Themenübersicht
Eine Eingangsrechnung ist ein externer Beleg, der über entsprechende Kostenzusammenstellung der gelieferten Waren verfügt.
Das Erfassen der Eingangsrechnung bildet den Abschluss des eigentlichen Beschaffungsprozesses. Auf Basis eines Beschaffungsauftrags wurde ein Lieferant aufgefordert, eine Leistung zu erbringen, d. h. bestellte materielle oder immaterielle Güter zu liefern. In der Regel werden die Artikel dann geliefert und der Wareneingang erfasst. Bei diesem Wareneingang wird die Ware dem Bestand zugebucht. Im Anschluss an den Wareneingang geht in der Regel eine Eingangsrechnung des Lieferanten ein, in der die zu leistenden Entgelte für die gelieferten Artikel aufgeführt sind.
Die Eingangsrechnung kann auch schon vor dem Wareneingang eingehen. Möglicherweise gehen auch weitere Rechnungen desselben oder eines anderen Lieferanten ein, die dieselbe Lieferung bzw. denselben Auftrag betreffen. Diese Rechnung enthält dann Zusatzkosten, zum Beispiel für den Transport der Waren.
Die Anwendung Eingangsrechnungen dient dazu, die Eingangsrechnungen zu erfassen, zu prüfen, zu buchen und die Informationen an die Finanzbuchhaltung zwecks Bezahlung der Rechnung weiterzuleiten. Geprüft wird dabei, ob die aufgelisteten Entgelte für gelieferte Artikel oder für zu verteilende Zusatzkosten auch zu einem vorausgegangenen Geschäftsvorfall passen, also einem Beschaffungsauftrag bzw. einem Wareneingang.
Im Multi-Site-System werden die Eingangsrechnungen für interne Verrechnungen erzeugt, sie sind also vom Verrechnungstyp intern. Wenn für die internen Lieferungen zwischen Organisationen weitere Kosten wie z. B. Transportkosten entstehen, können neben den internen Eingangsrechnungen zusätzlich auch Eingangsrechnungen vom Typ Zusatzkostenrechnungen für Verteilung erfasst werden. Diese Eingangsrechnungen haben dann eine Beziehung zu einem Wareneingang aus Verteilung. Weitere Information sind in der Dokumentation Einführung: Multi-Site und Einführung: Interne Verrechnungen zu finden.
Bei Abweichungen zwischen einer Eingangsrechnung und den im Beschaffungsauftrag hinterlegten Werten besteht auch die Möglichkeit, eine Korrektureingangsrechnung zu erzeugen. Diese Korrekturrechnung kann als Belastungsanzeige an den Lieferanten gesendet werden.
Mit den Lieferanten kann zudem die Anwendung des Gutschriftverfahrens vereinbart werden. In diesem Fall wird bei der der Buchung des Wareneingangs automatisch eine Eingangsrechnung erzeugt und, bei entsprechender Einstellung, auch sofort gebucht. Weitere Information sind in der Dokumentation Gutschriftverfahren zu finden.
Dieses Dokument beschreibt, wie Eingangsrechnungen für bestellte Artikel oder Konsignationsware im ERP-System abgebildet sind. Die Dokumentation gibt Auskunft darüber, in welcher Beziehung eine Eingangsrechnung zu anderen Anwendungen und Business Entities stehen kann und wie sie in die betriebswirtschaftlichen Prozesse eingebunden ist.
Es werden in diesem Artikel die Felder und Funktionalitäten beschrieben.
Prozesse und Belegkette
Im Folgenden werden die betriebswirtschaftlichen Prozesse für die Eingangsrechnung sowie die dadurch ggf. entstehenden Beziehungen zu anderen Anwendungen und Business Entities beschrieben.
Interne Eingangsrechnungen werden nach dem Erzeugen automatisch gebucht und können deshalb nicht mehr bearbeitet werden. Die folgenden Ausführungen über Bearbeitungsschritte und -möglichkeiten beziehen sich daher auf externe Eingangsrechnungen.
Weitere Informationen über die Beschaffungskontrakte sind im Dokument Interne Verrechnung zu finden.
Prozessübersicht
Prozessschritte
Start des Eingangsrechnungsprozesses ist der Beschaffungsauftrag. Er ist die Basis für Wareneingänge sowie Eingangsrechnungen. Wareneingänge und Eingangsrechnungen können mehrere Beschaffungsaufträge referenzieren und Beschaffungsaufträge können mehrere Referenzen zu Wareneingängen und Eingangsrechnungen aufweisen, wenn beispielsweise Teilmengen einer Auftragsposition geliefert und abgerechnet werden. Ausnahmen bilden die Eingangsrechnungen ohne Belegbeziehung und Konsignationsentnahmerechnungen. Für diese Belege werden keine Referenzen zu Beschaffungsaufträgen geführt.
In der Anwendung Eingangsrechnungen in der Ansicht Eingangsrechnung können die in Rechnung gestellten Beträge für die gelieferten Artikel erfasst werden. Dabei können die einzelnen Eingangsrechnungspositionen sowohl einen Bezug auf unterschiedliche Beschaffungsaufträge oder Wareneingangspositionen erhalten.
Das Buchen des Wareneingangs und der Eingangsrechnung bildet den Abschluss des eigentlichen Beschaffungsprozesses. Die Begleichung der Rechnung ist Teil des Rechnungswesens.
Weitere Informationen über die Beschaffungskontrakte sind im Dokument Data Warehouse und Statistik und zu finden.
Belegkette
Alle angezeigten Belege können über die Belegkette aufgerufen werden. Wird eine Eingangsrechnungsposition ausgewählt, dann werden die Belegbeziehungen und Mengen zu dieser Position dargestellt. Belegkette wird über die Schaltfläche 
aufgerufen.
Bei den Belegbeziehungen wird zwischen externen und internen Eingangsrechnungen unterschieden.
- Externe Eingangsrechnungen
- Interne Eingangsrechnungen
Weitere Informationen über die Beschaffungskontrakte sind im Dokument Belegkette zu finden.
Externe Eingangsrechnung
In der Belegkette für eine externe Eingangsrechnung sind folgende vorgelagerte Belege sichtbar, sobald sie mit der Eingangsrechnung über eine Belegreferenz verbunden sind:
Beleg | Bedingung für die Anzeige |
|---|---|
Beschaffungsauftrag | Eine Eingangsrechnung kann in der Anwendung Eingangsrechnungen auf zwei Weisen mit dem Beschaffungsauftrag verbunden werden:
|
Wareneingang | In der Anwendung Eingangsrechnungen werden Eingangsrechnungspositionen aus Wareneingangspositionen erzeugt oder mit Wareneingangspositionen manuell oder automatisch verbunden. Dazu sind in der Ansicht Eingangsrechnung nur Wareneingänge vom Typ Beschaffung geeignet. |
Vertriebsauftrag | Eine Eingangsrechnung ist bei direkten Lieferungen mit dem Vertriebsauftrag verbunden. In der Anwendung Eingangsrechnung werden Eingangsrechnungspositionen mit einem Beschaffungsauftragsbezug eingefügt oder bereits erfassten Eingangsrechnungspositionen wird manuell oder automatisch ein Beschaffungsauftragsbezug zugeordnet. Dieser Beschaffungsauftrag ist über eine Belegreferenz mit einem Vertriebsauftrag verbunden. Eingangsrechnungspositionen, die zur direkten Lieferung gehören, können keinen Bezug zu einem Wareneingang haben. |
Konsignations-Entnahmemeldung | Eingangsrechnungen zu einer Konsignations-Entnahmemeldung können mithilfe der Aktion Eingangsrechnungen erzeugen in der Anwendung Cockpit: Konsignations-Entnahmemeldungen erzeugt werden. Eine Eingangsrechnung des Typs Konsignations-Entnahmerechnung kann alternativ in der Anwendung Eingangsrechnungen auf folgende Weisen mit einer Konsignations-Entnahmemeldung verbunden werden:
|
Die mit der Eingangsrechnung verbundene Konsignations-Entnahmemeldung wird in der Belegkette angezeigt. Mit dem Stornieren einer Eingangsrechnung, wird in der Belegkette Folgendes angezeigt:
Beleg | Bedingung für die Anzeige |
|---|---|
Stornobeleg bzw. stornierte Eingangsrechnung | Mit dem Stornieren einer Eingangsrechnung wird ein Stornobeleg erzeugt, welcher der Eingangsrechnung spiegelbildlich entspricht. Die Mengen bzw. die Beträge erhalten im Stornobeleg umgekehrte Vorzeichen. Beide Belege erhalten den Status storniert. |
Interne Eingangsrechnung
In der Belegkette für eine interne Eingangsrechnung sind folgende vorgelagerte Belege sichtbar, sobald sie mit der Eingangsrechnung über eine Belegreferenz verbunden sind:
Beleg | Bedingung für die Anzeige |
|---|---|
Ausgangsrechnung | Bei der internen Verrechnung zwischen zwei Firmen werden immer eine Ausgangsrechnung und eine spiegelbildliche Eingangsrechnung erzeugt. Diese sind über eine Belegreferenz verbunden. |
Verteilauftrag | Wenn Artikel über einen Verteilauftrag zwischen Standorten verteilt werden, die zu unterschiedlichen Firmen gehören, dann müssen diese Artikel intern verrechnet werden. In diesem Fall erhält die Eingangsrechnung eine Belegreferenz auf den Verteilauftrag. In der Ansicht Zusatzkostenrechnung für Verteilung der Anwendung Eingangsrechnungen werden die Beziehungen zu Verteilaufträgen immer manuell über Wareneingänge aus Verteilung hergestellt. Nur dadurch entsteht eine Belegkettenbeziehung zwischen Verteilauftrag und Eingangsrechnung. |
Beschaffungsauftrag | Im Fall einer zentralen Beschaffung beschafft innerhalb eines Konzerns eine Firma die Artikel für eine andere Firma. Die beschaffende Firma erhält die externe Eingangsrechnung vom Lieferanten, während die andere Firma die Artikel erhält. Da Eingangsrechnung und Wareneingangsbeleg an unterschiedliche Firmen gehen, muss basierend auf dem Wareneingang eine interne Verrechnung erfolgen. Mit der internen Verrechnung werden entsprechende Aus- und Eingangsrechnungen erzeugt. Beide Rechnungen sind mit dem zugrunde liegenden Beschaffungsauftrag über eine Belegreferenz verbunden. |
Vertriebsauftrag | Im Fall einer internen direkten Lieferung verkauft eine Firma die Artikel, die Eigentum einer anderen Firma desselben Konzerns sind. Die verkaufende Firma stellt die Ausgangsrechnung an den Kunden, während die andere Firma die Artikel liefert. Da Ausgangsrechnung und Lieferung von unterschiedlichen Firmen versandt werden, muss basierend auf der Lieferung eine interne Verrechnung erfolgen. Mit der internen Verrechnung werden entsprechende Aus- und Eingangsrechnungen erzeugt. Beide Rechnungen sind mit dem zugrunde liegenden Vertriebsauftrag über eine Belegreferenz verbunden. |
Überblick zu den verschiedenen Eingangsrechnungstypen
In Comarch ERP Enterprise sind folgende Eingangsrechnungsarten zu unterscheiden:
- Eingangsrechnungen
- Zusatzkostenrechnungen
- Eingangsrechnungen ohne Belegbezug
- Korrektureingangsrechnungen
- Zusatzkostenrechnungen für Verteilung
- Konsignationsentnahmerechnungen
Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen sind die Rechnungen, mit denen ein Lieferant seine gelieferten Artikel oder Leistungen in Rechnung stellt. Basis ist immer ein direkt oder indirekt über einen Wareneingang zugeordneter Beschaffungsauftrag.
Weitere Information sind in der Dokumentation Eingangsrechnungen zu finden.
Zusatzkostenrechnungen
Zusatzkostenrechnungen sind gesonderte Rechnungen eines Lieferanten für Zusatzkosten, die bei einer Lieferung entstehen, aber nicht direkt in den Kaufpreis der einzelnen Artikel einfließen. Im Gegensatz zur Eingangsrechnung, in der die Lieferung von Lager-Artikeln berechnet wird, kommen in der Zusatzkostenrechnung nur Verrechnungs-Artikel zum Einsatz. Über diese Verrechnungs-Artikel können z. B. Frachtkosten, Versicherungskosten oder Zollkosten berechnet werden.
Wenn Zusatzkosten in einer separaten Zusatzkostenrechnung berechnet werden, dann erfassen Sie diese in der Anwendung Eingangsrechnungen in der Ansicht Zusatzkostenrechnung. Bei einer Zusatzkostenrechnung kann der Rechnungssteller vom Rechnungssteller der zugeordneten Beschaffungsaufträge abweichen.
In beiden Fällen werden die Zusatzkosten auf vorhandene Rechnungspositionen umgelegt, d. h. sie werden auf die zugeordneten Auftragspositionen verteilt. Der Benutzer kann festlegen, auf welcher Berechnungsbasis das System die Verteilung vorschlägt. Zulässig ist eine Aufteilung nach Menge, Wert, Gewicht, Volumen oder einem sonstigen von Hand zu erfassendem Faktor. Auf diesem Wege können die Zusatzkosten verursachungsgerecht aufgeteilt werden.
Weitere Information sind in der Dokumentation Zusatzkostenrechnungen zu finden.
Eingangsrechnungen ohne Belegbezug
Eingangsrechnungen vom Typ Eingangsrechnungen ohne Belegbezug haben weder einen Bezug zu Beschaffungsaufträgen noch zu Wareneingängen im System. Der Nutzer kann diesen Typ z. B. für die Hinterlegung von Rechnungen nutzen, die in anderen Systemen entstanden sind. Solche Rechnungen werden in die Finanzbuchhaltung als Eingangsrechnungen und Zusatzkostenrechnungen übertragen. Zusätzlich kann man in sie in der Basis mit einem Hinweis-Text versehen.
Weitere Informationen über die Eingangsrechnungen ohne Belegbezug sind im Dokument Eingangsrechnungen ohne Belegbezug zu finden.
Korrektureingangsrechnungen
Mithilfe der Funktion Eingangsrechnung prüfen oder mit der Aktion Korrektureingangsrechnung erzeugen in der Anwendung „Eingangsrechnungen können die Werte von Eingangsrechnungen und Beschaffungsaufträgen vom System überprüft werden. Werden Abweichungen beispielsweise in Beträgen und Mengen festgestellt, dann kann eine Gutschrift als Korrektureingangsrechnung erzeugt werden, mit der die Differenzen ausgeglichen werden.
Weitere Informationen über die Korrektureingangsrechnungen sind im Dokument Korrektureingangsrechnungen zu finden.
Zusatzkostenrechnung für Verteilung
Entstehen Zusatzkosten bei der Verteilung von Artikeln auf verschiedene Firmen eines Konzerns, dann können diese separat über die Ansicht Zusatzkostenrechnungen aus Verteilung in der Anwendung Eingangsrechnungen erfasst werden.
Konsignationsentnahmerechnungen
Für Rechnungen von Lieferanten über Warenentnahmen im Rahmen eines Konsignationsgeschäfts steht der Eingangsrechnungstyp Konsignationsentnahmerechnung zur Verfügung. Konsignationsentnahmerechnungen werden aus Konsignations-Entnahmemeldungen erzeugt oder manuell erfasst und anschließend den Konsignations-Entnahmemeldungen zugeordnet.
Bei einer Konsignation wird die Ware eines Lieferanten (Konsignant) in einem Konsignationslager direkt bei seinem Kunden (Konsignator) zur Verfügung gestellt. Das Geschäft und der Eigentumsübergang finden erst beim Abgang der Ware aus dem Konsignationslager statt, d. h. durch den Verbrauch oder den Weiterverkauf der Ware durch den Kunden. Dieser Abgang wird als Konsignationsentnahme bezeichnet. Der Kunde informiert den Lieferanten in vereinbarten Intervallen über die Konsignationsentnahmen mit Hilfe einer Konsignations-Entnahmemeldung. Auf der Grundlage dieser Entnahmemeldungen werden Rechnungen gestellt.
Bearbeitungsschritte
Eingangsrechnungen und Zusatzkostenrechnungen werden mit Bezug auf einen Beschaffungsauftrag gebucht. Dazu müssen die Rechnungspositionen einen Bezug auf jeweils mindestens eine Beschaffungsauftrags- oder Wareneingangsposition erhalten. Für Eingangsrechnungen muss ein solcher Bezug bestehen, in Zusatzkostenrechnungen kann dieser Bezug bestehen, muss aber nicht. In Konsignationsentnahmerechnungen muss ein Bezug zu Konsignations-Entnahmemeldungen bestehen.
Zunächst ist die Rechnungsbasis manuell zu erfassen. Anschließend soll eine oder mehrere Rechnungspositionen erfasst oder erzeugt werden und diese Positionen den vorhandenen Beschaffungsauftrags- oder Wareneingangspositionen zugeordnet werden. Die Positionen einer Konsignationsentnahmerechnung sind dann den Konsignations-Entnahmemeldungen zuzuordnen.
Dabei können einer Rechnungsposition mehrere Beschaffungsauftrags- oder Wareneingangspositionen bzw. Entnahmemeldungspositionen zugeordnet werden, so lange bis der Betrag der Rechnungsposition komplett zugeordnet ist. Gleichzeitig kann eine Beschaffungsauftrags- oder Wareneingangsposition bzw. eine Entnahmemeldungsposition auch in mehreren Rechnungen zugeordnet werden.
Das folgende Beispiel zeigt die verschiedenen Zuordnungsmöglichkeiten für Eingangsrechnungspositionen.
In diesem Beispiel wird der Artikel xy aus dem Beschaffungsauftrag 1 in zwei Wareneingängen teilweise geliefert:
- 5 Stück im Wareneingang 1.
- 5 Stück im Wareneingang 2.
- 5 Stück sind noch nicht geliefert.
Im Wareneingang 1 werden außerdem die 60 Stück des Artikels xy aus dem Beschaffungsauftrag 2 geliefert. Diese Auftragsposition ist somit komplett geliefert.
Vom Artikel ba wurden 30 Stück im Wareneingang 2 geliefert. Davon gehen 10 Stück auf den Beschaffungsauftrag 1 und 20 auf den Beschaffungsauftrag 2 zurück. 10 Stück des Artikels ba aus dem Beschaffungsauftrag 1 sind noch nicht geliefert.
In der Eingangsrechnung werden 65 Stück des Artikels xy in Rechnung gestellt. Davon beziehen sich 60 auf die mit dem Beschaffungsauftrag 2 bestellten und im Wareneingang 1 gelieferten 60 Stück. Diese Auftragsposition 10 des Auftrags 2 ist also komplett geliefert und komplett fakturiert. Die anderen in Rechnung gestellten 5 Stück beziehen sich auf den Auftrag 1. Sie wurden direkt dem Auftrag, nicht einem Wareneingang zugeordnet. Von der Auftragsposition 10
des Auftrags 1 (15 Stück) sind somit 5 Stück fakturiert und 10 Stück geliefert, die Auftragsposition ist teilweise geliefert und teilweise fakturiert.
In der Eingangsrechnung werden außerdem 20 Stück des Artikels ba in Rechnung gestellt, die sich auf den Auftrag 2 beziehen. Sie wurden direkt dem Auftrag, nicht einem Wareneingang zugeordnet. Diese Auftragsposition 20 des Auftrags 2 ist also komplett geliefert und komplett fakturiert. Die Position 20 des Auftrags 1 ist noch nicht fakturiert.
Bearbeitungsschritte für Eingangsrechnungen
Zwei grundsätzliche Möglichkeiten bestehen, um einer Eingangsrechnungsposition eine oder mehrere Beschaffungsauftragspositionen zuzuordnen:
- Eingangsrechnungspositionen mit einem Bezug zu Beschaffungsauftragspositionen erzeugen:
- In diesem Fall werden die Eingangsrechnungspositionen und gleichzeitig die Beziehung zu den Beschaffungsauftragspositionen eingefügt. Werden die Eingangsrechnungspositionen aus Wareneingangspositionen erzeugt, wird zusätzlich auch diese Beziehung gespeichert.
- Eingangsrechnungspositionen manuell erfassen:
- In diesem Fall muss eine Beziehung zwischen der Eingangsrechnungsposition und mindestens einer Beschaffungsauftragsposition hergestellt werden. Diese Zuordnung können ein Nutzer selbst auswählen, oder sie vom System automatisch ermitteln lassen. Geschieht dies über die Wareneingangspositionen, so wird neben der Beziehung zum Beschaffungsauftrag auch die Beziehung zur Wareneingangsposition gespeichert.
Bearbeitungsschritte für Zusatzkostenrechnungen
Die Bearbeitung einer Zusatzkostenrechnung folgt einem Ablauf mit den folgenden Bearbeitungsschritten:
- Zu erfassen sind die Zusatzkostenrechnungsbasis und eine oder mehrere Zusatzkostenrechnungspositionen.
- Anschließend sind die Rechnungspositionen auf vorhandene Beschaffungsauftragspositionen zu verteilen. Dazu müssen diesen Zusatzkostenrechnungspositionen manuell eine oder mehrere Auftragspositionen zugeordnet werden. Alternativ können Sie einzelne Zusatzkostenrechnungspositionen über Wareneingangspositionen zuordnen. Da jede Wareneingangsposition einen Bezug zu einer Auftragsposition enthält, wird hierbei der Bezug zu einer Auftragsposition übernommen. Danach wird der Nettobetrag der Zusatzkostenrechnungsposition auf die zugeordneten Beschaffungsauftragspositionen verteilt.
- Die Zusatzkostenrechnung kann nur abschließend gebucht werden, wenn die Nettobeträge aller Zusatzkostenrechnungspositionen komplett auf die zugeordneten Auftragspositionen verteilt wurden.
Bearbeitungsschritte für Konsignationsentnahmerechnungen
Der erforderliche Bezug zwischen Konsignationsentnahmerechnungen und Konsignations-Entnahmemeldungen kann auf folgende Weise hergestellt werden:
- Konsignationsentnahmerechnungen werden entweder manuell erfasst oder aus Konsignations-Entnahmemeldungen erzeugt. Erzeugte Rechnungen enthalten bereits Positionen mit Bezug zu den Entnahmemeldungspositionen.
- Für die manuell erfassten Rechnungen können die Positionen entweder manuell erfasst oder vom System erzeugt werden. Erzeugte Rechnungen enthalten bereits Positionen mit Bezug zu den Entnahmemeldungspositionen.
- Die erfassten Rechnungspositionen können manuell den passenden Entnahmemeldungspositionen zuordnen werden.
Zusatzkosten können für Konsignationsentnahmerechnungen nicht erfasst und verteilt werden.
Status und Statusänderung
Die Statusinformationen der Eingangsrechnung bilden ein zusätzliches eigenes Informationselement. Mit ihrer Hilfe kann der Benutzer sich schnell ein Bild über den aktuellen Verarbeitungszustand der Eingangsrechnung machen.
Status werden sowohl auf der Ebene der gesamten Eingangsrechnung als auch der einzelnen Rechnungspositionen geführt. Der Status der Eingangsrechnungsbasis fasst dabei die Status der einzelnen Rechnungspositionen zusammen. Das Dokumentstatus-Symbol befindet sich neben dem Feld Nummer der jeweiligen Anwendung und wenn der Mauszeiger auf das Symbol gesetzt wird, werden die Status dieses Dokuments angezeigt.
Allgemeiner Status einer Eingangsrechnung
Die Eingangsrechnungen können die in der Tabelle aufgeführten Status aufweisen.
- Allgemeiner Status – Status des ganzen Belegs; man unterscheidet zwischen Folgenden:
- Freigegeben – der Status wird der Eingangsrechnung vom System automatisch zugeteilt, sobald die Eingangsrechnungsbasis erfasst und gespeichert wurde.
- Erledigt – Das System vergibt automatisch den Status, wenn alle Rechnungspositionen einer Eingangsrechnung gebucht wurden. Keine Änderungen mehr möglich, alle Felder werden dann nur angezeigt.
- Storniert – Das System ordnet einer Eingangsrechnung den Status zu, wenn eine bereits gebuchte Eingangsrechnung mit der Aktion Stornieren storniert wurde.
- Ungültig – Das Buchen und Stornieren von Eingangsrechnungen erfolgt blockweise, deshalb kann beispielsweise der erste Block gebucht werden und danach eine Fehlermeldung bei den Korrekturbuchungen das vollständige Buchen verhindern. Sie ist dann nicht mehr änderbar, kann aber noch einmal gebucht oder storniert werden. Zuvor muss jedoch die Fehlerursache beseitigt werden.
- Status offener Posten – Der Status offener Posten der Rechnungspositionen weist darauf hin, ob die Eingangsrechnung schon an das eingesetzte Rechnungswesen übertragen wurde und ob eine Zahlung teilweise oder vollständig getätigt wurde. Damit der Status offener Posten korrekt angezeigt wird, muss eine Zahlung gebucht werden. Zu unterscheiden Sind folgende Status:
- Nicht übertragen – der Status wird angezeigt, solange die Eingangsrechnungen nicht an das eingesetzte Rechnungswesen übertragen wurden.
- Übertragen – der Status wird angezeigt, wenn die Eingangsrechnungen an das eingesetzte Rechnungswesen übertragen wurden.
- Teilweise bezahlt – Der Status wird nur dann gesetzt, wenn die Eingangsrechnung teilweise getätigt wurde.
- Komplett bezahlt – Der Status wird nur dann gesetzt, wenn die Eingangsrechnung vollständig getätigt wurde.
- Storniert – der Status wird nur dann gesetzt, wenn die Rechnungspositionen storniert wurden.
Steuer-Befreiungen
In einigen Ländern kann unter bestimmten Bedingungen eine Steuer-Befreiung erreicht werden. Wenn Sie die im ERP-System integrierten Steuer-Befreiungen einsetzen, dann prüfen Sie zuvor, ob Sie die rechtlichen Bestimmungen einhalten, die für Sie gültig sind.
In der Anwendung für Steuer-Befreiungen können die folgenden Daten pro Firma gespeichert werden:
- Datum und Betrag, bis zu denen eine Steuer-Befreiung gilt
- Typ der Steuer-Befreiung (Datum oder Datum und Betrag)
- Partnersteuer-Klassifikation, die bei der Steuer-Befreiung verwendet wird
Die Summe aller bisher erfassten Eingangsrechnungen wird zur Kontrolle der Obergrenze kumuliert mitgeführt.
Folgender Ablauf wird in einer Eingangsrechnung bei einer Steuer-Befreiung vom Typ Datum und Betrag ausgeführt:
- Bei der Neuerfassung einer Eingangsrechnung oder beim Hinzufügen einer neuen Position zu einer vorhandenen Eingangsrechnung wird sofort geprüft, ob das Datum oder die wertmäßige Obergrenze, die mit dem Betrag der Steuer-Befreiung festgelegt ist, schon vorher überschritten wurde. Wenn das zutrifft, dann erfolgt die Steuerschlüssel-Ermittlung, wie sie bei nicht zutreffenden Steuer-Befreiungen verwendet wird. Wurde die Obergrenze vorher noch nicht überschritten, dann wird die Rechnungsempfängersteuer-Klassifikation des Rechnungsstellers durch die Partnersteuer-Klassifikation ersetzt, welche in der Anwendung Steuer-Befreiungen erfasst wurde. Dies gilt auch, wenn die Obergrenze mit dieser Rechnung überschritten wird. Bei jedem Speichern wird auch die Summe aller erfassten Eingangsrechnungen aktualisiert. Wird die Obergrenze mit dieser Rechnung überschritten, dann kann eine Information ausgegeben werden (cisag.app.financials.TaxExemptionExceeded). Dieser Ablauf reduziert sich für den Steuer-Befreiungstyp Datum auf das Prüfen des Rechnungsdatums. Der auf diesem Wege ermittelte Steuerschlüssel kann anschließend manuell geändert werden.
Länderbesonderheiten für die Schweiz
In der Anwendung Customizing, Funktion Länderbesonderheiten, können die nachfolgend beschriebenen Besonderheiten für u. a. die Schweiz, Italien, Tschechische Republik, Polen, Frankreich aktiviert werden.
In der Schweiz ist üblich, Rechnungsbeträge in Franken auf 5 Rappen genau kaufmännisch zu runden. Wenn die 5-Rappen-Rundung aktiviert wurde, werden in der Eingangsrechnung der Gesamtnettobetrag sowie die Summen der Steuerbeträge pro Steuerschlüssel und Vorzeichen gerundet. Eine Rundung auf Positionsebene findet nicht statt.
In der Basis wird das Textfeld ESR-Nummer für die Eingabe einer Einzahlungsscheinreferenznummer angezeigt. Ist eine ESR-Nummer eingetragen, dann wird ein darin enthaltener Betrag in das Feld Bruttobetrag übernommen, solange dieses noch den Betrag 0 enthält.
Wurde in das Feld ESR-Nummer eine Nummer eingetragen, dann wird geprüft, ob die Eingabe ein gültiges Format hat. In diesem Fall muss der in der ESR-Nummer enthaltene Betrag mit dem Bruttobetrag übereinstimmen. Stimmen die Beträge nicht überein, dann wird eine Warnmeldung ausgegeben und die für diesen Fall in der Anwendung Customizing optional hinterlegte Zahlungsart wird übernommen. Ist das Format nicht gültig oder veraltet, dann wird ebenfalls eine Warnmeldung ausgegeben.
Customizing
Für die Anwendung Eingangsrechnungen sind in der Anwendung Customizing in der Funktion Beschaffung die folgenden Einstellungen relevant:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Wechselkursverwendung und Kurstyp | Die Eingaben in diesen Feldern steuern für die Beschaffungsbelege die Umrechnung von anderen Währungen in die Leitwährung Ihres Unternehmens. Weitere Information sind in der Dokumentation Wechselkursverwendung zu finden. |
Gutschriftsverfahren | Ordnen Sie in diesem Feld bei Bedarf eine Eingangsrechnungsart für das Gutschriftsverfahren zu. Diese Eingangsrechnungsart dient als Vorschlagswert im Feld Eingangsrechnungsart für das Gutschriftsverfahren in der Anwendung Partner, Ansicht Lieferant. |
Fremdbelegnummernkreis | Ordnen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen Nummernkreis für das Gutschriftsverfahren zu. Dieser Nummernkreis dient als Vorschlagswert im Feld Fremdbelegnummernkreis in der Anwendung Partner, Ansicht Lieferant. |
Eingangsrechnungen automatisch prüfen | Mit dieser Funktion legen Sie fest, ob die Mengen, Preise und Zusatzkosten einer Eingangsrechnung vor dem Buchen automatisch geprüft werden sollen. Dadurch werden die tatsächlichen Werte mit den Vorgaben aus den Beschaffungsaufträgen verglichen und Abweichungen gegebenenfalls angezeigt. |
Korrektureingangsrechnungen | In diesem Feld können Sie eine Eingangsrechnungsart angeben, die für das Erzeugen von Korrektureingangsrechnungen verwendet werden soll. |
Für die Anwendung Eingangsrechnungen sind in der Anwendung Customizing, Funktion Basis, Unterfunktion Allgemein die folgenden Einstellungen relevant:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Hauswährung 1-3 | Von den bis zu drei Hauswährungen des eigenen Unternehmens ist eine als Leitwährung gekennzeichnet. Die Eingangsrechnung wird in der Währung erfasst, die in den Stammdaten des Lieferanten festgelegt wurde. Die Währung kann im Feld Bruttobetrag geändert werden, solange noch keine Positionen erfasst wurden. Sie muss in eine der Hauswährungen umrechenbar sein. Dazu müssen entsprechende Umrechnungsfaktoren in der Anwendung Wechselkurse existieren. |
Für die Anwendung Länderbesonderheiten sind in der Anwendung Customizing, Funktion Basis, Unterfunktion Allgemein die folgenden Einstellungen relevant. Diese Einstellungen sind für die Anwendung Eingangsrechnungen relevant:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Länderbesonderheiten | Im Feld Länderbesonderheiten können Sie ein Land wählen, u.a. Polen, Italien, die Schweiz, Frankreich, Tschechische Republik, für das besondere Vorschriften gelten. Beispiel Für Italien wird unter dem Karteireiter Allgemeines ein zusätzliches Feld für die Erfassung eines Steuer-Registers eingeblendet. Für die Schweiz gelten z. B. Rundungen. Wenn Sie die Schweiz gewählt haben, dann können Sie weiter eine Zahlungsart erfassen, die bei der Eingabe einer ungültigen Einzahlungsscheinreferenznummer vorgeschlagen wird. |
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Beschaffungsorganisation | Diese Organisation wird als Beschaffungsorganisation der entsprechenden Firma in der internen Eingangsrechnung eingetragen. |
Für die Anwendung Customizing, Funktion Basis, Unterfunktion Multi-Site sind die folgenden Einstellungen relevant: Die Tabelle Verteilaufträge bezieht sich auf die internen Verrechnungen:
Business Entities
Für die Anwendung Eingangsrechnungen ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsfunktionen einzurichten,
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Eingangsrechnungen
com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.cisag.app.purchasing.OrderData
Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Weitere Informationen über die inhaltsbezogenen Berechtigungen sind im Dokument Berechtigungen zu finden.
Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung Eingangsrechnungen besteht folgende spezielle Fähigkeit, die sich auf Aktionen bezieht. Für diese Fähigkeit können Sie in der Anwendung Berechtigungsrollen Berechtigungen vergeben.
Steuerdaten bearbeiten
com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.EditTaxData
Mit dieser Fähigkeit können Sie die Steuerbeträge in der Steuertabelle unter dem Karteireiter Steuern der Anwendung Eingangsrechnungen bearbeiten. Dies ist z. B. dann notwendig, wenn der gemäß Steuerschlüssel errechnete Steuerbetrag von dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag abweicht.
Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss in der Anwendung Customizing, Funktion Basis, Chechbox Inhaltsbezogene Berechtigungen aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung Eingangsrechnungen im Benutzermenü angezeigt wird und sie diese öffnen darf, muss sie einer Organisation vom Typ Beschaffung zugeordnet sein. Zuerst soll eine Organisation einer Organisationsstruktur vom Typ Beschaffung in der Anwendung Organisationen eingebunden werden.
Demnächst muss ein Benutzer einer entsprechenden Organisation in der Anwendung Partner zugewiesen werden.
Damit eine Person eine Eingangsrechnung öffnen oder Daten darin bearbeiten kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung Eingangsrechnungsarten in der Tabelle Berechtigungen erfasst sein.
Zuordnung einer Organisation zur Tabelle Berechtigungen in der Anwendung Eingangsrechnungsarten
Weitere Informationen zur Tabelle Berechtigungen und über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation Inhaltsbezogene Berechtigungen.
Besonderheiten
Für die Anwendung Eingangsrechnungen bestehen keine Besonderheiten.
Berechtigung für Geschäftspartner
Anwendung Eingangsrechnungen ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.