechnungsposition erreicht ist. Dabei müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der Rechnungssteller der Konsignations-Entnahmemeldung entspricht dem Rechnungssteller der Konsignationsentnahmerechnung.
• Der Artikel der Konsignations-Entnahmemeldung entspricht dem Artikel der Konsignationsentnahmerechnung.
• Falls in dem Beschaffungskontrakt, welcher der Konsignations-Entnahmemeldung zugrunde liegt, eine Zahlungsbedingung festgelegt ist, entspricht sie der Zahlungsbedingung der Rechnung.

Als Ergebnis der automatischen Zuordnung werden die zugeordneten Konsigna­tions-Entnahme­meldungs­posi­tionen in der Positionstabelle unter den Rechnungspositionen angezeigt. Für jede zugeordnete Konsignations-Entnahmemeldung wird ein Eintrag in der Belegkette erzeugt.

Wenn in der Entnahmemeldungsposition eine Kostenstelle oder ein Kostenträger enthalten ist, dann wird für diese automatisch eine Kostenrechnungszeile erzeugt, auch wenn bereits manuell Kostenrechnungsdaten erfasst wurden.

2.2.2.10   Aktion „Kostenrechnungsdaten hinzufügen“

Für alle Rechnungstypen können Sie die Aktion „Kostenrechnungsdaten hinzufügen“ in der Symbolleiste der Positionstabelle nutzen, um Kostenrechnungsinformationen zur markierten Position zu ergänzen. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen

2.2.3          Positionseditor

In der Symbolleiste des Positionseditors wird auf der rechten Seite der „Saldo“ zum Bruttobetrag vom System berechnet und angezeigt. Der Saldo bezieht sich auf die Daten in der Positionstabelle.

Der Positionseditor enthält alle relevanten Informationen unter Karteireitern, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:

• Karteireiter „Allgemeines“
• Karteireiter „Kostenrechnungsdaten“
• Karteireiter „Auftragszuordnungen“
• Karteireiter „Zusatzkosten“

Die Felder im Einzelnen:

Feld

Erläuterung

Position

Die Posi­tions­nummer dient der genauen Identi­fi­zierung der einzelnen Posi­tionen. Die Posi­tions­nummer wird vom System auf der Basis des Nummernkreises auto­ma­tisch erzeugt, der in der verwendeten Eingangs­rech­nungs­art festgelegt ist. ·         Bei manueller Erfassung: Die Nummer der Eingangs­rech­nungs­posi­tion kann beim ersten Erfassen in der Kopfzeile des Posi­tions­editors geändert werden. Nach der Über­nah­me der Posi­tion in die Tabelle kann die Posi­tions­num­mer nicht mehr geändert werden. ·         Beim Erzeugen aus Auftrag oder Wareneingang: Die Posi­tions­nummer wird automatisch erzeugt und kann nicht geändert werden.

Hinweis:

Comarch ERP Enterprise unterstützt die Massenerfassung von Positionen: Im Positionseditor können Sie eine spezielle Tastatursteuerung für Beleganwendungen nutzen, um die Positionsdaten, auch mehrerer Positionen, bei Bedarf über den Nummern­block Ih­rer Tastatur zu erfassen (statt Tabulator-Taste nutzen Sie die Plus- und Minus-Tasten). Dies wird im Bedienungsleitfaden unter Tasta­tur­steu­erung beschrieben.

Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnung ändern…“

Mit der Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnung ändern…“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste im Positionseditor können Sie für Pseudo-Artikel abweichende Bezeichnungen in den Positionen hinterlegen.

Die Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnung ändern…“ steht für Eingangsrechnungen der Typen „Zusatzkostenrechnung“ oder „Zusatzkostenrechnung für Verteilung“ nicht zur Verfügung.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Pseudo-Artikelbezeichnung ändern

2.2.3.1      Karteireiter „Allgemeines“

Unter dem Karteireiter „Allgemeines“ erfassen Sie die wesentlichen Angaben einer Eingangsrechnungsposition.

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
Fremdbelegposition	Erfassen Sie als zusätzliche Information bei Bedarf die entsprechende Posi­tions­nummer der Eingangs­rech­nung, so wie sie auf dem Fremdbeleg erscheint. Die Fremdbelegposition kann nur im Positionseditor bear­bei­tet werden.
Artikel	In der Eingangs­rech­nung wird pro Rech­nungs­posi­tion ein Artikel als in Rechnung gestellter Artikel verwen­det. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Artikel, Ansicht „Beschaffung“ Der Artikel kann erfasst werden oder sich aus einem Vorbeleg ergeben. Beachten Sie Folgendes: ·         Artikel erfassen Erfassen Sie im Posi­tions­editor pro Posi­tion einen in Rechnung gestellten Arti­kel. Der Artikel kann nicht mehr geändert werden, nachdem die Posi­tion in die Posi­tionstabelle übernommen und gespei­chert wurde. Voraussetzung für die Verwendbarkeit ist, dass die beschaffungsbezogenen Stammdaten des Artikels er­fasst wurden und der Verwendungsstatus der Artikel-Beschaffungsdaten im Status „Freige­ge­ben“ ist. Der Ersetzt-Status wird bei der Eingangsrechnung nicht berücksichtigt, da auch nach Ersetzung des Artikels noch Rechnungen aufgrund vergangener Lieferungen erfasst werden können. ·         Artikel für Zusatzkosten erfassen Möchten Sie Zusatzkosten in der Eingangs­rech­nung erfassen, dann müssen Sie einen Artikel des Typs „Verrechnungs-Artikel“ wählen. In diesem Fall brauchen Sie keine Menge zu erfassen, nur den Nettobetrag, der zu verteilen ist. Im Feld „Vertei­lung“ legen Sie dazu einen Vertei­lungs­schlüssel für die Zusatzkosten fest. ·         Artikel ergibt sich aus Auftrag, Wareneingang oder Konsignations-Entnahmemeldung Wenn die Eingangs­rech­nungs­posi­tion aus einer Beschaffungs­auftrags-, Waren­eingangs- oder Kon­signa­tions-Entnahme­meldungs­position erzeugt wurde, dann wird der Artikel automatisch über­nom­men und kann anschließend nicht mehr geän­dert werden. Hinweis: Für Eingangsrechnungen des Typs „Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung“ können die Positionen nicht aus Auftrag, Wareneingang oder Konsigna­tions-Entnahmemeldung erzeugt werden.
Gesamtmenge	Die Gesamtmenge ist die in Rechnung gestellte Men­ge des Artikels. Die Gesamtmenge kann erfasst werden oder sich aus einem Vorbeleg ergeben. Beachten Sie Folgendes: ·         Zusatzkosten und Zusatzkosten für Verteilung Haben Sie Zusatzkosten in einer Rech­nung des Typs „Eingangsrechnung“ erfasst, dann können Sie keine Gesamtmenge erfassen, da Verrechnungs-Artikel keine Menge führen. Das Feld ist nicht eingabebereit. In den Ansichten für die Eingangsrechnungstypen für Zusatzkosten wird das Feld nicht angezeigt. ·         Gesamtmenge erfassen: Wenn Sie die Rech­nungs­posi­tion erfassen, dann müssen Sie auch eine Menge erfassen. Als Einheiten sind zulässig: –       Die 1. Artikeleinheit und die weiteren Artikeleinheiten –       Alle Einheiten, die mit einem festen Umrech­nungs­faktor in eine der Lager­einheiten umre­chenbar sind, wie Beschaffungs­einheiten für die­sen Lieferanten oder Verpackungseinheiten. Das System prüft die Zulässig­keit der Mengen­einheit. Die 1. Artikeleinheit wird vorgeschlagen. Die Gesamtmenge und die Mengeneinheit können nach Übernahme in die Positionstabelle sowohl in der Posi­tionstabelle als auch im Posi­tions­editor geändert werden. ·         Gesamtmenge aus Auftrag, Wareneingang oder Konsignations-Entnahmemeldung Wenn die Eingangs­rech­nungs­posi­tion aus einer Beschaffungs­auftrags-, Waren­eingangs- oder Kon­signa­tions-Entnahme­meldungs­position erzeugt wurde, dann wird die zu verrechnende Menge, mit Men­gen­einheit, in die Positionstabelle übernommen. Danach können die Gesamtmenge und die Mengeneinheit sowohl in der Posi­tionstabelle als auch im Posi­tions­editor geändert wer­den. ·         Korrektureingangsrechnung Bei erzeugten Positionen, die ihren Ursprung in der Korrektur der Menge haben, ist die Menge negativ, sonst positiv. Die Menge kann in einer Korrekturposition nicht geändert werden. Siehe auch die Beschreibung des Feldes „Fakturierte Menge“ im Positionseditor in diesem Kapitel: Karteireiter „Auftragszuordnungen“
Nettobetrag	In diesem Feld steht der in Rechnung gestellte Nettobetrag für eine Eingangsrechnungs­position. Der Nettobetrag kann erfasst werden oder sich aus einem Vorbeleg ergeben. Beachten Sie Folgendes: ·         Nettobetrag erfassen Erfassen Sie den Nettobetrag für die Gesamt­menge des in dieser Posi­tion berechneten Artikels. Als Währung wird die Währung verwendet, die in der Eingangsrechnungsbasis im Feld „Bruttobetrag“ festgelegt wurde. Siehe zur Währung auch die Beschreibung des Feldes „Bruttobetrag“: Bruttobetrag Nach der Übernahme der Posi­tion in die Posi­tionstabelle kann der Nettobetrag sowohl in der Posi­tionstabelle als auch im Posi­tions­editor geän­dert werden. Die Währung kann dann nicht mehr geändert werden. ·         Nettobetrag aus Auftrag, Wareneingang oder Konsignations-Entnahmemeldung Der Nettobetrag wird aus der zugeordneten Auftrags-, Waren­eingangs- oder Konsigna­tions-Entnahme­meldungs­posi­tion mit der Währung über­nommen. Danach kann der Nettobetrag sowohl in der Posi­tionstabelle als auch im Posi­tions­editor geändert wer­den. Die Währung kann nicht mehr geändert werden. ·         Korrektureingangsrechnung Ändern Sie bei Bedarf den Korrekturbetrag für eine erzeugte Position. Die Änderung ist nur möglich, wenn die Position nicht aus einer Mengenabweichung entstanden ist.
Steuerschlüssel	Der Steuerschlüssel kann in diesem Feld entweder manuell erfasst oder vom System ermittelt werden. Wenn die Eingangs­rech­nungs­posi­tion aus einer Beschaf­fungs­auftrags­-, Waren­eingangs­- oder Konsigna­tions-Entnahme­meldungs­posi­tion erzeugt wird, erfolgt eine automatische Ermittlung. Wenn Sie bei der manuellen Positionserfassung das Feld leer lassen, dann wird der Steuerschlüssel automatisch unter Berücksichtigung des Leistungsdatums ermittelt. Ist kein Leistungsdatum erfasst, dann wird das aktuelle Tagesdatum verwendet. Der ermittelte Steuerschlüssel kann geändert werden. Weitere Informationen zu den Regeln der Steuerschlüsselermittlung finden Sie in dieser Dokumentation: Steuer-Zuordnungen
Verteilung	In diesem Feld legen Sie für die erfassten Zusatz­kos­ten fest, wie diese auf die Eingangsrechnungspositionen verteilt werden sollen. Bei der Verteilung werden Positionen mit Belegbezug berücksichtigt. Wählen Sie zwischen diesen Einträgen: ·         Menge ·         Wert ·         Gewicht ·         Volumen ·         Sonstiger Faktor Dieser wird in der Posi­tionstabelle manuell pro zugeordneter Posi­tion ergänzt. Das Feld ist aktiv, wenn Sie für die Eingangsrechnungsposition einen Verrechnungs-Artikel erfasst haben. Für andere Eingangsrechnungspositionen können Sie keine Verteilung festlegen.
Kontoherkunft	In diesem Feld legen Sie fest, woher das Konto stammen soll. Bei entsprechender Einstellung kann es erfasst oder aus einer anderen Quelle stammen. Die vorgeschlagene Einstellung stammt aus der Artikelkonten-Klassifikation. In einigen Fällen ist die Kontoherkunft fest vorgegeben. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass die Einstellung der Funktion „Sachbuchungen“ in der Anwendung „Customizing“ sich auf die Kontoherkunft auswirkt. Ist die Funktion deaktiviert, dann wird das Aufwandskonto ermittelt. Ist die Funktion aktiviert, dann wird das Konto verwendet, das in der Anwendung „Konten-Zuordnungen“ für Bestandskonten unter dem Karteireiter „Sachbuchungen“ festgelegt ist. Fehlt dieses, dann wird das in der Anwendung „Customizing“ für den Verwendungszweck „Wareneingang/Eingangsrechnung“ festgelegte Konto verwendet. Die Einstellung für die Kontoherkunft aus der jeweiligen Artikel-Klassifikation kann voneinander abweichen und somit auch die Bearbeitungseinstellung für dieses Feld. Betrifft die Abrechnung ein Streckengeschäft oder einen nicht bestandsgeführten Artikel, dann erfolgt die Kontenermittlung ungeachtet der aktiven Funktion für „Sachbuchungen“. Siehe weitere Hinweise pro Kontoherkunft. Hinweis: Ist in der Artikelkonten-Klassifikation für die Kontoherkunft der Vorschlagswert „Gemäß Belegeinstellung“ festgelegt, dann können Sie wie folgt wählen: ·         Für Eingangsrechnungen der Typen „Eingangsrechnung“ und „Korrektureingangsrechnung“ können Sie zwischen der Kontoherkunft „Aus Konto-Zuordnung“, „Aus Auftrag“ und „Aus Eingangsrechnung“ frei wählen. ·         Für Eingangsrechnungen des Typs „Zusatzkostenrechnung“ können Sie frei wählen zwischen „Aus Konto-Zuordnung“ und „Aus Zusatzkostenrechnung“. ·         Für Eingangsrechnungen des Typs „Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung“ können Sie frei wählen zwischen „Aus Konto-Zuordnung“ und „Aus Eingangsrechnung“. Hinweis: Für Eingangsrechnungen des Typs „Konsignationsentnahmerechnung“ ist nur die Kontoherkunft „Aus Konto-Zuordnung“ zulässig. Hinweis: Für Eingangsrechnungen, die aus einer internen Verrechnung erzeugt wurden, wird nur die Kontoherkunft „Aus Konto-Zuordnung“ verwendet. Hinweis: Für Eingangsrechnungen des Typs „Zusatzkostenrechnung für Verteilung“ ist die Kontoherkunft „Aus Konto-Zuordnung“ und „Aus Zusatzkostenrechnung“ zulässig. Wählen Sie zwischen diesen Einträgen: ·         Aus Konto-Zuordnung –       Ist der Eintrag „Aus Konto-Zuordnung“ festgelegt, dann wird im Feld „Konto“ das Konto angezeigt, das auf Basis der Konto-Zuordnung ermittelt wurde. Ist einer Eingangsrechnungsposition bereits eine Auftragsposition zugeordnet, dann kann die Kontoherkunft nur noch auf „Aus Eingangsrechnung“ geändert werden. Eine andere Auswahl führt ggf. zu einer Meldung beim Prüfen der Eingangsrechnungsposition. –       Bitte beachten Sie Folgendes zu Skonto und Frachtkosten: Für Skonto-Positionen und Frachtkosten-Positionen aus einem Verteilauftrag wird die Kontoherkunft „Aus Konto-Zuordnung“ verwendet. –       Bitte beachten Sie Folgendes zu Wareneingängen aus Verteilaufträgen: Ist die Funktion „Sachbuchungen“ deaktiviert oder kein Eintrag ausgewählt, dann wird die Kontoherkunft „Aus Konto-Zuordnung” verwendet. ·         Aus Auftrag –       Ist der Eintrag „Aus Auftrag“ gewählt, dann ist das Feld „Konto“ ein Anzeigefeld und zeigt das Konto, das automatisch auf Basis der zugeordneten Auftragsposition ermittelt wurde. Die Kontoherkunft kann auf „Aus Eingangsrechnung“ geändert werden, wenn die weitere Einstellung aus der relevanten Artikelkonten-Klassifikation dies zulässt. –       Bitte beachten Sie Folgendes bezüglich Sachbuchungen: Das Konto wird in jedem Fall aus dem Auftrag vorgeschlagen. Das ist bei aktiver Funktion „Sachbuchungen“ für alle Prozesse, in denen Artikelmengen in den Bestand der Firma übergehen, das Sachkonto des Verwendungszwecks „Wareneingang/Eingangsrechnung“, das unter dem Karteireiter „Sachbuchungen“ in der Anwendung „Konten-Zuordnungen“ als Bestandskonto festgelegt ist oder in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Sachbuchungen“ erfasst wurde. In allen anderen Fällen, wie z. B. dem externen Streckengeschäft, bei Artikeln ohne Bestandsführung oder der Eingangsrechnung vom externen Lieferanten aus dem Prozess „Zentrale Beschaffung“, ist ein Aufwandskonto relevant. –       Bitte beachten Sie Folgendes bezüglich Eingangsrechnungen aus einem Verteilauftrag: Bei deaktivierter Funktion „Sachbuchungen“ wird das Konto aus dem Auftrag verwendet und die Kontoherkunft auf „Aus Auftrag“ verwendet. Ansonsten wird die Kontoherkunft „Aus Konto-Zuordnung“ verwendet. ·         Aus Eingangsrechnung Ist der Eintrag „Aus Eingangsrechnung“ gewählt, dann ist das Feld „Konto“ eingabebereit. Das Konto kann bis zum Buchen geändert werden. Die Kontoherkunft kann geändert werden, wenn die weitere Einstellung aus der relevanten Artikelkonten-Klassifikation dies zulässt. ·         Aus Zusatzkostenrechnung Ist der Eintrag „Aus Zusatzkostenrechnung“ für den Eingangsrechnungstyp „Zusatzkostenrechnung“ gewählt, dann ist das Feld „Konto“ eingabebereit. Das Konto kann bis zum Buchen geändert werden. ·         Aus Hauptposition Der Eintrag „Aus Hauptposition“ wird nur für Set-Komponenten verwendeten. Die Kontoherkunft kann auf „Aus Eingangsrechnung“ geändert werden. Die Kontoherkunft kann nicht mehr geändert werden, wenn der Position eine Belegposition zugeordnet wurde.
Konto	Abhängig von der Einstellung für die Kontoherkunft wird das Aufwands-/Verrechnungs-Konto (bei aktiven Sachbuchungen das Bestandskonto) angezeigt, oder Sie müssen die Identifikation eines Kontos erfassen.
Lieferpartner	In diesem Feld legen Sie für die Eingangsrechnungsposition einen Lieferpartner fest. Wenn der Eingangsrechnungsposition eine Auftragsposition zugeordnet wird, dann wird als Vorschlagswert der Lieferpartner aus der Auftragsposition übernommen. Hinweis: Für Eingangsrechnungen der Typen „Zusatzkostenrechnung“ und „Zusatzkostenrechnung für Verteilung“ ist das Feld nicht sichtbar.
Skonto-Berechnungsbasis	In diesem Feld steht der Wert, der für die Skontoberechnung relevant ist. Ist der Button „Skonto-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten“ aktiv, dann kann der Betrag frei erfasst werden. Ansonsten wird der Betrag automatisch aus den zugeordneten Auftragspositionen ermittelt. Der Zustand dieses Buttons wird pro Position gespeichert. Hinweis: Für Eingangsrechnungen des Typs „Zusatzkostenrechnung für Verteilung“ ist das Feld nicht sichtbar und der Button „Skonto-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Symbolleiste des Positionseditors ist deaktiviert.
Bonus-Berechnungsbasis	In diesem Feld wird der Wert angezeigt, der für die Bonusabrechnung relevant ist. Mithilfe des Buttons „Bonus-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Symbolleiste des Positionseditors wird das Feld eingabebereit, sodass Sie einen Betrag erfassen können. Ansonsten wird der Betrag aus den zugeordneten Auftragspositionen ermittelt. Hinweis: Für Eingangsrechnungen der Typen „Zusatzkostenrechnung“ und „Zusatzkostenrechnung für Verteilung“ ist das Feld nicht sichtbar und der Button „Bonus-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Symbolleiste des Positionseditors ist deaktiviert.
Für „Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung“
Bonus (Checkbox)	Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob der gesamte Positionsbetrag für die Bonusabrechnung relevant ist. Ist der gesamte Betrag für die Bonusabrechnung relevant, dann aktivieren Sie diese Funktion. Ist nur ein Teilbetrag relevant, dann erfassen Sie separate Positionen mit dem jeweilig relevanten Betrag, der für die Bonusabrechnung relevant ist.

2.2.3.2      Karteireiter „Kostenrechnungsdaten“

Unter dem Karteireiter „Kostenrechnungsdaten“ sind in einer Tabelle die relevanten Kostenrechnungsdaten zu einer Eingangsrechnungsposition zusammengefasst.

Die Tabelle enthält dieselben Spalten wie in der Positionstabelle, wenn der Button „Kostenrechnungsdaten“ gedrückt ist. Siehe dieses Kapitel: Detail-Button: Kostenrechnungsdaten

2.2.3.3      Karteireiter „Auftragszuordnungen“

Mithilfe anwendungsbezogener Aktionen in der Positionstabelle verknüpfen Sie eine Eingangsrechnung mit Auftrags-, Wareneingangs- oder Konsignations-Entnahmemeldungspositionen.

Unter dem Karteireiter „Auftragszuordnungen“ sind in einer Tabelle die relevanten Auftragszuordnungen zu einer Eingangsrechnungsposition zusammengefasst. Die Tabelle enthält dieselben Spalten wie in der Positionstabelle, wenn der Button „Auftragszuordnungen“ gedrückt ist. Siehe dieses Kapitel: Detail-Button: Auftragszuordnungen

2.2.3.4      Karteireiter „Zusatzkosten“

Unter dem Karteireiter „Zusatzkosten“ sind in einer Tabelle die relevanten Zusatzkosten zu einer Eingangsrechnungsposition mit Verrechnungs-Artikel zusammengefasst. Die Tabelle enthält dieselben Spalten wie in der Positionstabelle, wenn der Button „Zusatzkosten“ gedrückt ist. Siehe dieses Kapitel: Detail-Button: Zusatzkosten

Hinweis:

Dieser Karteireiter wird nur für Eingangsrechnungen der Typen „Eingangsrechnung“ und „Korrektureingangsrechnung“ angezeigt.

2.3               Anwendungsbezogene Aktionen

In der Anwendung „Eingangsrechnungen“ stehen Ihnen Aktionen unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste zur Verfügung, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:

• Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdatum ändern…
• Eingangsrechnung ausgeben…
• Eingangsrechnung buchen…
• Eingangsrechnung stornieren…
• Eingangsrechnung prüfen
• Korrektureingangsrechnung erzeugen…

2.3.1          Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdatum ändern…

Die Aktion „Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdatum ändern“ dient dazu, in einer bereits erfassten und noch nicht gebuchten Eingangsrechnung mit bereits vorhandenen Positionen, nachträglich den durch das System ermittelten Kurs sowie das Leistungs- und Rechnungsdatum zu ändern.

Hinweis:

Für Eingangsrechnungen zur internen Verrechnung kann das Rechnungsdatum nicht geändert werden. Für diesen Rechnungstyp steht die Aktion somit nur dann zur Verfügung, wenn der Kurs geändert werden kann (Währung ist nicht die 1. Hauswährung und der Kurs zum Euro ist nicht fix festgelegt. Beispiel: von „DM“ zu „EUR“).

Auswirkung

• Eine Warnung wird ausgegeben, wenn der Kurs mehr als 5 % vom aktuellen Kurs abweicht.
• Während der Aktualisierung wechselt die Eingangsrechnung auf den Status „Ungültig“ (normalerweise nicht sichtbar). Danach hat sie wieder den Status „Freigegeben“.
• Die in der Rechnung enthaltenen Beträge in der Leitwährung und den anderen Hauswährungen werden mit dem geänderten Kurs aus der Belegwährung und dem erfassten Kurs neu berechnet.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen

2.3.2          Eingangsrechnung ausgeben…

Mithilfe dieser Aktion geben Sie die Eingangsrechnung aus. Nachdem Sie auf die Aktion gedrückt haben öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Einstellungen für die Ausgabeverarbeitung festlegen.

Die Aktion ist ausführbar, wenn die Summe der Nettopositionsbeträge zuzüglich der Steuern mit dem in der Eingangsrechnungsbasis erfassten Bruttobetrag der eingegangenen Rechnung übereinstimmt. Dies können Sie daran erkennen, dass der Saldo zum Bruttobetrag mit „0“ angezeigt wird. Den Saldo zum Bruttobetrag finden Sie rechts in der Symbolleiste des Positionseditors.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen

2.3.3          Eingangsrechnung buchen…

Das Buchen der Eingangsrechnung bedeutet, dass alle Zuordnungen erfolgt sind und die Beträge im eigenen System mit denen auf der Rechnung übereinstimmen. Das Buchen der Eingangsrechnung schließt in der Regel den eigentlichen Beschaffungsprozess ab. Gebuchte Eingangsrechnungen können nur durch eine Stornierung rückgängig gemacht werden.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen

2.3.4          Eingangsrechnung stornieren…

Gebuchte Eingangsrechnungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden. Die Aktion „Eingangsrechnung stornieren“ kann nur bei bereits gebuchten und noch nicht stornierten Eingangsrechnungen ausgeführt werden. Falls für die bei der Eingangsrechnungsart hinterlegten Buchungsschlüsseln die Bestandsbewertung aktiviert ist, dann muss die Buchungsperiode, in die das Stornodatum fällt, bestehen und mit dem Status „Offen“ gekennzeichnet sein. Eine Eingangsrechnung kann nicht mehr storniert werden, wenn einer ihrer Vorgängerbelege wie zum Beispiel ein Wareneingang reorganisiert wurde.

Weitere Informationen finden Sie in diesen Dokumentationen:

• Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen
• Vorgehensweisen: Konsignationsentnahmerechnungen

2.3.5          Eingangsrechnung prüfen

Mithilfe der Aktion „Eingangsrechnung prüfen“ wird geprüft, ob für alle Zuordnungen die zu fakturierende Menge die gelieferte Menge nicht überschreitet, die zu fakturierenden Beschaffungskosten den Beschaffungskosten aus dem Beschaffungsauftrag entsprechen und ob die zu fakturierenden Zusatzkosten den Zusatzkosten aus dem Beschaffungsauftrag entsprechen. Überschreitet die zu fakturierende Menge die gelieferte Menge wird eine Warnmeldung ausgegeben. Werden die Beschaffungskosten gemäß Beschaffungsauftrag über- oder unterschritten, wird eine Warnmeldung ausgegeben. Werden die Zusatzkosten gemäß Beschaffungsauftrag über- oder unterschritten, wird eine Warnmeldung ausgegeben.

Die Aktion steht nur für den Rechnungstyp „Eingangsrechnung“ zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen: Eingangsrechnungen

2.3.6          Korrektureingangsrechnung erzeugen…

Mithilfe der Aktion „Korrektureingangsrechnung erzeugen“ wird zu einer erfassten Eingangsrechnung eine Korrektureingangsrechnung erzeugt. Korrektureingangsrechnungen sind Rechnungen, die abweichende Mengen und Beschaffungskosten ausgleichen. Für jede Beschaffungsauftragsposition der Ursprungsrechnung, bei der die tatsächlichen Kosten die Kosten aus dem Beschaffungsauftrag überschreiten oder die gelieferte Menge geringer als die berechnete Menge ist, wird in dieser neuen Korrektureingangsrechnung eine neue Auftragszuordnung gespeichert. Auch eine eventuell vorhandene Referenz auf eine Wareneingangsposition bleibt erhalten. Diese Auftragszuordnungen werden einer neuen Eingangsrechnungsposition zugeordnet.

Zusammenfassung von Positionen

Bestehen zu einer Beschaffungsauftragsposition mehrere Wareneingangspositionen, dann wird nur die erste Wareneingangsposition in die Auftragszuordnung der Korrektureingangsrechnung übernommen. Bei der Ermittlung der Differenzen werden jedoch alle der Beschaffungsauftragsposition zugeordneten Wareneingangspositionen berücksichtigt.

Wurden einer Eingangsrechnungsposition mehrere Beschaffungsauftragspositionen zugeordnet und ergeben sich Differenzen beim Vergleich der Positionen, dann werden auch in der Korrektureingangsrechnung der zu korrigierenden Position dieselben Beschaffungsauftragspositionen zugeordnet.

Darüber hinaus werden keine Beschaffungsauftragspositionen in der Korrektureingangsrechnung zusammengefasst.

Die Aktion steht nur für den Rechnungstyp „Eingangsrechnung“ zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen: Eingangsrechnungen

2.4               Status und Statusänderungen

Einen Überblick über die verschiedenen betriebswirtschaftlichen Prozesse und deren Bezug zu Status und Statusänderungen finden Sie in dieser Dokumentation: Einführung: Eingangsrechnungen

3                     Customizing

Einen Überblick über die verschiedenen betriebswirtschaftlichen Prozesse und deren Bezug zu den Festlegungen in der Anwendung „Customizing“ finden Sie in dieser Dokumentation: Einführung: Eingangsrechnungen

4                     Business Entitys

Für die Anwendung „Eingangsrechnungen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Eingangsrechnung

com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

Beschaffung Belegdaten

com.cisag.app.purchasing.OrderData

5                     Berechtigungen

Einen Überblick über Berechtigungen und speziellen Fähigkeiten finden Sie in dieser Dokumentation: Einführung: Eingangsrechnungen