Im Zahlungsverkehr besteht die Möglichkeit auch Wechsel und eingehende Schecks als Zahlungsmittel zur Begleichung von Forderungen und Verbindlichkeiten zu nutzen. Dabei sind, ergänzend zu den anderen im Zahlungsverkehr zulässigen Zahlungsmitteln, zusätzliche Einstellungen und abweichende Vorgehensweisen zu berücksichtigen. So wird für Wechsel und eingehende Schecks, die bis zu ihrer Einreichung immer auch ein Risiko darstellen, ein Zahlungsmittel erstellt.
Gesteuert wird dieser Vorgang über das Feld Obligo erstellen im verwendeten Zahlungsweg. Das Feld ist bei Zahlungswegen vom Typ Wechsel und eingehender Scheck automatisch aktiviert.
Da auch Zahlungen z. B. über ausgehende Schecks oder SEPA-Bankeinzüge unter Umständen ein Risiko darstellen, können Sie das Feld auch für andere Zahlungswege aktivieren, um für diese ein Zahlungsmittel zu erstellen.
Zur Identifikation des Zahlungsmittels dient die Obligo-Nummer. Diese wird bei Neuanlage aus der Zahlungsvorschlagsnummer und der Nummer der Vorschlagsposition zunächst vorläufig erzeugt. Erst mit der Aktion [Zahlträger erzeugen] in der Anwendung Cockpit: Zahlungen bzw. der Anwendung Zahlungsvorschlag bearbeiten wird die Obligo-Nummer aufgrund des Obligo-Nummernkreise in der verwendeten Hausbank endgültig vergeben.
In der Vorschlagsbearbeitung können Sie das Zahlungsmittel einer Vorschlagsposition über den Button [Zahlungsmittel] zur Anzeige aufrufen. Sofern die Vorschlagsposition einen Zahlungsweg vom Typ Wechsel enthält, sind die wechselrelevanten Daten für das Zahlungsmittel zu erfassen.
In diesem Dokument ist die Erweiterung des Funktionsumfanges bezüglich der Verwendung von Wechseln und eingehenden Schecks im Zahlungsverkehr beschrieben. Eine allgemeine Beschreibung zum Zahlungsverkehr finden Sie unter anderem in den Dokumenten Einführung: Zahlungsverkehr und Cockpit: Zahlungen.
Begriffsbestimmung
- Zahlungsmittel – Als Zahlungsmittel sind sowohl alle Formen von Bargeld (Münzen/Banknoten) als auch Buchgeld wie z. B. Guthaben auf einem laufenden Konto zu verstehen. Darüber hinaus zählen auch alle Geldersatzmittel, die das Bar- oder Buchgeld ersetzen, wie z. B. der Scheck, der Wechsel sowie die Karten (Kreditkarten, EC-Karten usw.), die von Banken und anderen Unternehmen ausgegeben werden zu den Zahlungsmitteln.
- Wechsel – Ein Wechsel ist ein Wertpapier, das eine unbedingte Zahlungsanweisung des Ausstellers an den Bezogenen enthält, an jenen oder an einen Dritten (Begünstigter) zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort eine bestimmte Geldsumme zu zahlen. Der Wechsel ist ein Zahlungsmittel, das durch sein enthaltenes Zahlungsziel gleichzeitig Kredit- und Sicherungsmittel ist.
- Vordatierter (eingehender) Scheck – Der vordatierte Scheck stellt ein Zahlungsversprechen dar, bei dem der Scheckaussteller ein Ausstellungsdatum einsetzt, das in der Zukunft liegt.
Einstellungen
Als Voraussetzung für die Abwicklung von Zahlungen über Wechsel oder eingehende Schecks im Zahlungsverkehr sind in den folgenden Anwendungen Einstellungen vorzunehmen und Stammdaten anzupassen bzw. einzurichten.
Zahlungswege
In der Anwendung Zahlungswege müssen getrennte Zahlungswege vom Typ Wechsel und Eingehender Scheck eingerichtet werden. Für diese Zahlungswege ist das Feld Obligo erstellen unter dem Karteireiter Zahllauf automatisch aktiviert und eingabegeschützt. Dieses Feld steuert die Zahlungsmittelerfassung im Zahlungsverkehr und die Kontrollen in der Hausbank. Für andere Zahlungswege beispielsweise vom Typ Lastschriftverfahren, Überweisung, Scheck usw. können Sie das Feld Obligo erstellen bei Bedarf aktivieren, um gegebenenfalls auch für diese Zahlungswege ein Zahlungsmittel zu speichern.
Sofern bei einen Zahlungsweg das Feld Obligo erstellen aktiviert ist, können Sie ebenfalls unter dem Karteireiter Zahllauf die Felder Steuern erst fällig mit dem Geldfluss und Nicht gebuchte Zahlungsmittel berücksichtigen aktivieren. Mit Aktivierung des Feldes Steuern erst fällig mit dem Geldfluss legen Sie fest, dass Steuern mit Fälligkeit bei Zahlung erst mit dem Geldeingang oder Geldausgang fällig gestellt werden sollen.
Das Feld Nicht gebuchte Zahlungsmittel berücksichtigen steuert, ob Zahlungsmittel mit dem Status Erstellt in OP-Auswertungen berücksichtigt werden.
Unter der Rubrik Zahlungsmittel Vorbesetzungen können Sie bei einem Zahlungsweg vom Typ Wechsel Vorschlagswerte für die Erstellung von Zahlungsmitteln festlegen.
Nummernkreise
In der Anwendung Nummernkreise müssen Sie je Zahlungsweg mit aktivem Feld Obligo Einstellung einen eigenen Nummernkreis für die automatische Vergabe der Obligo-Nummer festlegen. Für diesen Nummernkreis muss der Typ Finanzbuchhaltung Zahlungsmittel sowie die Einstellung Lückenlos, mit Verwendungsnachweis und Chronologie gewählt werden.
Unter dem Karteireiter Definition legen Sie die Bestandteile fest, aus denen sich die zu erzeugende Obligo-Nummer des Nummernkreises zusammensetzen soll. Dazu geben Sie für alle Bestandteile der Nummer die Herkunft des Wertes sowie dessen Format an. Für die Herkunft der Bestandteile einer Obligo-Nummer geben Sie die Werte Firma, Hausbank, Konstante und Zähler an. Die Bestandteile sollten je Zahlungsweg unterschiedlich sein, um doppelte Nummern zu vermeiden. Weitere Informationen zu Nummernkreisen finden Sie im Dokument Nummernkreise und Erweiterung: Nummernkreise/Comarch Financials Enterprise.
Dieser Nummernkreis wird der Hausbank zugeordnet und beim Erzeugen des Zahlträgers im Zahlungsverkehr herangezogen (weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Hausbanken).
Sachkonten
Für die Buchung der Zahlungsmittel, z. B. Wechsel oder eingehender Scheck, bei denen im verwendeten Zahlungsweg das Feld Obligo erstellen aktiviert ist, müssen die Geldumlaufkonten der Hausbank für die Buchung dieser Zahlungsmittel zugelassen sein.
Dazu aktivieren Sie in der Anwendung Sachkonten das Feld Obligo Verwaltung für die zu verwendenden Sachkonten. Dieses Feld kann nur für Sachkonten vom Typ Geldumlaufkonto oder Standard aktiviert werden. Zudem müssen diese Konten als OP führend gekennzeichnet sein.
Hausbanken
In der Anwendung Hausbanken muss für jeden Zahlungsweg, bei dem das Feld Obligo erstellen aktiviert ist, ein separater Obligo Nummernkreis unter dem Karteireiter Allgemeines zugeordnet werden. Hier ist darauf zu achten, dass der Nummernkreis nur einmal vorkommen darf (wie bereits im Abschnitt Nummernkreise erwähnt).
Darüber hinaus muss für das unter dem Karteireiter Buchungsangaben Zahlung angegebene Verrechnungskonto das Feld Obligo Verwaltung aktiviert sein (wie bereits im Abschnitt Sachkonten erwähnt).
Partner
Die für einen Partner gültigen Zahlungswege müssen generell im Zahlungsprofil hinterlegt werden, das dem Partner selbst zugeordnet ist oder aus der Anwendung Customizing zugeordnet wird. Dies gilt auch für Zahlungswege vom Typ Wechsel und Eingehender Scheck.
Zahlungsverkehr
Sofern im Zahlungsverkehr Zahlungswege vom Typ Wechsel oder Eingehender Scheck verwendet werden, sind für die Vorschlagserstellung und Vorschlagsbearbeitung Besonderheiten zu beachten. In diesem Kapitel werden Sie über die Besonderheiten Informiert und erhalten einen kurzen Überblick zur Vorgehensweise bei der Verwendung von Wechseln und eingehenden Schecks als Zahlungsmittel im Zahlungsverkehr.
Die Verwendung dieser Zahlungsmittel setzt voraus, dass die nötigen Einstellungen in den Stammdaten vorgenommen wurden (siehe dazu Kapitel Einstellungen).
Eine ausführliche Beschreibung zum Zahlungsverkehr finden Sie in den Dokumenten Einführung: Zahlungsverkehr, Cockpit: Zahlungen und weiteren.
Zahlungsvorschlag erstellen
Bei der Erstellung eines Zahlungsvorschlages werden die Personenkonten und offenen Posten aufgrund der getroffenen Auswahl und weiterer Kriterien wie beispielsweise den Skontobedingungen, dem Nettofälligkeitsdatum usw. automatisch dem Zahlungsvorschlag zugeordnet. Dies kann durch aktivieren des Feldes Manuelle Zuordnung in der verwendeten Auswahl unterbunden werden.
Sofern Sie einen Zahlungsvorschlag erstellen, in dem ein Zahlungsweg vom Typ Eingehender Scheck ausgewählt wird, muss das Feld Manuelle Zuordnung aktiviert sein. Die offenen Posten, die mit dem eingehenden Scheck beglichen werden sollen, sind dann in der Vorschlagsbearbeitung manuell hinzuzufügen.
Zahlungsvorschlag bearbeiten
Für den im Zahlungsvorschlag ausgewählten Zahlungsweg mit aktiviertem Feld Obligo Erstellung, wird auf Personenkontenebene automatisch ein Zahlungsmittel über die dem Personenkonto zugeordneten offenen Posten erstellt und gespeichert. Dabei werden Zahlungsmittel für Wechsel nach den Vorgaben des zugeordneten Zahlungsweges vorbesetzt. Zur Identifikation des Zahlungsmittels dient die Obligo-Nummer. Diese wird bei Neuanlage zunächst aus der Zahlungsvorschlagsnummer und der Nummer der Kontenposition vorläufig erzeugt.
Bei der Bearbeitung einer Kontenposition für die ein Zahlungsmittel gespeichert wurde, ist in der Symbolleiste des Positionseditors der Button [Zahlungsmittel] aktiv. Durch Anklicken des Buttons wechseln Sie in die Anwendung Zahlungsmittel, in der Ihnen das erstellte Zahlungsmittel dieser Position angezeigt wird. Sofern das Zahlungsmittel ein Wechsel ist, können Sie hier die wechselrelevanten Daten erfassen bzw. bearbeiten.
Solange ein Zahlungsmittel den Status In Erstellung aufweist, werden Änderungen in der Kontenvorschlagsposition auch im Zahlungsmittel berücksichtigt. Löschen Sie beispielsweise einen zugeordneten offenen Posten oder fügen einen weiteren Posten hinzu, wird auch der Gesamtsaldo im Zahlungsmittel aktualisiert.
Für einen abgeschlossenen Zahlungsvorschlag (Aktion [Vorschlag abschließen]) muss als nächste Aktion der Zahlträger erzeugt werden. Erst mit der Aktion [Zahlträger erzeugen] wird für ein Zahlungsmittel die endgültige Obligo-Nummer aus dem Obligo-Nummernkreise in der verwendeten Hausbank vergeben. Gleichzeitig wird der Status des Zahlungsmittels von In Erstellung auf Erstellt geändert.
Mit der Aktion [Zahlungen buchen], wird auch der Status des Zahlungsmittels auf Gebucht geändert.
Alternativ zu den Einzelaktionen [Zahlträger erzeugen] und [Zahlungen buchen] können Sie diese Vorgänge auch über die Aktion [Zahlungen durchführen] auslösen. Eine ausführliche Beschreibung der anwendungsbezogenen Aktionen finden Sie in den Dokumenten Cockpit: Zahlungen und Zahlungsvorschlag anzeigen und bearbeiten.
Zahlungsmittel
In der Anwendung Zahlungsmittel werden Ihnen die Daten des Zahlungsmittels zu einer Vorschlagsposition angezeigt, die ausschließlich über den Zahlungsverkehr erstellt werden. Ist das Zahlungsmittel ein Wechsel, erfassen Sie in dieser Anwendung die zusätzlichen für einen Wechsel relevanten Daten. Die Erfassung ist nur aus der Zahlungsvorschlagsbearbeitung möglich und nur, solange der Status des Zahlungsmittels In Erstellung ist.
Zahlungsmittel im Status Gebucht oder Ausgeglichen können mit der Aktion [Zahlungsversprechen Statusänderung] von Gebucht auf Ausgeglichen bzw. von Ausgeglichen in Gebucht geändert werden.
Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in dem Dokument Zahlungsmittel.
Buchungsdialog
Sofern im Buchungsdialog eine Buchung für ein Sachkonto erfasst wird, das für die Obligoverwaltung aktiviert ist, erhält das zugeordnete Zahlungsmittel über die OP-Zuordnung den Status Ausgeglichen.
Erfolgt mit der Buchung nur eine Teilbegleichung des offenen Posten, erhält das zugeordnete Zahlungsmittel dennoch den Status Ausgeglichen und im Buchungsdialog wird eine entsprechende Warnung ausgegeben.
Auswertung
Die Auswertung der Zahlungsmittel ist über die Sicht Offene Posten in der Anwendunge Cockpit: Finanzbuchhaltung sowie in den folgenden Berichten möglich:
- Offene Posten Debitoren ausgeben
- Offene Posten Kreditoren ausgeben
- Währungswerte offener Posten Debitoren ausgeben
- Währungswerte offener Posten Kreditoren ausgeben
In diesen Auswertungen wird die Ausgabe der Zahlungsmittel zu den ausgewählten offenen Posten über das Feld Zahlungsmittel berücksichtigen gesteuert.
Cockpit: Zahlungsmittel
Die Anwendung Cockpit: Zahlungsmittel dient der Darstellung aller im Zahlungsverkehr erstellten Zahlungsmittel. Hier können Sie die Zahlungsmittel aufgrund unterschiedlicher Kriterien auswählen und auswerten. Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in dem Dokument Cockpit: Zahlungsmittel.